El uso por la SUNAFIL de la casilla electrónica, los expedientes digitales, las comparecencias virtuales, entre otras herramientas, han demostrado que no es necesaria per se la presencialidad para continuar con su labor de fiscalización de manera eficaz.
La tecnología, a lo largo de los años, ha venido evolucionando, simplificando nuestro estilo de vida, y convirtiéndose en parte de ella. En el Perú, la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) organismo técnico especializado, adscrito al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), no ha sido ajeno a ello, y ha implementado en sus procedimientos el uso de las tecnologías ya desde hace varios años; sin embargo, desde el año 2020 el uso de las tecnologías se ha visto incrementado a partir del confinamiento derivado del COVID–19, convirtiéndose en una necesidad.
De esta manera, hoy en día, para la Sunafil el uso de la casilla electrónica, los expedientes digitales, las comparecencias virtuales, entre otros aplicativos, han demostrado que no es necesario per se la presencialidad para continuar con su labor de fiscalización de manera eficaz. Es, en esa línea, que el uso de tecnologías también cobra relevancia en el entorno de la actividad probatoria en la etapa investigación, y sobre todo dentro del procedimiento administrativo sancionador, el cual a nuestro entender se simplificaría, si partimos de la premisa de que los hechos, documentos y/o cualquier otro medio de prueba formen parte del expediente digital.
Dicho esto, debemos tener presente que existen otras actuaciones o medios de prueba que no son convencionales, pero que pueden ser aportados durante el procedimiento inspectivo y que resultan tener una potencia probatoria relevante. Así, tenemos las comparecencias virtuales y los informes orales ante la subintendencia e intendencia, los cuales son grabados y deben formar parte del expediente digital. Ello, además, podrá servir a la propia administración para poder verificar oportunidades de mejora con relación a la actuación de los inspectores y las autoridades que resuelven, generándose, de esta manera, un camino hacia una inspección del trabajo más transparente y que minimice la posibilidad de arbitrariedades.
Por otro lado, las empresas privadas no han sido ajenas a la evolución tecnológica, por el contrario, han venido implementando también aplicativos que pueden usarse desde, la selección de personal, hasta la remisión de contratos, boletas remunerativas, liquidaciones de beneficios sociales, otorgar vacaciones, entre otros beneficios laborales. A ello, se suma que los medios tecnológicos son cada vez más potentes y veloces, lo que facilita que paulatinamente resulte menos costoso acudir a estos mecanismos para establecer vías de comunicación, en lugar de acudir a los sistemas tradicionales.
En esa línea, el Decreto Legislativo No. 1310, que dispuso en su artículo 3 la simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral de forma específica señala: “en la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas (…)”.
Siguiendo la misma lógica, de forma acertada, el Tribunal de Fiscalización Laboral (en adelante “el Tribunal”), se ha pronunciado de manera favorable sobre el uso de tecnologías como una forma de facilitar la entrega de documentos laborales, y por ende una fórmula más sencilla y eficaz en la probanza. Un ejemplo, es la Resolución No. 368-2021-SUNAFIL/TFL-Primera Sala de fecha 30 de setiembre de 2021, mediante la cual, el Tribunal ha reconocido la entrega de las boletas de pago vía WhatsApp, que convencionalmente, eran entregadas de forma física a los trabajadores.
De igual forma, mediante Resolución No. 613-2021-SUNAFIL/TFL-Primera Sala, el Tribunal señaló de forma expresa, un cambio de criterio, indicando que sí es posible otorgar vacaciones mediante una plataforma virtual. Además, agregó que, hoy en día, “resulta innegable que el empleo de medios digitales acelera los procesos y simplifica los trámites”; y que, “es necesario tener en cuenta el principio de informalidad que rige los procedimientos administrativos, según el cual los derechos e intereses de los administrados no deben verse afectados por la exigencia de aspectos formales”.
No podemos negar que, gracias al uso de la tecnología, los procedimientos laborales internos de una empresa se han visto simplificados; no obstante, resulta necesario que la actividad probatoria y la formula del manejo de la información se enmarque dentro de este nuevo contexto, pues en tanto aún se propongan sanciones, por ejemplo, por no presentar un documento con firma del trabajador (boletas) pese a la existencia de un sistema que pone a disposición dichos documentos, e incluso los depósitos de pagos, estamos perdiendo la oportunidad de eliminar costos innecesarios tanto para los empleadores como para la propia administración, perdiendo de vista, además, que de acuerdo con la finalidad inspectiva, no debe primar la verdad formal sobre la verdad material.
