Dentro del llamado proceso de desburocratización de la administración pública, como tendencia legislativa que muchos países de América Latina que han adoptado con la única finalidad de que el Estado pueda servir idóneamente al ciudadano, el Estado peruano ha emitido el Decreto Legislativo 1246, que aprueba las medidas de simplificación administrativa. Este conjunto de disposiciones administrativas entró en vigencia el 11 de noviembre de 2016 y tiene como intención eliminar la presentación de documentos redundantes o inútiles para realizar trámites en las entidades públicas del país.

La referida normatividad invita a un análisis sobre cómo el Estado viene implementando una política legislativa de modernización para el beneficio de todos los ciudadanos. En efecto, ya en el año 2002 se aprobó la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, que declaró al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático y descentralizado. No obstante ello, hacía falta un cambio radical y palpable en la gestión de los trámites administrativos al servicio de los ciudadanos.

Sobre el particular, si bien desde aquella fecha se gesta en el Estado peruano un proceso de mejora de la gestión pública con miras a resultados que impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y el desarrollo del país, cabe hacerse la pregunta concreta ¿de qué manera esta simplificación, desburocratización o modernización del aparato estatal beneficiará al ciudadano? Sencillamente, esta pregunta obedece a la idea de que la efectividad de los cambios legislativos debe verse reflejado en el preciso momento en el que el ciudadano accede al aparato estatal.

De ese modo, es importante determinar que el mejor sistema administrativo será aquel transparente, simple y ágil, dado que un sistema que tenga muchos requisitos documentarios sobre datos del ciudadano que el propio estado posee en su base de datos implica un sistema poco claro y “burocrático”. Es por ello que este conjunto de disposiciones normativas invita a analizar qué se entiende por burocratización y simplificación, dos conceptos opuestos que describen la forma en que un ciudadano cualquiera accede a los servicios estatales.

Para ello consideramos importante tomar nota de lo desarrollado por Hernando de Soto en su libro El Otro Sendero, en el cual considera que el concepto de desburocratización se debe realizar a través de la identificación de técnicas, organizaciones, contextos o ambientes institucionales, mecanismos de decisión y mecanismos de revisión. Por consiguiente, la desburocratización implicaría el desarrollo de técnicas que fundamentalmente serían: la simplificación, la descentralización y la desregulación. (De Soto: 1986)

Señalado ello, podemos considerar que hablar de desburocratización no implica necesariamente reducción de funcionarios públicos o la eliminación de instituciones estatales, pues si la finalidad es evitar el traslado del costo al ciudadano, el tiempo para atender las solicitudes y la agilización de estos sin intermediarios que generen corrupción, no existe una mejor manera que eliminar aquellos requisitos inútiles para los trámites administrativos como la presentación reiterada de documentos de identificación del ciudadano.

¿Qué cambio nos trae el Decreto Legislativo 1246 para la agilización de los trámites administrativos: reducción de costos?

Es así que dentro del marco de la modernización de la administración pública, la simplificación administrativa dispuesta por el Decreto Legislativo 1246 regula puntos importantes que los ciudadanos podrán realmente ver el cambio. Con este proceso, se reducirán los trámites y, por consiguiente, el costo para el ciudadano en cada trámite que realice.

Sin duda este cambio está relacionado con la racionalización de los recursos a través de mecanismos de interconexión entre base de datos de las diversas entidades administrativas para la obtención de documentos. Es decir, implica la reducción de aquellos trámites que demandan tiempo y dinero de los ciudadanos.

A continuación señalamos los cambios normativos más importantes:

a. Interoperabilidad entre las entidades de la administración pública, su progresiva implementación y la prohibición de exigencia de información a los administrados

Se dispone que las entidades de la administración pública de manera gratuita, a través de interoperabilidad pongan a disposición, permitan el acceso o suministren la información o bases de datos actualizadas que estas administren respecto de los usuarios, y que las demás entidades requieran necesariamente y de acuerdo a ley, para la tramitación de sus procedimientos administrativos y para sus actos de administración interna.

Asimismo, la administración pública no podrá exigir a los administrados aquella información que puedan obtener directamente mediante la interoperabilidad entre instituciones.

 A través de esta disposición queda establecido que las entidades deberán interconectarse para agilizar los procedimientos administrativos, para lo cual deberán tener autorización indubitable del administrado para acceder a dicha información. Además, esta disposición se deberá implementar en un máximo de sesenta (60) días hábiles a partir de su publicación.

Con ello se eliminan los requisitos de copias simples o certificadas de la identificación del administrado, antecedentes penales, judiciales y policiales, grados y títulos, entre otros elementos de identificación personal.

b. La prohibición de la exigencia de información a los usuarios y administrados

Las entidades de la administración pública están prohibidas de exigir a los administrados, en el marco de un trámite administrativo, los siguientes documentos documento nacional de identidad, copias de nacimiento, copias de certificado de defunción, legalización de firmas, copias de RUC, certificados de habilitación profesional, entre otros.

Sin duda alguna, esta simplificación de trámites administrativos se verá reflejada fundamentalmente en que los ciudadanos dejarán de gastar tiempo y dinero, pues cada trámite que era requerido para el avance de sus casos implicaba un presupuesto adicional.

Cabe resaltar que esta disposición ayudará a que no se fomente la corrupción, pues un típico caso es aquel en el que un tercero pretende ayudar al ciudadano para “agilizar el trámite” a cambio de una retribución dineraria. Este escenario será erradicado, pues al haber menos trámite, habrán menos intermediarios entre cada requisito documentario.

c. Facilidades para efectuar el pago de derechos administrativos

Las entidades de la Administración Pública suscriben convenios con instituciones financieras bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para facilitar el pago de los derechos de tramitación de los procedimientos administrativos en sus oficinas, a través de las plataformas digitales de sus clientes o de las propias entidades públicas.

Así también, el Banco de la Nación implementa el pago en línea de todos los procedimientos administrativos y tasas que recauda. Siendo este un cambio muy importante puesto que el medio entre el ciudadano y la administración pública es directo, sin terceros que “ayuden” a agilizar los trámites.

d. Simplificación de otros trámites importantes

El vencimiento de la fecha de vigencia del documento nacional de identidad no constituye impedimento para la participación del ciudadano en actos civiles, la emisión gratuita de la primera copia certificada de denuncia policial y entrega inmediata a su solicitud, eliminación de la exigencia del certificado de supervivencia u otras constancias de sobrevivencia, entre otros.

Conclusiones

Dentro del marco de la delegación de facultades legislativas otorgadas por el Congreso de la República, el Decreto Legislativo N° 1246 resulta una pieza clave para la modernización del aparato estatal con la intención de brindar una respuesta ágil a los trámites administrativos.

En ese sentido, como estos cambios normativos implican un menor costo de dinero y tiempo, se promueve la formalización de los procedimientos administrativos. Sin embargo, consideramos que sería importante realizar un monitoreo sobre el cumplimiento de dichas disposiciones por parte de las entidades, dado que estas reformas deben realmente cumplir su finalidad.