PJ: criterios jurídicos valorativos que regirán para el proceso de eliminación de documentos jurisdiccionales [RA 000142-2022-CE-PJ]

Publicado en el diario oficial El Peruano, el 23 de abril de 2022.

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El Poder Judicial aprobó los criterios jurídicos valorativos que regirán para el proceso de eliminación de documentos jurisdiccionales, a través de la Resolución Administrativa 000142-2022-CE-PJ, publicada en El Peruano.


Aprueban los Criterios Jurídicos Valorativos que regirán para el Proceso de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial y dictan diversas disposiciones

Consejo Ejecutivo

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA Nº 000142-2022-CE-PJ

Lima, 22 de abril del 2022

VISTO:

El Oficio Nº 000036-2022-HLM-D-CE cursado por el señor Consejero Héctor Enrique Lama More, que adjunta el Informe Final de la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales.

CONSIDERANDO:

Primero. Que, el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial mediante Oficio Nº 000029-2021-P-CONAPJ-CE-PJ remitió al Consejo Ejecutivo el Informe Nº 000008-2021-AJRR-ST/CONPAJ-CE-PJ, que contiene el “Análisis del marco jurídico vigente sobre materia archivística y normas conexas para determinar la eliminación de expedientes judiciales ubicados en los repositorios de los Archivos Centrales de las Cortes Superiores de Justicia del país”, elaborado ante la urgente atención de la sobrecarga de los archivos judiciales a nivel nacional y el importante gasto de mantenimiento que realiza la institución en los diversos repositorios a nivel nacional.

Segundo. Que, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial mediante Resolución Corrida Nº 000022-2022-CE-PJ, dispuso conformar la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales integrada por los señores Consejeros Héctor Enrique Lama More, quien la preside, y sus integrantes Gustavo Álvarez Trujillo, Vicente Paúl Espinoza Santillán; y, la señora Alejandrina Lucy Luglio Mallima, Secretaria Técnica de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.

Tercero. Que, la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales mediante sesiones virtuales analizó:

i) el Informe Nº 008-2021-AJRR-ST/CONPAJ-CE-PJ denominado “Análisis del marco jurídico vigente sobre materia archivística y normas conexas para determinar la eliminación de expedientes judiciales ubicados en los repositorios de los Archivos Centrales de las Cortes Superiores de Justicia del país”;

ii) La problemática actual de la sobrecarga en los repositorios de los archivos centrales del Poder Judicial;

iii) El diagnóstico del marco normativo vigente sobre el Sistema Nacional de Archivos respecto a la situación actual; y

iv) El análisis de los criterios jurídicos valorativos para eliminar expedientes judiciales ubicados en los archivos centrales.

Cuarto. Que, la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales remite a este Órgano de Gobierno el informe final, en el cual precisa que el Sistema Nacional de Archivos en el país ha evolucionado considerablemente, permitiendo a través de su ente rector, el Archivo General de la Nación, la viabilidad del proceso de eliminación de documentos en el Sector Público; toda vez que, actualmente se encuentra vigente la Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J que aprueba la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI denominada “Norma para la eliminación de documentos de archivos del Sector Público, entendiendo el término “documento” en su acepción más amplia. En ese sentido, el Poder Judicial al ser una entidad del Estado es responsable de hacer efectiva la directiva antes mencionada, adecuándola a su realidad institucional, siendo necesario que la institución cumpla con un riguroso proceso de validación de los criterios jurídicos valorativos para evaluar los documentos propuestos a eliminar de los archivos centrales de la Corte Suprema de Justicia de la República, Cortes Superiores de Justicia del país y Procuraduría Pública del Poder Judicial; y luego proponga una directiva interna que regule de manera precisa el Proceso de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos en el Poder Judicial.

Quinto. Que, la referida Comisión de Trabajo consideró adecuados los criterios jurídicos valorativos elaborados por la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, expuestos en el Informe Nº 008-2021-AJRR-ST/CONPAJ-CE-PJ; y mejor precisados en las sesiones de trabajo y expuestos en su informe final, que versan de la siguiente manera:

5.1 Podrán eliminarse todos los legajos administrativos que ya cumplieron su finalidad por la que fueron creados, sin importar el tiempo que tienen dentro del Archivo Central; por ejemplo:

a) Libros Toma Razón

b) Legajos de Oficios

c) Legajos de Memorándum

d) Legajos de Cartas

e) Legajo de Informes Administrativos

f) Legajos de Normas Legales

g) Otros, que la ley o el Comité Evaluador Nacional así los consideren.

No obstante, solo para fines de comprobación de su existencia, deberán conservarse uno o dos ejemplares de cada ítem.

5.2 Podrán eliminarse todos los expedientes administrativos que tengan más 10 años de antigüedad en el archivo central, pero que no estén registrados como expedientes de carácter histórico o emblemáticos.

5.3 Podrán eliminarse documentos jurisdiccionales ubicados en los archivos centrales que:

a) No formen parte o sean sustento de un proceso contencioso administrativo, civil, familia, penal, laboral, constitucional, comercial, arbitraje, investigación fiscal; o sean requeridos por las comisiones del Congreso de la República, Ministerio Público, Contraloría General de la República; así como, las microformas que no tengan valor legal.

b) No estén registrados como expedientes de carácter histórico o emblemáticos.

c) No sirvan de fuente de información para estudios histórico y de desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.

d) En materia civil, constitucional, comercial, laboral, contencioso administrativo, tengan más de 10 años de antigüedad en el archivo central, siempre previa opinión del Comité Distrital Evaluador de Documentos de cada Corte Superior.

e) En materia de familia, excepto los de alimentos, exoneración de alimentos, prorrateo de alimentos, omisión a la asistencia familiar, tengan más de 10 años de antigüedad en el archivo central, siempre previa opinión del Comité Distrital Evaluador de Documentos de cada Corte Superior.

f) En materia penal con sentencia absolutoria, tengan más de 10 años de antigüedad en el archivo central, siempre previa opinión del Comité Distrital Evaluador de Documentos de cada Corte Superior.

g) En materia penal con sentencia condenatoria, hayan cumplido la totalidad de su sentencia y que dichos expedientes se encuentren dentro del archivo central, siempre previa opinión del Comité Distrital Evaluador de Documentos de cada Corte Superior.

h) Podrán eliminarse las copias o fotocopias de todos los documentos administrativos y jurisdiccionales ubicados en el archivo central, a fin de evitar duplicidad documental; se consideran aquí los cuadernos de apelación incluidos en la Resolución Administrativa Nº 029-2012-CE-PJ y en el numeral 7.6.3. de la Resolución Administrativa Nº 000373-2020-CE-PJ; así como los cuadernos incidentales, algunos de la especialidad penal esbozados en los considerandos de la Resolución Administrativa Nº 111-2017-CE-PJ respecto a la custodia en el archivo central del Poder Judicial únicamente del expediente judicial.

i) Podrán eliminarse los documentos administrativos y jurisdiccionales con más de 10 años de antigüedad en el archivo central y que hayan sufrido pérdida total de contenidoteniendo en cuenta que son aquellos documentos que por el transcurso del tiempo y factores externos e internos propios del repositorio donde se encuentran ubicados, han sufrido deterioro irreparable, es decir documentos ilegibles e inutilizables los cuales han dejado de tener valor histórico, emblemático y legal, etc.

Sexto. Que, la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales considera necesario conformar un Comité Nacional Evaluador de Documentos (CED Nacional) integrada por el titular de la institución, en este caso, la señora Presidenta del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial o en su defecto por el Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, quien la presidirá, el Gerente General del Poder Judicial, el Gerente de Planificación y el Gerente de Administración y Finanzas de la Gerencia General del Poder Judicial; asimismo, se señala pertinente que a su vez el CED Nacional cuente con el apoyo de un equipo consultor multidisciplinario externo integrado por un representante del Archivo General de la Nación, un representante del Ministerio de Cultura, un representante de las Asociaciones Nacionales para el Desarrollo Archivístico, y un docente universitario o historiador de reconocida trayectoria, con la finalidad de precisar criterios valorativos idóneos para identificar los expedientes de carácter histórico y emblemáticos que corresponda custodiarse como patrimonio documental, y que constituirán las directrices a nivel nacional respecto al tema.

Sétimo. Que, el artículo 82º, inciso 26), del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial determina como función y atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial la adopción de acuerdos y demás medidas necesarias, para que las dependencias de este Poder del Estado funcionen con celeridad y eficiencia; por lo que siendo así, y teniendo en cuenta el propósito de brindar un mejor servicio a la ciudadanía, deviene en pertinente aprobar la propuesta presentada.

Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo Nº 326-2022 de la décima tercera sesión del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de fecha 23 de marzo de 2022, realizada con la participación de los señores y señoras Barrios Alvarado, Lama More, Álvarez Trujillo, Medina Jiménez y Espinoza Santillán, sin la intervención del señor Arias Lazarte por asistir a una reunión programada con anterioridad; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82º del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Aprobar los Criterios Jurídicos Valorativos descritos en el quinto considerando de la presente resolución, los mismos que regirán para el Proceso de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial.

Artículo Segundo.- Aprobar la conformación del Comité Nacional Evaluador de Documentos – CED Nacional para la Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial, integrado por:

– Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

– Gerente General del Poder Judicial

– Gerente de Planificación; y,

– Gerente de Administración y Finanzas.

Las funciones del Comité Nacional Evaluador de Documentos – CED Nacional son las siguientes:

– Identificar y proponer al Consejo Ejecutivo los criterios valorativos para identificar expedientes de carácter histórico y emblemáticos, para proteger el Patrimonio Documental de la Institución.

– Proponer al Consejo Ejecutivo situaciones de relevancia que pudieran surgir durante el proceso de eliminación, y que debieran aprobarse dentro del Marco Normativo del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo Tercero.- Disponer que el Presidente del Comité Nacional Evaluador de Documentos (CED Nacional), gestione la conformación del Órgano Consultivo Multidisciplinario para la Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial, el mismo que deberá estar conformado por:

– Un representante del Archivo General de la Nación,

– Un representante del Ministerio de Cultura,

– Un representante de las Asociaciones Nacionales para el Desarrollo Archivístico,

– Un Docente universitario o historiador de reconocida trayectoria.

Las funciones del Órgano Consultivo Multidisciplinario, son las siguientes:

– Asistir al llamado del CED Nacional para brindar apoyo técnico que permita identificar expedientes de carácter histórico y emblemáticos, a fin de proteger el Patrimonio Documental de la Institución.

Artículo Cuarto.- Disponer que los Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia del país conformen los Comités Distritales Evaluadores de Documentos – CED Distrital para la Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos, ubicados en los Archivos Centrales del Poder Judicial; que deberán estar integrados por:

– Presidente de Corte Superior (Presidente)

– Asesor Legal (Miembro)

– Funcionario responsable de

los documentos evaluados (Miembro)

– Responsable del Archivo Central (Secretario Técnico)

La conformación de los Comités Distritales Evaluadores de Documentos deberá aprobarse mediante resolución administrativa de la Presidencia de cada Corte Superior, ello a fin que se ponga en conocimiento del Archivo General de la Nación o Archivo Regional, dándose cuenta a la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.

Artículo Quinto.- Disponer que la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial eleve al Consejo Ejecutivo, en breve plazo, los Planes de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos para el presente año y los siguientes en su oportunidad; así como la propuesta de directiva que regule el proceso de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial; teniendo en cuenta las recomendaciones y sugerencias establecidas por la Comisión de Trabajo para la Eliminación de Expedientes Judiciales.

Artículo Sexto.- Disponer que la Sub Gerencia de Racionalización de la Gerencia de Planificación de la Gerencia General del Poder Judicial brinde el apoyo técnico necesario a la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, para elaborar la directiva que regule a detalle el Proceso de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y Administrativos ubicados en los archivos centrales del Poder Judicial.

Artículo Sétimo.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del Poder Judicial, Salas Especializadas de la Corte Suprema de Justicia de la República, Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, Cortes Superiores de Justicia del país, Procuraduría Pública del Poder Judicial; y a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.

Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.

ELVIA BARRIOS ALVARADO
Presidenta

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