[Balotario notarial] Gestión documental notarial: protocolo notarial, registros notariales, traslados instrumentales (testimonios, partes, boletas y copias)

Sumario.-1. Protocolo notarial,1.1. Concepto, 1.2. Finalidad e importancia, 2. El registro notarial, 2.1. Concepto, 2.2. Características y formalidades, 3. El archivo notarial, 3.1. Concepto, 3.2. Índices cronológicos y alfabético de instrumentos públicos protocolares, 4. Traslados instrumentales, 4.1. Concepto, 4.2. Formas, contenido y efectos, 5. Testimonio, boleta y copias notariales, 5.1. Testimonio, 5.1.1. Concepto, 5.1.2. Finalidad, 5.1.3. Características, 5.2. Partes notariales, 5.2.1. Concepto, 5.2.2. Función, 5.2.3. Alcance, 5.3. Boleta, 5.3.1. Concepto, 5.3.2. Contenido y función, 5.4. Copia simple, 5.4.1. Concepto, 5.4.2. Alcance y diferencias con el testimonio, 6. Conclusiones y recomendaciones, 7. Bibliografía.

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El estudio del protocolo, registro y archivo notarial forma parte del ítem 6 de derecho notarial del balotario para el acceso a la función notarial. Estos institutos conforman el eje documental de la fe pública, pues garantizan la autenticidad, conservación y eficacia de los actos instrumentados ante notario.

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1. Protocolo notarial

1.1. Concepto

En términos etimológicos, la expresión protocolo está compuesta por dos palabras de
origen griego: protos, que significa primero o principal, y kollas, que significa pegar.
Con esta acepción, que parece la más acertada, siempre tendremos la idea de algo
unido y ordenado; idea aplicable a las hojas que integran los protocolos abiertos o cerrados, que siempre deben ir unidas (pegadas o aglutinadas, formando algo que es principal a su naturaleza, es decir, un libro) y procuran un orden de numeración y de fechas. (Ríos, 2012, p. 266)

El protocolo notarial es, en sede nacional, la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares[1] con arreglo a ley (art. 36 Decreto Legislativo del Notariado – DLN)

El protocolo, ya sea durante el período en que está bajo custodia del escribano, ya de los archivos, no puede ser trasladado ni confiado a terceros, ofreciendo el máximo de seguridades y facilitando la expedición de copias (Abella, 2010, p. 392).

Para una doctrina costarricense es la colección ordenada de las escrituras matrices y de los documentos por disposición de la ley o por voluntad de las partes interesadas (Palacios, 1992, p. 72).

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En suma, el protocolo notarial constituye la colección ordenada de instrumentos públicos protocolares preestablecidos por ley (art. 37 DLN), que deben custodiarse y conservarse de manera adecuada, ordenada y cronológica, con la finalidad de garantizar su integridad y facilitar la expedición posterior de copias. Entre ellos, destaca la escritura pública, considerada la forma por excelencia del instrumento público notarial.

1.2. Finalidad e importancia

La finalidad del protocolo notarial es servir como medio de incorporación, conservación y custodia de los instrumentos públicos protocolares, asegurando su autenticidad e integridad en el tiempo. Su existencia permite que los documentos notariales, una vez extendidos, permanezcan en un archivo seguro, ordenado y bajo la fe pública notarial, evitando riesgos de alteración, pérdida o manipulación indebida.

Desde una perspectiva jurídica, el protocolo es la base material para la expedición de testimonios, partes, boletas o copias simples, lo que garantiza a los usuarios la obtención de reproducciones fidedignas y con pleno valor probatorio. En tal sentido, constituye un medio de publicidad y seguridad jurídica, pues permite a terceros confiar en la certeza de lo instrumentado.

La importancia del protocolo notarial trasciende la utilidad práctica de cada instrumento individual. En conjunto, el protocolo conforma un archivo histórico-jurídico, que da continuidad y permanencia a los actos y contratos de los particulares, sirviendo como fuente de prueba en litigios, investigaciones académicas y en la preservación de la memoria documental de la sociedad.

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2. El registro notarial

2.1. Concepto

Forman el protocolo notarial los siguientes registros (art. 37 DLN):

a) De escrituras públicas.

b) De escrituras públicas unilaterales para la constitución de empresas, a través de los Centros de Desarrollo Empresarial autorizados por el Ministerio de la Producción.

c) De testamentos.

d) De protesto.

e) De actas de transferencia de bienes muebles registrables.

f) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.

g) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles; y,

h) Otros que señale la ley.

2.2. Características y formalidades

En el DLN podemos encontrar las características y formalidades específicas del Registro de Escritura Pública (arts. 50–66), del Registro de Testamentos (arts. 67–74), del Registro de Protestos (arts. 75–77) y del Registro de Actas de Transferencia de Bienes Muebles Registrables (arts. 78–80). Sin embargo, no se regulan en dicho cuerpo normativo el Registro de Escrituras Unilaterales para la constitución de empresas, el Registro de Actas y Escrituras de Procedimientos no contenciosos ni el Registro de Instrumentos Protocolares de Constitución de Garantía Mobiliaria, cuyas características y formalidades se encuentran en leyes especiales.

Pese a esta diversidad normativa, todos los registros protocolares comparten ciertas notas comunes: la obligación de llevarse en forma ordenada y cronológica, la numeración correlativa de los asientos, la custodia y conservación por el notario, la imposibilidad de trasladarlos a terceros, así como su función de soporte para la expedición de copias auténticas. Estas características garantizan la seguridad jurídica y la eficacia de los instrumentos públicos protocolares.

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Registros protocolares según el art. 37 del DLN

El archivo notarial se integra por (art. 81 DLN):

a)Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que lleva el notario conforme a ley.

b)Los tomos de minutas extendidas en el registro.

c)Los documentos protocolizados conforme a ley; y,

d)Los índices que señala esta ley.

3.2. Índices cronológicos y alfabético de instrumentos públicos protocolares

El notario llevará índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de protestos que solo llevará el índice cronológico. El índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento. Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación (art. 91 DLN).

Asimismo, podrá llevar estos registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando la información de los mismos sea suministrada empleando la tecnología de firmas y certificados digitales de conformidad con la legislación de la materia (art. 91 DLN).

Cuadro del sistema de archivos notariales

Para la parte del archivo notarial (art. 81 DLN):

Los traslados son copias certificadas de los instrumentos protocolares que el notario ha autorizado en el ejercicio de su función, por tanto, si la escritura pública original queda definitivamente incorporada al protocolo notarial, entonces se hace necesaria su reproducción literal autenticada, a efecto de que los interesados puedan hacer valer sus derechos con un documento que tenga el mismo valor jurídico que el original. (Gonzáles, 2022, p. 974)

Este es uno de los principios del notariado latino, en el sentido que las copias autenticadas tienen idéntico valor probatorio que la escritura, con el fin de aportarlas en sede judicial o extrajudicial. Los traslados reconocidos por la ley son el testimonio, los partes y la boleta, pero no resulta exigible la expedición de copias simples, en virtud de las lamentables STC N° 03025-2014-PHD/TC, N° 01358-2021-PHD/TC, conforme se explica en el acápite anterior. (Ídem)

4.2. Formas, contenido y efectos

Los traslados instrumentales adoptan diversas formas según la finalidad perseguida:

• Formas: testimonio (transcripción íntegra), parte notarial (transcripción íntegra en papel de seguridad), boleta (resumen o transcripción parcial), copia simple (informativa, sin valor probatorio).

• Contenido: puede ser total (cuando se reproduce íntegramente el instrumento protocolar) o parcial (cuando se limita a determinadas cláusulas o extremos relevantes para el interesado).

• Efectos: mientras el testimonio y el parte tienen valor probatorio pleno y equivalencia con la matriz, la boleta y la copia simple cumplen funciones limitadas de información o acreditación parcial. En todos los casos, los traslados buscan garantizar el acceso de los interesados al contenido del protocolo notarial, sin afectar la integridad de la matriz.

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5. Testimonio, boleta y copias notariales

5.1. Testimonio

5.1.1. Concepto

El testimonio contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (art. 83 DLN).

Señala el doctor Gunther Gonzáles (2022, p. 974), este traslado también puede emitirse en formato digital cuando se cumpla la ley de la materia (art. 86 LN, modificado por D.L. 1232).

5.1.2. Finalidad

El testimonio tiene como finalidad proporcionar al otorgante o a terceros una reproducción íntegra y fidedigna del instrumento público protocolar, con plena fe pública y valor probatorio. Permite que los interesados puedan ejercitar derechos, inscribir actos en registros públicos o presentarlos en procesos judiciales y administrativos.

5.1.3. Características

• Transcripción literal y completa de la matriz.

• Autorizado con firma y sello del notario.

• Rubricado en todas sus fojas.

• Mención expresa de la fecha de expedición y del lugar del protocolo.

• Puede emitirse en formato físico o digital conforme a ley.

• Goza de la misma fuerza probatoria que el instrumento original.

5.2. Partes notariales

5.2.1. Concepto

El parte contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (art. 85 DLN). El parte debe constar en papel notarial de seguridad que incorpore características especiales que eviten la falsificación o alteración de su contenido (art. 85 DLN).

5.2.2. Función

El parte notarial cumple la función de traslado instrumental con fines registrales o administrativos, pues se utiliza principalmente para su presentación ante entidades públicas, en especial los Registros Públicos, a fin de lograr la inscripción de actos y contratos.

5.2.3. Alcance

El parte tiene un alcance externo y limitado, ya que no se entrega ordinariamente a los particulares como medio de prueba general, sino que se expide para trámites específicos en los que se exige un documento con seguridad reforzada (papel notarial especial). Su valor probatorio es equivalente al de la matriz, pero su destino principal es la inscripción.

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5.3. Boleta

5.3.1. Concepto

La boleta expresará un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que expide el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide (art. 84 DLN). El notario, cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada (art. 84 DLN).

Señala el doctor Gunther Gonzáles (2022, p. 975), este traslado también puede emitirse en formato digital cuando se cumpla la ley de la materia (art. 86 LN, modificado por D.L. 1232).

5.3.2. Contenido y función

• Contenido: resumen del instrumento o transcripción parcial de las cláusulas solicitadas, con indicación de otorgantes, naturaleza del acto, fecha y número de protocolo.

• Función: facilitar información rápida y útil a los interesados sin necesidad de expedir un testimonio íntegro. Sirve en la práctica como medio probatorio acotado, pero no sustituye la totalidad del instrumento.

5.4. Copia simple

5.4.1. Concepto

Copia de un documento notarial sin la firma del notario, de carácter informativo, sin efecto de copia autorizada (Diccionario Panhispánico del Español Jurídico – DPEJ).

5.4.2. Alcance y diferencias con el testimonio

Resumen de traslados instrumentales

1. El protocolo notarial constituye el eje central del sistema de fe pública, pues asegura la conservación ordenada de los instrumentos protocolares.

2. El registro notarial garantiza seguridad jurídica al establecer formalidades uniformes, aunque en algunos casos requiere complementación normativa mediante leyes especiales.

3. El archivo notarial cumple una función de custodia y orden, facilitando el acceso y búsqueda de los documentos a través de índices cronológicos y alfabéticos, que pueden modernizarse con soporte digital.

4. Los traslados instrumentales (testimonio, parte, boleta y copia simple) representan el mecanismo por el cual los usuarios acceden al contenido del protocolo, con diferentes alcances probatorios.

5. La diferenciación clara de cada tipo de traslado evita confusiones prácticas y asegura que los particulares escojan el documento idóneo según su necesidad.

Recomendaciones:

• Uniformizar la regulación de los registros protocolares aún no contemplados en el DLN.

• Promover la digitalización y conservación electrónica de protocolos e índices.

• Difundir entre usuarios y operadores jurídicos las diferencias entre testimonio, parte, boleta y copia simple, para un mejor ejercicio de derechos.

• Fortalecer la interconexión entre notarías, archivos notariales y Registros Públicos.

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7. Bibliografía

Código Procesal Civil.

Decreto Legislativo del Notariado.

Diccionario Panhispánico del Español Jurídico.

Tribunal Constitucional del Perú. STC N° 03025-2014-PHD/TC.

Tribunal Constitucional del Perú. STC N° 01358-2021-PHD/TC.

Abella, A. (2010). Derecho notarial. Derecho documental – Responsabilidad notarial. Buenos Aires: Zavalia.

Gonzáles, G. (2022). Derecho registral y notarial. Tomo 2. Lima: Jurista Editores.

Palacios, I. (1992). Manual de Derecho Notarial. San José: Investigaciones Jurídicas.

Ríos, J. (2012). La práctica del derecho notarial. México: McGraw-Hill/Interamericana.

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[1] Artículo 25. Instrumentos Públicos Protocolares

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina.

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