Sumario: 1. ¿A quién fiscaliza SUNAFIL?; 2. ¿Cómo me comunico con SUNAFIL?; 3. ¿Qué normativa debo tener presente?; 4. ¿Cómo inicia una inspección?; 5. ¿Qué debemos recordar como parte del procedimiento de investigación ante SUNAFIL?; 6. ¿Cómo cumplo con un requerimiento de información virtual?; 7. ¿Cómo cumplo con una visita inspectiva presencial?; 8. ¿Qué estrategias puedo seguir para presentar documentación ante SUNAFIL?
La fiscalización laboral es uno de los mecanismos de verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales por parte de los empleadores, encontrándose a cargo de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL). Muchas empresas conciben la relación con esta autoridad de manera equivocada al estimar que existe una fórmula mágica que no se encuentre basada en el cumplimiento, para afrontar una inspección laboral a su cargo, con éxito.
Es primordial que toda organización pueda gestionar el nivel de cumplimiento normativo en sus organizaciones y así poder, también, gestionar los riesgos que se presenten y evitar contingencias. Sin embargo, también es vital, desde una visión práctica y en atención a mi experiencia, conocer estrategias legales para afrontar una inspección laboral ante SUNAFIL con éxito, como las que te comparto a continuación:
1. ¿A quién fiscaliza SUNAFIL?
Fiscaliza a las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, incluso empresas del Estado; siempre que estén sujetas al régimen laboral de la actividad privada. No comprende trabajadores del régimen público (Decreto Legislativo 276) ni sujetos a CAS, a excepción de obreros municipales.
2. ¿Cómo me comunico con SUNAFIL?
Es imprescindible que como sujeto que puede ser fiscalizado por SUNAFIL cuentes con una Casilla electrónica vigente para la cual tengas a la mano la clave sol empleada para su acceso. Asimismo, será vital que realices una revisión constante ya que, la documentación es remitida por SUNAFIL por dicho canal, tanto requerimientos de información, medidas de requerimiento como resoluciones dentro del proceso sancionador (emitidas en caso se supere la etapa de investigación). Cabe señalar que la casilla también es el medio para que como sujeto fiscalizado puedas presentar información a la SUNAFIL a través de los diferentes formatos digitales existentes y que son en algunos casos específicamente requeridos (Word, Excel, pdf, txt – en el caso de los formatos de las planillas electrónicas).
Así, siendo la casilla electrónica, el canal de comunicación principal que usa la SUNAFIL para informar al sujeto fiscalizado sobre el inicio de un procedimiento de inspección (ahora predominantemente digital), es importante que mantengas registrado en dicho sistema el correo electrónico al cual tengas acceso frecuente para que puedas recibir y estar al tanto de las alertas sobre la notificación de una nueva comunicación en la casilla electrónica. Esto último, te permitirá conocer casi de inmediato la recepción de comunicaciones en la casilla electrónica y revisarlas con prontitud.
No obstante, existirán casos donde la comunicación de los requerimientos de información como parte del inicio de un proceso de inspección, serán realizados de manera presencial en la medida que el objeto de la fiscalización así lo requiera. Pensemos en las fiscalizaciones sobre las condiciones en seguridad y salud en el trabajo, definitivamente, será muy probable que el inicio de las mismas sea realizado de manera presencial pues se querrá constatar in situ sobre el estado de las cosas y sobre la necesidad de implementar una medida de paralización a fin de suspender las labores por existir grave riesgo para la seguridad y salud en el trabajo.
Ahora bien, otro de los mecanismos virtuales, por excelencia, para la comunicación con SUNAFIL, es la mesa de partes virtual, la cual a través de su enlace web permite el envío de una serie de documentos a dicha entidad, particularmente la interposición de denuncias.
Por último, es importante que para una buena comunicación con SUNAFIL se tenga pre definido quién es el representante legal autorizado para efectos de comparecencia por parte de la empresa ante SUNAFIL. Esto es relevante de definir por anticipado a fin de contar con los documentos que acrediten el otorgamiento de facultades de representación al apoderado (vigencia de poder, testimonio de otorgamiento de poder).
3. ¿Qué normativa debo tener presente?
En principio, es importante que tengamos presente que la Ley General de Inspección del Trabajo, Ley 28806 y, su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo 019-2006-TR son las normas que rigen la actuación de los inspectores de trabajo de la SUNAFIL y, además regulan las infracciones y multas que pueden imponer en caso de detectar incumplimientos, así como los pasos del procedimiento de sanción.
Cabe señalar que la normativa no solo ha previsto incumplimientos de fondo como puede ser el no pago de la gratificación sino, también incumplimientos de forma como resultan ser la falta de deber de colaboración, la obstaculización o, el incumplimiento de la medida de requerimiento (oportunidad de subsanación de incumplimientos del sujeto fiscalizado, que otorga SUNAFIL dentro del procedimiento de investigación).
Además, otras normativas relevantes que deben tomarse en cuenta son los Protocolos de inspección, los mismos que revelan el comportamiento fiscalizador que deben seguir los inspectores de SUNAFIL, incluyendo en algunos casos paso a paso la forma de inspección, así como los criterios de análisis para revisar estos casos.
Adicionalmente, otra de las normativas que deben observarse al momento de relacionarse con SUNAFIL son los criterios normativos, los mismos que establecen no solo criterios de acción respecto a la forma de actuación de las autoridades inspectivas sino que además regulan en algunos casos criterios de interpretación respecto de las normas laborales, con las que actúan los inspectores. Cabe señalar que, con la misma funcionalidad, la SUNAFIL a través de sus diferentes instancias emiten resoluciones; puntualmente, la Sub-Intendencia de Inspección, la Intendencia de Inspección laboral, así como el Tribunal de Fiscalización Laboral.
4. ¿Cómo inicia una inspección?
Ahora bien, un procedimiento de inspección puede surgir a propósito de una denuncia de un trabajador o una tercera persona, de oficio por la SUNAFIL en vista de su programación anual (como puede ocurrir con la verificación periódica de cumplimiento de obligaciones como el pago de la CTS, gratificaciones, entre otros). Es importante recordar que las inspecciones también pueden iniciar fruto de una temática en particular, pero en base a los hechos verificados, las materias a investigar pueden ser ampliadas de oficio por el inspector, lo cual es legalmente válido. Por ello, la orden de inspección inicial no es un límite para las materias a inspeccionar por parte de la SUNAFIL.
De hecho, todo empleador debe recordar que no existe fórmula mágica para afrontar exitosamente una inspección laboral, sino que resulta necesario actuar de manera preventiva y ello supone basar su estrategia de gestión de personal en el mínimo indispensable que es el cumplimiento legal mediante instrumentos como una matriz de obligaciones laborales en la cual se pueda realizar un seguimiento y evaluación al nivel de cumplimiento de tal modo que se puedan identificar los riesgos y evitar contingencias.
En esta misma línea, frente al inicio de una inspección no se debe desestimar que los conflictos internos de la compañía pueden revelarse en cartas previas a una denuncia que son dirigidas al empleador manifestando una solicitud, un reclamo o en cualquier otra situación y/o documento (cartas, correos electrónicos, conversaciones de pasillo, conversaciones de comedor) y, por ello, es vital estar atentos a la dinámica de las relaciones laborales en todos los medios posibles para captar cualquier posible conflicto.
5. ¿Qué debemos recordar como parte del procedimiento de investigación ante SUNAFIL?
En relación con el procedimiento, éste inicia con la asignación de un número de expediente llamada orden de inspección, en base al cual se inician las actuaciones de inspección, las mismas que consisten en el requerimiento de información, visitas presenciales de inspección, toma de declaraciones, comprobación de datos con otras entidades, entre otras acciones que resulten necesarias y razonables para alcanzar la verdad de una situación desde la óptica legal por parte de un inspector.
Acabadas las actuaciones inspectivas de investigación, si el inspector de trabajo no identifica la comisión de una infracción, entonces procede al archivo del procedimiento con la emisión de un informe conclusivo el cual se notifica al sujeto inspeccionado y sugiero conservarlo para acreditar ante cualquier autoridad (judicial o administrativa) el nivel de cumplimiento en dicho aspecto.
Por otro lado, si el inspector identifica la comisión de una o varias infracciones y están son subsanables, entonces legalmente corresponde el otorgamiento de un plazo como parte de una medida de requerimiento para que la empresa pueda subsanar dicha obligación. De no cumplir con ella, la infracción no subsanada y aquellas infracciones insubsanables son consolidadas en un documento denominado Acta de Infracción donde se establece la propuesta de multa por el/los incumplimiento(s). Además, dicha acta de infracción contemplará una multa por no cumplir con la medida de requerimiento, lo que incrementará el monto de la multa.
Es importante contemplar como sujeto inspeccionado que, respecto a las infracciones subsanables, la empresa tiene la posibilidad de subsanarlas sin la imposición de una multa hasta antes de la notificación del Acta de infracción; por lo que, la medida de requerimiento que dirige un inspector a la empresa solicitando la subsanación es el momento más oportuno para dar cumplimiento y evitar contingencias, es decir, la imposición de una multa.
6. ¿Cómo cumplo con un requerimiento de información virtual?
Una vez notificada la empresa en su casilla electrónica de un requerimiento de información virtual, pues corresponde, verificar la temática en torno a la cual gira la inspección, el plazo de cumplimiento (si es días hábiles o calendarios), definir la forma de presentación, así como tener a la mano la documentación que acredita las facultades de representación.
Recordamos que, en el caso del canal de presentación, éste podrá ser sustituido, frente a una emergencia, por una presentación de la documentación a través de la mesa de partes virtual o a través del correo electrónico que hubiera señalado el inspector en el requerimiento de información.
Finalmente, recordamos que es importante que la presentación de la documentación sea a través de un representante legalmente autorizado conforme hemos expresado líneas arriba, de modo que, la documentación de apoderamiento debe ser presentada ante la SUNAFIL, requisito que resultará obligatorio para acreditar que la documentación ha sido ingresada por la empresa a través de su representante autorizado.
7. ¿Cómo cumplo con una visita inspectiva presencial?
Por otro lado, en los casos de visitas inspectivas presenciales debemos tener presente algunas pautas como la atención inmediata al inspector que no deberá exceder de un tiempo de tolerancia de diez minutos para la atención efectiva. Para dichos fines es importante que la empresa cuente con un protocolo interno que contemple la coordinación entre las áreas de recepción y seguridad ya que entre la identificación en puerta y la atención del inspector por el representante autorizado de la empresa podrían existir dilaciones que pudieran llevar a la empresa a ser multada por la infracción muy grave consistente en la obstrucción a la labor inspectiva.
Es recomendable que el represente autorizado no solo esté investido formalmente (vigencia de poder o carta poder) para presentarse en representación de la compañía, sino que es necesario que se encuentre plenamente informando para brindar las declaraciones adecuadas cuando esto resulte exigible por parte de la SUNAFIL.
De otro lado, es importante tener presente que como empleadores se encuentran en la obligación de brindar acceso a la SUNAFIL a las instalaciones de la empresa, salvo que exista alguna coordinación diferente con el inspector (por ejemplo, si se trata de la falta de un equipo de protección personal que resulte necesario para evitar poner en riesgo la seguridad y salud en el trabajo del inspector). De existir un impedimento en el acceso a las instalaciones de la empresa para que el inspector realice la visita inspectiva, la SUNAFIL podría multar a la empresa por la comisión de una infracción muy grave consistente en la obstrucción de la labor inspectiva.
8. ¿Qué estrategias puedo seguir para presentar documentación ante SUNAFIL?
Finalmente, compartimos estrategias para la presentación de la documentación ante SUNAFIL a fin de evitar riesgos innecesarios que supongan el incremento de las infracciones cometidas y, consecuentemente, de las multas:
- Sugerimos en principio realizar un detalle interno de hechos objetivos, de manera completa; de modo que se recaben los documentos principales y complementarios, inclusive las declaraciones vinculadas a un caso). Al final de este ejercicio, la empresa debería contar con un documento de ayuda memoria con el recuento real de los hechos vinculados al caso.
- Luego, es recomendable que, en base a dicho recuento de hechos, bajo una perspectiva legal, pueda definirse la posición legal en el caso, así como el nivel de riesgo y contingencia que se encuentra involucrado. Esto, permitirá de manera oportuna la subsanación sin imposición de multa.
- La documentación a presentar es importante que sea revisada no solo en el contenido sino también en la formalidad exigida legalmente. Recordemos que existen formatos como las boletas de pago o el registro de asistencia los cuales deben contener requisitos específicos para su validez legal. Asimismo, la documentación que se presente debe obedecer con exactitud a aquello que se pide (no más ni menos); por lo que, frente a pedidos genéricos, es importante seleccionar la documentación que resulte adecuada y pertinente. Así, por ejemplo, los informes que se solicitan para sustentar la contratación a plazo fijo deben ser específicos no solo respecto al texto del informe sino respecto a la documentación que se acompaña a fin de no generar incoherencias en el argumento o tergiversarlo. En esa misma línea, cuando se traten de acreditar pagos, recomendamos acompañar la liquidación y/o boleta, así como la constancia de pago bancarizada.
Como se puede apreciar de lo expuesto, ante una inspección de SUNAFIL que se desee afrontar con éxito, es imprescindible que no solo nos avoquemos de manera preventiva al cumplimiento normativo, sino que además es necesario que nos informemos claramente respecto a la forma de relacionamiento con SUNAFIL desde la perspectiva legal y, a manera de recomendación, bajo las estrategias prácticas arriba señaladas.
