La migración hacia lo digital en la inspección del trabajo: el Expediente Digital de la Sunafil
Miriam Illa Pantigoso
Vinatea & Toyama Abogados
La Ley del Gobierno Digital, aprobada por Decreto Legislativo 1412 en septiembre de 2018, estableció como un eje central de la modernización del Estado el uso estratégico de la tecnología a través de su despliegue transversal para mejorar el alcance, condiciones, la prestación y el acceso de los ciudadanos a los servicios estatales. Sin embargo, la implementación ha sido bastante lenta. Esto cambió a partir de las apremiantes necesidades derivadas de la propagación del COVID-19, las cuales obligaron a la Administración a migrar rápidamente a un entorno digital a fin de preservar la continuidad de los servicios públicos.
En el caso de la Sunafil, una de las principales herramientas es la Casilla Electrónica, la cual constituye el canal oficial de notificación tanto para la etapa de investigación inspectiva como durante al procedimiento administrativo sancionador. De esta manera, gran parte de la información de las investigaciones inspectivas está siendo gestionada con un respaldo digital.
En la misma línea, a partir del 15 de octubre de 2021, la Sunafil ha implementado el Expediente Digital, el cual abona en el camino de la migración digital de la inspección del trabajo. Así, se constituye como la herramienta que permite tener de forma organizada, y de fácil acceso, los documentos generados en una inspección, ya sea porque fueron generados por el Inspector o porque fueron aportados por el trabajador denunciante o el empleador.
Como resulta evidente, estamos frente a una nueva etapa en la Inspección del Trabajo, en la cual la utilización intensiva de las herramientas de las tecnologías de la información y comunicación sirve para asegurar la continuidad del servicio y su eficiencia. De esta manera, estas herramientas son un aliado en el proceso de modernización del Estado.
En esa línea, la migración de la Inspección del Trabajo del soporte físico a lo digital permitirá un acceso sencillo y eficaz a la información de las investigaciones en curso y también históricas, generando la reducción de costos del soporte físico y brindando una mayor transparencia.
Del mismo modo, esta digitalización de los procedimientos inspectivos permitirá incorporar, incluso, medios probatorios no convencionales, por ejemplo, se podrá archivar en los Expedientes Digitales grabaciones de comparecencias, videos de actuaciones en el centro de trabajo, declaraciones de los trabajadores o empleadores, entre otros. La capacidad probatoria se verá intensificada y mejorada a partir de la utilización de estos nuevos medios.
Otro ejemplo que coadyuva a la eficacia del procedimiento inspectivo y permite eliminar cargas, es la posibilidad que los Inspectores puedan firmar digitalmente ya sea la documentación que generen o que reciban antes de incorporarla al Expediente Digital, con lo cual se les otorga una fecha cierta a todos estos documentos.
De esta manera, si bien existen aún algunos documentos físicos generados durante visitas o comparecencias presenciales, estos también serán incorporados al Expediente Digital debidamente escaneados y con la firma del inspector. Todo esto gracias a un convenio que tiene la Sunafil con la Reniec, lo que deja en evidencia la importancia de generar acuerdos de cooperación entre instituciones del Estado.
Como resulta evidente, estos avances son un paso necesario en el camino a la modernización del Estado; sin embargo, quedan varias tareas pendientes tales como el manejo de las brechas digitales, los problemas de conectividad en algunas regiones, la correcta provisión de herramientas de trabajo y la capacitación del personal inspectivo; además, de la gestión del cambio. Todos estos factores deben ser abordados de forma oportuna para evitar futuras contingencias y asegurar un servicio público de calidad.
