Imaginemos un futuro inmediato en el que un abogado ingrese a su oficina y, desde su computadora, con una contraseña, acceda de inmediato a la totalidad de un expediente determinado en el que ejerce una defensa. Esto ya es una realidad en construcción en los procesos laborales a propósito del expediente electrónico, pero, con base en esa misma configuración, es factible su extensión a todos los expedientes de todo tipo de proceso judicial.
Por necesidad, la crisis producto de la pandemia ha generalizado el trabajo jurídico remoto, siendo esta una coyuntura extraordinaria que impone la realización del trabajo virtual. Los abogados, ya con trajín en el litigio presencial, ahora están adquiriendo, por la fuerza de la necesidad, nuevas destrezas para el litigio virtual en audiencias, que es lo más complejo, por cierto, pero el uso de las plataformas virtuales como un nuevo escenario virtual, ha sido lo central.
En ese contexto, es más simple el registro de la información escrita que corresponde a la postulatoria y de saneamiento que el registro de la información virtual del expediente que, paradójicamente, es el punto débil en la gestión virtual del proceso digital. Este problema es superable, pues la optimización del Expediente Judicial Electrónico EJE, permitirá el inicio del ingreso virtual de las demandas y los posteriores actos procesales desarrollados por las partes, por ejemplo, lo cual justifica su implementación.
El EJE contiene varias herramientas virtuales que requieren de un uso idóneo de las tecnologías de la información que optimizan un procedimiento digital de cara a la justicia electrónica. Este constituye una política judicial, por tanto, solo debe intensificarse y ampliarse a todos los procesos judiciales y perfeccionarse su utilización.
Lo principal es proyectar la configuración del EJE (validada su materialización) solo a partir de una fecha en adelante, así la cultura del pasado terminará como comenzó: por escrito. En efecto, es imposible cambiar el pasado, por lo que sería un absurdo digitalizar los expedientes formados con anterioridad a esa fecha de referencia, lo que nació en papel fenece en papel y de este modo se evitará cualquier disfunción del sistema.
De hecho, la adaptación a este sistema digital asegura una interoperabilidad de todos los operadores del sistema de justicia; se requiere y es factible, que jueces, fiscales y abogados defensores, cuenten con visores, tarjetas criptográficas, firma digital para reconocer la autenticidad y fecha de los actos procesales, etc., todo lo cual ya se encuentra previsto en el EJE, con base en tres componentes:
Todos los efectos son positivos no solo en la gestión judicial, sino también en el ejercicio de la defensa por parte de los abogados, pues con el EJE se logrará una prestación de justicia accesible al ciudadano, transparente, con la agilidad que imprime el formato electrónico y el acortamiento de los plazos de tramitación, promoviéndose así una cultura de información. Ciertamente, se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y una activa interconexión que optimizará el intercambio de información y comunicación entre los operadores del sistema judicial y las instituciones vinculadas al servicio de justicia.
Las consecuencias serán del todo positivas, pues la eficiencia de esta forma de trabajo se manifiesta de inmediato. Por ejemplo, si una demanda es interpuesta, luego de calificada, el auto de admisión se subirá de inmediato al expediente virtual y el mismo activará inmediatamente la notificación virtual con el inicio del cómputo de los plazos procesales. Los cuestionamientos a que la información puede cargar el sistema ya han sido superados por los nuevos sistemas de almacenamiento virtual, lo que permite el manejo desde los terminales que correspondan a los abogados defensores y las partes procesales.
Para esta tarea el Poder Judicial cuenta con ingenieros informáticos de nivel que han creado programas adecuados, los cuales se han ido perfeccionando en este corto tiempo. Es de destacar al ingeniero Julio Becerra de la Corte Superior de Justicia de Arequipa, quien, atendiendo a los fines de control de la gestión del nuevo modelo procesal, diseñó un programa que tenía la virtud de controlar en tiempo real la realización de las audiencias, el tiempo empleado, la expedición de la realización de la audiencia y las demoras en el trámite de expedientes judiciales. Este ejemplo hace prever que la mejora continua del EJE es viable y puede materializar una gestión digital del expediente; solo es cuestión de voluntad guiada en ese norte.
Es importante precisar que las audiencias serán presenciales, pero igualmente serán registradas y luego digitalizadas para formar parte del EJE. Definitivamente, ello no obsta que la realización de los principios de contradictorio, oralidad, inmediación y publicidad se configurarán plenamente con la realización de audiencias presenciales una vez superada la crisis producto de la pandemia. Por otro lado, los expedientes que contengan información sensible deberán ser codificados para el acceso restringido a determinados sujetos procesales.
Como corresponde a un cambio de paradigma y transformación, su implementación será gradual, siendo los jóvenes abogados con cultura virtual quienes desbrocen camino con el uso de la mesa de partes virtual directamente desde su oficina; en tanto, los abogados trajinados en el procesamiento de papel podrán hacer uso de una mesa de partes presencial, que cuente con un sistema de ingreso para que las demandas presentadas por escrito sean virtualizadas, siendo necesario también, gradualmente, ganarlos a la nueva cultura de la virtualidad del expediente.
El farragoso trabajo de papel exige mucho tiempo, esfuerzo y dispendio, además que promueve tiempos muertos, etc., los cuales serán superados inmediatamente con el EJE. En ese marco, es de destacar que no solo se sustituirá al expediente de papel cosido con pabilo, sino que se eliminarán tiempos muertos en el tortuoso camino de elevación de expedientes, pues su remisión virtual hará lugar a una celeridad propia de la virtualidad; así, una vez interpuesta una apelación y concedida está, corresponderá solo activar el programa idóneo para que el expediente se encuentre virtualmente en segunda instancia para su calificación e inmediata notificación.
La imagen de abogados y justiciables en largas y tediosas colas para presentar un escrito o para solicitar el expediente físico para su estudio, y la aglomeración de la infraestructura judicial con pérdida de valioso tiempo, será solo un recuerdo. La nostalgia por la anacrónica forma de gestión del expediente de papel será un obstáculo prontamente superable.
Solo se requiere que una política judicial comprometida que sea vigorosa, agresiva y que con pasos seguros aplique correctivos inmediatos con necesarias rectificaciones, pero sin retorno al pasado.
