[Balotario notarial] Instrumentos públicos notariales: protocolares y extraprotocolares

Sumario.- 1. El instrumento público notarial, 1.1. Definición, 1.2. Fe pública, 1.3. Idioma, 1.4. Forma de extender un instrumento público, 1.5. Espacio en blanco, 1.6. Equivocaciones en instrumento público, 1.7. Fechas del instrumento público, 2. Instrumentos públicos protocolares, 2.1. Definición, 2.2. Registros protocolares, 2.2.1. Forma de llevar los Registros, 2.2.2. Autorización de los registros, 2.3. Extensión de instrumentos públicos, 2.3.1. Forma de extender instrumentos públicos, 3. Instrumentos públicos extraprotocolares, 3.1. Definición, 3.2. Clases de actas extraprotocolares, 3.3. Clases de certificaciones, 3.4. Incorporación al Protocolo, 3.5. Autorización de instrumentos públicos extraprotocolares, 4. El documento privado, 4.1. Definición, 4.2. Eficacia legal, 5. Semejanzas y diferencias, 6. Conclusiones y recomendaciones, 7. Bibliografía.

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Dentro del balotario para el acceso a la función notarial, el estudio de los instrumentos públicos notariales resulta esencial. Este tema explica su estructura, formalidades y diferencias entre los protocolares, que se incorporan al protocolo, y los extraprotocolares, que se extienden fuera de él, ambos pilares de la fe pública notarial.

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1. El instrumento público notarial

1.1. Definición

Son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato de la ley o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley (art. 23 DLN).

El vocablo instrumento proviene del latín instruere, que significa mostrar o enseñar
algo. En este sentido, un instrumento es todo aquello que sirve para conocer o fijar
un acontecimiento. El documento es el vehículo necesario para acreditar y recordar
los hechos (Rios, 2012, p. 243).

En consecuencia, un instrumento público notarial es aquel documento (privado) que tiene por finalidad acreditar, mostrar, recordar o enseñar hechos que una vez entregado a un notario adquiere el carácter de público.

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1.2. Fe pública

Los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a lo dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie (art. 24 DLN).

Asimismo, producen fe aquellos que autoriza el notario utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley de la materia (art. 24 DLN).

Para nosotros la fe pública es la potestad conferida por el Estado a determinadas autoridades —entre ellas, el notario— para dotar de presunción de veracidad y autenticidad a los actos y hechos sometidos a su intervención, garantizando así la seguridad jurídica de la colectividad. En el ámbito notarial, esta facultad se manifiesta de dos maneras: en los actos protocolares, cuando el notario otorga certeza sobre el contenido de los documentos incorporados al protocolo (como contratos o escrituras públicas); y en los actos extraprotocolares, cuando la certeza recae únicamente en la existencia del acto, pero no en la veracidad de su contenido (como ocurre en cartas notariales o certificaciones). En ambos supuestos, los actos protocolares y extraprotocolares adquieren la condición de documento público.

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1.3. Idioma

Los instrumentos públicos notariales se extenderán en castellano o en el idioma que la ley permita (art. 28 DLN).

1.4. Forma de extender un instrumento público

Los instrumentos públicos notariales deberán extenderse con caracteres legibles, en forma manuscrita, o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia (art. 31 DLN).

1.5. Espacio en blanco

Los instrumentos públicos notariales no tendrán espacios en blanco. Estos deberán ser llenados con una línea doble que no permita agregado alguno (art. 32 DLN).

No existe obligación de llenar espacios en blanco, únicamente cuando se trate de documentos insertos o anexos, que formen parte del instrumento público notarial y que hayan sido impresos mediante fotocopiado, escaneado u otro medio similar bajo responsabilidad del notario (art. 32 DLN).

1.6. Equivocaciones en el instrumento público notarial

En los instrumentos públicos notariales no se permite borrar ni raspar errores. Las palabras, letras, números o frases incorrectas deberán ser tachadas con una línea, de modo que queden legibles, y luego repetidas correctamente antes de la firma, indicando que la versión tachada carece de valor (art. 33 DLN).

Si se trata de interlineados, estos deberán transcribirse literalmente antes de la suscripción, indicando su validez; de lo contrario, se considerarán como no puestos (art. 33 DLN).

Asimismo, en la redacción se pueden usar guarismos, símbolos y fórmulas técnicas, pero no se emplean abreviaturas ni iniciales, salvo que figuren en los documentos insertos o anexos (art. 34 DLN).

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1.7. Fechas del instrumento público

La fecha del instrumento y la de su suscripción, cuando fuere el caso, constarán necesariamente en letras (art. 35 DLN). Deberá constar necesariamente en letras y en número, el precio, capital, área total, cantidades que expresen los títulos valores; así como porcentajes, participaciones y demás datos que resulten esenciales para la seguridad del instrumento a criterio del notario (art. 35 DLN).

2. Instrumentos públicos protocolares

2.1. Definición

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina (art. 25 DLN).

El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley (art. 36 DLN).

El protocolo, ya sea durante el período en que está bajo custodia del escribano, ya de los archivos, no puede ser trasladado ni confiado a terceros, ofreciendo el máximo de seguridades y facilitando la expedición de copias (Abella, 2010, p. 392).

En términos etimológicos, la expresión protocolo está compuesta por dos palabras de
origen griego: protos, que significa primero o principal, y kollas, que significa pegar.
Con esta acepción, que parece la más acertada, siempre tendremos la idea de algo
unido y ordenado; idea aplicable a las hojas que integran los protocolos abiertos o cerrados, que siempre deben ir unidas (pegadas o aglutinadas, formando algo que es principal a su naturaleza, es decir, un libro) y procuran un orden de numeración y de fechas. (Ríos, 2012, p. 266)

Para una doctrina costarricense es la colección ordenada de las escrituras matrices y de los documentos por disposición de la ley o por voluntad de las partes interesadas (Palacios, 1992, p. 72).

En suma, los instrumentos públicos protocolares son aquellos documentos públicos preestablecidos por ley (art. 37 DLN) que se incorporan al protocolo del notario para custodiarse y conservarse (adecuada, ordenada y cronológicamente) y así facilitar la posterior expedición de copias.

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2.2. Registros protocolares

Forman el protocolo notarial los siguientes registros (art. 37 DLN):

a) De escrituras públicas.

b) De escrituras públicas unilaterales para la constitución de empresas, a través de los Centros de Desarrollo Empresarial autorizados por el Ministerio de la Producción.

c) De testamentos.

d) De protesto.

e) De actas de transferencia de bienes muebles registrables.

f) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.

g) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles; y,

h) Otros que señale la ley.

2.2.1. Forma de llevar los registro

El registro se compondrá de cincuenta fojas ordenadas correlativamente según su numeración. Podrán ser llevados de dos maneras (art. 38 DLN):

a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el colegio de notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así sucesivamente; y,

b) En cincuenta hojas de papel emitido por el colegio de notarios, que se colocarán en el orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado, de tecnología informática u otros de naturaleza similar, o para que el registro se efectúe a mano.

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2.2.2. Autorización de los registros

Cada registro será autorizado antes de su utilización, bajo responsabilidad del notario por el Colegio de Notarios al que pertenece, bajo el procedimiento y medidas de seguridad que éste fije (art. 39 DLN).

2.3. Extensión de instrumentos públicos

Los instrumentos públicos protocolares se extenderán observando riguroso orden cronológico, en los que consignará al momento de extenderse el número que les corresponda en orden sucesivo (art. 45 DLN)

2.3.1. Forma de extender instrumentos públicos

Los instrumentos públicos protocolares se extenderán uno a continuación del otro (art. 46 DLN).

3. Instrumentos públicos extraprotocolares

3.1. Definición

Como su nombre lo dice, son aquellos documentos públicos que no constan en el protocolo. Son reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de instrumentos, traducciones, etc.  (Mora, 1999, p. 239).

En sede nacional son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función (art. 26 DLN).

3.2. Clases de Actas extraprotocolares

Son actas extraprotocolares (art. 94 DLN):

a) De autorización para viaje de menores.

b) De destrucción de bienes.

c) De entrega.

d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.

e) De licitaciones y concursos.

f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.

g) De sorteos y de entrega de premios.

h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital.

i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros; y,

j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.

k) Otras que la ley señale

El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas.

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3.3. Clases de certificaciones

Son certificaciones (art. 95 DLN):

a)La entrega de cartas notariales.

b)La expedición de copias certificadas.

c)La certificación de firmas.

d)La certificación de reproducciones.

e)La certificación de apertura de libros.

f)La constatación de supervivencia.

g)La constatación domiciliaria; y,

h)Otras que la ley determine.

3.4. Incorporación al protocolo

Las actas y certificaciones a que se contraen los artículos que preceden, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen (art. 96 DLN). Son también susceptibles de incorporarse al protocolo notarial los documentos que las partes soliciten (art. 96 DLN).

3.5. Autorización de instrumentos públicos extraprotocolares

La autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta (art. 97 DLN).

Para garantizar la seguridad jurídica de dicho instrumento en que se efectúe la identificación de las personas, el notario podrá utilizar el sistema de comparación biométrica de huellas dactilares a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC (art. 97 DLN).

Aspecto	Instrumentos Públicos Protocolares	Instrumentos Públicos Extraprotocolares
Definición	Documentos públicos incorporados al protocolo notarial, preestablecidos por ley.	Documentos públicos que no constan en el protocolo; incluyen actas, certificaciones y reproducciones.
Ejemplos	Escrituras públicas, testamentos, protestos, actas de transferencia de bienes muebles, constitución de garantías mobiliarias.	Cartas notariales, certificación de firmas, constancia de entrega, autorización de viaje de menores, traducciones, verificación de documentos electrónicos.
Registro/Protocolo	Sí, se incorporan al protocolo notarial y se conservan ordenadamente.	No se incorporan automáticamente; pueden incorporarse a solicitud de las partes.
Fe pública	Garantiza autenticidad y veracidad del contenido y de los hechos.	Garantiza autenticidad de los actos o hechos constatados, pero no necesariamente del contenido del documento original.
Orden de extensión	Se extienden en orden cronológico y sucesivo dentro del protocolo.	No siguen un orden cronológico dentro del protocolo; cada acta o certificación es independiente.
Alcance frente a terceros	Amplio, dado que forman parte del protocolo y su contenido es presuntamente veraz.	Limitado a los hechos constatados; la presunción de veracidad recae sobre la existencia del acto, no sobre todo su contenido.
Formalidades	Estrictas: idioma, fechas, testado de errores, numeración, custodia en protocolo.	Formales, pero flexibles respecto a incorporación al protocolo; mantienen fecha cierta y autorización notarial.

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4. El documento privado

4.1. Definición

Es el que no tiene las características del documento público. La legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público (art. 236 Código Procesal Civil – CPC).

Es documento público (art. 235 CPC):

1.– El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones;

2.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia; y

3.- Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición.

La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda.

Por lo general el documento privado será un contrato, denominado minuta, que podrá convertirse en documento público, verbigracia, si es otorgado ante o por Notario en ejercicio de su función notarial.

4.2. Eficacia legal

Tiene eficacia solo entre las partes que lo suscriben.

5. Semejanzas y diferencias

Semejanzas

• Ambos formalizan actos jurídicos y plasman acuerdos.

• Pueden incluir contratos, poderes, declaraciones o actas.

• Un documento privado puede elevarse a instrumento público ante notario.

• Requieren claridad en redacción para evitar conflictos.

Diferencias principales

 

6. Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

1. El instrumento público notarial se distingue por otorgar fe pública, garantizando que los actos, hechos y circunstancias consignadas en el documento son auténticos y veraces, brindando seguridad jurídica tanto a las partes como a terceros. Su uso fortalece la confianza en las relaciones jurídicas y la certeza en la protección de derechos patrimoniales.

2. Los instrumentos públicos protocolares, al integrarse al protocolo notarial, aseguran orden, conservación y acceso formal a los documentos, permitiendo un registro confiable y cronológico de actos jurídicos relevantes. Su custodia dentro del protocolo garantiza integridad y facilita la expedición de copias certificadas.

3. Los instrumentos públicos extraprotocolares, aunque no se incorporen automáticamente al protocolo, conservan fecha cierta y autenticidad de los hechos constatados, lo que les otorga valor legal frente a terceros limitados. Su correcta utilización permite certificar actos específicos, identificaciones y manifestaciones de voluntad con seguridad jurídica.

4. El documento privado, aunque útil para regular relaciones entre partes, carece de presunción de veracidad frente a terceros y su eficacia se limita a quienes lo suscriben. No obstante, puede convertirse en instrumento público si se otorga ante notario, elevando su fuerza legal y presunción de autenticidad.

5. La intervención notarial, la observancia de formalidades y la fe pública son los elementos que definen la superioridad del instrumento público sobre el privado, ofreciendo seguridad jurídica, certeza y protección frente a terceros.

6. La incorporación de tecnologías modernas (firmas digitales, certificados electrónicos y biometría) fortalece la fe pública y la validez de los instrumentos, demostrando que la función notarial evoluciona con los avances tecnológicos.

7. El uso adecuado de los instrumentos públicos, protocolares o extraprotocolares, permite prevenir conflictos, fraudes y disputas legales, proteger derechos patrimoniales, asegurar la libertad de contratación y fortalecer la transparencia en las relaciones jurídicas.

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Recomendaciones

1. Rigor en formalidades legales: Mantener estrictamente los requisitos de fe pública, idioma, forma, fechas, espacios en blanco y testado de equivocaciones para asegurar la validez y permanencia de los instrumentos públicos notariales.

2. Diferenciación entre instrumentos: Identificar correctamente los instrumentos protocolares y extraprotocolares según la naturaleza del acto, hecho o circunstancia, garantizando su incorporación al protocolo cuando corresponda y asegurando la eficacia de la documentación.

3. Verificación de identidad: Confirmar la identidad de otorgantes y participantes mediante documentos oficiales, bases de datos confiables y, cuando sea necesario, tecnologías complementarias como testigos o biometría, reforzando la autenticidad de los actos notariales.

4. Gestión de documentos privados: Utilizar los documentos privados con conocimiento de su alcance y limitaciones legales, promoviendo su elevación a instrumento público cuando se requiera seguridad jurídica frente a terceros.

5. Digitalización y seguridad: Implementar sistemas de gestión digital de protocolos y documentos, asegurando copias de respaldo, autenticación electrónica y medidas de seguridad para preservar integridad y acceso controlado.

6. Capacitación continua: Fomentar la actualización de los notarios en normativa vigente, avances tecnológicos aplicables a la fe pública y mejores prácticas de documentación, incluyendo simulaciones prácticas y uso de software especializado.

7. Monitoreo legal y jurisprudencial: Revisar periódicamente cambios legislativos y jurisprudenciales para garantizar que los instrumentos notariales cumplan con la ley vigente y mantengan su eficacia jurídica.

8. Educación a usuarios: Informar a las partes sobre las diferencias entre documento privado e instrumento público, explicando alcance, limitaciones y beneficios de cada uno, para fortalecer la comprensión y confianza en los actos notariales.

7. Bibliografía

Código Procesal Civil.

Decreto Legislativo del Notariado.

Abella, A. (2010). Derecho notarial. Derecho documental – Responsabilidad notarial. Buenos Aires: Zavalia.

Mora, H. (1999). Manual de Derecho Notarial. La Función Notarial. San José: Investigaciones Jurídicas.

Palacios, I. (1992). Manual de Derecho Notarial. San José: Investigaciones Jurídicas.

Ríos, J. (2012). La práctica del derecho notarial. México: McGraw-Hill/Interamericana.

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