Uno de los aspectos más importantes a considerar en la determinación del Impuesto a la Renta Empresarial, está referido a la deducción de los gastos empresariales, los cuales son frecuentemente objeto de reparo en los procedimientos de fiscalización por parte de la Administración Tributaria.
En ese sentido, considerando que una buena política de compliance tributario en las empresas, implica evitar riesgos y contingencias tributarias en la determinación de sus impuestos, a continuación, compartimos algunos aspectos que las empresas deben considerar en la deducción de los gastos empresariales a fin de evitar contingencias tributarias ante la Administración Tributaria.
Cinco (5) aspectos a considerar en la deducción de los gastos empresariales
1.- Fehaciencia del gasto. Las empresas deben adoptar políticas de conservación de documentos probatorios que permitan acreditar la realidad de las operaciones sustentadas en adquisición de bienes y servicios con terceros, siendo importante considerar, además de los comprobantes de pago, libros electrónicos, contratos y medios de pago, toda aquella documentación que permita acreditar la fehaciencia de las operaciones entre ellos, actas societarias, guías de remisión, proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, notas de pedido, constancia de ingreso y salida de bienes, kardex, cotizaciones, valoraciones de bienes y servicios, correos electrónicos, notas de ingreso y salida de bienes del almacén, informes de realización de servicios, historiales de conversación en aplicativos digitales o virtuales, declaraciones juradas del proveedor del bien o servicio que dé conformidad de la efectiva venta o prestación del servicio, adendas de contratos, memorandos internos, y todo aquellos que resulte necesario para pasar el primer filtro de la fehaciencia del gasto.
2.- Causalidad del gasto. En relación a este punto, es trascendente que las empresas sustenten la necesidad del gasto incurrido en la adquisición de bienes y servicios, esto es, que se demuestre que el desembolso efectuado tiene vinculación con el mantenimiento del negocio en el mercado o que el gasto está dirigido a generar mayores ingresos para la empresa, sean estos reales o potenciales, siendo que, los criterios que se están requiriendo para sustentar la necesidad de los gastos en los procedimientos de fiscalización realizados por la Administración Tributaria son los siguientes:
– Normalidad del gasto: El gasto debe ser usual o cotidiano para las actividades de la empresa.
– Razonabilidad del gasto: El gasto debe tener una conexión lógica y razonable con las actividades que la empresa realiza o el giro del negocio, lo cual se deberá acreditar con la documentación probatoria que permita identificar la vinculación del gasto con las actividades de la empresa.
– Proporcionalidad del gasto: El importe desembolsado por la empresa por la adquisición del bien o servicio debe guardar proporción con los ingresos generados en la empresa o con la totalidad de gastos realizados en el ejercicio tributario en el cual se incurrió en el gasto.
– Generalidad del gasto: Este criterio contenido en el principio de causalidad del gasto, resulta aplicable exclusivamente para la deducción de los gastos en favor del personal, esto es, respecto del personal que se encuentra en planilla de la empresa, criterio que consiste en que, si se va a otorgar un beneficio en favor de los trabajadores, esto es, una gratificación o bonificación extraordinaria, u otro beneficio, se debe procurar que el beneficio se otorgue a todos los trabajadores, salvo que se acredite una razón objetiva que justifique efectuar alguna diferenciación, tales como el cargo del trabajador (es) dentro de la empresa, antigüedad, función específica, sede de prestación del servicio, cargo de confianza entre otros, debiendo sustentarse dicha entrega del beneficio en un documento, siendo los más usados las actas societarias, tales como el acta de Junta General de Accionistas o Acta del Directorio.
3.- Devengo del gasto: Las empresas deben procurar que el gasto se deduzca en el ejercicio en el cual se produjo el hecho sustancial para su reconocimiento, esto es, el hecho económico que genera la obligación del pago por la adquisición del bien o servicio en favor del proveedor, siendo que, para ello, deberán verificar el ejercicio fiscal en el cual se transfirió el bien en propiedad, con la transmisión de riesgos que ello ocasiona, o que se realizó la prestación del servicio, esto es, el gasto se deducirá en el ejercicio fiscal en el cual se generó la obligación de pago en beneficio del proveedor, independientemente al hecho que dicho pago se haya efectuado o no.
Asimismo, en cuanto a la aplicación del principio del devengado en la deducción de los gastos, las empresas deben tener en cuenta que el gasto podría deducirse en un ejercicio distinto al cual se generó el gasto, siendo dichos supuestos los siguientes:
– Gastos sujetos a condición suspensiva. El gasto se deducirá cuando la condición suspensiva se cumpla.
– Gastos sujetos a un hecho o evento futuro. El gasto se deducirá en el ejercicio fiscal en el cual el hecho o evento futuro se materialice en la realidad.
– Gastos de ejercicios anteriores. El gasto correspondiente a un determinado ejercicio anterior, que no haya podido ser identificado por el contribuyente, se podrá deducir en el ejercicio fiscal en el que se identifique el gasto, siempre y cuando se efectúe el pago de la retribución al proveedor del bien o servicio hasta la fecha de cierre del ejercicio fiscal.
4.- Formalidad del gasto. En relación con este punto, las empresas deben priorizar cumplir con los requisitos y formalidades previstos en el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta y su reglamento para la deducción de cada gasto, considerando para ello los límites cuantitativos previstos para la deducción del gasto, los documentos requeridos expresamente por la norma para la deducción de determinado gasto, como es el caso de las mermas y desmedros, las pérdidas extraordinarias, entre otros, en los cuales resulta importante cumplir la formalidad prevista, lo cual permitirá respaldar el punto 1 referido a la fehaciencia del gasto.
5.- Bancarización del gasto. Es necesario que las empresas bancaricen en lo posible todas sus operaciones, independientemente al hecho que el importe para bancarización y uso de medios de pago se haya previsto a partir del importe de S/ 2,000 o $ 500.00, toda vez que la bancarización de las operaciones no sólo evitará el desconocimiento del gasto, sino que, además permitirá generar un medio probatorio adicional que permita sustentar con otros medios probatorios, la realidad de la adquisición del gasto.
En conclusión, es importante que las empresas adecuen sus procesos y procedimientos de reconocimientos de los gastos a los aspectos detallados en los párrafos precedentes, a efectos de evitar contingencias tributarias ante la Administración Tributaria, ante un eventual procedimiento de fiscalización tributaria, y como una manera de efectuar un adecuado compliance tributario en la deducción de sus gastos, prácticas empresariales que permitirán a su vez ordenar la documentación probatorio que sustente la realidad de la adquisición de bienes y servicios efectuados en un determinado ejercicio fiscal.
