En los últimos años, la Administración Tributaria ha hecho uso de su facultad discrecional de fiscalización y verificación de obligaciones tributarias, iniciando procedimientos de fiscalización a los contribuyentes por Impuesto a la Renta e Impuesto General a las Ventas, en los cuales ha sido frecuente identificar reparos a la deducción del gasto y del crédito fiscal, por no contar con documentación fehaciente y/o suficiente que respalde la realidad de las operaciones.
Asimismo, Sunat ha procedido a desconocer gastos y créditos tributarios en tanto se acreditó que el contribuyente no cumplió con una formalidad, tales como la falta de bancarización, detracción o por no anotar el comprobante de pago de forma oportuna en el Registro de Compras, a efectos de deducir el crédito fiscal.
Atendiendo a ello, a continuación, pasamos a detallar diez (10) aspectos que los contribuyentes deben considerar ante un eventual procedimiento de fiscalización tributaria que pueda iniciar la Administración Tributaria dentro del plazo prescriptorio y así evitar contingencias tributarias.
1.- Sustente sus operaciones con la mayor cantidad de documentación posible, contratos, correos electrónicos, informes, conformidad del servicio, proformas, bancarización, libros contables, libros societarios, declaraciones juradas, informes sobre prestación de servicios, informes sobre pérdidas cuantitativas y cualitativas en el proceso productivo, documentación que respalde el ingreso y salida de los bienes, entre otra documentación.
2.- Bancarice todas sus operaciones, a pesar de que el importe de la operación o el monto facturado no supere el importe obligado a bancarizar, toda vez que si bien el uso de medios de pago no acredita necesariamente la fehaciencia de las operaciones, constituye un elemento probatorio que aunado a otros medios de prueba podría respaldar que la operación efectivamente se realizó.
3.- Dé uso a los libros societarios. Un Acta de Junta General de Accionistas o Actas de Directorio pueden sustentar la necesidad de contratar o adquirir un determinado bien o servicio y el destino de la contratación de los bienes y servicios con clientes y proveedores, siendo que al no requerirse que el acta se encuentre debidamente legalizada, se tendrá en cuenta la fecha de legalización del libro societario, el cual es anterior a la anotación de las operaciones que realice la empresa con terceros, teniendo el mismo valor probatorio que un contrato que evidencia la voluntad entre las partes contratantes.
4.- Priorice que los contratos y sus respectivas adendas se encuentren debidamente legalizados, en caso no contar con la respectiva legalización, SUNAT podría cuestionar la fehaciencia del documento al haberse podido elaborar en el procedimiento de fiscalización, siendo necesario además anexarlo con otros medios probatorios como podrían ser las pro formas o las órdenes de compra o de servicios, pudiendo incluso éstos últimos documentos contener cláusulas que se usan en los contratos para respaldar el acuerdo de voluntades, tenga en cuenta que los contratos y las adendas deben ser merituados con otros medios probatorios que evidencien que la operación es real.
5.- Utilice y conserve impresos los correos electrónicos que respalden la necesidad de adquirir un bien o servicio, la conformidad del cliente o del proveedor de los bienes y servicios contratados, incluso el uso de los mismos para enviar informes, requerimientos adicionales, modificaciones en los términos inicialmente acordados ya sea por cantidad de bienes, o por el personal asignado para un determinado servicio, toda vez que los correos electrónicos constituyen medios probatorios que aunado a otras pruebas también permiten sustentar la fehaciencia del gasto incurrido.
6.- Acredite la necesidad de adquirir el bien o servicio respectivo y la ejecución del mismo mediante Informes, análisis periódicos de la prestación del servicio, condición de los bienes al momento de ser adquiridos, las mejoras incorporadas respecto del bien si incrementan su vida útil o si sólo la mantienen en el rendimiento estándar, entre otros documentos que pongan énfasis en el destino del gasto, recuerde que SUNAT no solicita únicamente la documentación que respalde la adquisición del bien o servicio, sino también para qué se utilizó, bajo qué circunstancias y el personal y el detalle debidamente sustentado del desembolso efectuado.
7.- Comunique la pérdida o robo de libros y registros contables oportunamente, de preferencia dentro del ejercicio dentro del cual se pretende deducir el gasto, toda vez que si se efectúa la denuncia policial por pérdida con ocasión del inicio de un procedimiento de fiscalización tributaria, la denuncia no genera fehaciencia en SUNAT de que dicha pérdida o robo de la documentación sustentatoria efectivamente se haya producido, con lo cual es probable que se deniegue una solicitud de prórroga para presentar la documentación o que se acredite un supuesto para efectuar la determinación de la obligación tributaria sobre base presunta.
8.- Conserve toda la documentación contable y sustentatoria correspondiente que respalde las operaciones realizadas por un periodo de cinco (5) años o hasta que el tributo prescriba, el que resulte mayor, lo cual incluye conservar los antecedentes de operaciones que correspondan a periodos prescritos pero que se encuentren vinculados a periodos no prescritos, tales como contratos, registros de operaciones vinculadas con depreciación, amortización, entre otros.
9.- Evite incurrir en causales de determinación sobre base presunta: exhiba la documentación requerida dentro de los plazos establecidos, en caso no ser posible ello solicite prórroga debidamente justificada, presente la documentación solicitada dentro de los plazos señalados, verifique en forma permanente que lo consignado en los comprobantes de pago coincida con lo señalado en los registros contables, verifique su situación de Habido en el RUC, sustente el traslado de los bienes con la respectiva guía de remisión y documentación complementaria.
10.- Considere que en los procedimientos de fiscalización tributaria la carga de la prueba para el sustento de las operaciones recae en la empresa toda vez que ésta ha realizado las operaciones con terceros, siendo que el cuestionamiento a la necesidad, razonabilidad o proporcionalidad del gasto únicamente será efectuado por SUNAT cuando se acredite que el gasto corresponde a una operación real, por ello resulta necesario que a efectos de sustentar las operaciones se haga la pregunta, si yo fuera auditor qué le pediría a esta empresa para respaldar sus operaciones? De contar con la respuesta, ya sabe qué documentación debe conservar para poder sustentar debidamente la operación y no tener mayores inconvenientes con SUNAT ante un eventual procedimiento de fiscalización tributaria.
