Servidores denunciados no tienen derecho a acceder a expediente disciplinario [Informe 000973-2023-Servir-GPGSC]

A: JUAN BALTAZAR DEDIOS VARGAS
Gerente de Políticas de Gestión del Servicio Civil

De: CECILIA CAROLA GALLEGOS FERNÁNDEZ
Ejecutiva de Soporte y Orientación Legal

Asunto: Sobre la posibilidad de que el denunciado acceda al expediente disciplinario en la etapa preliminar de la investigación

Referencia: Carta N° 001-2023

I. Objeto de la consulta

Mediante el documento de la referencia, una ciudadana consulta a la Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante, SERVIR), si la Secretaría Técnica de Procedimientos Administrativos Disciplinarios debe permitir al denunciado acceder al expediente disciplinario en el que se encuentra involucrado u obtener copias de este, previo a la emisión del informe de precalificación.

II. Análisis

Competencias de SERVIR

2.1 La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR es un organismo rector que define,
implementa y supervisa las políticas de personal de todo el Estado. No es parte de sus competencias el constituirse en una instancia administrativa o consultiva previa a la adopción de decisiones individuales que adopte cada entidad, máxime cuando las oficinas de recursos humanos de las entidades o empresas del Estado, o las que hagan sus veces, son parte del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos (de conformidad con el literal b) del artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1023 ) y constituyen el nivel descentralizado responsable de implementar las normas, principios, métodos, procedimientos y técnicas del Sistema, entre las que se encuentra la legislación en materia de negociación colectiva en el sector público.

2.2 Debe precisarse que las consultas que absuelve SERVIR son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa aplicable al Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos. Por lo tanto, las conclusiones del presente informe no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.

2.3 Considerando lo señalado hasta este punto resulta evidente que no corresponde a SERVIR –a través de una opinión técnica– emitir pronunciamiento sobre alguna situación concreta. Por  ello, el presente informe examina las nociones generales a considerar sobre las materias de la presente consulta.

Sobre el acceso al expediente del denunciado durante la etapa de investigación preliminar en el régimen disciplinario de la Ley N° 30057 – Ley del Servicio Civil

2.4 Al respecto, SERVIR ha emitido opinión en el Informe Técnico N° 000114-2021-SERVIR-GPGSC[1], respecto a la posibilidad de que el presunto responsable (denunciado) acceda durante la investigación preliminar, esto es, previo a la emisión del informe de precalificación, al expediente disciplinario; el cual recomendamos revisar para mayor detalle y cuyo desarrollo resulta pertinente citar a continuación:

2.4 Al respecto, en primer lugar, es de señalar que desde el 14 de setiembre de 2014 se encuentra vigente el régimen disciplinario y procedimiento sancionador de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil (en adelante, LSC), el mismo que es aplicable a los servidores de los regímenes de los Decretos Legislativos Nº 276, Nº 728 y Nº 1057, sin distinción, posibilitándose así el inicio del procedimiento administrativo disciplinario (en adelante, PAD) a los mismos por la comisión de faltas de carácter disciplinario en el ejercicio de sus funciones, las mismas que se encuentran descritas en el artículo 85º de la LSC, así como en el RIS de la entidad (para el caso de las faltas leves).

2.5 Ahora bien, es de señalar que la LSC ni su Reglamento General, aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM (en adelante Reglamento de la LSC), han establecido expresamente el carácter confidencial de la información contenida en los expedientes de los procedimientos administrativos disciplinarios. Por su parte, la Directiva Nº 02-2015-SERVIR/GPGSC “Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil”, solo ha precisado, en el literal a) del numeral 8.2, que constituye función de la secretaría técnica del PAD recibir las denuncias verbales o por escrito de terceros y los reportes que provengan de la propia entidad, guardando las reservas del caso.

2.6 Siendo así, solo el servidor incurso en un PAD (por cuanto una vez iniciado el PAD se constituye en parte interesada) recién podrá tener acceso al expediente, ello de acuerdo con el primer párrafo del artículo 111° del Reglamento de la LSC, concordante con el numeral 1.2 del Artículo IV del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS (en adelante TUO de la LPAG), referido al debido procedimiento.

2.7 En efecto, el primer párrafo del artículo 111° del Reglamento de la LSC, en relación a la presentación de descargos (etapa que surge como consecuencia de un PAD ya iniciado) ha establecido que “El servidor civil tendrá derecho a acceder a los antecedentes que dieronorigen a la imputación en su contra, con la finalidad que pueda ejercer su derecho de defensa y presentar las pruebas que crea conveniente”.

[…]
2.8 Por tanto, solo cuando se advierta el inicio de un PAD, el servidor investigado (en tanto constituye parte interesada del PAD) tendrá derecho a acceder al expediente y a los respectivos antecedentes que contienen la imputación de cargos; de lo cual se desprende que no ostentaría dicho derecho cuando el caso se encuentre en la etapa de investigación preliminar a cargo de la Secretaría Técnica de PAD.
[…] [Énfasis y subrayado agregado]

2.5 Aunado a lo anterior, se tiene que el numeral 3 del artículo 17 del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo N° 021-2019-JUS (en adelante el TUO de la Ley N° 27806), ha establecido expresamente lo siguiente:

Artículo 17.- Excepciones al ejercicio del derecho: Información confidencial

El derecho de acceso a la información pública no podrá ser ejercido respecto de lo siguiente:

[…]
3. La información vinculada a investigaciones en trámite referidas al ejercicio de la potestad sancionadora de la Administración Pública, en cuyo caso la exclusión del acceso termina cuando la resolución que pone fin al procedimiento queda consentida o cuando transcurren más de seis (6) meses desde que se inició el procedimiento administrativo sancionador, sin que se haya dictado resolución final. [Énfasis y subrayado agregado]

2.6 En ese sentido, conforme al marco jurídico anteriormente expuesto, ningún ciudadano puede acceder a información o documentación vinculada a investigaciones en trámite referidas al ejercicio del poder disciplinario de una entidad pública, ni en la etapa de investigación preliminar ante la Secretaría Técnica de Procedimientos Administrativos Disciplinarios (STPAD), ni durante el procedimiento administrativo disciplinario (PAD) ya iniciado (salvo –en este último caso– que se trate del servidor incurso en el PAD, como se señaló en el Informe Técnico N° 000114-2021-SERVIR-GPGSC), por tener –dicha información o documentación– la calidad de confidencial; culminando dicha restricción cuando la resolución que pone fin al PAD queda consentida o cuando transcurren más de seis (6) meses desde que se inició el PAD sin que se haya dictado resolución final.

2.7 Estando a lo expuesto, el servidor denunciado que se encuentra inmerso en una investigación preliminar a cargo de la STPAD, no goza del derecho de acceder al expediente disciplinario que se haya formado respecto a los presuntos hechos infractores en los que se encontraría involucrado, ya que en esta etapa rige la excepción al derecho de acceso a la información pública establecida en el numeral 3 del artículo 17 del TUO de la Ley N° 27806. Solo a partir de la instrucción del PAD, el servidor incurso en dicho procedimiento goza del derecho a acceder a la información y documentos contenidos en el expediente disciplinario formado para dilucidar su responsabilidad, en estricta aplicación del artículo 111 del Reglamento General de la LSC.

III. Conclusión

El servidor denunciado que se encuentra inmerso en una investigación preliminar a cargo de la Secretaría Técnica de Procedimientos Administrativos Disciplinarios, no goza del derecho de acceder al expediente disciplinario que se haya formado respecto a los presuntos hechos infractores en los que se encontraría involucrado, ya que en esta etapa rige la excepción al derecho de acceso a la información pública establecida en el numeral 3 del artículo 17 del TUO de la Ley N° 27806. Solo a partir de la instrucción del procedimiento administrativo disciplinario, el servidor goza del derecho a acceder a la información y documentos contenidos en el expediente disciplinario formado para dilucidar su responsabilidad, en estricta aplicación del artículo 111 del Reglamento General de la LSC.