A pocos días que inicie el plazo del vencimiento para la presentación de la Declaración jurada anual del impuesto a la renta 2018, resulta importante considerar los aspectos relevantes para la adecuada conciliación contable y tributaria que inciden en la determinación del impuesto a la renta del ejercicio 2018.
Cabe mencionar que si bien la presentación de la declaración jurada anual del impuesto a la renta 2018 constituye una obligación formal que hace extensiva la determinación del impuesto a la renta de las empresas del aludido ejercicio fiscal 2018, resulta indispensable que la empresa cuente con la documentación sustentatoria adicional a la mínima que respalde sus operaciones, más aun si consideramos que lo primero que Sunat va a cuestionar en un eventual procedimiento de fiscalización tributaria es la fehaciencia de la operaciones realizadas, en muchos casos, con criterios subjetivos.
En atención a ello, para una adecuada determinación del impuesto a la renta Empresarial y dentro de un esquema de planeamiento tributario preventivo para el ejercicio 2018 y 2019, podemos a disposición algunas recomendaciones y sugerencias para evitar contingencias en la determinación del impuesto a la renta 2018, que le resultarán de mucha utilidad a la fecha de presentación de la aludida declaración jurada anual, así como , ante cualquier procedimiento de fiscalización tributaria que Sunat inicie a la empresa.
1.- Verifique que los gastos y costos a deducir cuenten con la documentación que respalde los mismos, esto es, tenga a la mano para un eventual procedimiento de fiscalización tributaria el sustento documentario que acredite que las operaciones se han realizado en el ejercicio fiscal a declarar, documentación que no sólo consistirá en el comprobante de pago, registro contable y contratos, sino también proformas, correos electrónicos, vouchers, medios de pago, conformidad del servicio, informes, análisis de operaciones con terceros, notas de débito, notas de crédito, guías de remisión, estados de cuenta, según corresponda, la fehaciencia es un elemento vital e indispensable para la acreditación de los gastos, costos, ingresos y demás aspectos que tengan incidencia tributaria.
2.- Recuerde que para efectos de la deducción del costo computable por enajenación de bienes en la determinación de la renta bruta a partir del 1.1.2013 se requiere contar con comprobante de pago que respalde el costo de adquisición, costo de producción o construcción, debiendo contar la empresa con el comprobante de pago que respalde el costo computable a la fecha de presentación de la declaración jurada anual del impuesto a la renta 2018, salvo las excepciones previstas en la norma para sustentar el costo computable con comprobante de pago, por ejemplo: cuando el enajenante del bien genere rentas de segunda categoría, o cuando no haya obligación de comprobante de pago, y cuando la norma tributaria permita deducir el gasto con documentos distintos al comprobante de pago.
3.- Para efectos de la deducción de los gastos, tenga en cuenta que muchos están condicionados a un límite cuantitativo y cualitativo, siendo que incluso el Formulario Virtual 708 solicita que se indique algún detalle adicional como es en el caso de la pérdida extraordinaria por delito cometido por terceros, los datos del juzgado y sentencia que acredite el hecho delictuoso y en caso no se haya podido identificar al que generó el perjuicio el archivo provisional por parte del Ministerio Público; asimismo, para la deducción de las mermas, esto es, la pérdida cuantitativa de las existencias se requiere indicar al profesional colegiado, competente e independiente o el organismo competente que elaboró el Informe Técnico que sustenta la merma.
4.- Recuerde que para efectos de la deducción de los gastos éstos deben cumplir con el principio de causalidad previsto en el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta, esto es, deben resultar necesarios para el mantenimiento de la fuente productora de renta o para la generación de ganancias de capital, además de cumplir con los criterios de normalidad, proporcionalidad y generalidad en el caso de los gastos en favor del personal, la causalidad del gasto responde a la pregunta: qué tan necesario es este gasto para la empresa? Estamos ante una gasto necesario o ante una liberalidad o gasto personal prohibido por el artículo 44° de la Ley del Impuesto a la Renta?
5.- Para efectos de la deducción de gastos devengados en el ejercicio fiscal 2018, pero cuyo comprobante de pago por parte del proveedor no se haya emitido o se haya entregado hasta la fecha de presentación de la DDJJ Anual del Impuesto a la renta, el gasto resulta deducible en tanto el devengo de un gasto no se encuentra condicionado a la emisión del comprobante de pago o su entrega oportuna por parte del proveedor, aunado al hecho que contablemente es viable contabilizar un gasto a pesar de no contarse con el comprobante de pago, basta que se haya devengado el mismo.
6.- La contabilización de un gasto en un periodo distinto al del devengo, no origina el diferimiento del gasto, toda vez que el devengo de un gasto no se encuentra condicionado al registro contable de la operación en el mismo ejercicio, en consecuencia, si el comprobante de pago emitido o proporcionado por el proveedor se ha contabilizado en el ejercicio 2019, pero el devengo del mismo se ha producido en el ejercicio 2018, la deducción del gasto es válida para el ejercicio 2018.
7.- Los gastos de capacitación en favor de los trabajadores de la empresa, no requieren cumplir con el principio de generalidad del gasto y no tienen límite cuantitativo para su deducción a partir del 1.1.2013; sin embargo, resulta necesario que el gasto por capacitación cumpla con el principio de causalidad, esto es, que la capacitación se encuentre vinculada directa o indirectamente, a la actividad que realiza el beneficiario de la misma, necesidad del gasto que Sunat observará en una eventual fiscalización tributaria.
8.- Los gastos de ejercicio anteriores pueden deducirse excepcionalmente en el ejercicio 2018, siempre y cuando el contribuyente no haya podido identificarlos oportunamente, se encuentren provisionados y pagados hasta el cierre del ejercicio en el cual se pretenden deducir, esto es, el contribuyente deberá demostrar en el procedimiento de fiscalización tributaria que la deducción del gasto en un ejercicio distinto al devengo no puedo ser identificado oportunamente y Sunat en caso pretenda desconocer el mismo deberá probar que con dicha deducción el contribuyente pretendió obtener un beneficio o ventaja fiscal.
9.- Para efectos de la deducción de gastos por provisión por deuda incobrable la norma ha establecido como requisito que se demuestre las dificultades financieras del deudor utilizando cualquiera de los siguientes mecanismos: a) análisis periódicos de los créditos concedidos, b) documentación que acredite las gestiones de cobro al deudor luego del vencimiento de la deuda, c) protesto de documentos, d) inicio de procedimientos judiciales contra el deudor, e) que hayan vencido 12 meses desde la fecha en la cual el deudor debía cumplir con su obligación, y que la provisión se encuentre detallada en el Libro de Inventarios y Balances.
Al respecto, cabe mencionar, que la norma no exige que la documentación que acredite la comunicación en mora al deudor no exige que los mismos “intimen” al deudor en mora, pudiendo acreditarse la comunicación en mora con un correo electrónico, carta simple, carta notarial, notificación usando las redes sociales en las páginas virtuales del proveedor, mensajes de texto, audios, y demás documentación o medios alternativos que permitan acreditar que el deudor tuvo conocimiento de los requerimientos de pago por parte del acreedor.
Asimismo, el Tribunal Fiscal ha reconocido en diversa jurisprudencia que la deducción de la provisión por deuda incobrable puede sustentarse mediante una anotación detallada de la misma en un Registro Auxiliar; sin embargo, de no cumplirse con la formalidad de la anotación en registro o libro contable de la provisión, la misma no resultaría deducible.
10.- Finalmente, para efectos de la depreciación tributaria cabe recordar que la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento han establecido requisitos para su deducción como gasto, entre ellos que no se exceda el porcentaje máximo de deducción dependiendo del activo fijo, que la depreciación se compute a partir que el activo se destine a la generación de rentas gravadas y que la depreciación se encuentre debidamente contabilizada en el ejercicio en el cual se pretende deducir en los libros y registros contables, formalidades que deben cumplirse en forma conjunta para la deducción del gasto; asimismo, cabe mencionar que para la procedencia de la depreciación tributaria la acreditación de la misma se sustentará con los libros y registros contables, siendo que Sunat no podría desconocer su deducción si la empresa no cuenta con el comprobante de pago que acredite la adquisición del activo fijo, salvo que el cuestionamiento del fisco se encuentre vinculado a la existencia, titularidad o destino a operaciones gravadas del activo sujeto a depreciación.
En consecuencia, verifique para la determinación del impuesto a la renta 2018 en lo que corresponde a la deducción de los gastos se cumplan los siguientes requisitos: 1) fehaciencia: acreditación del gasto, 2) causalidad: necesidad del gasto, 3) devengo: imputación en el periodo que corresponda, y 4) formalidad: requisitos para la deducción para cada tipo de gasto, considere que en nuestra legislación tributaria la forma muchas veces pesa más que la sustancia, así que mientras más documentación permita respaldar la operación, mejor.
