Las declaraciones de los administrados, testigos y peritos son documentadas en un acta, cuya elaboración sigue las siguientes reglas (Cfr. Artículo 167, numeral 167.1 Decreto Supremo 004-2019-JUS, Perú):
1. El acta indica el lugar, fecha, nombres de los partícipes, objeto de la actuación y otras circunstancias relevantes, debiendo ser formulada, leída y firmada inmediatamente después de la actuación, por los declarantes, la autoridad administrativa y por los partícipes que quisieran hacer constar su manifestación.
2. Los administrados pueden dejar constancia en el acta de las observaciones que estimen necesarias sobre lo acontecido durante la diligencia correspondiente.
Modelo de Acta administrativa
Acta Nro. […numeración y siglas]
En Huancavelica, a los 20 días del mes de noviembre del 2022, siendo las […] horas, estando presentes [indicar los nombres y apellidos de los asistentes y los cargos que ostentan], siendo el objeto o tema a tratar [indicar el objeto a tratar, por ejemplo, la declaración del testigo, Sr…, en el Expediente…], habiéndose desarrollado la diligencia en los siguientes términos: citado el testigo y los administrados interesados a la diligencia de testimonio por parte del Sr. […] se le indicó los derechos y deberes que le asiste en el procedimiento administrativo, así como la colaboración que presta en la investigación que se realiza, procediéndose a realizar las siguientes preguntas: 1. ¿…? A lo que el testigo respondió […]. 2. ¿…? A lo que el testigo respondió […]. 3. ¿…? A lo que el testigo respondió […]. En este estado, el administrado procedió a las repreguntas, dejando constancia en el acta de las siguientes observaciones a la diligencia realizada […]. Habiéndose formulado el acta y leída la misma se procede a las firmas de los asistentes a la presente diligencia, habiendo culminado la diligencia a horas […].
[firmas de los asistentes a la diligencia que motivó el acta, esto es, administrados, testigos, autoridades o demás partícipes, se pueden colocar sellos y huellas digitales]
