Conclusiones: 3.1 La Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, su Reglamento General aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, y la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC denominada “Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles”, regulan el beneficio de defensa y asesoría legal, asesoría contable, económico o afín, los requisitos para acceder al mismo, así como el procedimiento para el reembolso del monto abonado por dicho concepto. Tal regulación es aplicable tanto a servidores como a ex servidores.
3.2 Conforme al numeral 6.7 de la Directiva, modificada por Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 185-2016-SERVIR-PE, para efectos de exigir el reembolso del monto integral financiado por concepto de defensa y asesoría, se requiere que la investigación, proceso o procedimiento haya concluido con una decisión en el cual se haya determinado concretamente la responsabilidad del servidor o ex servidor, es decir que se le haya encontrado culpable; debiendo verificarse, además, que la decisión se encuentre consentida o ejecutoriada, o se hayan resuelto los recursos de impugnación presentados ante otras instancias, etapas, o autoridades competentes, y siempre que sean por los mismos hechos por los que se aprobó la defensa y asesoría.
3.3 En consonancia con la conclusión anterior, no será suficiente que se haya culminado una de las etapas o fases que compone la investigación, proceso o procedimiento sino se requiere que la autoridad competente haya determinado la existencia de responsabilidad, lo cual se produce con la emisión de una sentencia, en el caso de procesos judiciales, o la decisión emitida por el órgano sancionador, en los procedimientos disciplinarios, por ejemplo.
Presidencia del Consejo de Ministros
Autoridad Nacional del Servicio Civil
Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
INFORME TECNICO 000874-2025-SERVIR-GPGSC
Lima, 05 de mayo de 2025
A: BETTSY DIANA ROSAS ROSALES
Gerenta de la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
De: ANGEL AUGUSTO BASTIDAS SOLIS
Ejecutivo de Soporte y Orientación Legal
Asunto: Sobre la oportunidad de requerir el reembolso con ocasión del beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles, en el marco de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil
Referencia:
a) Oficio N° 076-2025-JU$/OGA
b) Oficio N° 286-2024-JU$/OGA
c) Oficio N° 184-2024-JU$/OGA
I. Objeto de la consulta
Mediante los documentos de la referencia, el Jefe de la Oficina General de Administración del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos formula a la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR) las siguientes consultas:
a) Habiéndose concedido el beneficio de defensa legal a una ex servidora civil solo para la etapa de diligencias preliminares en sede fiscal, tal como lo solicitó y habiendo culminado y formalizado la investigación preparatoria contra la ex servidora ¿Es procedente requerir a la beneficiaria el reembolso del monto pagado por honorarios al abogado defensor?
b) En caso culmine la investigación preparatoria con acusación fiscal y el juez de la investigación preparatoria dicte el auto de enjuiciamiento contra la servidora ¿resulta procedente requerir a la imputada el reembolso del monto pagado al abogado defensor por este segundo servicio de defensa legal?
II. Análisis
Competencias de SERVIR
2.1 La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR es un organismo rector que define, implementa y supervisa las políticas de personal de todo el Estado. No puede entenderse que como parte de sus competencias se encuentra el constituirse en una instancia administrativa o consultiva previa a la adopción de decisiones individuales que adopte cada entidad.
2.2 Debe precisarse que las consultas que absuelve SERVIR son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa aplicable al Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos. Por lo tanto, las conclusiones del presente informe no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.
2.3 Considerando lo señalado hasta este punto resulta evidente que no corresponde a SERVIR –a través de una opinión técnica– emitir pronunciamiento sobre alguna situación concreta. Por ello el presente informe examina las nociones generales a considerar sobre las materias de la presente consulta.
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Sobre la oportunidad de requerir el reembolso con ocasión del beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles, en el marco de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil
2.4 Sobre el particular, de acuerdo al literal I) del artículo 35 de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil (en adelante, la LSC)[1], los servidores y ex servidores civiles tienen derecho, entre otros, a:
I) Contar con la defensa y asesoría legal, asesoría contable, económica o afín, con cargo a los recursos de la entidad para su defensa en procesos judiciales, administrativos, constitucionales, arbitrales, investigaciones congresales y policiales, ya sea por omisiones, actos o decisiones adoptadas o ejecutadas en el ejercicio de sus funciones, inclusive como consecuencia de encargos, aun cuando al momento de iniciarse el proceso hubiese concluido la vinculación con la entidad.
Si al finalizar el proceso se demostrara responsabilidad, el beneficiario debe reembolsar el costo del asesoramiento y de la defensa especializados.
2.5 Asimismo, el artículo 154 del Reglamento General de la Ley N° 30057, aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, dispone respecto a la defensa legal de los servidores civiles, que:
Los servidores civiles tienen derecho a contar con la defensa y asesoría legal, asesoría contable, económica o afín, con cargo a los recursos de la entidad para su defensa en procesos judiciales, administrativos, constitucionales, arbitrales, investigaciones congresales y policiales, ya sea por omisiones, actos o decisiones adoptadas o ejecutadas en el ejercicio de sus funciones, inclusive como consecuencia de encargos, aun cuando al momento de iniciarse el proceso hubiese concluido la vinculación con la entidad. La defensa y asesoría se otorga a pedido de parte, previa evaluación de la solicitud.
Si al finalizar el proceso se demostrara responsabilidad, el beneficiario debe reembolsar el costo del asesoramiento y de la defensa. SERVIR emitirá la Directiva que regulará el procedimiento para solicitar y acceder al mencionado beneficio, requisitos, plazos, montos, entre otros.
2.6 Por su parte, la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC “Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y exservidores civiles” (en adelante, la Directiva), cuya aprobación se formalizó con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 284-2015-SERVIR-PE[2], regula el procedimiento para solicitar y acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles que se encuentren prescindió servicios o hayan prestado servicios para las entidades de la Administración Pública, independientemente de su autonomía y nivel de gobierno (gobierno nacional, regional y local).
2.7 Ahora, respecto a la obligación de reembolso, el numeral 6.7 de la Directiva, modificada por Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 185-2016-SERVIR-PE, establece lo siguiente:
6.7. Obligación de reembolso
Si al finalizar el proceso, procedimiento o investigación se determinará la responsabilidad a cargo del servidor o ex servidor civil, este debe reembolsar el monto abonado por concepto de honorarios profesionales por la asesoría profesional y la defensa legal, a la culminación del proceso, debiendo ser requerido previamente mediante comunicación escrita, por la Oficina General de Administración o quien haga sus veces. En caso de incumplimiento de reembolso ante dicho requerimiento, la mencionada oficina remitirá copia de los antecedentes al Procurador Público de su entidad o del sector correspondiente para el inicio de los acciones legales que pudieren tener lugar.
(…)
Para efectos de establecer el reembolso del monto integral abonado por la defensa y asesoría, la responsabilidad del servidor o ex servidor civil se determinará hasta la efectiva conclusión y/o archivamiento del proceso, procedimiento o investigación. La conclusión se produce en cualquiera de los siguientes supuestos:
a) Cuando la decisión ha quedado consentida o ejecutoriada o,
b) Cuando se han resuelto los recursos de impugnación presentados ante otras instancias, etapas, o autoridades competentes, y siempre que sean por los mismos hechos por los que se aprobó la defensa y asesoría.
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2.8 En torno a la citada regulación, respecto al momento en el que se produce la culminación del proceso, SERVIR ha tenido oportunidad de emitir opinión a través del Informe Técnico N° 001098-2019-SERVIR-GPGSC[3] (disponible en www.gob.pe/servir), en el cual se indicó:
2.10 En este punto, es menester indicar que el otorgamiento del beneficio defensa y asesoría legal se sustenta en el principio de presunción de inocencia, por ello tiene como finalidad garantizar el derecho de defensa de los servidores o exservidores en todas las etapas o instancias que pueda conllevar la duración del proceso judicial y/o procedimiento administrativo, en los que pueda encontrarse en la condición de procesado por las presuntas infracciones o delitos que se le imputan como consecuencia del ejercicio de sus funciones.
2.11 Siendo así, (…) corresponde indicar que en caso el beneficio de defensa legal otorgado al funcionario se extienda a un posible proceso judicial derivado de la investigación congresal, el reembolso procederá cuando se determine la responsabilidad del funcionario mediante sentencia firme y consentida, de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.7 de la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC.
2.9 En esa línea, en el Informe Técnico N° 001370-2023-SERVIR-GPGSC[4] (disponible en www.gob.pe/servir) se señaló lo siguiente:
“2.10 En ese sentido, (…) la obligación del servidor de reembolsar el monto integral asignado por concepto de defensa y asesoría legal, asesoría contable, económica o afín, tendrá lugar cuando al finalizar la investigación, proceso o procedimiento, se determine su responsabilidad (administrativa, civil o penal), mientras que, en los casos en el que la investigación, proceso o procedimiento culmine con la absolución del servidor, declaración de prescripción, archivo del mismo, u otras formas de conclusión sin determinación de responsabilidad, conforme lo señalan las normas citadas anteriormente, la entidad mantendrá la obligación de financiar los gastos derivados del beneficio de defensa y asesoría otorgado previamente.
2.10 De tal manera, para efectos de exigir el reembolso del monto integral financiado por la entidad, bajo el concepto de defensa y asesoría, se requiere que la investigación, proceso o procedimiento haya concluido con una decisión en el cual se haya determinado concretamente la responsabilidad del servidor o ex servidor, es decir que se le haya encontrado culpable.
2.11 En otras palabras, no será suficiente que se haya culminado una de las etapas o fases que compone la investigación, proceso o procedimiento sino se requiere que la autoridad competente haya determinado la existencia de responsabilidad, lo cual se produce con la emisión de una sentencia, en el caso de procesos judiciales, o la decisión emitida por el órgano sancionador, en los procedimientos disciplinarios, por ejemplo.
2.12 Así, además de acreditarse la existencia de tal decisión, es de imperiosa necesidad verificar que ella se encuentre consentida o ejecutoriada, o se hayan resuelto los recursos de impugnación presentados ante otras instancias, etapas, o autoridades competentes, y siempre que sean por los mismos hechos por los que se aprobó la defensa y asesoría, en consonancia con lo postulado en el numeral 6.7 de la Directiva antes citado.
2.13 Por lo tanto, una vez que se llegase a verificar los parámetros antes mencionados, recién a partir de ello la entidad se encontrará habilitada para exigir el reembolso del monto integral del beneficio otorgado para una o más etapas de la investigación, proceso o procedimiento en el cual se declaró la responsabilidad del servidor o ex servidor.
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III. Conclusiones
3.1 La Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, su Reglamento General aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, y la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC denominada “Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles”, regulan el beneficio de defensa y asesoría legal, asesoría contable, económico o afín, los requisitos para acceder al mismo, así como el procedimiento para el reembolso del monto abonado por dicho concepto. Tal regulación es aplicable tanto a servidores como a ex servidores.
3.2 Conforme al numeral 6.7 de la Directiva, modificada por Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 185-2016-SERVIR-PE, para efectos de exigir el reembolso del monto integral financiado por concepto de defensa y asesoría, se requiere que la investigación, proceso o procedimiento haya concluido con una decisión en el cual se haya determinado concretamente la responsabilidad del servidor o ex servidor, es decir que se le haya encontrado culpable; debiendo verificarse, además, que la decisión se encuentre consentida o ejecutoriada, o se hayan resuelto los recursos de impugnación presentados ante otras instancias, etapas, o autoridades competentes, y siempre que sean por los mismos hechos por los que se aprobó la defensa y asesoría.
3.3 En consonancia con la conclusión anterior, no será suficiente que se haya culminado una de las etapas o fases que compone la investigación, proceso o procedimiento sino se requiere que la autoridad competente haya determinado la existencia de responsabilidad, lo cual se produce con la emisión de una sentencia, en el caso de procesos judiciales, o la decisión emitida por el órgano sancionador, en los procedimientos disciplinarios, por ejemplo.
Atentamente,
Firmado por
ANGEL AUGUSTO BASTIDAS SOLIS
Ejecutivo de Soporte y Orientación Legal
Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
Firmado por (VB)
HECTOR ESCOBAR GALLEGOS
Especialista de Soporte y Orientación Legal
Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
