Sumario: 1. Introducción; 2. El acceso a los antecedentes documentarios y su vinculación con la notificación del acto de inicio de PAD; 3. Distinción entre accesos digitales y notificación por correo electrónico; 4. Más allá de la validez: ventajas del soporte digital frente al soporte físico; 5. Pronunciamientos del Tribunal del Servicio Civil; 6. Conclusiones.
1. Introducción
Para que se entienda válidamente iniciado un procedimiento administrativo disciplinario, es indispensable que el servidor procesado conozca los elementos fácticos y probatorios que sustentan la imputación formulada en su contra.
En ese marco, el acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario debe ser notificado conjuntamente con los antecedentes documentarios que le sirven de sustento; lo cual en la práctica administrativa ha revelado la siguiente cuestión: ¿dicha remisión exige necesariamente la entrega de los documentos en soporte físico, o resulta jurídicamente válido emplear mecanismos digitales que permitan su acceso?
Frente a ello, el presente trabajo sostiene que el uso de soportes digitales —como hipervínculos o códigos QR— constituye un mecanismo idóneo para garantizar el acceso efectivo a los antecedentes documentarios. Para sustentar esta posición, se parte de una distinción entre la notificación del acto administrativo y el acceso a los antecedentes que lo sustentan, se examina el alcance del principio de legalidad, así como los criterios desarrollados por el Tribunal del Servicio Civil.
2. El acceso a los antecedentes documentarios, la notificación del acto de inicio de PAD y el plazo de prescripción de la potestad disciplinaria
El numeral 93.1 del artículo 93 de la Ley 30057 reconoce, de manera expresa, el derecho del servidor civil a conocer los documentos y antecedentes que sustentan el inicio del procedimiento administrativo disciplinario. En desarrollo de este mandato, el artículo 107 de su Reglamento General, aprobado por el Decreto Supremo 040-2014-PCM, establece que el acto de inicio mediante el cual se formulan los cargos debe ser acompañado de los antecedentes documentarios que dieron lugar a la instauración del procedimiento.
El ejercicio de este deber tiene que ser entendido como una garantía sustantiva del derecho de defensa; puesto que para que el servidor pueda ejercer una defensa real y efectiva, no basta con la mera comunicación de los cargos, sino que además debe tener acceso efectivo a los elementos de juicio que la entidad ha considerado para sustentar la imputación. En esta línea, el Tribunal del Servicio Civil, mediante la Resolución 002001-2020-SERVIR/TSC-Primera Sala, ha precisado que la obligación de la entidad no se agota en poner el expediente a disposición del administrado, sino que comprende el deber de remitir los antecedentes conjuntamente con el acto de inicio del procedimiento.
Desde esta perspectiva, la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario exige, para su validez, la remisión de los antecedentes documentarios que sustentan la imputación; lo cual adquiere una relevancia plena si se considera su incidencia en el cómputo de los plazos de prescripción.
En efecto, el artículo 94 de la Ley 30057 establece que «La competencia para iniciar procedimientos administrativos disciplinarios contra los servidores civiles decae en el plazo de tres (3) años contados a partir de la comisión de la falta y uno (1) a partir de tomado conocimiento por la oficina de recursos humanos de la entidad, o de la que haga sus veces. […]»; asimismo, a través del literal a) del Reglamento General de la Ley 30057, aprobado mediante Decreto Supremo 040-2014-PCM, se reconoce que el procedimiento administrativo disciplinario «Se inicia con la notificación al servidor civil de la comunicación que determina el inicio del procedimiento administrativo disciplinario».
Bajo este marco normativo, si la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario se realiza sin la remisión de los antecedentes documentarios, no se configura una notificación válida en los términos exigidos por el ordenamiento. En consecuencia, no se produce el inicio del procedimiento disciplinario ni la suspensión del plazo de prescripción de la potestad disciplinaria, el cual continúa corriendo hasta que se efectúe una notificación que cumpla íntegramente con los requisitos legales.
Esta interpretación ha sido reafirmada por el Tribunal del Servicio Civil en pronunciamientos recientes, como las Resoluciones 002116-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala, 002110-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala y 002109-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala, en las que se reconoce que la notificación que contiene defectos en la remisión de antecedentes documentarios carece de eficacia jurídica. En tales supuestos, el inicio del procedimiento se configura únicamente cuando el administrado accede efectivamente a dichos antecedentes; de modo que, si a esa fecha el plazo de prescripción ya se ha cumplido, corresponde declarar la extinción de la potestad disciplinaria.
En consecuencia, la notificación válida del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario —que necesariamente comprende la remisión de los antecedentes documentarios— constituye un presupuesto indispensable para el ejercicio legítimo de la potestad disciplinaria.
3. Accesos digitales y notificación en el PAD: delimitación conceptual y alcance del principio de legalidad
Habiendo indicado que en el marco de la Ley 30057 y su reglamento, el acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario (PAD) debe ser notificado conjuntamente con los antecedentes documentarios que sustentan la imputación, para el desarrollo del presente trabajo se ha propuesto la siguiente interrogante: ¿la entrega de dichos antecedentes debe realizarse necesariamente en soporte físico o es jurídicamente válido el uso de soportes digitales (CD, USB, enlaces, códigos QR)?
Para tal efecto, resulta pertinente precisar el contenido técnico de los mecanismos digitales empleados. Así, diversas fuentes coinciden en que un enlace —también denominado vínculo o hipervínculo— constituye una conexión que permite acceder a un recurso digital ubicado en una dirección electrónica específica. En términos funcionales, se trata de un elemento que, al ser activado, genera una solicitud hacia el servidor que aloja el recurso de destino, permitiendo su visualización a través de una dirección única en la web, conocida como URL (Uniform Resource Locator)[1].
Por su parte, dentro de los enlaces gráficos, el código QR (Quick Response) constituye un sistema de almacenamiento de información en una matriz de puntos que, al ser escaneada, permite acceder directamente a contenidos digitales, evitando la necesidad de ingresar manualmente direcciones electrónicas extensas[2].
Considerando ello, es necesario precisar que el uso de soportes digitales no sustituye la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario, la cual debe realizarse conforme a las formas previstas por la ley. Es decir. estos mecanismos únicamente operarían como instrumentos complementarios, orientados a facilitar el acceso a los antecedentes documentarios que acompañan al acto de inicio.
Bajo esta premisa, en la práctica pueden identificarse los siguientes escenarios:
| Escenario 1 | Escenario 2 |
| La entidad opta por la notificación del acto de inicio del PAD acompañada de la remisión íntegra de los antecedentes documentarios en soporte físico. Este modelo responde a la práctica tradicional, en la que todos los documentos son impresos y entregados conjuntamente con el acto de inicio. | La entidad notifica el acto de inicio del PAD en soporte físico, pero remite los antecedentes documentarios en formato digital, ya sea a través de un medio físico —como un CD o USB— o mediante un medio digital —como un hipervínculo o código QR consignado en el documento notificado—. En este supuesto, el volumen de documentación impresa se reduce significativamente, limitándose al acto de inicio y al informe de precalificación. |
De esta manera, resulta imprescindible distinguir entre dos planos que si bien deben coincidir temporalmente, son conceptualmente distintos: la notificación del acto administrativo y el acceso a los antecedentes documentarios que sustentan la imputación.
En primer término, la notificación del acto administrativo se encuentra regulada por el régimen previsto en la Ley 27444, que establece las formas y condiciones bajo las cuales los actos de la Administración producen efectos jurídicos frente al administrado. En particular, la notificación por medios electrónicos —como el correo electrónico— requiere, como regla general, el consentimiento previo del administrado y un posterior acuse de recibo, en la medida en que implica una modalidad específica de comunicación que sustituye a las formas tradicionales de notificación.
Distinto es el caso del acceso a los antecedentes documentarios, el cual constituye una manifestación del derecho de defensa, que exige que el servidor procesado tenga conocimiento efectivo de los elementos que sustentan la imputación desde el inicio del procedimiento. Ahora bien, la normativa no establece una exigencia específica respecto al soporte material en el que deben ser remitidos dichos antecedentes, lo cual permite sostener que la remisión puede realizarse tanto en formato físico (copias impresas) como en formato digital (CD, USB o repositorios electrónicos), siempre que se garantice el acceso efectivo a la información.
Es precisamente en este punto donde adquiere relevancia la distinción propuesta. La utilización de hipervínculos, códigos QR o repositorios digitales no constituye una forma de notificación del acto administrativo, sino un medio de acceso a los antecedentes documentarios. En consecuencia, su uso no se encuentra sujeto a las restricciones propias de la notificación electrónica, como el consentimiento previo del administrado, en la medida en que no reemplaza la notificación del acto, sino que complementa su contenido material.
En otras palabras, el acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario debe ser notificado mediante los mecanismos previstos por la Ley 27444, la cual prioriza la notificación personal; asimismo, el acceso a los antecedentes documentarios puede ser facilitado mediante soportes digitales incorporados en el propio documento notificado, a través de enlaces o códigos QR que dirijan a un repositorio digital.
En ese sentido, no estamos frente a una notificación electrónica. En efecto, no se trata de un supuesto en el que la información sea remitida a través de un canal de mensajería que sustituya las formas tradicionales de notificación, sino de un mecanismo que permite acceder a información previamente alojada en un entorno digital; es decir, se incorpora un medio de almacenamiento que contiene los antecedentes documentarios.
Bajo este enfoque, el acceso a dicho almacenamiento no constituye una forma autónoma de notificación, sino que forma parte del acto de inicio válidamente notificado, en tanto se entrega junto con este. Por ello, su eficacia no se evalúa de manera independiente, sino en función del cumplimiento de las reglas aplicables a la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario.
Bajo esta lógica, la incorporación de un código QR o hipervínculo en el acto de inicio del PAD cumple una función equivalente a la entrega de un soporte físico como un CD o USB que contiene archivos digitales. En ambos casos, la entidad pone la información a disposición a través de un medio de almacenamiento al que el administrado puede acceder. En consecuencia, negar validez a uno y reconocerla al otro implicaría introducir una distinción basada únicamente en el tipo de soporte utilizado, lo cual no tiene sustento normativo.
En este punto, suele plantearse una objeción basada en una lectura restrictiva del principio de legalidad, según la cual, al no encontrarse expresamente regulado el uso de soportes digitales para la remisión de antecedentes documentarios, su utilización resultaría jurídicamente inválida. Esta interpretación, sin embargo, responde a una comprensión incompleta del referido principio.
El principio de legalidad, en el ámbito del derecho administrativo, no implica que la Administración únicamente pueda actuar cuando exista una regulación expresa y detallada de cada uno de los aspectos operativos de su actuación. Por el contrario, dicho principio, establecido en el numeral 1.1 del artículo IV de la Ley 27444, señala que «Las autoridades administrativas deben actuar […] dentro de las facultades que le estén atribuidas y de acuerdo con los fines para los que les fueron conferidas».
Así, en el caso del procedimiento administrativo disciplinario, el numeral 93.1 del artículo 93 de la Ley 30057 y el artículo 107 de su Reglamento General disponen –en conjunto– que el acto de inicio debe ser acompañado de los antecedentes documentarios; es decir, la exigencia normativa no se centra en el soporte material de la información, sino en el resultado jurídico que se busca garantizar, esto es, el conocimiento efectivo de los elementos que sustentan la imputación para el adecuado ejercicio del derecho de defensa.
Sostener lo contrario implicaría exigir una regulación expresa sobre cada aspecto instrumental de la actuación administrativa, lo cual no solo resulta impracticable, sino que desnaturaliza el propio principio de legalidad. Así, por ejemplo, no existe una disposición legal que determine de forma específica cómo debe desarrollarse un informe oral —si puede realizarse de manera virtual, cuál es su duración o qué medios tecnológicos pueden emplearse—, y, sin embargo, ello no impide que la autoridad administrativa adopte decisiones organizativas en el marco de sus competencias, respetando las garantías del debido procedimiento.
4. Pronunciamientos del Tribunal del Servicio Civil
Se ha considerado conveniente reservar un acápite especial a los pronunciamientos que el Tribunal del Servicio Civil ha emitido sobre el tema, a efectos de posicionar su relevancia. Así, vemos los siguientes criterios:
- El acceso a los antecedentes documentarios mediante enlace digital satisface el derecho de defensa cuando el administrado reconoce haber tenido acceso al mismo [Resolución 001125-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala]
Fundamento destacado:
[…] 29. Por otra parte, la impugnante alega que se vulneró su derecho de defensa por no haberle notificado el informe de precalificación; sin embargo, reconoce que si tuvo a la vista en el pie de página el enlace de Google Drive el link que permitía acceder a la documentación, pero indica que no pudo apreciar documentos luego de ingresar. Al respecto, esta Sala considera que la impugnante reconoce que se tuvo acceso al link, de modo tal que las deficiencias de acceso al mismo debieron ser informadas de manera inmediata a la entidad, situación que no se acreditó. »
- La imposibilidad de acceso a los antecedentes documentarios contenidos en un enlace digital no vulnera el derecho de defensa cuando dicha limitación es atribuible a un error del administrado [Resolución 004619-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala]
Fundamento destacado:
[…] 21. Respecto a lo sostenido por la impugnante en relación al enlace drive y la imposibilidad de acceder a este, es conveniente precisar que en sus descargos se señala que no pudo ingresar al Link: https://drive.google[…] No obstante, este Despacho advierte que la imposibilidad de acceder a dicho link recae sobre la impugnante, toda vez que al digitalizar se evidencia que consigna por error: (…) cyxx, cuando lo correcto es (…) cyxz, el mismo que al dar click nos redirige a la documentación íntegra del expediente.
- La remisión de antecedentes documentarios mediante enlace digital es válida cuando se acredita que el repositorio contenía la totalidad de la documentación relevante desde la fecha de emisión del acto de inicio del procedimiento [RESOLUCIÓN 003526-2025-SERVIR/TSC-Primera Sala]
Fundamento destacado:
[…] 46. Además, al acceder a dicho enlace, se verifica que el mismo cuenta con catorce (14) archivos, indicando como fecha de su última modificación el 11 de diciembre de 2023, es decir, la misma fecha en que se emitió la Carta 201-2023-OGRRHHOGEC-ST. 47. De lo expuesto en los numerales precedentes se advierte que los argumentos expuestos por la impugnante para cuestionar la validez de la notificación de la Resolución de Secretaría General 0129-2023-JUS (acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario), efectuada el 13 de diciembre de 2023 a través de la Carta 201-2023-OGRRHH-OGEC-ST, deben ser desestimados.
A partir de estos pronunciamientos, se advierte que el Tribunal del Servicio Civil reconoce el uso de enlaces electrónicos como un mecanismo idóneo para el acceso a los antecedentes documentarios, en tanto permiten su disponibilidad efectiva al administrado. De este modo, se reafirma la tesis central del presente trabajo: lo jurídicamente relevante no es el medio utilizado para la remisión de los antecedentes, sino que el administrado cuente con un acceso real y efectivo a los elementos que sustentan la imputación, siempre que dicho acceso sea proporcionado junto con la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario.
5. Más allá de la validez: ventajas del soporte digital frente al soporte físico
Superado el debate sobre la validez jurídica del uso de soportes digitales para la remisión de antecedentes documentarios, corresponde analizar un aspecto distinto, pero no menos relevante: su eficacia.
- Mientras que en el soporte físico los documentos pueden fragmentarse, extraviarse o incluso entregarse de manera incompleta, los repositorios digitales permiten centralizar toda la documentación en un único espacio; lo cual reduce significativamente el riesgo de error en la remisión de la información.
- Los soportes digitales ofrecen una ventaja decisiva en términos de trazabilidad. A diferencia del soporte físico, los repositorios digitales permiten verificar aspectos objetivos como la fecha de carga de los archivos, su última modificación o incluso su integridad; lo cual resulta particularmente útil frente a eventuales cuestionamientos, pues permite demostrar si los antecedentes se encontraban disponibles al momento de la notificación.
- En procedimientos que involucran expedientes voluminosos, la entrega de documentos impresos puede resultar no solo costosa, sino también impracticable en supuestos de notificación bajo puerta. En cambio, la incorporación de un enlace o código QR permite poner a disposición del administrado la totalidad de los antecedentes sin restricciones físicas, asegurando el acceso completo a la información.
- Los mecanismos digitales facilitan un acceso inmediato y flexible a la documentación, puesto que el administrado puede revisar los antecedentes en cualquier momento y desde distintos dispositivos, sin necesidad de trasladarse físicamente a la entidad o de manipular grandes volúmenes de papel. Incluso, el repositorio puede actualizarse durante el desarrollo del procedimiento administrativo disciplinario, lo que contribuye a una mayor transparencia en la actuación administrativa.
- El uso de soportes digitales reduce costos y permite una gestión más ágil de la información, sin afectar la posibilidad de acceso por parte del administrado.
De esta manera, el uso de soportes digitales no solo representa una alternativa válida frente al soporte físico, sino que constituye un mecanismo más eficiente para garantizar el acceso a los antecedentes documentarios, optimizando la forma en que las entidades ponen a disposición del servidor procesado la información relevante para su defensa.
6. Conclusiones
- Se requiere tanto la notificación del acto de inicio del procedimiento administrativo disciplinario como el acceso a los antecedentes documentarios para que dicho acto produzca válidamente efectos jurídicos.
- Los mecanismos digitales —como los hipervínculos o códigos QR— no pueden ser entendidos como formas de notificación electrónica, sino como instrumentos que facilitan el acceso a la información que integra el acto notificado. Por consiguiente, su validez depende de su aptitud para asegurar un acceso real y efectivo a los antecedentes documentarios.
- El Tribunal del Servicio Civil reconoce la validez del uso de enlaces electrónicos como mecanismo de acceso a los antecedentes documentarios, centrando su análisis en la posibilidad real de acceso a la información y no en el soporte utilizado.
- El uso de soportes digitales presenta ventajas significativas frente al soporte físico, tales como una mayor trazabilidad, mejor organización de la información, reducción de costos y superación de limitaciones materiales en la remisión de documentación.
Referencias
- Paz Enrique, Luis Ernesto (2017), Uso de los códigos Quick Response (QR) en instituciones de información. Revista Publicando 4, 12 (1). 2017. Cuba.
- Resolución 002001-2020-SERVIR/TSC-Primera Sala
- Resolución 002116-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala
- Resolución 002110-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala
- Resolución 002109-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala
- Resolución 001125-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala
- Resolución 004619-2025-SERVIR/TSC-Segunda Sala
- Resolución 003526-2025-SERVIR/TSC-Primera Sala
[1] IBM, Link concepts, disponible aquí; Lenovo, Enlace (definición), disponible aquí; Microsoft, Control links, disponible aquí; Mozilla Developer Network (MDN), ¿Qué es una URL?, disponible aquí.
[2] Paz Enrique, Luis Ernesto (2017), Uso de los códigos Quick Response (QR) en instituciones de información. Revista Publicando 4 N° 12 (1). 2017. Cuba.
