Un aspecto muy importante a considerar en el día a día de los contribuyentes es el planeamiento tributario preventivo que deben ejercer los contribuyente ante el eventual inicio de un procedimiento tributario, así como los mecanismos de defensa que el ordenamiento jurídico regula para poder cuestionar oportunamente los actos emitidos por la Administración Tributaria.
Al respecto, el planeamiento tributario preventivo implica identificar todas las obligaciones que deben cumplir los contribuyentes frente a la Administración Tributaria, las formalidades establecidas para evitar sanciones, el desconocimiento de los créditos tributarios, y el sustento debidamente detallado de sus operaciones que de no observarse podrían originar contingencias en un eventual procedimiento de fiscalización tributaria.
En ese sentido, un adecuado planeamiento preventivo tributario implica no sólo contar con la mayor documentación posible que permita desvirtuar una acotación de la Administración Tributaria por falta de fehaciencia de las operaciones, sino también saber qué recursos o remedios procesales se podrán ejercitar para cuestionar las actuaciones de la Administración Tributaria en las cuales los contribuyentes consideren que se ha producido una actuación irregular u arbitraria que afecta su derecho al debido procedimiento.
A continuación, pasamos a detallar diez (10) recomendaciones a seguir dentro de un planeamiento tributario preventivo que deben seguir los contribuyentes para evitar contingencias ante la Administración Tributaria:
1. Resulta indispensable que la empresa busque respaldar sus operaciones con la mayor cantidad de documentación posible, contratos, correos electrónicos, informes, conformidad del servicio, proformas, bancarización, libros contables, libros societarios, declaraciones juradas, informes sobre prestación de servicios, informes sobre pérdidas cuantitativas y cualitativas en el proceso productivo, documentación que respalde el ingreso y salida de los bienes, entre otra documentación, que permite por un lado sustentar la fehaciencia y realidad de las adquisiciones realizadas, y de otro lado permita identificar la incidencia del desembolso efectuado en el normal desenvolvimiento de la empresa, lo cual tendrá incidencia directa en la deducción del gasto y del crédito fiscal para efectos del Impuesto a la Renta e Impuesto General a las Ventas, respectivamente.
2. Bancarice todas sus operaciones, a pesar que el importe de la operación o el monto facturado no supere el importe obligado a bancarizar, toda vez que si bien el uso de medios de pago no acredita necesariamente la fehaciencia de las operaciones, constituye un elemento probatorio que aunado a otros medios de prueba podría respaldar que la operación efectivamente se realizó; asimismo en el procedimiento de fiscalización tributaria por IGV, SUNAT concluye que el servicio fue prestado por un tercero distinto al que emitió el comprobante que respalda la adquisición del bien o servicio para la empresa, si la cancelación se efectuó utilizando medios de pago, el adquirente conserva el derecho a la deducción del crédito fiscal por el IGV consignado en el comprobante de pago.
3. Dé uso a los libros societarios. Un Acta de Junta General de Accionistas o Actas de Directorio pueden sustentar la necesidad de contratar o adquirir un determinado bien o servicio y el destino de la contratación de los bienes y servicios con clientes y proveedores, siendo que al no requerirse que el acta se encuentre debidamente legalizada, se tendrá en cuenta la fecha de legalización del libro societario, el cual es anterior a la anotación de las operaciones que realice la empresa con terceros, teniendo el mismo valor probatorio que un contrato que evidencia la voluntad entre las partes contratantes.
4. Priorice que los contratos y sus respectivas adendas se encuentren debidamente legalizados, en caso no contar con la respectiva legalización, SUNAT podría cuestionar la fehaciencia del documento al haberse podido elaborar en el procedimiento de fiscalización, siendo necesario además anexarlo con otros medios probatorios como podrían ser las pro formas o las órdenes de compra o de servicios, pudiendo incluso éstos últimos documentos contener cláusulas que se usan en los contratos para respaldar el acuerdo de voluntades, tenga en cuenta que los contratos y las adendas deben ser merituados con otros medios probatorios que evidencien que la operación es real.
5. Utilice y conserve impresos los correos electrónicos que respalden la necesidad de adquirir un bien o servicio, la conformidad del cliente o del proveedor de los bienes y servicios contratados, incluso el uso de los mismos para enviar informes, requerimientos adicionales, modificaciones en los términos inicialmente acordados ya sea por cantidad de bienes, o por el personal asignado para un determinado servicio, toda vez que los correos electrónicos constituyen medios probatorios que aunado a otras pruebas también permiten sustentar la fehaciencia del gasto incurrido.
6. Acredite la necesidad de adquirir el bien o servicio respectivo y la ejecución del mismo mediante Informes, análisis periódicos de la prestación del servicio, condición de los bienes al momento de ser adquiridos, las mejoras incorporadas respecto del bien si incrementan su vida útil o si sólo la mantienen en el rendimiento estándar, entre otros documentos que pongan énfasis en el destino del gasto, recuerde que SUNAT no solicita únicamente la documentación que respalde la adquisición del bien o servicio, sino también para qué se utilizó, bajo qué circunstancias y el personal y el detalle debidamente sustentado del desembolso efectuado.
7. Comunique la pérdida extravío de libros y registros contables oportunamente, de preferencia dentro del ejercicio dentro del cual se pretende deducir el gasto, toda vez que si se efectúa la denuncia policial por pérdida con ocasión del inicio de un procedimiento de fiscalización tributaria, la denuncia no genera fehaciencia en SUNAT de que dicha pérdida o robo de la documentación sustentatoria efectivamente se haya producido, con lo cual es probable que se deniegue una solicitud de prórroga para presentar la documentación o que se acredite un supuesto para efectuar la determinación de la obligación tributaria sobre base presunta. La denuncia policial por pérdida o extravío de documentos presentada luego del inicio de una fiscalización no constituye prueba fehaciente para acreditar tal hecho. Resolución del Tribunal Fiscal N° 00694-2-2015 del 21 de enero de 2015.
8. Presente toda la documentación que la Administración Tributaria le solicite en los requerimientos de información dentro de un procedimiento de fiscalización tributaria, ya sea definitiva o parcial, de preferencia evite solicitar prórrogas si puede tener toda la documentación dentro de los plazos requeridos, con ello evitará que la Administración Tributaria le atribuya una causal para trabarle medidas cautelares previas con anterioridad a la notificación de los valores que culminen la fiscalización, siendo que mientras más sustento tengan sus operaciones, el importe de la deuda tributaria a acotar disminuirá y también evitará el argumento recurrente de SUNAT que justifica la cautelar previa referido a que el importe determinado como deuda tributaria excede el 25% del patrimonio neto de la empresa.
9. Considere que todo acto emitido por la Administración Tributaria puede ser cuestionado en sede administrativa y judicial, ya sea mediante un recurso administrativo o mediante un remedio procesal como es el caso de la queja ante el Tribunal Fiscal contra procedimientos en los cuales se identifiquen irregularidades., al respecto, es importante identificar ante qué procedimiento Tributario estamos, si la Administración inicia un procedimiento de fiscalización o de cobranza coactiva, contra ambos procedimientos procede el cuestionamiento mediante la quena ante el Tribunal Fiscal, si estamos ante un procedimiento no contencioso o contencioso tributario, en dichos procedimientos corresponde la interposición de un recurso administrativo, en primera instancia recurso de reclamación y en segunda instancia recurso de apelación ante el Tribunal Fiscal. Es importante observar los plazos legalmente establecidos para la interposición de los recursos administrativos así como el cuestionamiento que se haga mediante la queja ante el Tribunal Fiscal, el plazo para interponer el recurso de reclamación es de veinte (20) días hábiles y el plazo para interponer el recurso de apelación es de quince (15) días hábiles mientras que en el caso de la queja contra procedimiento de fiscalización tributaria se puede presentar mientras que la Administración Tributaria no haya notificado los valores correspondientes, y en el caso de la queja contra procedimiento de cobranza coactiva se puede cuestionar ante el Tribunal Fiscal mientras no se haya notificado la resolución coactiva que concluye el procedimiento de cobranza coactiva.
10. Considere que si el Tribunal Fiscal emite un pronunciamiento desfavorable del recurso de apelación, los contribuyentes pueden cuestionar el fallo del Tribunal Fiscal en sede judicial a través de la interposición de la demanda contencioso administrativa la cual se interpone dentro del plazo de tres (3) meses de notificada la Resolución del Tribunal Fiscal, requiriéndose que para suspender la ejecución del acto administrativo se obtenga una medida cautelar previa de no innovar.
Finalmente, tenga en consideración que un adecuado planeamiento tributario tiene como punto de partida identificar la documentación que los contribuyentes deben defensa tributaria tiene como punto de partida identificar los plazos para impugnar los actos administrativos, los vicios de nulidad en los que haya incurrido la Administración Tributaria y los argumentos que sustente el contribuyentes para oponerse al acto emitido por la Administración Tributaria los cuales pueden obedecer a aspectos de forma o de fondo, lo importante es tener en cuenta que todo acto y/o procedimiento puede ser cuestionado en sede administrativa y judicial en garantía del derecho al debido procedimiento en su manifestación del derecho al contradictorio.
