La administración pública, con la finalidad de cumplir con sus funciones básicas como educación, salud, cultura, seguridad, administración de justicia, regulación de servicios básicos, requiere contar con personal a su servicio.
1. El sistema administrativo de recursos humanos
El Decreto Legislativo 1023 creó la Autoridad Nacional del Servicio Civil. Dicho ente es la autoridad rectora en el sistema de gestión de recursos humanos en el sector público.
Este sistema se encarga de establecer, desarrollar y ejecutar la política de Estado respecto del Servicio Civil. Comprende el conjunto de normas, principios, recursos, métodos, procedimientos y técnicas utilizados por las entidades del sector público en la gestión de los recursos humanos.
En el sector público, el sistema administrativo de gestión de recursos humanos se encuentra conformado por subsistemas, es decir por un conjunto de procesos interrelacionados que forman parte de este sistema.
El subsistema se ubica en el primer nivel de desagregación del sistema.
Las funciones se estructuran por medio de un proceso que es un conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr un resultado, las cuales siguen una secuencia lógica dentro del proceso y se encuentran relacionadas entre sí.
Asimismo, transforman elementos de entrada en bienes y/o servicios para los clientes internos o externos de la entidad.
Este proceso tiene como efecto o consecuencia un producto, que constituye los resultados intermedios o finales (salidas) de un proceso determinado.
El proceso se ubica en el segundo nivel de desagregación del sistema; tal proceso es parte de un subsistema determinado y se descompone a su vez en una o más actividades.
2. Modelo de gestión de recursos humanos en el sector público
El actual modelo del sistema de recursos humanos en el sector público es desarrollado propiamente por la Ley 30057 y tiene una clara vocación de universalidad y de permanencia.
La responsabilidad de implementar el modelo y de dictar las pautas y directivas en la gestión de los recursos humanos corresponde a SERVIR como autoridad rectora del sistema, correspondiendo a las oficinas de recursos humanos la implementación de dichas directivas.
La autoridad nacional del servicio civil establece y ejecuta la política de Estado respecto del Servicio Civil.
Esta autoridad gestiona de modo general los subsistemas previstos en el Decreto Legislativo 1023, para lo cual coordina con las oficinas de recursos humanos de las entidades públicas a nivel nacional.
3. ¿Quiénes integran el sistema de recursos humanos en el sector público?
a. La Autoridad Nacional del Servicio Civil
La Autoridad Nacional del Servicio Civil tiene las siguientes funciones:
- Planificar y formular las políticas nacionales del sistema en materia de recursos humanos a través de los subsistemas de:
-
- Planificación de políticas de recursos humanos
- Organización del trabajo y distribución
- Gestión del empleo
- Gestión del rendimiento
- Gestión de la compensación
- Gestión de desarrollo y capacitación
- Gestión de las relaciones humanas y sociales.
2. Emitir opinión técnica vinculante en materias de su competencia.
3. Desarrollar y gestionar políticas de formación y evaluar sus resultados.
4. Otras funciones descritas en el artículo 10 del Decreto Legislativo 1023.
b. Tribunal del Servicio Civil
El Tribunal del Servicio Civil tiene facultades y competencia en materia de:
- Acceso al Servicio Civil.
- Evaluación y progreso en la carrera civil.
- Régimen disciplinario
- Término de la relación de trabajo.
c. Oficinas de Recursos Humanos de las Entidades bajo el ámbito de SERVIR
Las funciones de las oficinas de recursos humanos de las entidades de la administración pública son las siguientes:
- Ejecutar e implementar las disposiciones, lineamientos, instrumentos o herramientas de gestión establecidas por SERVIR y por la entidad.
- Formular lineamientos y políticas para el desarrollo del plan de gestión de personas y el óptimo funcionamiento del sistema de gestión de recursos humanos, incluyendo la aplicación de indicadores de gestión.
- Supervisar, desarrollar y aplicar iniciativas de mejora continua en los procesos que conforman el sistema de gestión de recursos humanos.
- Realizar el estudio y análisis cualitativo y cuantitativo de la provisión de personal al servicio de la entidad de acuerdo a las necesidades institucionales.
- Gestionar los perfiles de puestos.
- Administrar y mantener actualizado en el ámbito de su competencia el Registro Nacional de Personal del Servicio Civil y el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido que lo integra.
- Otras funciones que se establezcan en las normas reglamentarias y lo dispuesto por el ente rector del sistema.
Las oficinas de recursos humanos sólo con fines de gestión de recursos humanos se clasifican en entidades de Tipo A y Tipo B.
Las entidades de tipo A son aquellas que cuentan con personería jurídica de derecho
público, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y por tanto, se encuentran sujetas a las normas comunes de derecho público.
Las entidades tipo B son aquellos órganos desconcentrados, proyectos, programas o unidades ejecutoras conforme a la Ley 28411, Ley General de Sistema Nacional de Presupuesto, de una entidad pública tipo A y deben tener competencia para contratar, sancionar y despedir.
Además deben contar con una oficina de recursos humanos o la que haga sus veces, un titular, entendiéndose como máxima autoridad administrativa y/o una alta dirección o la que haga sus veces.
Finalmente, deben contar con una resolución del titular de la entidad pública a la que pertenece definiéndola como entidad tipo B.
4. ¿Qué es la gestión de administración de personas?
Pertenece al subsistema de gestión del empleo. Contiene los siguientes procesos:
a. La administración de legajos: Comprende la custodia de la información y documentación generada durante el vínculo laboral con cada servidor civil.
En el legajo puede constar en físico o en archivos digitalizados: actas de selección, declaraciones juradas al ingreso y durante la relación laboral, resultados de evaluaciones, resoluciones de ascensos, documentación relativa a otorgamiento de beneficios, convenios individuales, entre otros.
b. El registro y control de asistencia: Se analiza los tiempos de permanencia en el centro de trabajo con la finalidad de llevar el control del tiempo efectivo de trabajo, faltas justificadas e injustificadas, refrigerio, compensaciones de horas extraordinarias, récord vacacional, permisos, licencias, etc. Toda esta data es necesaria para la verificación de la prestación de trabajo y el otorgamiento de beneficios que se encuentran en función al tiempo de trabajo.
c. El desplazamiento o movimiento de personal a otros puestos o funciones dentro o fuera de la entidad: Este comprende el registro y control de las modalidades de designación, rotación, destaque, encargo de funciones, comisión de servicios de los servidores públicos de acuerdo a las normas y procedimientos para cada tipo de desplazamiento.
d. Del régimen disciplinario: La Ley del Servicio Civil contempla los siguientes tipos de sanciones:
- Amonestación verbal
- Amonestación escrita
- Suspensión y destitución.
Solo la amonestación verbal no requiere el inicio de un procedimiento disciplinario a diferencia de las otras sanciones que si requieren la instauración de procedimiento disciplinario.
En el caso de las sanciones de amonestación escrita y suspensión se contempla que la primera instancia se encuentre a cargo del Jefe inmediato del servidor, mientras que la segunda etapa, a la que se accede vía recurso de apelación, se encuentra a cargo del jefe de la oficina de recursos humanos de la entidad.
En el caso de las sanciones de despido, la primera instancia se encuentra a cargo del jefe de la oficina de recursos Humanos de la entidad y la segunda etapa a cargo del Tribunal del Servicio Civil.
Las sanciones deben inscribirse en el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido (RNSDD) conforme a lo señalado por Servir.
e. Desvinculación: Este comprende el fin del vínculo entre el servidor civil y la entidad pública.
Como producto de esta desvinculación debe emitirse un registro de entrega de cargo, así como la resolución respectiva de desvinculación.
Asimismo, es necesario hacer una encuesta de salida, para conocer las razones de la desvinculación, para conocer la evaluación de la relación entre el servidor y la entidad, y
para búsqueda de oportunidades de mejora.
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