Extracto destacado. Conforme se desprende del acta antes citada el Alcalde distrital y el conductor del vehículo de la Entidad, se desplazaron el día viernes 13 de agosto de 2021 con el vehículo de la Entidad lo que habría sido utilizado para actividades particulares del Titular de la Entidad, pues éste ha reconocido haber acudido a una actividad privada y no a labores con fines institucionales, hecho que también ha sido corroborado por las declaraciones brindadas por el alcalde distrital a diversos medios de prensa.
A su vez, se ha acreditado que el referido desplazamiento del vehículo a la ciudad de Huancayo, no contaba con autorización u orden expresa del área de administración o la que haga sus veces en la Entidad, lo cual es corroborado por el conductor del vehículo marca Suzuki modelo Grand Nómade de placa EAE – 495 color beige de la Entidad, señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro, que señala que: “(…) por ignorancia o desconocimiento no cuenta con ningún documento que acredite la salida y desplazamiento del vehículo.
INFORME DE ORIENTACIÓN DE OFICIO N° 008-2021-OCI/3821-SOO
“UTILIZACION DE VEHÍCULO DE LA ENTIDAD PARA FINES Y ACTIVIDADES DISTINTAS A LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES”
I. ORIGEN
El presente informe se emite en mérito a lo dispuesto por el Órgano de Control Institucional (OCI), registrado en el Sistema de Control Gubernamental – SCG con la orden de servicio n.° 3821-2021-008, en el marco de lo previsto en la Directiva n.° 002-2019-CG/NORM “Servicio de Control Simultáneo» aprobada mediante Resolución de Contraloría n.° 115-2019-CG, de 28 de marzo de 2019 y su modificatoria aprobada con Resolución de Contraloría n.° 100-2020-CG de 28 de marzo de 2020.
II. SITUACIONES ADVERSAS
De la revisión efectuada a la información proporcionada por la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico en adelanta la “Entidad», en relación a uso y asignación de vehículos de la Entidad, se han identificado una situación adversa que amerita la adopción de acciones para asegurar la continuidad del proceso, el resultado o el logro de los objetivos institucionales.
La situación adversa identificada se expone a continuación:
1. UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO DE LA ENTIDAD PARA FINES Y ACTIVIDADES DISTINTAS A LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES, ASI COMO TAMBIEN CARENCIA DE DIRECTIVAS INTERNAS QUE ESTABLEZCAN EL PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS LO QUE GENERARÍA QUE PUEDAN SER UTILIZADOS DE MANERA INJUSTIFICADA PARA ACTIVIDADES NO RELACIONADAS A FINES INSTITUCIONALES, AFECTANDO ASI LA ADECUADA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS VEHÍCULOS DE LA ENTIDAD.
a) Condición
De la visita realizada a la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico y de la información proporcionada por el titular de la Entidad, y conforme a la información revelada en el “Acta de Verificación y Constatación Sobre el Uso y Desplazamiento de Vehículo de la Entidad” de 17 de agosto de 2021, suscrita por el señor Tito Juan Avila Zúñiga, alcalde de la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico, señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro, conductor del vehículo marca Suzuki modelo Grand Nómade de placa EAE – 495 color beige y los auditores del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Chupaca, se tomó conocimiento que la Entidad contaría con el vehículo de marca Suzuki modelo Grand Nómade de placa EAE – 495 según refiere la tarjeta de propiedad alcanzada, asimismo, se advirtió que la Entidad no cuenta con lineamientos y/o directiva interna que regule el procedimiento de asignación y uso de los vehículos.
Adicionalmente, se advierte que la entidad no contaría con ningún documento (formato físico de manera formal) donde se registre el control diario del movimiento de los vehículos, bitácora debidamente aprobada, control diario del recorrido de los vehículos, nombre de los usuarios que utilizan el vehículo, el registro de fallas o incidencias ocurridas durante el servicio, abastecimiento de combustible, entre otros aspectos, situación que consta en el «Acta de Verificación y Constatación sobre el Uso y Desplazamiento de Vehículo de la Entidad» 17 de agosto de 2021, en la que el señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro, conductor contratado por la Entidad mediante orden de servicio n.° 195 de 8 de junio de 2021, refirió lo siguiente;
“(…) por ignorancia y desconocimiento no cuenta con documentos de salida ni autorización para el desplazamiento del vehículo (…)».
Hechos que evidenciarían la falta de mecanismos de control interno en la Entidad para el adecuado uso del vehículo de la entidad, así como también, que el personal responsable de la conducción de los vehículos no cuente con disposiciones y/o normativas internas que formalicen y regulen el adecuado desplazamiento de los vehículos de propiedad de la Entidad.
Cabe indicar que, lo anteriormente señalado, consta en el “Acta de Verificación y Constatación sobre el Uso y Desplazamiento de Vehículo de la Entidad» de 17 de agosto de 2021, tal como se detalla a continuación:
«(…)
El señor Ovidio Alejandro Salinas Chaparro señala que se apersonó a inmediaciones del Jr. Angaraes y San Martín en el distrito y provincia de Huancayo, con el vehículo de placa n. EAE-495, Marca Susuki, modelo Grand Nómade, de propiedad de la Entidad, con la finalidad de recoger al señor alcalde, Tito Juan Avila Zúñíga, para continuar las labores de trabajo, el día viernes 13 de agosto de 2021, aproximadamente a las 11:50 am.
Asimismo, el conductor no cuenta con ningún documento que acredite la salida y desplazamiento del vehículo al lugar antes indicado en la ciudad de Huancayo el día viernes 13 del presente a horas 11:50 am.
Asimismo, el señor Ovidio Alejandro Salinas Chaparro, conductor del vehículo de la Entidad de placa EAE-495, señala que por ignorancia y desconocimiento no cuenta con documentos de salida ni autorización para el desplazamiento del vehículo a la ciudad de Huancayo.
Además, señala que llevo al alcalde sus medicamentos por que el señor alcalde tiene diabetes. Señala que la Entidad no cuenta con directiva interna para la asignación y uso de vehículos (…)”
[…]
Conforme se desprende del acta antes citada el Alcalde distrital y el conductor del vehículo de la Entidad, se desplazaron el día viernes 13 de agosto de 2021 con el vehículo de la Entidad lo que habría sido utilizado para actividades particulares del Titular de la Entidad, pues éste ha reconocido haber acudido a una actividad privada y no a labores con fines institucionales, hecho que también ha sido corroborado por las declaraciones brindadas por el alcalde distrital a diversos medios de prensa.
A su vez, se ha acreditado que el referido desplazamiento del vehículo a la ciudad de Huancayo, no contaba con autorización u orden expresa del área de administración o la que haga sus veces en la Entidad, lo cual es corroborado por el conductor del vehículo marca Suzuki modelo Grand Nómade de placa EAE – 495 color beige de la Entidad, señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro, que señala que: “(…) por ignorancia o desconocimiento no cuenta con ningún documento que acredite la salida y desplazamiento del vehículo.
Al respeto de ello, también es de advertir que el señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro, conductor contratado por la Entidad mediante orden de servicio n.° 195 de 8 de junio de 2021 según refiere el alcalde distrital contratado como conductor del vehículo de marca Suzuki modelo Grand Nómade de placa EAE – 495, no se ajustaría a la documentación sustentatoria toda vez que en la descripción de la citada orden de servicio y registro SIAF n° 439, suscrita por el Gerente Municipal, Belen Aguirre Romero, Jefe de Abastecimiento, Raúl Antonio Chávez Marino y firmado por el señor Obidio Alejandro Salinas Chaparro es conductor de la camioneta Susuki de placa N. LGS-600, dentro y fuera del Distrito de Huamancaca Chico -Provincia de Chupaca- Departamento de Junin, señala lo siguiente:
“(…)
DESCRIPCIÓN
Contratación de una persona natural como Conductor de la camioneta Susuki de placa N. LGS-600, dentro y fuera del Distrito de Huamancaca Chico -Provincia de Chupaca- Departamento de Junín
(…)”
b) Criterio
El hecho antes descrito habría vulnerado la siguiente normativa:
– Texto Único Ordenado de la Ley n° 29151, Ley General del Sistema de Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo n° 019-2019-Vivienda, publicado el 10 de julio de 2019.
“Artículo 28° Aprovechamiento de los bienes estatales y de la asunción de titularidad
Las entidades a las cuales se hace referencia en el artículo 8 de la presente Ley, deben otorgar un eficiente uso y aprovechamiento económico y/o social de sus bienes y de los que se encuentran bajo su administración, conforme a los procedimientos establecidos en el reglamento de la presente Ley y atendiendo a los fines y objetivos institucionales.
(…)”
– Directiva n° 001-2015/SBN, Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales, aprobado mediante Resolución de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales n.° 046-2015/SBN, de 3 de julio de 2015.
“5.8 Uso adecuado de los bienes patrimoniales
Es deber de todo servidos civil, proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen dichos bienes para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido específicamente destinados.
Cada servidor es responsable de la existencia física, permanencia y conservación de los bienes a su cargo, independientemente de su nivel jerárquico, por lo que deberá adoptar las medidas del caso para evitar pérdidas, sustracción o deterioro, que puedan acarrear responsabilidad.”
– Ley del Código de Ética de la Función Pública n.° 27815, de 22 de julio de 2002.
“Artículo 7°.- Deberes de la función pública.
El servidor público tiene los siguientes deberes:
Numeral 5 Uso adecuado de los Bienes del Estado
Debe proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen los bienes del Estado para fines particulares o propósitos que no sean aquéllos para los cuales hubieran sido específicamente destinados”.
c) Consecuencia
La situación expuesta generaría el riesgo de afectación del principio de legalidad y el uso indebido de los vehículos de la Entidad, como también que se utilicen de manera injustificada y para actividades no relacionadas a fines institucionales, al no contar con marco normativo interno que regule los procedimientos de uso, custodia, control y asignación de vehículo, afectando la adecuada gestión y administración de los vehículos de la Entidad.
III. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN QUE SUSTENTA LA ORIENTACIÓN DE OFICIO
La situación adversa identificada en el presente informe se sustenta en la revisión y análisis de la documentación e información obtenida por la comisión de Control, la cual ha sido señalada en la condición y se encuentra en el acervo documentario de la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico.
IV. CONCLUSIÓN
1. Durante la ejecución del servicio de Orientación de Oficio a la “Utilización de vehículo de la entidad para fines y actividades distintas a los objetivos Institucionales”, se ha advertido una (1) situación adversa que afecta o podría afectar el resultado o el logro de los objetivos en el proceso de uso y disposición de los vehículos de la Entidad.
V. RECOMENDACIONES
1. Hacer conocimiento al alcalde de la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico, provincia de Chupaca – Junín el presente Informe de Orientación Oficio, que contiene una (1) situación adversa identificada como resultado del servicio de Orientación de Oficio a la «Utilización de vehículo de la entidad para fines y actividades distintas a los objetivos Institucionales», con la finalidad de que se adopten acciones preventivas y correctivas que correspondan, en el marco de sus competencias y obligaciones en la gestión institucional.
2. Hacer de conocimiento al alcalde de la Municipalidad Distrital de Huamancaca Chico, provincia de Chupaca y departamento de Junín que debe comunicar al Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Chupaca, a través del plan de acción, las acciones preventivas o correctivas que implemente respecto a la situación adversa contenida en el presente Informe de Orientación de Oficio.
Chupaca, 18 de agosto de 2021.
