¿Cómo constituir una empresa? Guía práctica para formalizar una empresa

Sumario: 1. Introducción, 2. 3. Beneficios de tener un negocio formal, 4. ¿Cómo constituir una empresa? Aspectos prácticos, 4.1. Elección de la actividad empresarial, 4.2. Elección del tipo de personería, 4.3. Reserva del nombre o razón social, 4.3.1. Reserva del nombre o razón social en el Sistema de Intermediación Digital (SID-Sunarp), 4.4. Elaboración de la minuta de constitución, 4.4.1. ¿Cuáles son los requisitos para elaborar la minuta de constitución?, 4.4.2. ¿Cuáles son los requisitos para elaborar la minuta de constitución?, 4.4.3. ¿Dónde se realiza el trámite?, 4.4.4. ¿Cómo se realiza el trámite en el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)?, 4.5. Elaboración de la Escritura Pública, 4.5.1. ¿Qué es la Escritura Pública?, 4.5.2. ¿Cómo se firma la escritura pública en el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)?, 4.6. Inscripción en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp, 4.6.1. ¿Cómo realizar la inscripción en el Registro de Personas Jurídicas?, 4.6.2. ¿Cómo se culmina la inscripción en el Sistema de Intermediación Digital de la Sunarp (SID-Sunarp)?, 5. Conclusiones, 6. Modelos, 7. Bibliografía.

1. Introducción

Aunque la puesta en marcha de un nuevo negocio genera una gran expectativa, el proceso de constitución y formalización de una empresa puede llegar a resultar engorroso debido a la gran cantidad de trámites administrativos. Claramente, ello puede conllevar a que el empresario omita el trámite e inicie el desarrollo de sus actividades empresariales sin la formalidad correspondiente, lo que puede ocasionar ciertas contingencias a nivel empresarial, laboral y tributario.

En tal sentido, el objetivo central de la presente monografía radica en establecer de manera práctica, didáctica y clara, aspectos prácticos en torno a la constitución y formalización de una empresa, brindando una serie de herramientas documentales prácticas que coadyuven a facilitar el tramite de constitución y formalización de una empresa. De esta manera, se pretende evitar la presencia de contingencias que incidan directamente en el ámbito económico de una empresa.

Así pues, en el presente documento se hará referencia al concepto de empresa, se brindarán los beneficios de constituir y formalizar una actividad empresarial, se establecerá el procedimiento formal para la constitución de una empresa de manera presencial, así como el procedimiento específico para realizar la inscripción de la empresa en el Registro de Personas Jurídicas de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (en adelante, Sunarp).

En definitiva, se pretende brindar un esbozo general y práctico al lector acerca del tema en cuestión, brindándole medios que faciliten la efectivización de su negocio, así como recomendaciones en torno a la forma y modo de constitución de una empresa.

2. Concepto de empresa

Aunque existen múltiples definiciones en torno al término “empresa” dependiendo del carácter jurídico, económico, contable o administrativo; par efectos del presente, se ha considerado pertinente hacer referencia a la definición esgrimida por Trigoso (2019), quien señala que:

En sentido económico la empresa es la unidad económica conformada por los propietarios, trabajadores, colaboradores, que a través de diversas actividades como venta de bienes o la realización de servicios, generan ingresos, los cuales son considerados ganancias repartibles a favor del empresario. Dichas ganancias o rentas están sujetas al pago de impuestos a favor del Estado.

Tomando en consideración dicha definición, se puede afirmar que la empresa implica la realización de actividades relacionadas con la venta de bienes y/o la realización de servicios cuya correcta ejecución conllevará a la generación de ganancias económicas.

3. Beneficios de tener un negocio formal

Aunado a las dificultades en torno a los arduos trámites administrativos, probablemente, uno de los grandes cuestionamientos al momento que iniciar un negocio es si realmente resulta conveniente. Al respecto, se podrá evidenciar que la conformación y puesta en marcha de un negocio mejora la calidad de vida del emprendedor, así como de las personas que prestan servicios en favor de la empresa.

Además, el empresario podrá evidenciar un mayor y mejor posicionamiento en e mercado peruano, brindando, a su vez, una mayor confianza en la interrelación con las demás empresas y personas naturales con las que ostente un vínculo contractual. Aunado a ello, es claro que la formalización de una empresa coadyuva al acceso al financiamiento, al acceso al crédito fiscal, y, en definitiva, a la contribución con un país mas desarrollado y formal.

4. ¿Cómo constituir una empresa? Aspectos prácticos

4.1. Elección de la actividad empresarial

El hecho de iniciar con la ejecución formal de un negocio implica establecer, en primer lugar, la idea de negocio que se pretende desarrollar. Aunque puede sonar irrelevante, este primer paso constituye la base del éxito de un buen negocio que parte de la elaboración de una estrategia dinámica y fáctica que involucra el análisis de la realidad y el mercado que rodea el lugar en el que se pretende ejecutar la actividad empresarial.

Claramente, el análisis del mercado implicará conocer aquellas ventajas competitivas y el grado de presencia que se pretende obtener con la idea de negocio; aunado a ello, permitirá establecer la capacidad de desarrollo o realización de la idea de negocio poniéndolo a prueba.

Finalmente, se deberá tomar en consideración el análisis de la disposición de los clientes evaluando si la idea del negocio cumple con satisfacer las necesidades de la clientela.

4.2. Elección del tipo de personería

Una vez que se ha elegido la actividad empresarial que se pretende realizar, es indispensable elegir el tipo de personería que deberá regir dicha actividad. En tal sentido, la actual normativa empresarial los disgrega en:

A. Persona natural

En calidad de persona natural, el empresario puede constituir una sociedad comercial sin la necesidad de contar con la presencia de demás socios y sin requerir montos exorbitantes de capital para su emprendimiento. No obstante, se deberá tomar en cuenta que, a diferencia de la persona jurídica, el empresario es quien asume a título personal los derechos y obligaciones de la empresa, por tanto, garantiza con su patrimonio personal las deudas y obligaciones que la empresa contraerá.

B. Persona jurídica: modalidades empresariales

Dentro de las modalidades empresariales y/o formas societarias que la Ley 26887, Ley General de Sociedades ofrece, se encuentran:

Ahora que se ha disgregado los tipos de personería jurídica, probablemente la duda que surge es ¿conviene constituir un negocio como persona natural o como persona jurídica? La respuesta a dicha interrogante dependerá del grado de expectativas, crecimiento y expansión que el empresario tenga en torno a su negocio.

4.3. Reserva del nombre o razón social

Una vez que se haya elegido la personería jurídica, es recomendable -aunque no obligatorio- la reserva del nombre en tanto permitirá facilitar la inscripción de una empresa en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp. Así pues, durante la calificación de la Reserva de nombre, el registrador público tiene que verificar si existe alguna igualdad o coincidencia con algún nombre de otra empresa existente.

En tal sentido, se deberá advertir que la razón social es la denominación con la cual la empresa podrá identificarse ante las instancias administrativas; por ejemplo:

• • • • Clínica Cayetano Heredia S.R.L.
      • Directv Perú S.R.L.

4.3.1. Reserva del nombre o razón social en el Sistema de Intermediación Digital (SID-Sunarp)

El Sistema de Intermediación Digital (SID-Sunarp) es una plataforma tecnológica que coadyuva a iniciar el procedimiento registral electrónicamente, evitando, de esta manera, la necesidad de llenar formularios físicos y trámites engorrosos en las instalaciones de las entidades administrativas. Cabe resaltar que su implementación se fortalece y toma mayor énfasis con ocasión del brote y propagación de la COVID-19 en el territorio peruano.

Tal es así que, a través de la Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos 064-220-SUNARP/SN, de fecha 02 de junio de 2020, se dispone que los partes notariales conteniendo el acto constitutivo de Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Cerradas, Sociedades Comerciales de Responsabilidad Limitada y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada sean tramitados exclusivamente a través del Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp), en aplicación de la Décimo Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Final del Decreto Legislativo 1049.

Aunque resulta opcional, a fin de conocer si el nombre con el que se desea inscribir a una empresa ya se encuentra disponible, la Sunarp recomienda realizar una búsqueda de índice en el Registro de Personas Jurídicas, el cual se puede acceder a través del siguiente link: https://enlinea.sunarp.gob.pe/sunarpweb/pages/acceso/ingreso.faces

Cabe resaltar que, la tasa registral de la búsqueda de índice en el Registro de Personas Jurídicas asciende a S/ 5.00 (Cinco con 00/100 soles). Aunque bien, de manera referencial, se puede hacer la consulta en forma gratuita y general en la Búsqueda de Personas Jurídicas Inscritas, a la cual se puede acceder a través de: https://www.sunarp.gob.pe/bus-personas-juridicas.asp

Aunque resulta de carácter opcional, en el caso de que el nombre de la empresa se encuentre disponible, se puede solicitar una reserva de nombre en la Sunarp, este trámite puede ser realizado de manera virtual, a través del siguiente link: https://enlinea.sunarp.gob.pe/sunarpweb/pages/acceso/ingreso.faces

Sin perjuicio de lo mencionado, este trámite también puede efectivizarse en forma presencial en las Oficinas Registrales debiendo tomar en consideración que la tasa registral de la reserva de nombre asciende a S/ 20.00 (veinte con 00/100 soles).

4.4. Elaboración de la minuta de constitución

4.4.1. ¿Cuáles son los requisitos para elaborar la minuta de constitución?

En caso haya disponibilidad del nombre elegido en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp, se deberá continuar con la elaboración de la minuta de constitución, la cual, según señala Guerra (2019), es un “(…) documento privado, elaborado y firmado por un abogado, que contiene el convenio o contrato que debe presentarse ante un notario para su elevación ante escritura pública” (49).

En otras palabras, se puede afirmar que la minuta es el contrato social de la sociedad a través de la cual, el titular o los socios fundadores manifiestan su voluntad de constituir una persona jurídica. Así pues, este documento consta del pacto social, los estatutos y los insertos que se puedan adjuntar a éste; además, dentro de los datos que se debe detallar en dicha minuta de constitución, se tienen los siguientes:

• • • • • Datos generales de los socios (nombre completo, edad, Documento Nacional de Identidad).
        • El giro y tipo de empresa (S.A.C., S.R.L., entre otros).
        • La fecha de inicio de sus actividades.
        • El tiempo de duración (a plazo fijo o indeterminado).
        • El domicilio comercial.
        • Los estatutos (en este documento se consignará la denominación o razón social completa y abreviada, los datos de identificación de los socios, el capital de la sociedad, así como los datos de los administradores de la sociedad.
        • Los aportes de cada miembro (podrá aportarse dinero en efectivo que deberá depositarse en la cuenta corriente bancaria de la sociedad en proceso de constitución, asimismo, podrá aportarse bienes muebles -siempre y cuando estén debida y minuciosamente detallados- e inmuebles -cuya transferencia debe constar en la escritura pública correspondiente-.
        • El capital social o patrimonio social de la empresa (el cual “constituye la suma de aportes que realizan los socios con carácter de indisponible” (González 2016, 59)).

A fin de facilitar el proceso de constitución de una empresa, se anexa un modelo de minuta de constitución. [1]

4.4.2. ¿Cuáles son los requisitos para elaborar la minuta de constitución?

• • • • • Dos (02) copias del Documento Nacional de Identidad de cada uno de los socios y cónyuges, en caso corresponda.
        • Original y Dos (02) copias de búsqueda y reserva de nombre.
        • Archivo (PDF, Word, Excel) en un USB con el giro del negocio y la lista de bienes para el capital.
        • Formato de declaración jurada y fecha de solicitud de constitución de empresas [2]

4.4.3. ¿Dónde se realiza el trámite?

Una vez que la totalidad de los requisitos sean recabados, deben ser llevados a una notaría que realice el servicio de elaboración de acta constitutiva, aunque el costo y tiempo de espera dependerá de la notaria que se elija, generalmente, el tiempo aproximado es de dos (02) días hábiles, con un costo aproximado de S/ 20.00 (veinte con 00/100 soles).

En caso se trate de bienes dinerarios los que conformen el capital social, se deberá realizar el abono en una entidad del sistema financiero a la cuenta aperturada en favor de la sociedad en constitución, aunque el monto dependerá del capital social que se incluya, el monto mínimo aproximado que dichas entidades financieras aceptan asciende a S/ 900.00 (novecientos con 00/100 soles).

Por otro lado, en caso se trate de bienes no dinerarios los que conformen el capital social, se deberá adjuntar una declaración jurada [3] de los bienes aportados y, de ser el caso, un informe de valorización. [4]

Cabe resaltar que, aparte de las notarías, este trámite también puede ser llevado a cabo en un Centro de Desarrollo Empresarial (CDE) (el tiempo aproximado de duración es de dos (02) días hábiles) o en un Centro de Mejor Atención al Ciudadano (MAC).

4.4.4. ¿Cómo se realiza el trámite en el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)?

En aras de efectuar el registro en la plataforma citada, en primer lugar, se deberá acceder al siguiente link: https://sid.sunarp.gob.pe/sid/login.htm

Al acceder, dentro de las opciones que te muestra la plataforma tecnológica, se deberá hacer clic en “Ingreso al SID-SUNARP (Ciudadano-Notario)”, en cuyo extremo se deberá consignar obligatoriamente los datos personales a fin de crear un usuario y contraseña.

Fuente: Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)

Fuente: Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)

Posteriormente, se deberá hacer clic en “Solicitud de trámite de constitución de empresa”, en cuyo extremo se deberá realizar el siguiente procedimiento:

• • • • • Leer los términos y condiciones de acceso al Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp).
        • Seleccionar la notaría de preferencia.
        • Elegir el tipo de persona jurídica que desea constituir.
        • Verificar la información que aparece en el recuadro sobre datos del Solicitante, completar los datos de la empresa a constituir, el domicilio de la empresa, el objeto social, los datos del capital social y datos de los participantes.
        • Descargar el archivo en formato PDF del acto de constitución de empresa generado con los datos que previamente se ingresó en el sistema, hacer clic en la opción “FINALIZAR”, a fin de que la solicitud pueda ser enviada a la notaría seleccionada.
        • Se emitirá automáticamente la “Constancia de envío de solicitud de constitución de empresas”, la cual puede ser impresa o descargada.

4.5. Elaboración de la escritura pública

4.5.1. ¿Qué es la escritura pública?

Tal como se indicó, una vez que la minuta de constitución sea elaborada, debe ser firmada por los socios que la conforman y llevada a la notaría de preferencia a fin de solicitar el servicio de elaboración de escritura pública para la constitución de una empresa; este documento será revisado y elevado a escritura pública. Entre los requisitos que serán requeridos por el notario, se encuentran:

• • • • • Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o Carné de Extranjería de los socios.
        • Formato de Acto Constitutivo.
        • Deposito o voucher de abono en dinero (el costo aproximado asciende a S/ 250.00 (doscientos cincuenta con 00/100 soles, así como el costo por concepto del lector biométrico, el cual asciende a S/ 7.00 (cinco con 00/100 soles).
        • Constancia o comprobante de depósito del capital social aportado en una entidad del sistema financiero.

Sobre el particular, la escritura pública es un instrumento notarial donde consta el pacto social y el estatuto suscrito por los socios fundadores, básicamente, puede conceptuarse como el contrato de constitución de los socios fundadores, el cual se encuentra formalizado y legalizado ante un notario. (Romero 2012, 27)

Sin duda alguna, este documento resulta trascendente y necesario debido a que es “(…) el medio para llegar al registro público para tener existencia legal reconocida, para que la publicidad genere el efecto erga omnes y se otorgue la seguridad jurídica a la actividad económica2. (Guerra 2019, 49)

Ahora bien, una vez que se haya generado la escritura pública, testimonio de sociedad o constitución social, deberá ser firmado y sellado por el notario y tener la firma de los socios, incluyendo la firma de los cónyuges, en caso corresponda.

4.5.2. ¿Cómo se firma la escritura pública en el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp)?

Una vez que se haya enviado la información a la notaría elegida, se tiene un plazo de treinta (30) días calendario, para acudir a la notaría y suscribir la escritura pública de constitución de empresa. En caso no se realice este trámite y venza el plazo establecido, se procederá con la baja de la información enviada por el usuario.

4.6. Inscripción en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp

Tomando en consideración que la personalidad jurídica de la sociedad “(…) se manifiesta por medio de los derechos que ejerce a partir de su existencia y plena identificación” (Guerra 2019, 51), la sociedad adquiere personalidad jurídica desde su inscripción en el registro, de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 26887, Ley General de Sociedades.

De esta manera, se podrá advertir que, a partir de la adquisición de la personalidad jurídica, la sociedad goza de una serie de atributos, los cuales difieren de aquellos pertenecientes a la persona natural, solo los que le resulten compatibles, por ejemplo: el domicilio, el nombre, la nacionalidad y el patrimonio; por cuanto éstos definen la identidad de la sociedad y determinan sus relaciones socioeconómicas y responsabilidades frente a terceros.

4.6.1. ¿Cómo realizar la inscripción en el Registro de Personas Jurídicas?

Una vez que se haya obtenido la Escritura Pública, debe ser llevada a la Sunarp, en la cual se efectuará una liquidación registral por diversos conceptos, tales como el derecho de calificación, el cual aproximadamente asciende a S/ 22.00 (veintidós con 00/100 soles), el costo en porcentaje por cada acción incluida, cuyo costo variará dependiendo del tipo societario adoptado, así como el costo por concepto del lector biométrico, el cual asciende a S/ 7.00 (cinco con 00/100 soles).

Aunque dichos montos son referenciales, se puede realizar una liquidación más exacta ingresando a la plataforma digital denominada “calculadora registral” que la Sunarp ofrece, cuyo link es el siguiente: https://www.sunarp.gob.pe/seccion/servicios/detalles/0/b1.html

En la Sunarp obtendrá un asiento registral de inscripción de la empresa o sociedad como persona jurídica. Este procedimiento normalmente es realizado por el notario.

Se deberá tomar en consideración que el plazo de calificación del trámite efectuado comprende, generalmente, siete (07) días hábiles; sin embargo, debido a las medidas gubernamentales adoptadas con ocasión del brote y propagación de la COVID-19 en el territorio peruano, este trámite puede demorar alrededor de doce (12) días hábiles.

4.6.2. ¿Cómo se culmina la inscripción en el Sistema de Intermediación Digital de la Sunarp (SID-Sunarp)?

El Sistema de Intermediación Digital de la Sunarp (SID-Sunarp) enviará a la cuenta de correo electrónico registrado por el usuario un email en el que se consignará el número de título, fecha y hora con el que se ha generado la solicitud de inscripción de la constitución de empresa; así como también el resultado de la calificación registral por parte del Registrador Público.

Tal es así que, luego de que esté inscrita la empresa, Sunarp enviará un correo electrónico desde donde puedes acceder a los enlaces para la visualización y descarga de la constancia de RUC de la empresa, así como del asiento de inscripción y la anotación de inscripción.

5. Conclusiones

Sin duda alguna, iniciar y poner en marcha un negocio conlleva una serie de cuestionamientos acerca de los trámites, los cuales pueden resultan engorrosos de no contar con los suficientes medios que faciliten su entendimiento y ejecución.

Así pues, la presente monografía ha cumplido con esbozar los aspectos más trascendentales acerca de la constitución y formalización de una empresa, tomando énfasis en su aspecto práctico a fin de facilitar el entendimiento del tópico en cuestión, así como diversa información esencial y práctica que, sin duda alguna, pretende coadyuvar a que el trámite resulte ser lo menos engorroso posible.

De esta manera, también se ha pretendido que el lector pueda disgregar los aspectos centrales mas importantes que enmarcan el presente tópico, haciendo mención a las diversas formas societarias que existen, y, a su vez, adjuntando una serie de formatos que facilitarán la ejecución del trámite.

Aunado a lo anterior, a la vanguardia de la tecnología, se mostraron aquellos pasos que condensan el procedimiento que se debe seguir en torno a la inscripción virtual que brinda el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-Sunarp), incluyendo imágenes referenciales que, sin duda alguna, coadyuvarán a guiar el procedimiento virtual que otorga esta plataforma tecnológica.

6. Modelos

[1] Formato de Minuta SAC con directorio y aportes en bienes.

[2] Ficha de solicitud de constitución de empresas/modificación de estatutos.

[3] Formato de declaración jurada de bienes no dinerarios e informe de valorización.

7. Bibliografía

González, Gunther.2006. Manual práctico de sociedades. Lima: Gaceta jurídica.

Guerra, M. et. al..2019. Comentarios a la Ley General de Sociedades. Lima: Gaceta jurídica.

Hundskopf, Oswaldo. 2012. Manual de Derecho Societario. Lima: Gaceta jurídica.

Sunarp. 2019. “¡Te enseñamos a constituir tu empresa en seis pasos!”. Sunarp. https://www.sunarp.gob.pe/PRENSA/inicio/post/2019/05/07/te-ensenamos-a-constituir-tu-empresa-en-seis-pasos