Conclusiones: 1. La normativa que regula el procedimiento administrativo estandarizado de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control, regula las formas regulares de entrega de información y el pago por derecho de tramitación, cuya implementación son de obligatorio cumplimiento por todas las entidades de la Administración Pública.
2. Las copias certificadas o fedateadas atendidas dentro del procedimiento de acceso a la información pública se realizan en mérito al pago del costo de reproducción de una copia simple, cuyo costo se encuentra estandarizado, más no por el servicio de fedateo o certificación.
3. La denominación “otras formas de entrega de información” alude a la reproducción física de la información en formatos A3, A2, A1 y A0; por lo que corresponde a las entidades que poseen la información estimar únicamente el costo que destinan para la reproducción de la información en el soporte documental.
OPINIÓN CONSULTIVA N° 029-2021-JUS/DGTAIPD
ASUNTO: Sobre el alcance de la denominación “otras formas de entrega física” regulada en el procedimiento administrativo estandarizado de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control
REFERENCIA: OFICIO N° 000052-2020-SUNAFIL/GG/EFII
FECHA: 9 de agosto de 2021
I. ANTECEDENTES
1. Mediante el documento de la referencia, el señor Hugo Alfredo Castañeda Torres, entonces Coordinador del Equipo Funcional de Integridad Institucional de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (en adelante, SUNAFIL), formuló a la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (en adelante, DGTAIPD) la siguiente consulta:
a) ¿Bajo la denominación “otras formas de entrega de información física” se considera la entrega de copias autenticadas o certificadas?
b) ¿Cuáles son aquellas formas de entrega de información física?
c) ¿Dichas formas de entrega de información física se rigen bajo el procedimiento de acceso a la información pública o sugiere la posibilidad de crear un procedimiento especial, donde se fije un pago específico por derecho de tramitación y el cobro específico para la reproducción de dicha información?
II. MARCO NORMATIVO DE ACTUACIÓN
2. De conformidad con el numeral 4 del artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1353[1] que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública (en adelante, ANTAIP), esta entidad tiene la función de absolver las consultas que las entidades o las personas jurídicas o naturales le formulen respecto de la aplicación de normas de transparencia y acceso a la información pública.
3. En esta medida, esta DGTAIPD, en tanto órgano de línea del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos sobre el que recae la ANTAIP emite la presente Opinión Consultiva en mérito a la citada normativa, en el ámbito de la interpretación en abstracto de las normas; es decir, como pauta de interpretación general y no como un mandato especifico de conducta para un caso concreto[2].
4. En ese sentido, considerando la consulta formulada por la SUNAFIL, este Despacho se pronunciará respecto el alcance de la denominación “otras formas de entrega física” regulada en el procedimiento administrativo estandarizado de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control.
III. ANÁLISIS
A. Aplicación del procedimiento administrativo estandarizado de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control
5. El inciso 5 del artículo 2 de la Constitución Política, establece que toda persona tiene derecho a solicitar sin expresión de causa la información que requiera y a recibirla de cualquier entidad pública, en el plazo legal, con el costo que suponga el pedido. Se exceptúan de dicho acceso las informaciones que afectan la intimidad personal, las protegidas por el secreto bancario y la reserva tributaria, por razones de seguridad nacional o excluida expresamente por ley[3].
6. Asimismo, el desarrollo normativo de este derecho constitucional se encuentra en la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por el Decreto Supremo N° 021-2019-JUS[4] (en adelante, TUO
de Ley N° 27806)[5] y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM[6].
Estos dispositivos desarrollan el denominado, “procedimiento administrativo de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control”.
7. Seguidamente, a efectos de evitar incumplimientos[7] a la normativa vigente en materia de transparencia y acceso a la información pública, y en virtud de lo establecido en el artículo 41 y numeral 53.7 del artículo 53 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante TUO de la LPAG), mediante Decreto Supremo N° 164-2020-PCM[8] se aprobó el “Procedimiento Administrativo Estandarizado de Acceso a la Información Pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control”.
8. Finalmente, el citado Decreto estableció entre las disposiciones procedimentales la implementación del Anexo 01 del Formato TUPA, la misma que recoge, “formas de entrega de información y pago por derecho de tramitación del procedimiento”, lo cual conlleva a que todas las entidades de la Administración Pública[9], de manera obligatoria, implementen el citado formato con sus respectivas disposiciones.
B. Formas de entrega de las solicitudes de acceso a la información pública: copias certificadas o fedateadas
9. El artículo 13 del TUO de Ley N° 27806, dispone en su quinto párrafo que “no se podrá negar información cuando se solicite que esta sea entregada en una determinada forma o medio, siempre que el solicitante asuma el costo que suponga el pedido”.
10. Tal es así, que el solicitante podrá indicar si prefiere que la información este contenida en un documento escrito, en un soporte magnético o en uno digital; y además podrá elegir que la entrega sea a través de la unidad de recepción documentaria de la entidad o, si el formato lo permite, mediante el envío a un correo electrónico consignado por él[10].
11. Por ende, a criterio de esta Autoridad, el solicitante puede optar, entre las formas o modalidades de entrega, que la información solicitada le sea alcanzada en CD, correo electrónico, copias simples o copias certificadas o fedateadas; no obstante, la entrega de esta última documentación será posible, en tanto y cuanto se trate de documentos cuyos originales poseen o que hayan sido emitidos por la entidad requerida[11].
12. Similar criterio comparte el Tribunal Constitucional a través de su jurisprudencia, cuando sostiene que el fedateo y la certificación están comprendidos dentro del procedimiento de acceso a la información pública, y en cuanto a los costos que debe asumir el solicitante, si requiere dichas copias, el servicio debe ser gratuito, y no debe cobrarse más allá de los costos de reproducción,[12] entendiéndose a este como el costo real, es decir, el gasto en que incurre de manera directa la entidad para reproducir la información solicitada[13].
C. Sobre la denominación “otras formas de entrega de información física”
13. De la lectura de la exposición de motivos del Decreto Supremo N° 164-2020-PCM, se advierte que la denominación “otras formas de entrega de información física” aluden a la reproducción física de la información en formatos A3, A2, A1 y A0.
14. Precisa que, la obtención de copias simples en los tamaños A3, A2, A1 y A0 es excepcional en las entidades que hayan producido planos, mapas o cartas geográficas, supuestos en los cuales las entidades que poseen la información deben estimar únicamente el costo que destinan para la reproducción de la información en el soporte documental. Ello considerando que se presenta una dispersión de los costos del material que las entidades compran a sus proveedores mediante el proceso de contratación respectivo. Por lo que, en el Anexo 1 aprobado mediante el Decreto Supremo 164-2020- PCM se incluye una nota que dispone que en caso de otros medios de entrega de información cada entidad determinará el pago por derecho de tramitación que corresponde a los costos de reproducción.
IV. CONCLUSIONES
1. La normativa que regula el procedimiento administrativo estandarizado de acceso a la información pública creada u obtenida por la entidad, que se encuentre en su posesión o bajo su control, regula las formas regulares de entrega de información y el pago por derecho de tramitación, cuya implementación son de obligatorio cumplimiento por todas las entidades de la Administración Pública.
2. Las copias certificadas o fedateadas atendidas dentro del procedimiento de acceso a la información pública se realizan en mérito al pago del costo de reproducción de una copia simple, cuyo costo se encuentra estandarizado, más no por el servicio de fedateo o certificación.
3. La denominación “otras formar de entrega de información” alude a la reproducción física de la información en formatos A3, A2, A1 y A0; por lo que corresponde a las entidades que poseen la información estimar únicamente el costo que destinan para la reproducción de la información en el soporte documental.
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[1] Decreto Legislativo que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública, fortalece el Régimen de Protección de Datos Personales y la regulación de la gestión de intereses, publicado en el diario Oficial El Peruano, el 07 de enero de 2017.
[2] Las opiniones consultivas emitidas por esta DGTAIPD se encuentran públicas en el portal institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en el siguiente enlace: http://bit.ly/3eIA3mO
[3] Cfr. LANDA ARROYO, César. Los derechos fundamentales (Derecho de acceso a la información pública). Lima: Fondo editorial PUCP, 2017, p.66.
[4] Publicado en el diario Oficial El Peruano el 11 de diciembre de 2019.
[5] El artículo 1 del TUO de la Ley N° 27806, dispone que “la presente Ley tiene por finalidad promover la transparencia de los actos del Estado y regular el derecho fundamental del acceso a la información consagrado en el numeral 5 del artículo 2 de la Constitución Política del Perú”(subrayado agregado).
[6] Publicado en el diario Oficial El Peruano el 07 de agosto de 2003.
[7] Tales como, cobros indebidos, exigencia de requisitos adicionales a los previstos en el TUO de la Ley N° 28706, así como excesiva demora en la adecuación de los TUPA por parte de diversas entidades obligadas, a pesar de la existencia de un plazo perentorio de sesenta (60) días hábiles para el cumplimiento de esta obligación.
[8] Publicado en el diario Oficial El Peruano el 04 de octubre de 2020.
[9] Establecida en el artículo I del Título Preliminar del TUO de la LPAG.
[10] Párrafo 17 de la Opinión Consultiva N° 58-2019-JUS/DGTAIPD, Sobre la entrega de copias fedateadas y certificadas en el marco de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
[11] Ver Opinión Consultiva N° 58-2019-JUS/DGTAIPD. Disponible en: http://bit.ly/30Q5hzS
[12] Sentencia recaída en el Expediente N° 1847-2013-PHD/TC, Fundamento Jurídico 8.
[13] Sentencia recaída en el Expediente N° 1847-2013-PHD/TC, Fundamento Jurídico 6, de fecha 23 de julio de 2014.
