Sumario.- 1. Introducción: Los instrumentos públicos notariales extraprotocolares, 2. El acta notarial, 2.1. Definición, 2.2. Naturaleza jurídica, 2.3. Contenido, 2.4. Forma, 2.5. Clases y finalidad, 2.6. Diferencias entre actas y escritura pública, 3. Las certificaciones, 3.1. Clases y efectos, 4. Conclusiones y recomendaciones, 5. Bibliografía.
El estudio de los instrumentos públicos notariales extraprotocolares forma parte del ítem 9 del área de derecho notarial del balotario para el acceso a la función notarial. Bajo esta denominación se agrupan el acta notarial y las certificaciones, figuras esenciales que proyectan la fe pública notarial fuera del protocolo.
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1. Introducción: Los instrumentos públicos notariales extraprotocolares
La distinción entre instrumento protocolar y extraprotocolar es básica en el Derecho notarial, pues se funda en la importancia central que tiene la custodia de un documento escrito matriz, único, que el notario conserva para efectos de potenciar la seguridad (Gonzáles, 2022, p. 1036).
Según la ley peruana, los instrumentos extraprotocolares pueden ser actas o certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por el notario, en el que otorga fe de la realización de un hecho y, excepcionalmente, de alguna declaración de voluntad. Los segundos son atestaciones en documento privado redactado por sujetos particulares, en donde el notario comprueba, de forma extrínseca, aquel hecho específico que le consta. (Ibídem, p. 1038)
El resultado de la actividad del notario es la escritura y el acta, mismas que este profesional del derecho asienta en forma original en su protocolo. La escritura se refiere a los actos y negocios jurídicos; el acta contiene la descripción de los hechos jurídicos y materiales. (Pérez, 2015, p. 359)
2. El acta notarial
2.1. Definición
El notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función (art. 98 Decreto Legislativo del Notariado – DLN). Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación (art. 98 DLN).
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El acta es un hecho jurídico, cuyo recuerdo conviene conservar en forma auténtica y el cual puede ser causa productora de un derecho, sea que provenga de un hecho humano, voluntario lícito o que provenga de actos externos en que la voluntad del hombre no es parte deseada. (Ortiz, 2021, p. 113)
En suma, el acta notarial se utiliza para hacer constar la certificación que hace el notario de hechos jurídicos o materiales (Ríos, 2012, p. 245).
Es importante que los hechos en materia del acta notarial le consten al notario, es decir, que haya presenciado directamente los hechos que se asientan en el instrumento público a efecto de evitar que pueda incurrir en algún tipo de responsabilidad
(fe originaria). (Ríos, 2012, p. 245)
Es fundamental la recepción documental de lo percibido con la mayor objetividad. La documentación del hecho debe ajustarse a lo que haya sucedido (Abella, 2010, p. 522).
Antes de la facción (redacción/extensión) del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprotocolar (art. 99 DLN).
2.2. Naturaleza jurídica
El acta notarial posee naturaleza instrumental y probatoria. No constituye un acto de disposición de derechos, sino un documento público que da fe de hechos o circunstancias que el notario percibe por sus sentidos o le constan directamente. Es un instrumento extraprotocolar en tanto no origina por sí mismo efectos constitutivos, sino declarativos, al acreditar hechos con presunción de veracidad.
2.3. Contenido
El acta debe incluir:
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Encabezado: fecha, lugar, identificación del notario y de los solicitantes.
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Exposición de hechos: narración objetiva de los hechos observados o que constan al notario, en orden cronológico y con precisión.
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Pruebas o documentos anexos: si corresponde, anexos al acta que respalden lo constatado.
-
Observaciones: comentarios de los interesados o de terceros, cuando proceda.
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Firmas: del notario y, cuando sea necesario, de los interesados y testigos.
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Constancia de intervención: declaración de que el notario actúa en ejercicio de su fe pública y con presencia directa de los hechos (fe originaria).
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2.4. Forma
El acta debe extenderse en papel notarial autorizado, con los requisitos de los instrumentos extraprotocolares. Puede emitirse en soporte físico o electrónico, conforme a la Ley de Firmas y Certificados Digitales. La formalidad esencial es la fe notarial directa, es decir, que el notario constata los hechos personalmente.
2.5. Clases y finalidad
Son actas extraprotocolares (art. 94 DLN):
a) De autorización para viaje de menores.
b) De destrucción de bienes.
c) De entrega.
d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.
e) De licitaciones y concursos.
f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.
g) De sorteos y de entrega de premios.
h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital.
i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros; y,
j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.
k) Otras que la ley señale
El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas (art. 94 DLN).
2.6. Diferencias entre actas y escritura pública
Debemos recordar que un acto se diferencia de un hecho por la concurrencia de la voluntad. Los hechos son acontecimientos que ocurren sin concurso y que pueden incluso no tener intervención humana: tormentas, inundaciones, derrumbes, incendios, accidentes, pero sí consecuencias en el mundo del derecho. El acto, sin embargo es un hecho voluntario humano que tiene como fin crear, modificar o extinguir derechos u obligaciones. (Di Martino, 2013, p. 100)
A diferencia de las escrituras públicas, que siempre deben estar insertas en el Protocolo del Registro Notarial a cargo del Escribano autorizante, las actas pueden autorizarse dentro o fuera del protocolo, casos que están expresamente regulados por ley. (Ibidem, p. 101)
La escritura pública siempre envuelve el acto o negocio jurídico, y tiene por objeto la formación, transmisión, modificación o extinción de un derecho por voluntad de su titular. El acta en cambio busca conservar un hecho jurídico en forma auténtica, hecho que puede ser causa productora de un derecho que se quiere salvaguardar, de una acción judicial o para prevenir perjuicios o daños que atenten contra el libre ejercicio del mismo o que vayan en su desmedro como medio de prueba auténtico. (Ídem)
2.7. Comparación entre el acta notarial y la escritura pública
A continuación, se presenta un cuadro comparativo que sintetiza las principales diferencias entre el acta notarial y la escritura pública, conforme al Decreto Legislativo del Notariado y la doctrina notarial contemporánea:
| Criterio | Acta notarial | Escritura pública |
|---|---|---|
| Base legal | Arts. 94, 98 y 99 del Decreto Legislativo del Notariado (DLN). | Arts. 55 al 93 del Decreto Legislativo del Notariado (DLN). |
| Naturaleza jurídica | Instrumento extraprotocolar, de naturaleza probatoria, destinado a consignar hechos jurídicos o materiales. | Instrumento protocolar, de naturaleza constitutiva, que formaliza actos o negocios jurídicos. |
| Objeto | Dejar constancia auténtica de hechos que el notario presencia o le constan. | Formalizar actos jurídicos de voluntad, como contratos o poderes. |
| Autoría | Redactado exclusivamente por el notario a solicitud de un interesado. | Redactado por el notario, pero a partir de la voluntad coincidente de las partes. |
| Voluntad jurídica | No contiene declaraciones de voluntad con efectos constitutivos. | Contiene manifestaciones de voluntad que crean, modifican o extinguen derechos. |
| Incorporación al protocolo | Puede ser autorizada fuera del protocolo notarial. | Debe incorporarse obligatoriamente al protocolo del notario. |
| Contenido | Narración objetiva del hecho, lugar, fecha, identificación del requirente y firma del notario. | Identificación de otorgantes, antecedentes, cláusulas y firmas de las partes y del notario. |
| Forma | Puede ser física o electrónica; requiere presencia directa del notario (fe originaria). | Se extiende en papel notarial protocolar o soporte digital autorizado, previa lectura y firma. |
| Ejemplos | Actas de viaje de menores, de constatación, de entrega, de juntas, de destrucción de bienes, de inventarios. | Compraventa, donación, hipoteca, constitución de sociedad, testamento, poder por escritura pública. |
| Efecto jurídico | Tiene valor probatorio pleno respecto de los hechos consignados, mientras no se pruebe lo contrario. | Tiene efecto constitutivo y otorga seguridad jurídica y fe pública sobre el acto celebrado. |
| Conservación y registro | Se archiva en índices cronológicos, no en el protocolo. | Se conserva en el protocolo notarial, bajo custodia permanente del notario. |
| Finalidad | Garantizar la autenticidad y veracidad de los hechos presenciados. |
3. Las certificaciones
Las certificaciones (art. 95 DLN) se caracterizan porque la actuación notarial se circunscribe a una atestación concreta y específica, en cuyo caso, la intervención del notario se hace sobre un instrumento ajeno a él, del cual no es autor. Esta especialidad de las certificaciones hace que se rijan por el principio del numerus clausus, que no cabe ser extendido por vía analógica. Esta conclusión, como ya hemos visto, se extrae del mismo texto legal: (art. 95-h DLN). (Gonzáles, 2022, p. 1042)
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3.1. Clases y efectos
Son certificaciones (art. 95 DLN):
a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedición de copias certificadas.
c) La certificación de firmas.
d) La certificación de reproducciones.
e) La certificación de apertura de libros.
f) La constatación de supervivencia.
g) La constatación domiciliaria; y,
h) Otras que la ley determine.
4. Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
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Los instrumentos extraprotocolares (actas y certificaciones) cumplen una función esencial de dar fe y seguridad jurídica fuera del protocolo notarial.
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Las actas notariales permiten constatar hechos con valor probatorio, mientras que las certificaciones autentican documentos o hechos específicos.
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Su validez y eficacia dependen de la presencia directa del notario y del cumplimiento de las formalidades legales previstas en el DLN.
Recomendaciones
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Elegir el tipo de instrumento notarial adecuado (acta o certificación) según el objeto jurídico o probatorio.
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Cumplir rigurosamente las formas y requisitos legales para evitar nulidades o responsabilidades.
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Promover la capacitación continua de notarios y asistentes sobre instrumentos extraprotocolares.
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Incentivar el uso de medios digitales certificados para mayor celeridad y trazabilidad documental.
5. Bibliografía
Decreto Legislativo el Notariado.
Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado.
Abella, A. (2010). Derecho notarial. Derecho documental – Responsabilidad notarial. Buenos Aires: Zavalia.
Di Martino, A. (2021). Lecciones de derecho notarial. Asunción: Benmar
Gonzáles, G. (2022). Tratado de derecho registral y notarial. Tomo 2. Lima: Jurista Editores.
Ortiz, L. (2021). Manual de derecho notarial. Asunción: Benmar.
Pérez, B. (2015). Derecho notarial. México: Porrúa
Ríos, J. (2012). La práctica del derecho notarial. México: McGraw-Hill/Interamericana.
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