La recepción documental digital en la Ley 27444

Comentarios a la Ley 31465 que modifica la Ley del Procedimiento Administrativo General del Perú

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Sumario: 1. Requisito del correo electrónico o casilla electrónica, 2. Escritos administrativos físicos o virtuales, 3. Mesa de partes virtual, 4. Sistemas de transmisión de datos a distancia, 5. Posterior presentación física de documentación.


Actus omissa forma legis córruit[1]. Con fecha 4 de mayo de 2022 se publica en el diario oficial El Peruano la Ley 31465 denominada “Ley que modifica la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, a fin de facilitar la recepción documental digital”.

Así, en su artículo único dispone la “Modificación del numeral 5 del artículo 113, el párrafo 114.1 del artículo 114, el párrafo 117.1 del artículo 117 y los párrafos 123.2 y 123.3 del artículo 123 de la Ley 27444”. Estando a que el Decreto Supremo 004-2019-JUS es un Texto único Ordenado de la Ley 27444, las modificaciones que se realicen a la Ley 27444 se realizan directamente a esta ley, mas no se realizan respecto del Texto Único Ordenado, por lo que en la primera Disposición Complementaria Final y Derogatoria de la Ley 31465 se dispone la adecuación del Texto único ordenado de la Ley 27444:

“El Poder Ejecutivo adecúa el Texto Único Ordenado y el Reglamento de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, conforme a las modificaciones efectuadas en la presente ley, en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles” (el resaltado es nuestro).

Sin embargo, esta disposición complementaria final y derogatoria en su redacción fue materia de fe de erratas en los siguientes términos:

“El Poder Ejecutivo adecúa el Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, conforme a las modificaciones efectuadas en la presente ley, en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles.”

Esta fe de erratas se dio por cuanto, inicialmente, se indicó la adecuación de un reglamento de la Ley 27444 que no existe, haciendo necesaria la inmediata corrección de este error.

Hechas estas precisiones, se hace necesario realizar un comentario a cada una de las modificaciones realizadas a la Ley 27444.

1. REQUISITO DEL CORREO ELECTRÓNICO O CASILLA ELECTRÓNICA

Si realizamos un cuadro comparativo entre la norma modificada y su modificación encontramos lo siguiente:

Artículo 113, inciso 5 de la Ley 27444 indica Artículo 113, inciso 5 de la Ley 27444, modificado por la Ley 31465, indica
“Todo escrito que se presente ante cualquier entidad debe contener lo siguiente”: “5. La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio”.

 

“Todo escrito que se presente ante cualquier entidad debe contener lo siguiente”: “5. La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio. Asimismo, el correo electrónico o, de ser el caso, la casilla electrónica, conforme al artículo 20 de la presente ley”.

 

A partir de esta modificación, la indicación de un correo electrónico se constituye en un requisito que debe contener todo escrito administrativo que presenten los administrados ante las entidades públicas; asimismo, se establece que en determinados casos será necesario la indicación de una casilla electrónica, verbi gratia, el Tribunal Fiscal que requiere de la tramitación de una casilla electrónica que otorga esta misma entidad, caso en el cual en la presentación de algún escrito se debe indicar la casilla electrónica dada por la entidad pública; por otro lado, no existe prohibición de indicar en el escrito tanto un correo electrónico como la casilla electrónica.

Ahora bien, se establece que la indicación de correo electrónico y/o casilla electrónica se realiza conforme al artículo 20 de la Ley 27444 que regula las “Modalidades de notificación” en los siguiente términos:

“20.1 Las notificaciones serán efectuadas a través de las siguientes modalidades, según este respectivo orden de prelación: 20.1.1 Notificación personal al administrado interesado o afectado por el acto, en su domicilio. 20.1.2 Mediante telegrama, correo certificado, telefax; o cualquier otro medio que permita comprobar fehacientemente su acuse de recibo y quien lo recibe, siempre que el empleo de cualquiera de estos medios hubiese sido solicitado expresamente por el administrado. 20.1.3 Por publicación en el Diario Oficial o en uno de los diarios de mayor circulación en el territorio nacional, salvo disposición distinta de la ley. Adicionalmente, la autoridad competente dispone la publicación del acto en el respectivo Portal Institucional, en caso la entidad cuente con este mecanismo. 20.2 La autoridad no puede suplir alguna modalidad con otra ni modificar el orden de prelación establecido en el numeral anterior, bajo sanción de nulidad de la notificación. Puede acudir complementariamente a aquellas u otras, si así lo estime conveniente para mejorar las posibilidades de participación de los administrados. 20.3 Tratamiento igual al previsto en este capítulo corresponde a los citatorios, los emplazamientos, los requerimientos de documentos o de otros actos administrativos análogos. 20.4. El administrado interesado o afectado por el acto que hubiera consignado en su escrito alguna dirección electrónica que conste en el expediente puede ser notificado a través de ese medio siempre que haya dado su autorización expresa para ello. Para este caso no es de aplicación el orden de prelación dispuesto en el numeral 20.1. La notificación dirigida a la dirección de correo electrónico señalada por el administrado se entiende válidamente efectuada cuando la entidad reciba la respuesta de recepción de la dirección electrónica señalada por el administrado o esta sea generada en forma automática por una plataforma tecnológica o sistema informático que garantice que la notificación ha sido efectuada. La notificación surte efectos el día que conste haber sido recibida, conforme lo previsto en el numeral 2 del artículo 25. En caso de no recibirse respuesta automática de recepción en un plazo máximo de dos (2) días hábiles contados desde el día siguiente de efectuado el acto de notificación vía correo electrónico, se procede a notificar por cédula conforme al inciso 20.1.1, volviéndose a computar el plazo establecido en el numeral 1 del artículo 24 de la presente ley. Para la notificación por correo electrónico, la autoridad administrativa, si lo considera pertinente, puede emplear firmas y certificados digitales conforme a lo estipulado en la ley de la materia. La entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado. Mediante decreto supremo del sector, previa opinión favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros y el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, puede aprobar la obligatoriedad de la notificación vía casilla electrónica. En ese caso, la notificación se entiende válidamente efectuada cuando la entidad la deposite en el buzón electrónico asignado al administrado, surtiendo efectos el día que conste haber sido recibida, conforme a lo previsto en el numeral 2 del artículo 25. Asimismo, se establece la implementación de la casilla única electrónica para las comunicaciones y notificaciones de las entidades del Estado dirigidas a los administrados. Mediante Decreto Supremo refrendado por la Presidencia del Consejo de Ministros se aprueban los criterios, condiciones, mecanismos y plazos para la implementación gradual en las entidades públicas de la casilla única electrónica. El consentimiento expreso a que se refiere el quinto párrafo del numeral 20.4 de la presente Ley puede ser otorgado por vía electrónica.

La remisión al artículo 20 de la Ley 27444 nos lleva a tomar en consideración la necesidad del consentimiento expreso para ser notificado por vía electrónica, este consentimiento puede darse por escrito en el documento físico que presenta el administrado o por vía electrónica, asimismo, se sustentará en el principio de presunción de veracidad por el cual las entidades pública deben presumir, salvo prueba en contrario, que las declaraciones que realizan los administrados en sus escritos responden a la verdad de los hechos que ellos afirman.

Este consentimiento puede ser realizado a través de un otrosí en el escrito administrativo físico o virtual que se presente de la siguiente manera

Otrosí. Por medio de la presente, doy mi consentimiento expreso para que se me notifique a través de mi correo electrónico [email protected], domicilio electrónico al que se me harán llegar las notificaciones del presente procedimiento administrativo”.

2. ESCRITOS ADMINISTRATIVOS FÍSICOS O VIRTUALES

Revisemos el cuadro comparativo entre la norma modificada y su modificación

Artículo 114, numeral 114.1, de la Ley 27444 indica Artículo 114, numeral 114.1, de la Ley 27444, modificado por la Ley 31465, indica
“114.1 El escrito es presentado en papel simple acompañado de una copia conforme y legible, salvo que fuere necesario un número mayor para notificar a terceros. La copia es devuelta al administrado con la firma de la autoridad y el sello de recepción que indique fecha, hora y lugar de presentación”. 114.1 Cuando el escrito sea presentado de forma física, se hace en papel simple acompañado de una copia conforme y legible, salvo que fuere necesario un número mayor para notificar a terceros. La copia es devuelta al administrado con la firma de la autoridad y el sello de recepción que indique fecha, hora y lugar de presentación”.

 

Se varía la frase

“El escrito es presentado en papel simple”.

Por la frase

“Cuando el escrito es presentado de forma física”

Esta variación de frases es sustancial, con esta modificación el administrado podrá presentar su escrito de forma física o virtual, en el primer caso deberá hacerlo en papel simple acompañado de las copias que sean necesarias; antes de esta modificación la presentación de los escritos administrativos sólo se debía realizar de forma física (salvo excepciones legales), siendo que la forma virtual estaba supeditada a la presentación posterior del escrito en forma física.

De la lectura de esta modificación podemos concluir que los escritos administrativos se dividen en

  1. Escritos administrativos físicos que serán aquellos escritos que los administrados presentan en las unidades de recepción físicas (mesas de partes) de las entidades públicas a través del uso del papel.
  2. Escritos administrativos virtuales que serán aquellos escritos que los administrados presentan en las mesas de partes virtuales de las entidades públicas a través del uso de sistemas de transmisión de datos a distancia, como son, verbi gratia, los correos electrónicos (Hotmail, Gmail) o WhatsApp.

Los escritos virtuales pueden ser escritos en el mismo correo electrónico o, en su caso, adjuntados en Word al correo electrónico que se envíe a la entidad pública. Los documentos transmitidos por cualquier persona a una entidad pública por cualquier medio telemático o informático cumplen con el requisito de la forma escrita[2].

3. MESA DE PARTES VIRTUAL

Veamos el cuadro comparativo para establecer la modificación realizada que, en este caso, más que modificación es la adición de un párrafo al artículo 117, numeral 117.1 de la Ley 27444

Artículo 117, numeral 117.1, de la Ley 27444 indica Artículo 117, numeral 117.1, de la Ley 27444, modificado por la Ley 31465, indica
“117.1 Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al cual reportan todo registro que realicen.” “117.1 Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al cual reportan todo registro que realicen.

Asimismo, cada entidad cuenta con una mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170, cuyo horario de atención es de veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana.”

 

Se establece la obligación de las entidades públicas de contar con una mesa de partes digital cuyo horario de atención es de veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana; “La atención por mesa de partes virtual sin la sujeción al horario de atención presencial otorgará mayor seguridad jurídica a quienes estén tramitando procedimientos administrativos en la entidad pública. Todo escrito se entenderá presentado el mismo día de su notificación”[3].

Por otro lado, “las notificaciones remitidas por la entidad pública a los administrados sí tendrán un horario máximo para ser contabilizado como recepcionado el mismo día, ello en tanto sería imposible que un administrado pueda atender un requerimiento administrativo si este es enviado en un horario impertinente, por lo que no podría contabilizarse el plazo para atender lo solicitado hasta el día hábil siguiente”[4].

Asimismo, esta norma nos remite a lo previsto en la Ley 31170 cuya denominación es “Ley que dispone la implementación de meses de partes digitales y notificaciones electrónicas”, esta ley en su artículo 1 establece el siguiente objeto:

“La presente ley tiene por objeto impulsar la aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en toda la administración pública con el fin de transformar digitalmente los procesos, servicios y procedimientos administrativos, con arreglo al Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y su reglamento”.

Por su parte, el artículo 3 de esta Ley 31170 indica:

“3.1 Las entidades de la administración pública implementan, en un plazo no mayor de doce meses a partir de la promulgación de la presente ley, los servicios digitales de la mesa de partes digital y notificación electrónica, los mismos que deben respetar los principios, derechos y garantías del debido procedimiento, sin afectar el derecho a la defensa y a la igualdad de las partes, así como la prestación de los servicios públicos digitales señalados en el artículo 18 del Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley del Gobierno Digital. 3.2 El servicio de mesa de partes digital se implementa dentro del alcance de la sede digital establecida en el artículo 20 del Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley del Gobierno Digital, para cumplir con la funcionalidad de recibir documentos electrónicos. La entidad puede optar por un enfoque progresivo de implementación de los medios tecnológicos a su disposición. 3.3 El servicio de notificaciones electrónicas se implementa a través de casillas electrónicas u otro medio tecnológico que cumpla con las características de la notificación establecidas en el artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y con la especificación de domicilio digital establecido en el artículo 22 del Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley del Gobierno Digital. 3.4 La entidad que implemente un servicio de notificaciones electrónicas podrá definir este servicio como primero en el orden de prelación de las notificaciones. La entidad podrá definir las notificaciones electrónicas como obligatorias dispensando a aquellos administrados que en su localidad no cuenten con los medios técnicos adecuados. 3.5 La Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Secretaría de Gobierno Digital, dicta las normas necesarias para la integración progresiva de las mesas de partes digitales y las casillas electrónicas existentes en favor de la ciudadanía”.

Como se verifica se establece la mesa de partes virtual con la que debe contar cada entidad pública como parte de las políticas públicas del Estado, como es el Gobierno Digital, en efecto, en la Primera Disposición Complementaria Final de la Ley 31170 se indica:

“Las entidades transforman digitalmente los procedimientos administrativos con el fin de dar mayor celeridad a todos los trámites administrativos y exoneran requisitos necesarios para la atención resolutiva priorizando la atención mediante plataformas y servicios digitales”.

4. SISTEMAS DE TRANSMISIÓN DE DATOS A DISTANCIA

En este caso, la comparación normativa resulta en un cambio sustancial de la norma primigenia:

Artículo 123, numeral 123.2, de la Ley 27444 indica Artículo 123, numeral 123.2, modificado por la Ley 31465, de la Ley 27444 indica
“123.2 Siempre que cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia, las entidades facilitan su empleo para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados.” 123.2 Las entidades, en tanto implementan la mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170, facilitan el empleo de sistemas de transmisión de datos a distancia para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados. La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros o la que haga sus veces supervisa el adecuado funcionamiento de dichos sistemas de transmisión de datos a distancia.”

 

La Administración Pública utilizará soluciones digitales para la gestión de sus políticas públicas y para el trámite de los procedimientos administrativos electrónicos, asimismo, la prestación digital de los servicios públicos deberá de ocurrir por medio de las tecnologías de amplio acceso para la población.

Por transmisión se entiende a la “Transferencia de información de un punto a otro u otros, por medio de señales”[5], por transmisión de datos se entiende “Facilidad que transporta unidades de datos de servicio desde una entidad a una o varias entidades”[6]. Por su parte, por sistema se entiende “conjunto de entidades que pueden estar en diversos estados de acuerdo con las leyes que definen la dinámica del sistema”[7], conforme a esto, podemos definir los sistemas de transmisión de datos como el conjunto de entidades que transfieren información de un punto a otro u otros, verbi gratia, la fibra óptica para internet.

Por otro lado, si la entidad pública todavía no implementa su mesa de partes digital, tendrá el deber de facilitar el empleo de sistemas de transmisión de datos a distancia, verbi gratia, correos electrónicos institucionales para la recepción de solicitudes o la remisión de decisiones a los administrados.

Lo establecido en esta modificación es una manifestación del gobierno digital que es definido en el artículo 6 del Decreto Legislativo 1412 – Ley de Gobierno Digital- que indica:

“6.1. El gobierno digital es el uso estratégico de las tecnologías digitales y datos en la Administración Pública para la creación de valor público. Se sustenta en un ecosistema compuesto por actores del sector público, ciudadanos y otros interesados, quienes apoyan en la implementación de iniciativas y acciones de diseño, creación de servicios digitales y contenidos, asegurando el pleno respeto de los derechos de los ciudadanos y personas en general en el entorno digital. 6.2. Comprende el conjunto de principios, políticas, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos utilizados por las entidades de la Administración Pública en la gobernanza, gestión e implementación de tecnologías digitales para la digitalización de procesos, datos, contenidos y servicios digitales de valor para los ciudadanos.”

Donde se indica que la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Secretaría de Gobierno Digital, es el ente rector en materia de gobierno digital que comprende tecnologías digitales, identidad digital, interoperabilidad, servicio digital, datos, seguridad digital y arquitectura digital; dicta las normas y establece los procedimientos en materia de gobierno digital y, es responsable de su operación y correcto funcionamiento[8].

5. POSTERIOR PRESENTACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTACIÓN

Observemos la modificación que se dio al artículo 123, numeral 123.3, de la Ley 27444:

Artículo 123, numeral 123.3, de la Ley 27444 indica Artículo 123, numeral 123.3, modificado por la Ley 31465, de la Ley 27444 indica
“123.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, debe presentarse físicamente dentro del tercer día el escrito o la resolución respectiva, con cuyo cumplimiento se le entenderá recibido en la fecha de envío del correo electrónico o facsímil”. “123.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, no es necesaria la posterior presentación física de la documentación remitida”.

 

Antes de la modificación existía la obligación de presentar físicamente la documentación remitida a través del uso de medios de transmisión de datos a distancia; sin embargo, a través de esta modificación: presentada la documentación por medios de transmisión de datos a distancia, no es necesaria la posterior presentación física de los mismos.

Lo indicado no impide que el administrado presente sus escritos tanto en la mesa de partes digital y también en la mesa de partes física, en este caso se aplicará el principio de informalismo que establece que las normas del procedimiento administrativo se interpretan de manera favorable a las pretensiones de los administrados.

CONCLUSIONES

La Ley 31465, publicada el 04 de mayo del 2022, establece modificaciones a la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en relación a la presentación y recepción de escritos o decisiones administrativas a través de sistemas de transmisión de datos, como los correos o casillas electrónicas, garantizando el derecho de petición, información y defensa de los administrados[9]*.

REFERENCIAS

  • Decreto Legislativo 1412 (13 de setiembre de 2018). Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital. Perú.
  • Decreto Legislativo 82 (07 de marzo de 2005). Codice dell’amministrazione digitale. Italia
  • Decreto Supremo 004-2019-JUS (25 de enero de 2019). Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Perú.
  • Decreto Supremo 029-2021-PCM (19 de febrero de 2021). Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo. Perú
  • Ley 27444 (11 de abril de 2001). Ley del Procedimiento Administrativo General. Perú.
  • Ley 31170 (21 de abril de 2021). Ley que dispone la implementación de mesa de partes digitales y notificaciones electrónicas. Perú.
  • Ley 31465 (04 de mayo de 2022). Ley que modifica la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, a fin de facilitar la recepción documental digital. Perú.
  • Morales Barroso, José y Lázaro García, Juan Luis (2003). Diccionario de Términos y Acrónimos de Comunicaciones de Datos. España: L&M Data Communications SA.
  • Proyecto de Ley 827/2021-CR (23 de noviembre de 2021). Proyecto de Ley que facilita el procedimiento de notificación electrónica. Perú.

[1] Omitida la forma legal, el acto no es válido

[2] I documenti trasmessi da chiunque ad una publica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idóneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta (Art. 45, Codice dell’amministrazione digitale, Italia).

[3] Cfr. Proyecto de Ley 827/2021-CR, Perú

[4] Cfr. Proyecto de Ley 827/2021-CR, Perú

[5] Morales Barroso, José y Lázaro García, Juan Luis, 2003

[6] Morales Barroso, José y Lázaro García, Juan Luis, 2003

[7] Morales Barroso, José y Lázaro García, Juan Luis, 2003

[8] Cfr. Artículo 8 Decreto Legislativo 1412, Perú

[9]* El autor es jurista, maestro y abogado especialista en Derecho Administrativo, Derecho del Trabajo y Derecho de la Seguridad Social en el Perú, puede contactarlo en [email protected] o móvil y WhatsApp (+51) 959666272.

Comentarios:
Maestro en Ciencias Políticas y Derecho Administrativo por la Universidad Nacional de San Agustín. Miembro de la Asociación Argentina de Derecho Administrativo. Socio de la Asociación Española de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social. Columnista en el Suplemento «La Gaceta Jurídica» del diario La Razón (Bolivia). Fue catedrático de Derecho Administrativo en la Universidad La Salle (Perú), catedrático de Derecho del Trabajo, Derecho de la Seguridad Social y Derecho Comercial en la Universidad José Carlos Mariátegui (Perú). Es miembro del Ilustre Colegio de Abogados de Arequipa. Docente de LP Pasión por el Derecho, el portal jurídico más leído del Perú.