CONCLUSIONES 3.1 La normativa de contrataciones del Estado permite encargar las actuaciones preparatorias y/o procedimiento de selección a otra Entidad, estando ello orientado principalmente a la contratación de prestaciones que revistan cierto grado de especialización o complejidad; no obstante, tratándose de contrataciones realizadas a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco la fase de actuaciones preparatorias no debería revestir mayor complejidad para la Entidad contratante, toda vez que este método especial ha sido diseñado, justamente, con el fin de dotar de mayor simplicidad y celeridad a la compra.
3.2 Tratándose de contrataciones realizadas a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, dada su naturaleza especial, no es posible que se configure un “encargo del procedimiento de selección” a otra Entidad, toda vez que no se presentan las etapas y actuaciones propias de un procedimiento de selección competitivo, lo cual es justamente aquello que sustenta la necesidad de realizar un encargo.
Dirección Técnico Normativa Opinión
Expediente Nº 64515
OPINIÓN N° 042-2024/DTN
Empresa: Central de Compras Públicas – PERÚ COMPRAS Asunto: Catálogos Electrónicos del Acuerdo Marco Referencia: Formulario de solicitud de consultas de fecha 16.05.2024
1. ANTECEDENTES
Mediante el documento de la referencia, el Gerente General de la Central de Compras Públicas – PERÚ COMPRAS, formula varias consultas referidas al encargo de actuaciones preparatorias y procedimiento de selección, así como a las compras realizadas a través de los Catálogos Electrónicos del Acuerdo Marco, en el marco de la normativa de contrataciones del Estado.
Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Técnico Especializado son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal n) del artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada a través de la Ley N° 30225 y modificada por el Decreto Legislativo N° 1444, así como por el numeral 3 del acápite II del Anexo N° 2 de su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 344-2018-EF y sus modificatorias.
En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.
2. CONSULTAS Y ANÁLISIS
Para efectos de la presente opinión se entenderá por:
- “Ley” a la aprobada mediante Ley N° 30225 y sus modificatorias.
- “Reglamento” al aprobado mediante Decreto Supremo N° 344-2018-EF y sus modificatorias.
Dicho lo anterior, las consultas formuladas son las siguientes:
2.1. ¿Una Entidad puede encargar a otra Entidad pública las actuaciones preparatorias de un bien y/o servicio que deba adquirirse a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco? (Sic).
2.1.1 En primer lugar, debe indicarse que todo proceso de contratación pública, por regla general, está comprendido por tres (3) fases diferenciadas entre sí [1] :
(i) La fase de actuaciones preparatorias, que incluye -entre otras actividades- la definición de necesidades y formulación del requerimiento; la elaboración y aprobación del Plan Anual de Contrataciones (PAC); la determinación del valor estimado o referencial (según corresponda al objeto de la contratación); la aprobación del expediente de contratación, la designación del comité de selección (de corresponder), la elaboración de los documentos del procedimiento de selección y las demás actuaciones previstas en la normativa, anteriores a la etapa de convocatoria del procedimiento de selección;
(ii) La fase selectiva, que incluye las actuaciones comprendidas entre la convocatoria del procedimiento de selección y el otorgamiento de la Buena Pro, hasta antes del perfeccionamiento del contrato; y
(iii) La fase de ejecución contractual, que incluye las actuaciones relacionadas con el perfeccionamiento del contrato hasta la culminación de la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, su conformidad o el consentimiento de la liquidación final (según se trate del objeto del contrato) y el pago final, respectivamente.
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Ahora bien, precisado lo anterior, es importante señalar que los procesos de contratación son organizados por la Entidad, como destinataria de los fondos públicos asignados; en ese contexto, son determinados órganos y dependencias de cada Entidad los que se encargan de llevar a cabo las actuaciones propias de los procesos de contratación, según sus funciones y competencias específicas, conforme a lo dispuesto por la normativa de contrataciones del Estado y por las normas de organización interna de cada Entidad, respectivamente.
En relación con lo señalado, cabe anotar que conforme al numeral 6.1 del artículo 6 de la Ley, la responsabilidad de la organización de los procesos de contratación corresponde a cada Entidad; no obstante, la normativa de contrataciones del Estado ha previsto ciertas excepciones respecto a la organización de tales procesos. Una excepción se encuentra prevista en el numeral 6.2 del mencionado artículo, en virtud del cual, la Entidad puede encargarle a otra Entidad pública[2] el desarrollo de las actuaciones preparatorias y/o los procedimientos de selección.
Al respecto, el artículo 109 del Reglamento reitera que una Entidad puede encargar a otra Entidad pública, mediante convenio interinstitucional, la realización de las actuaciones preparatorias y/o el procedimiento de selección que aquella requiera para la contratación de bienes, servicios en general, consultorías y obras, previo informe técnico legal que sustente la necesidad y viabilidad del encargo, el mismo que es aprobado por el Titular de la Entidad.
Llegado a este punto, es importante precisar que la realización de un encargo -sea respecto de las actuaciones preparatorias o del procedimiento de selección- se justifica en la dificultad por parte de la Entidad para gestionar la compra por sí misma, al no contar con el personal capacitado, el conocimiento especializado, así como otros recursos o herramientas con las que no cuente, considerando, además, la complejidad o especialidad que puede revestir dicha compra[3] .
2.1.2 Por otra parte, de conformidad con el artículo 31 de la Ley, la contratación a través del Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco es un método especial de contratación que permite a las Entidades efectuar contrataciones sin realizar procedimiento de selección, es decir, sin incurrir en los costos de transacción que involucran la organización, preparación y conducción de un procedimiento.
En esa misma línea, el artículo 113 del Reglamento la define conforme a lo siguiente “… la contratación a través de Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco se realiza sin mediar procedimiento de selección, siempre y cuando los bienes y/o servicios formen parte de dichos catálogos. El acceso a los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco se realiza en forma electrónica, a través del SEACE.”.
Por su parte, el artículo 114 del Reglamento señala que “La contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco resulta obligatoria desde el día de su entrada en vigencia, para lo cual el órgano encargado de las contrataciones verifica que dichos Catálogos contengan el bien y/o servicio que permita la atención del requerimiento y que se cuente con la disponibilidad de recursos”.
Como se puede advertir, la contratación realizada mediante los Catálogos Electrónicos del Acuerdos Marco constituye un método especial, toda vez que no requiere de un típico procedimiento de selección con las etapas y actuaciones que ello conlleva. Para tales efectos, las características de los bienes y servicios incluidos en los Catálogos Electrónicos han sido previamente uniformizadas –por lo cual no cabe una evaluación técnica–, debiendo la Entidad determinar si se ajustan a su requerimiento.
En cuanto al procedimiento para realizar la compra a través de dicho método, una vez determinadas las características y condiciones del bien o servicio a contratar, el área usuaria realiza las gestiones correspondientes con el órgano encargado de las contrataciones, a efectos de que se verifique si los bienes y/o servicios requeridos se encuentren contenidos en los Catálogos Electrónicos. De esta manera, cuando los bienes y servicios contemplados en el Catálogo Electrónico permitan la atención del requerimiento, la Entidad se encuentra en la obligación de contratarlos bajo dicho método especial, para lo cual, deberá sustentar la compra en un expediente de contratación que contenga, como mínimo, lo siguiente: (i) el requerimiento; (ii) la certificación de crédito presupuestario o disponibilidad presupuestal, según corresponda; y, (iii) informe sustentatorio de la elección del bien o servicio y del proveedor, considerando el mejor costo total para la entidad contratante, salvo que el criterio hay sido el menor costo; y, (iv) la autorización de la contratación respectiva, conforme a la organización interna de cada entidad, en base al informe sustentatorio y antes de emitir la respectiva orden de compra o servicio.
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Así, en lo que respecta a la consulta formulada, cabe mencionar que si bien la normativa de contrataciones permite encargar las actuaciones preparatorias, ello está orientado principalmente a la contratación de prestaciones que revistan cierto grado de especialización o complejidad para la Entidad; no obstante, como se ha detallado previamente, tratándose de compras realizadas mediante los Catálogos Electrónicos del Acuerdo Marco, este método especial ha sido diseñado, justamente, con el fin de dotar de mayor simplicidad y celeridad a la compra, en tanto, los bienes o servicios a adquirir ya se encuentran uniformizados a través de fichas producto, asimismo, al no realizarse una etapa de evaluación técnica, no es necesaria la designación de un comité de selección ni la elaboración de Bases que contemplen requisitos de calificación o factores de evaluación, por tanto, bajo este método especial, la fase de actuaciones preparatorias no debería revestir mayor complejidad para la Entidad contratante.
[Continúa…]
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[1] A mayor abundamiento, se recomienda revisar las Opiniones N° 088-2023/DTN, N° 134-2017/DTN y N° 003- 2018/DTN.
[2] En concordancia con lo establecido en el artículo 3 de la Ley.
[3] Así por ejemplo en la Exposición de Motivos de la Ley N° 30225 se indica lo siguiente: “Se permite el encargo de las actuaciones preparatorias a otras Entidades del sector público, debido a que normalmente en estos casos, lo que motiva el encargo es la especialidad que ostenta la Entidad a quien se realiza el encargo, lo que no solo es relevante en el procedimiento de selección sino en la realización de las actuaciones preparatorias, sin perjuicio de la responsabilidad que mantiene la Entidad que efectúa el encargo”.
