10 funciones de la oficina de recursos humanos que todo trabajador debe conocer

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Como sabemos, la oficina de recursos humanos en la empresa (RR. HH.) es la encargada de la selección del personal de la empresa; además, debe cuidar y mantener el vínculo entre el empleador y sus trabajadores; así como impartir medidas de organización y cumplimiento de normativa laboral.

Sin embargo, a veces olvidamos que su rol actualmente está enfocado en una estrategia productiva que busca de manera eficiente el equilibrio entre el capital humano y el capital económico.

Paulatinamente, las empresas requieren mejorar o fortalecer la relación entre sus trabajadores, no solo en materia de legislación laboral, sino en planes para mejorar la productividad.

La gestión humana no es solo una tarea administrativa y es reconocida teóricamente como una disciplina económica:

Las actividades de administración del capital humano contribuyen al mejoramiento de la productividad mediante la identificación de formas óptimas de alcanzar los objetivos de la organización, y de manera indirecta mediante el perfeccionamiento de la calidad de vida laboral de los empleados[1].

Ante la evolución de las relaciones laborales, una oficina de recursos humanos debe cumplir ciertas funciones esenciales. En este artículo compartimos diez de estas actividades que todo trabajador debe conocer.

1. Administración del personal

El registro de los trabajadores en planilla, así como verificar datos que deben de ser declarados por estos. También colabora con el área de contabilidad para mantener el orden de los pagos y las condiciones, por si hubiera excepciones o pagos adicionales, como bonificaciones extraordinarias o beneficios sociales, como en el caso de la asignación familiar.

2. Selección del personal para la empresa

Se encarga del análisis de las necesidades de recursos humanos como condiciones previas al proceso de selección. También se estudian los pasos para llevar a cabo una identificación efectiva del talento y los factores que inciden en el reclutamiento, como su costo, las políticas de la  organización y los diferentes canales y procedimientos para realizarlo.

Además evalúa el outsourcing y la selección interna de personal, y los diferentes tipos de entrevistas. La búsqueda del candidato ideal para cada puesto de empleo, siguiendo ciertas pautas:

3. Incentivar el desarrollo de los trabajadores

La oficina de recursos humanos es responsable de que los trabajadores cumplan con mínimos de eficiencia, es decir, conlleva formar adecuadamente a los trabajadores para que desempeñen con éxito sus funciones dentro de la empresa.

Asimismo, buscan que los trabajadores ejecuten todo su potencial. Por ejemplo, verán cuándo promocionar ciertos incentivos; también, verificar requisitos para las promociones o ascensos.

4. Cuidar de las relaciones laborales

La relación laboral se caracteriza por ser inherentemente conflictiva (entre los intereses del trabajador y del empleador), en ese sentido, necesita de especialistas que lleven estos conflictos de manera transparente y casi neutral. La oficina de RR. HH. tiene como rol fundamental llevar a cabo las negociaciones con los trabajadores en casos de conflictos, e incluso conciliarlos.

El departamento de recursos humanos también se encarga de resolver conflictos que pueda haber dentro de la compañía y llevar a cabo las negociaciones de convenios colectivos con el comité de empresa.

Para esto, suele ser la promotora de la creación del reglamento interno de trabajo, de la mano con el área legal y la gerencia. Esta norma sirve de directriz para las relaciones laborales de la empresa y la ejecución de sanciones.

5. Capacitaciones del personal y prevención de riesgos

Parte de las funciones también es velar por el cumplimiento de las medidas de prevención de riesgos laborales, esto es, cumplir con la normativa laboral de seguridad y salud en el trabajo que incluye las reglas de ergonomía, por ejemplo.

También, suele ser potestad de la oficina de recursos humanos convocar a los trabajadores para las capacitaciones en materias de seguridad. Actualmente, es indispensable que sea lo más claro posible y cumpla con los estándares que sugiere tanto las leyes como los reglamentos.

6. Evaluación y control del desempeño

Paralelamente de las capacitaciones e inducciones a los trabajadores. Es deber de las oficinas de RR.HH. comprobar la progresión del desempeño, considerando el rendimiento de los trabajadores o sus metas conseguidas.

Considerará para este análisis los procesos de selección, capacitación o las actividades de desarrollo. Para esto evaluará también si existen problemas en el campo de las relaciones del personal con la organización.

Es común que la oficina de RR.HH. califique el desempeño de los trabajadores mediante evaluaciones periódicas, con las que les proporciona a los empleadores directos la mejor manera de mejorar. También, funcionan como retroalimentación respecto al trabajo.

7. Beneficios sociales

Como mencionamos, es parte de las funciones de las oficinas de RR.HH. poder tener cada uno de los beneficios sociales que se le otorgan a los trabajadores.

En nuestro ordenamiento jurídico existen diversas normas que regulan los beneficios económicos de los trabajadores mediante normas específicas. Mantener el registro y control de los mismos es una tarea indispensable.

Considerando, por ejemplo, las vacaciones de los trabajadores, una oficina de RR.HH debe saber las normas aplicables y negociar respecto al disfrute de las mismas; además de controlar que se cumplan las disposiciones legales acerca del goce de este derecho.

8. Planificación de la plantilla

¿Cuántos trabajadores necesito para cierta área de la empresa? ¿Qué perfil es el más conveniente? Estas preguntas las responde el personal de recursos humanos conociendo el trabajo de las áreas y el tipo de personal que se requiere.

Esta tarea va de acuerdo con el trabajo de contabilidad, pues se requiere conocer la inversión que la empresa ejecuta para mantener a sus trabajadores.

Una expresión de esta función es la creación de un Manual de funciones de la empresa, la cual debe garantizar el mejor flujo de actividades.

9. Análisis de puestos de trabajo

Considerando la planificación y análisis de la planilla, la empresa suele requerir un estudio técnico de cada puesto de trabajo, con el fin de sistematizar las funciones que van a desempeñar los trabajadores.

Este análisis sirve para reconocer qué tipo de capacitación requerirá el personal para su cargo; así como el nivel de posible riesgo que conlleve el puesto.

La evaluación de puestos de trabajo exigen técnicas para obtener información de los mismos, incluyendo herramientas como las encuestas, la observación directa y las entrevistas entre trabajadores y supervisores. Estas técnicas permiten proceder a la descripción de puestos, que permite determinar los niveles de desempeño en cada puesto [2].

Para esto, la oficina de RR.HH. debe estructurar el Manual de Organización y Funciones, que sirve como documento técnico normativo de gestión institucional. En este manual se establecen las funciones específicas, las relaciones de autoridad,  dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

10. Remuneraciones o contraprestaciones

Es crucial que, considerando todo lo anterior, la oficina de RR.HH. tenga fijada la retribución de los trabajadores, teniendo en cuenta la especialidad, las funciones, el riesgo, entre otros aspectos referidos al cargo.

Debe conocer la retención que se debe realizar a la remuneración de los trabajadores (aportes a seguridad previsional o impuestos) y garantizar la igualdad de las remuneraciones para seguir con pagar sueldos similares por labores similares.


[1] WERTHER, William y KEITH, Davis (2008) Administración de recursos humanos. El Capital humano de las empresas. Sexta Edición. McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. : México, D.F.

[2] Ibídem.

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