A través de la Resolución Administrativa 000103-2021-P-CSJLI-PJ, la Corte de Lima aprueba las pautas para la gestión de fedatarios y legalizadores de firma.
Aprueban el Lineamiento N° 002-2021-P-CSJLI-PJ denominado «Pautas para la gestión de los fedatarios y legalizadores de firma de la Corte Superior de Justicia de Lima»
PRESIDENCIA DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE LIMA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA N° 000103-2021-P-CSJLI-PJ
Lima, 30 de marzo de 2021
VISTOS:
La Resolución Administrativa N° 203-99-P-CSJL del 12 de abril de 1999; la Resolución del 10 de febrero de 2021 del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, remitido a través del Oficio Circular N° 000004-2021-P-CE-PJ del 20 de marzo de 2021; el Informe N° 000009-2021-CR-UPD-GAD-CSJLI-PJ del 26 de marzo de 2021 de la Coordinación de Racionalización; el Oficio N° 000154-2021-UPD-GAD-CSJLI-PJ del 26 de marzo de 2021 de la Unidad de Planeamiento y Desarrollo; y, el Informe N° 000024-2021-AL-CSJLI-PJ del 29 de marzo de 2021 de la Oficina de Asesoría Legal; y,
CONSIDERANDO:
1. Mediante Resolución Administrativa N° 203-99-P-CSJL del 12 de abril de 1999 se aprobó el «Manual Normativo del Fedatario de la Corte Superior de Justicia de Lima», el mismo que consta de siete artículos y un formato, que forman parte integrante de la referida resolución.
2. El régimen de los fedatarios se encuentra contemplado en el artículo 138 del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General[1] (en adelante, el TUO de la LPAG), que señala lo siguiente:
Cuando se establezcan requisitos de autenticación de documentos el administrado podrá acudir al régimen de fedatarios que se describe a continuación:
1. Cada entidad designa fedatarios institucionales adscritos a sus unidades de recepción documental, en número proporcional a sus necesidades de atención, quienes, sin exclusión de sus labores ordinarias, brindan gratuitamente sus servicios a los administrados.
2. El fedatario tiene como labor personalísima, comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregados como prueba. También pueden, a pedido de los administrados, certificar firmas previa verificación de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario.
3. En caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a autenticar, la oficina de trámite documentario consulta al administrado la posibilidad de retener los originales, para lo cual se expedirá una constancia de retención de los documentos al administrado, por el término máximo de dos días hábiles, para certificar las correspondientes reproducciones. Cumplido éste, devuelve al administrado los originales mencionados.
4. La entidad puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibición del original presentado para la autenticación por el fedatario.
Asimismo, la Cuarta Disposición Complementaria Transitoria del TUO de la LPAG dispone que, para efectos de lo dispuesto en el artículo 138, cada entidad podrá elaborar un reglamento interno en el cual se establecerá los requisitos, atribuciones y demás normas relacionadas con el desempeño de las funciones de fedatario.
3. El Reglamento de Organización y Funciones de las Cortes Superiores de Justicia que operan como unidades ejecutoras aprobada por Resolución Administrativa N° 090-2018-CE-PJ establece en su artículo 28 inciso 5, que son funciones de las Áreas de Trámite Documentario y Archivo, “fedatear las copias de los documentos que se le presenten para uso exclusivo del Poder Judicial”.
4. Por otro lado, desde el año 1997 en la Corte Superior de Justicia de Lima se dispuso la actuación de auxiliares jurisdiccionales en los Centros de Distribución General (CDG) para que en el ejercicio de sus funciones realicen los actos de legalización de firma de los justiciables, en aquellos casos que así lo requieran en el instante de la presentación de los escritos[2]. Esta práctica, según el informe de vistos de la Coordinación de Racionalización ha permitido la celeridad del trámite de legalización de firmas y la presentación de los documentos en el Centro de Distribución General.
5. Igualmente, en el numeral 5.11.2 del «Instructivo para el ingreso de la Documentación Jurisdiccional en los Centros de Distribución General y/o Mesas de Partes de la Corte Superior de Justicia de Lima»[3] se estableció los casos donde se exige el acta de legalización de firma para la presentación de documentos de carácter jurisdiccional en concordancia con los artículos 330, 341 y 610 del Código Procesal Civil; siendo estas disposiciones de cumplimiento obligatorio para todas las Mesas de Partes, Centros Modulares y Centros de Distribución General de la Corte Superior de Justicia de Lima, así como del público usuario del servicio de justicia.
6. El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial (CEPJ) a través de la Resolución de vistos del 10 de febrero de 2021, ha dispuesto que los presidentes de las Cortes Superiores de Justicia del país habiliten secretarios/as y/o especialistas legales, para los fines del trámite de legalización de firma en solicitudes de medida cautelar, a que se refiere el artículo 613 del Código Procesal Civil. Uno de fundamentos que sustentan esta decisión es el siguiente:
Sexto. – (…), se debe tener en cuenta que la suspensión del trabajo presencial en determinados órganos jurisdiccionales del Poder Judicial ocasionará de manera posterior se congestione el pedido de legalización de firmas ante los/las secretarios/as, así como una mayor presencia de usuarios judiciales en las sedes de este Poder del Estado. En tal sentido, corresponde adoptar medidas urgentes para salvaguardar el correcto funcionamiento de los órganos jurisdiccionales a nivel nacional y establecer un mecanismo que agilice el trámite de legalización de firma para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 613 del Código Procesal Civil: por ende, este órgano de Gobierno considera necesario que los/las Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia del país habiliten Secretarios/as y/o Especialistas Legales, para cumplir con lo dispuesto en la precitada norma.
7. El 26 de marzo del año en curso, la Unidad de Planeamiento y Desarrollo mediante Oficio N° 000154-2021-UPD-GAD-CSJLI-PJ elevó a esta Presidencia para su aprobación y previo informe legal, la propuesta del Lineamiento N° 002-2021-P-CSJLI-PJ denominado «Pautas para la gestión de los fedatarios y legalizadores de la Corte Superior de Justicia de Lima» (en adelante, el lineamiento) elaborado por la Coordinación de Racionalización, en coordinación con la Comisión Distrital de Gestión de Despacho Judicial, la Coordinación del Centro de Distribución General, la Coordinación del Área de Trámite Documentario y Archivo, y la Coordinación de Recursos Humanos; el mismo que cuenta con los vistos buenos de las unidades comprometidas en la implementación del lineamiento.
8. El 29 de marzo de 2021, la Oficina de Asesoría Legal a través del Informe N° 000024-2021-AL-CSJLI-PJ concluyó que el lineamiento es acorde con la normatividad citada, siendo factible su aprobación por parte de la Presidencia de esta Corte Superior de Justicia que, según el artículo cuarto de la Resolución Administrativa N° 000023-2021-P-CE-PJ, ostenta facultades para disponer las medidas sobre los recursos humanos y logísticos para el adecuado funcionamiento de órganos jurisdiccionales del 1 al 31 de marzo de 2021.
9. Atendiendo a lo expuesto por las unidades orgánicas referidas, esta Presidencia estima conveniente aprobar el citado lineamiento, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Es un documento que busca actualizar la gestión y la normatividad de los fedatarios, así como incorporar el marco regulatorio de los legalizadores de firma en la CSJLI. Asimismo, plantea la diferenciación de las funciones del fedatario y del legalizador, cada uno según el marco normativo que le corresponde.
b) Contiene las disposiciones generales, específicas y complementarias sobre la designación de fedatarios y legalizadores de firma, la cual se realizará mediante resolución administrativa de la Presidencia. También, establece las causas o supuestos que generan se deje sin efecto la designación en forma automática. Según la Oficina de Asesoría Legal, estas propuestas se encuentran acorde con la normatividad vigente.
c) El lineamiento propone la habilitación de secretarios/as y/o especialistas legales no solo para los fines del trámite de legalización de firma en las solicitudes de medida cautelar, sino también para los casos de allanamiento y reconocimiento, transacción judicial, desistimiento, declaraciones juradas, revocatoria o subrogación de poder por acta, cesión de derechos y otros actos procesales que requieren legalización de firmas conforme a lo dispuesto en el Código Procesal Civil o en otra norma procesal. Esta medida es viable debido a que, según la norma procesal, los mencionados actos requieren de la intervención del secretario judicial y/o especialista legal para dar fe de la autenticidad de la firma que aparece en el documento a efecto de que tengan eficacia jurídica.
d) La referida habilitación solo será para la realización de los trámites de legalización de firma y se asignará en adición a las funciones que ejerce la persona habilitada. Por tanto, los servidores habilitados no están autorizados para realizar actividades jurisdiccionales propias de los secretarios judiciales o especialistas legales.
e) La función de legalización de firma es una actividad de apoyo a las labores de los secretarios judiciales y especialistas legales, que según el mandato del TUO de la LOPJ y el Código Procesal Civil, son quienes ostentan la fe pública judicial y, por tanto, son los llamados a intervenir en las actuaciones de legalización de firma.
f) La aprobación del lineamiento permitirá descongestionar las labores de los secretarios/as judiciales y/o especialistas legales en los trámites de legalización de firma, permitiendo que la atención a los justiciables sea oportuna y eficiente, más aún en el presente contexto excepcional donde las labores presenciales en el Poder Judicial se vienen desarrollando de manera interdiaria como medida de protección de la salud de los trabajadores y Público usuario ante el Estado de Emergencia Nacional decretado por el Poder Ejecutivo por la pandemia del Coronavirus, lo que ha generado ralentización de los diversos trámites en la institución.
10. En virtud de lo expuesto, corresponde a esta Presidencia, como máxima autoridad administrativa de la sede judicial a su cargo y encargada de la política interna de su Distrito Judicial, formalizar mediante resolución administrativa la aprobación del precitado lineamiento. Asimismo, disponer las medidas para su inmediata implementación en la Corte Superior de Justicia de Lima con la finalidad de dinamizar la atención de los justiciables, siendo necesario dejar sin efecto la Resolución Administrativa N° 203-99-P-CSJL del 12 de abril de 1999 que aprobó el «Manual Normativo del Fedatario de la Corte Superior de Justicia de Lima».
11. Por las consideraciones expuestas y en uso de las atribuciones conferidas en los incisos 3) y 9) del artículo 90 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- DEJAR sin efecto la Resolución Administrativa N° 203-99-P-CSJL del 12 de abril de 1999 que aprobó el «Manual Normativo del Fedatario de la Corte Superior de Justicia de Lima».
Artículo Segundo.- APROBAR el Lineamiento N° 002-2021-P-CSJLI-PJ denominado «Pautas para la gestión de los fedatarios y legalizadores de firma de la Corte Superior de Justicia de Lima», conforme a las consideraciones expuestas, documento que tendrá vigencia a partir del día siguiente de la presente aprobación.
Artículo Tercero.- DISPONER que la Gerencia de Administración Distrital a través de sus unidades orgánicas desplieguen las acciones pertinentes para la implementación del referido lineamiento.
Artículo Cuarto.- PONER en conocimiento la presente resolución a la Presidencia del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, la Oficina de Control de la Magistratura, la Oficina Desconcentrada de Control de la Magistratura, la Gerencia de Administración Distrital, la Unidad de Planeamiento y Desarrollo, la Unidad de Servicios Judiciales, magistrados/as de esta Corte Superior de Justicia y demás unidades orgánicas comprometidas en la implementación del lineamiento, para los fines pertinentes.
Regístrese, comuníquese y cúmplase.
JOSÉ WILFREDO DÍAZ VALLEJOS
Presidente
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[1] Aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
[2] Así tenemos la Resolución Administrativa N° 059-97-P-CSJL del 22 de mayo de 1997, la Resolución Administrativa N° 062-99-P-CSJL del 28 de enero de 1999, la Resolución Administrativa N° 0159-2001-P-CSJLI/PJ del 15 de mayo de 2001, la Resolución Administrativa N° 377-2008-P-CSJLI-PJ del 10 de octubre de 2008, la Resolución Administrativa N° 221-2009-P-CSJLI/PJ del 17 de abril de 2009.
[3] Aprobado mediante la Resolución Administrativa Nº 360-2014-P-CSJLI-PJ del 21 de noviembre del 2014.
