El Decreto Supremo 004-2024-TR establece la obligatoriedad de usar la casilla electrónica para notificar actos administrativos y actuaciones relacionadas con servicios exclusivos y otras acciones administrativas del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE).
Decreto Supremo que aprueba la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo
DECRETO SUPREMO Nº 004-2024-TR
LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA
CONSIDERANDO:
Que, la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano;
Que, el artículo 4 de la referida ley establece como finalidad del proceso de modernización de la gestión del Estado, la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;
Que, a través del Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, se aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, el cual contiene normas comunes para las actuaciones de la función administrativa del Estado y, regula todos los procedimientos administrativos desarrollados en las entidades, incluyendo los procedimientos especiales;
Que, los numerales 1.2 y 1.9 del Artículo IV del Título Preliminar de la referida norma establecen que los administrados gozan de los derechos y garantías implícitos al debido procedimiento administrativo, los cuales comprenden, entre otros, el derecho a ser notificado, y que quienes participan en el procedimiento deben actuar de modo tal que se dote al trámite de la máxima dinámica posible, a fin de alcanzar una decisión en tiempo razonable, respectivamente;
Que, el numeral 20.1 del artículo 20 del mismo cuerpo normativo detalla las modalidades de notificación y su orden de prelación; y, el quinto párrafo del numeral 20.4 del mismo artículo dispone que la entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica, gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como de actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado; además, dispone que por Decreto Supremo del sector, previa opinión favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros y del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, se puede aprobar la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica;
Que, la Ley Nº 31736, Ley que regula la notificación administrativa mediante casilla electrónica, regula la notificación vía casilla electrónica de los actos administrativos y las actuaciones administrativas emitidas por las entidades de la administración pública sujetas al ámbito de aplicación del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, y de aquellos previstos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos (TUPA) de las diferentes entidades de la administración pública;
Que, el artículo 53 del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, aprobado por Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, señala que la casilla electrónica es el domicilio digital que sirve para recibir comunicaciones y/o notificaciones remitidas por las entidades de la Administración pública a los ciudadanos y personas en general, conforme se establece en el numeral 20.4 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, y al que se refiere el artículo 22 del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital; asimismo, se precisa que la casilla electrónica acredita la certeza, integridad y fecha y hora cierta de una comunicación y/o notificación realizada por una entidad pública a un ciudadano o persona en general;
Que, en el ejercicio de sus competencias y funciones, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), a través de sus órganos y unidades orgánicas, desarrolla diversas actuaciones administrativas, emite actos administrativos y brinda servicios prestados en exclusividad que requieren ser oportunamente notificados a los administrados;
Que, en ese contexto, a fin de otorgar celeridad al mecanismo de notificación en el MTPE y considerando que se cuenta con la disponibilidad tecnológica para asignar casillas electrónicas a los administrados, resulta necesario disponer la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica de los actos emitidos por la citada entidad;
Que, en virtud al numeral 6 del inciso 28.1 del artículo 28 del Reglamento que desarrolla el marco institucional que rige el proceso de Mejora de la Calidad Regulatoria y establece los Lineamientos Generales para la aplicación del Análisis de Impacto Regulatorio Ex Ante, aprobado por Decreto Supremo Nº 063-2021-PCM, la presente norma se considera excluida del alcance del Análisis de Impacto Regulatorio Ex Ante por la materia que comprende, consistente en parte del desarrollo e implementación del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, establecido en el numeral 11 del artículo 46 de la Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo;
Contando con la opinión favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros y del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; y
De conformidad con lo establecido por la Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; la Ley Nº 29381, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo; la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado; el Texto Único Ordenado de Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS; y el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobado por Resolución Ministerial Nº 308-2019-TR;
DECRETA:
Artículo 1.- Objeto
El presente Decreto Supremo tiene por objeto aprobar la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica de los actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad, y actuaciones administrativas del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo – MTPE, que correspondan ser notificados de acuerdo con la normatividad vigente.
Artículo 2.- Finalidad
El presente Decreto Supremo tiene por finalidad optimizar la eficiencia y la celeridad de los procedimientos administrativos y actuaciones administrativas del MTPE, mediante la notificación vía casilla electrónica, garantizando el derecho a la debida notificación implícito al debido procedimiento administrativo a favor de los administrados.
Artículo 3.- Ámbito de aplicación
El presente Decreto Supremo es de aplicación por:
3.1 Las unidades de organización y programas del MTPE que participan en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia de la entidad.
3.2 Los administrados que participan en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia del MTPE.
Artículo 4.- Definiciones
Para efectos de lo dispuesto en el presente Decreto Supremo se consideran las definiciones siguientes:
4.1 Actos administrativos o actuaciones administrativas: Aquellos emitidos en el marco de lo previsto en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo 004-2019-JUS, así como aquellos que se han emitido conforme a los servicios prestados en exclusividad por parte del MTPE.
4.2 Acuse de recibo: Proceso que registra la recepción de la notificación electrónica personal recibida en la casilla electrónica, de modo tal que se impide rechazar el envío y da certeza al remitente de que el envío y la recepción han tenido lugar en una fecha y hora determinada a través del sello de tiempo electrónico.
4.3 Casilla electrónica: Buzón electrónico asignado al usuario, creado en el Sistema de Notificación Electrónica del MTPE, cuyo propósito es el trámite seguro y confiable de las notificaciones en el marco de los procedimientos administrativos y actuaciones del MTPE.
4.4 Clave de acceso: Texto conformado por caracteres alfanuméricos y/o caracteres especiales, de ser el caso, de conocimiento exclusivo del usuario que, asociado con otros atributos de su identidad, permite su autenticación y acceso a la casilla electrónica.
4.5 Correo electrónico personal: Correo electrónico consignado por el usuario, habilitado para recibir mensajes y archivos adjuntos, en el marco de la activación y funcionamiento de la casilla electrónica dentro del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
4.6 Documento: Información creada, recibida y conservada como evidencia y activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Puede estar soportada en un medio físico o en un medio digital o similar.
4.7 Nombre de usuario: Texto conformado por caracteres que, en forma conjunta con la clave de acceso, permite identificar al usuario para acceder a la casilla electrónica a través del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
4.8 Notificación electrónica: Es la forma de comunicación a través de la cual las unidades de organización y programas del MTPE ponen en conocimiento del usuario interesado los distintos actos y/o actuaciones administrativas del trámite que le corresponde realizar haciendo uso de la casilla electrónica del destinatario. Tiene la misma validez y eficacia jurídica que las notificaciones realizadas por medios físicos.
4.9 Programa: Estructura funcional creada para atender un problema o situación crítica, o implementar una política pública específica, en el ámbito de competencia del MTPE a la que pertenece.
4.10 Sistema de Notificación Electrónica: Herramienta tecnológica para el diligenciamiento de las notificaciones de los actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad, y actuaciones administrativas y documentos relacionados que deban ser notificados por el MTPE de acuerdo con el marco normativo vigente. Este sistema web permite la transmisión y almacenamiento de la información de notificaciones vía casilla electrónica, garantizando la confidencialidad, autenticidad, integridad y disponibilidad de las notificaciones diligenciadas electrónicamente.
4.11 Unidades de organización: Órganos y unidades orgánicas del MTPE.
4.12 Usuario: Es el administrado que participa en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia del MTPE, a quien se le otorga una casilla electrónica a la cual accede a través de su credencial de autenticación o mediante la verificación de algunos datos de su Documento Nacional de Identidad (DNI).
Artículo 5.- Sistema de Notificación Electrónica del MTPE
Las unidades de organización del MTPE y sus programas emplean el Sistema de Notificación Electrónica del MTPE para notificar a los usuarios y público en general, los actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad y actuaciones administrativas que correspondan ser notificadas de acuerdo con la normatividad vigente, en el marco de las funciones y competencias del MTPE, y de conformidad con el numeral 20.4 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004- 2019-JUS.
Artículo 6.- Notificación vía casilla electrónica
6.1 Es obligatoria la notificación vía casilla electrónica, de todos los actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad, y actuaciones administrativas del MTPE, que correspondan ser notificados de acuerdo con la normatividad vigente, en el marco de sus funciones y competencias, a través del uso del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
6.2 La notificación vía casilla electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que las notificaciones realizadas por medios físicos tradicionales o presenciales, conforme con lo establecido en el artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS.
6.3 El proceso de notificación vía casilla electrónica en el MTPE se inicia con el depósito del acto administrativo, actuación administrativa sobre servicios prestados en exclusividad, o actuación administrativa en la casilla electrónica del usuario, el cual, genera la constancia de notificación electrónica y el acuse de recibo; asimismo, se envía la comunicación al correo electrónico del usuario y al teléfono celular del usuario registrado para dicho fin.
6.4 La constancia de la notificación vía casilla electrónica y el acuse de recibo de la notificación son incorporados en el expediente correspondiente por las unidades de organización del MTPE y sus programas, según corresponda, a cargo del procedimiento administrativo o servicio brindado en exclusividad.
Artículo 7.- Asignación de la casilla electrónica
7.1 El MTPE asigna al usuario una casilla electrónica en el Sistema de Notificación Electrónica de la entidad, la cual se constituye en un domicilio digital obligatorio, a través del cual se realizan las notificaciones de los actos administrativos y/o actuaciones emitidas, en el marco de sus funciones y competencias que correspondan ser informadas al usuario.
7.2 La asignación y uso de la casilla electrónica son gratuitos. Solo existe una casilla electrónica por persona natural o por persona jurídica.
Artículo 8.- Documentos objeto de notificación obligatoria a través del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE
Son objeto de notificación electrónica obligatoria a través del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE:
8.1 Todo documento emitido en el marco de las funciones y competencias del MTPE, que corresponda ser informado al usuario, tales como dictámenes económicos, decretos, conciliaciones, cédulas de cobranza coactiva, entre otros, necesarios para el trámite del procedimiento y/o actuación.
8.2 Los documentos como resoluciones y actuaciones administrativas emitidas por el MTPE, como primera y segunda instancia, en los procedimientos administrativos.
8.3 Los documentos referidos a actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad por el MTPE.
Artículo 9.- Obligaciones del usuario de la casilla electrónica
Son obligaciones del usuario de la casilla electrónica:
9.1 Revisar periódicamente la casilla electrónica asignada a efectos de tomar conocimiento de los documentos relacionados con actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad y/o actuaciones administrativas que se le notifiquen.
9.2 Mantener operativo su correo electrónico y teléfono celular registrado para tal fin, a efectos de recibir las alertas del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
9.3 Mantener la confidencialidad y adoptar las medidas de seguridad en el uso del nombre de usuario y la clave de acceso a su casilla electrónica del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
Artículo 10.- Obligaciones del MTPE
Son obligaciones del MTPE respecto a la casilla electrónica:
10.1 Crear y asignar las casillas electrónicas para los usuarios del Sistema de Notificación de Casillas Electrónicas del MTPE.
10.2 Brindar la asistencia necesaria para el registro y uso del Sistema de Notificación de Casillas Electrónicas del MTPE, a través de los canales de atención no presenciales indicados en la sede digital del MTPE.
10.3 Atender las consultas de los usuarios que puedan surgir de cualquier acto y/o actuación al realizarse la notificación a través del Sistema de Notificación de Casillas Electrónicas del MTPE.
10.4 Implementar, desarrollar, y mantener actualizado y operativo el Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
Artículo 11.- Contenido de la notificación vía casilla electrónica
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 24.1 del artículo 24 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, la notificación vía casilla electrónica debe contener lo siguiente:
11.1 El texto íntegro del acto o actuación administrativa, incluyendo su motivación y anexos, de corresponder.
11.2 La identificación del procedimiento dentro del cual haya sido dictado, de corresponder.
11.3 Las unidades de organización del MTPE o sus programas, según sea el caso, del cual procede el acto o actuación administrativa y su dirección.
11.4 La fecha de vigencia del acto o actuación administrativa notificada y la mención de si agota la vía administrativa, de corresponder.
11.5 Cuando se trate de una notificación dirigida a terceros, se agrega, además, cualquier otra información que pueda ser importante para proteger los intereses y derechos de este.
11.6 La expresión de los recursos que proceden, el órgano ante el cual deben presentarse los recursos y el plazo para interponerlos.
Artículo 12.- Validez y efecto de la notificación vía casilla electrónica
12.1 La notificación se entiende válidamente efectuada con el depósito del documento en la casilla electrónica asignada al usuario.
12.2 El MTPE, mediante su Sistema de Notificación Electrónica, remite un mensaje de alerta informativa al correo electrónico y al teléfono celular registrado para tal fin, cada vez que se le notifique un documento a la casilla electrónica, los mismos que constituyen requisitos de validez de la notificación.
12.3 La notificación surte efectos el día que conste haber sido recibida en la casilla electrónica o, en caso tal día sea no hábil, a partir del primer día hábil siguiente de haber sido recibida.
12.4 El cómputo de los plazos expresados en días se inicia el día hábil siguiente de aquel en que la notificación vía casilla electrónica surte efectos, salvo que en el acto o actuación administrativa notificada se señale una fecha distinta.
Artículo 13.- Excepciones a la notificación obligatoria a través del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE
13.1 Excepcionalmente, cuando las circunstancias lo ameriten o cuando exista la imposibilidad de efectuar la notificación vía casilla electrónica a través del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE, la notificación se realiza a través de las modalidades y conforme al orden de prelación previsto en el numeral 20.1 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS.
13.2 Lo señalado en el numeral 13.1 resulta aplicable en los siguientes supuestos:
a) Si el usuario reside en una localidad donde no se cuente con acceso a internet o se encuentra en condiciones de vulnerabilidad, debiendo poner este hecho en conocimiento del MTPE mediante una comunicación escrita que señale dicha situación, de acuerdo con los plazos señalados en las disposiciones complementarias a que se refiere la Segunda Disposición Complementaria Final del presente Decreto Supremo.
b) Si se interrumpe el funcionamiento del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE por causas debidamente verificadas y comunicadas a los usuarios por la Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones del MTPE.
13.3 Las disposiciones complementarias a que se refiere la Segunda Disposición Complementaria Final del presente Decreto Supremo, establecen el trámite a seguir para atender las situaciones descritas en el presente artículo, pudiendo incorporar supuestos de excepción adicionales a los indicados en el numeral precedente.
Artículo 14.- Financiamiento
La aplicación de lo dispuesto en el presente Decreto Supremo se financia con cargo al presupuesto institucional del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.
Artículo 15.- Publicación
El presente Decreto Supremo se publica en la Plataforma Digital Única del Estado Peruano para Orientación al Ciudadano (www.gob.pe) y en la sede digital del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (www.gob.pe/mtpe), el mismo día de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
Artículo 16.- Refrendo
El presente Decreto Supremo es refrendado por el Ministro de Trabajo y Promoción del Empleo.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
Primera.- Vigencia
El presente Decreto Supremo entra en vigencia al día siguiente de la publicación de las disposiciones complementarias a que se refiere la Segunda Disposición Complementaria Final, salvo dicha Disposición Complementaria Final que entra en vigencia al día siguiente de la publicación del presente Decreto Supremo.
Segunda.- Normativa complementaria e implementación progresiva
El MTPE, en un plazo no mayor a noventa días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación del presente Decreto Supremo, mediante Resolución Ministerial, aprueba las disposiciones complementarias que resulten necesarias para la mejor aplicación del presente Decreto Supremo, así como el cronograma que determine los plazos para la implementación progresiva de los actos administrativos, actuaciones sobre servicios prestados en exclusividad, y actuaciones administrativas, objeto de la notificación obligatoria a través de la casilla electrónica del Sistema de Notificación Electrónica del MTPE.
Tercera.- Adopción de los bloques básicos de interoperabilidad técnica
El Sistema de Notificación Electrónica del MTPE adopta y se integra de manera progresiva a la Plataforma Casilla Única Electrónica del Estado Peruano (CASILLA ÚNICA PERÚ), la Plataforma Nacional de Identificación y Autenticación de la Identidad Digital (ID GOB.PE) y los bloques básicos de interoperabilidad técnica, conforme con lo señalado en el Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y sus normas reglamentarias.
Cuarta.- Integración del Sistema de Notificación Electrónica y el Sistema de Gestión Documental del MTPE
El Sistema de Notificación Electrónica del MTPE se integra con el Sistema de Gestión Documental (SGD) institucional para la gestión documental integral, en el marco de lo establecido en el artículo 8 del Decreto Legislativo Nº 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa, y del Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo Nº 1310, aprobado por Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI.
DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA
Única.- Adecuación
En el plazo de cuarenta y cinco días calendarios contados a partir del día siguiente de publicación de las disposiciones complementarias a que se refiere la Segunda Disposición Complementaria Final del presente Decreto Supremo, los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad en trámite se adecúan a la notificación vía casilla electrónica obligatoria dispuesta por el presente Decreto Supremo.
Durante el periodo de adecuación, la notificación a los administrados respecto de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad en trámite se continúa realizando a través de las modalidades que resulten aplicables, previstas en el numeral 20.1 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintinueve días del mes de agosto del año dos mil veinticuatro.
DINA ERCILIA BOLUARTE ZEGARRA
Presidenta de la República
DANIEL MAURATE ROMERO
Ministro de Trabajo y Promoción del Empleo
