Sumario: I. Antecedentes, II. Implicancias de la autorización de viajes, III. Marco legal aplicable, 1. La Ley, 2. El Reglamento, 2.1. Acto de autorización, 2.2. Contenido del acto de autorización, 2.3. Cálculo de viáticos, 3. La Ley de Presupuesto, IV. Trámite interno del expediente, V. ¿Qué pasa con los viajes que no irrogan gasto al Estado?, VI. Sobre la responsabilidad.
I. Antecedentes
A lo largo de los 3 últimos años se publicaron en el Diario Oficial El Peruano más de 3500 autorizaciones de viajes de representantes, servidores y funcionarios públicos al exterior del país para participar en diversos eventos en representación del Estado. Siendo más precisos, en 2021, se publicó la autorización de 374; en 2022, de 1404; y en 2023, de 1742, cifra que ha ido creciendo debido a la eliminación de medidas COVID que a partir de 2020 restringieron la movilidad personal.[1]
En ese contexto, es importante que, tanto ciudadanos como servidores públicos, podamos conocer el marco normativo que regula el trámite de autorización de viajes, así como otros aspectos que resultan de interés para todos. En ese entendido, el presente artículo busca brindar los alcances necesarios para conocer este trámite y por qué no, contribuir en la actuación estatal de los servidores públicos.
II. Implicancias de la autorización de viajes
- Partiremos por señalar que la aprobación de los viajes al exterior del país puede conllevar la ejecución de gasto público, ya que en muchos casos implica el pago de viáticos, compra de pasajes y la asignación de ciertas tarifas adicionales necesarias para su realización.
- Asimismo, implica la ausencia del servidor o funcionario en su puesto de trabajo durante los días que dure la comisión de servicios en la que será participe en representación del Estado.
- Podría implicar también, que las funciones que le corresponden al servidor o funcionario público que viaja, tengan que ser encargadas durante su ausencia, sobre todo en el caso de que se trate de personas que ocupan puestos directivos, participan en la toma de decisiones de su entidad y/o asumen la responsabilidad de liderar un equipo de trabajo.
III. Marco legal aplicable
Ahora que ya conocemos un poco más de las implicancias fácticas de la autorización de viajes, es necesario realizar la revisión del marco normativo que otorga las formalidades y requisitos para realizar el trámite de autorización.
1. La Ley
La Ley N° 27619, Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos (en adelante la Ley) señala que todos los funcionarios y servidores públicos del Sector Público en general, que en misión oficial viajen al exterior y que irroguen gasto al Estado, deberán utilizar pasajes en la categoría económica o similar. Asimismo, la referida Ley establece que, de optarse por otra categoría superior de pasaje, quien viaja deberá asumir obligatoriamente con cargo a su propio peculio o ingresos la diferencia del costo del pasaje.
Sin perjuicio de ello, la norma establece una excepción respecto al uso de pasajes en categoría económica, señalando que se exceptúa de la obligatoriedad de utilizar pasajes en la categoría económica o similar, en caso de viaje urgente y no hubiera pasajes disponibles en aquella categoría, supuesto que debe justificarse con la constancia que expedirá la respectiva agencia de viajes o con una declaración jurada del viajero.
Sobre este punto, nótese que la norma ha establecido de manera expresa un criterio de austeridad en la ejecución de gasto público, con la finalidad de salvaguardar el eficiente uso de los recursos presupuestales asignados.
Otro aspecto importante que ha sido establecido en la Ley es el referente al contenido del acto de autorización, ya que la norma dispone que las resoluciones de autorización de viajes al exterior se deberán sustentar en el interés nacional o institucional, bajo responsabilidad, y dichas autorizaciones deberán publicarse en el Diario Oficial El Peruano, con anterioridad a la realización del viaje.
No está de más resaltar la importancia de esta disposición, ya que permite que se pueda evaluar objetivamente la necesidad de autorizar un viaje; teniendo en consideración que su realización debe repercutir en el beneficio que le genera al Estado, puede ser a través de la capacitación del funcionario o servidor que viaja y que a su vez, con los conocimientos o habilidades adquiridas, aportará en el desarrollo de un trabajo más eficiente; o mediante la toma de acuerdos que generan algún tipo de beneficio al Sector que representan; o algún otro supuesto en el que la participación de quien viaja sea medular. Al respecto, no debemos perder de vista que el Estado en todos sus niveles tiene la finalidad de servicio al ciudadano a través de la búsqueda de soluciones a los problemas públicos y/o satisfacción de las necesidades de la población; por ello el sustento del viaje debe establecer de manera clara y expresa los beneficios o utilidades que producirá dicha participación.
En ese orden de ideas, la norma dispone la obligatoriedad de presentar un informe en el cual el funcionario o servidor público da cuenta ante el titular del pliego de su institución de las acciones realizadas durante el viaje autorizado, así como la rendición de cuentas correspondiente. Dicha medida, tiene la finalidad de ser un mecanismo de control de las acciones realizadas y de la correcta ejecución del gasto público.
2. El Reglamento
Por su parte, el Reglamento de la Ley N° 27619, Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, aprobado mediante Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, establece medidas adicionales a tomar en cuenta para la autorización de viajes, señalando entre otros, lo siguiente:
2.1. Acto de autorización:
Hace referencia al acto de administración interna mediante el cual se autoriza el viaje:
2.2. Contenido del acto de autorización:
La Resolución de autorización de viajes al exterior de la república debe contener:
- El sustento del interés nacional o el interés específico de la Institución.
- Indicar expresamente el motivo del viaje.
- El número de días de duración del viaje.
- El monto de los gastos de desplazamiento (pasajes), viáticos y tarifa Corpac.
- Gastos de representación, de haber sido requerido de manera expresa.
2.3. Cálculo de viáticos
El Reglamento ha establecido una escala de viáticos, en base a la cual se calcula la asignación del presupuesto a otorgar a quien viaja, el cálculo se realiza por cada día que dure la misión oficial o el evento, a los que se podrá adicionar por una sola vez el equivalente a un día de viáticos, por concepto de gastos de instalación y traslado, cuando el viaje es a cualquier país de América y de dos días cuando el viaje se realice a otro continente. Para mayor detalle a continuación adjunto la escala de viáticos vigente:
| ZONA GEOGRÁFICA | MONTO POR OTORGAR |
| América Central | $ 315,00 |
| América del Norte | $ 440,00 |
| América del Sur | $ 370,00 |
| Asia | $ 500,00 |
| Medio Oriente | $ 510,00 |
| Caribe | $ 430,00 |
| Europa | $ 540,00 |
| Oceanía | $ 385,00 |
3. La Ley de Presupuesto
Por otro lado, corresponde traer a colación lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2024, que señala que durante el Año Fiscal 2024, los viajes al exterior de los servidores o funcionarios públicos y representantes del Estado con cargo a recursos públicos deben realizarse en categoría económica, pudiendo exceptuarse a los funcionarios señalados en el artículo 52 de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil, siempre que el tiempo de viaje sea mayor a ocho (8) horas o cuando la estancia sea menor a cuarenta y ocho (48) horas.
IV. Trámite interno del expediente
En este punto es importante hacer referencia a las actuaciones administrativas dentro de las entidades para la emisión de la resolución de autorización de viaje. Estas actuaciones pueden ser establecidas en una directiva para tener claridad respecto a la mecánica operativa y las funciones que desarrollan los órganos o unidades orgánicas intervinientes en la tramitación.
En tal sentido, de acuerdo con la base legal expuesta precedentemente, un expediente de autorización de viajes debe contener:
- Invitación al evento: ya que este documento otorga datos importantes sobre el evento, dónde se realiza, cuántos días dura, los horarios de las actividades, el temario a desarrollar, etc.
- Solicitud de otorgamiento de viáticos y compra de pasajes: esta solicitud puede ser formulada mediante un documento simple donde se establezcan los montos correspondientes a los viáticos y pasajes; puede ser presentada también mediante una solicitud de reserva presupuestal, lo importante es que sea desarrollado con total claridad del número de días, el destino y el tiempo de instalación de ser necesario.
- Sustento de la necesidad o relevancia de la participación en el evento: en este punto, se debe sustentar por qué se considera necesario realizar el viaje, desarrollando el interés nacional, sectorial o institucional.
- Cotización de los pasajes en tarifa económica, a dicho monto de le debe adicionar la previsión de un porcentaje razonable de holgura debido al tipo de cambio del dólar o el alza de precios de pasajes. De requerir un pasaje en otra categoría se debe sustentar el requerimiento conforme lo establece la Ley y el Reglamento.
- Certificación de crédito presupuestario, el cual se constituye como un acto de administración cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación. Conforme establece el Decreto Legislativo N° 1440, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto Público, la certificación resulta un requisito indispensable cada vez que se prevea realizar un gasto.
Adicionalmente, es necesario precisar que cada órgano o unidad orgánica en el ámbito de sus competencias debe resguardar el cumplimiento del marco normativo, y llevar a cabo las acciones necesarias para la emisión de la resolución de autorización, sin dejar de revisar con rigurosidad el expediente, pues se trata de ejecución del gasto público.
V. ¿Qué pasa con los viajes que no irrogan gasto al Estado?
El Reglamento ha previsto este supuesto, estableciendo en el artículo 11 que los viajes que no ocasionen gasto al Estado serán autorizados mediante Resolución del Titular de la Entidad correspondiente y no son de obligatoria publicación. Sin embargo, cabe precisar que, al igual que los viajes que irrogan gasto, su autorización se fundamenta en el interés nacional, sectorial o institucional.
VI. Sobre la responsabilidad
Por último, otro aspecto que el marco normativo ha dispuesto es la responsabilidad en el incumplimiento de lo dispuesto en la Ley y el Reglamento de autorización de viajes, la cual acarrea la sanción administrativa del infractor, además de la devolución del íntegro del monto recibido, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar.
[1] Datos obtenidos del procesamiento de la revisión de información de las publicaciones oficiales en el Diario Oficial El Peruano desde 01/01/2021 hasta el 31/12/2023. https://diariooficial.elperuano.pe/Normas?_ga=2.19606904.1783965959.1706198286-1229861651.1698096295
