Se trata de instrumentos públicos en los cuales se consignan la distribución de funciones del personal del Estado, las responsabilidades asignadas a cada área, los procedimientos para la gestión de trámites, la legislación aplicable, etc.
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1. Manual de organización y función (MOF)
Este documento describe con minuciosidad qué tareas desempeñan todos y cada uno de los puestos de trabajo que existen en la institución, en la totalidad de sus dependencias.
Es el instrumento de alcance a todos los trabajadores de la entidad que proporciona información sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
1.1 Utilidad
- Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.
- Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad.
- Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos.
- Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así cómo la aplicación de programas de capacitación.
1.2. Sector público y privado
Este documento se implementa tanto para las empresas que pertenecen al régimen de la actividad privada como para las entidad e instituciones públicas.
En ambos sectores, cumple la misma función y tiene la misma finalidad.
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2. Reglamento de organización y funciones (ROF)
El ROF es un documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la estructura orgánica de la entidad.
Este documento es base para la elaboración del MOF.
2.1 ¿Qué debe contener el ROF?
Este documento debe contener disposiciones generales como:
-
- Naturaleza jurídica de la entidad.
- Adscripción. En el caso de los organismos públicos del Poder Ejecutivo y de los gobiernos regionales y locales, según corresponda, la entidad a la cual está adscrita.
- Jurisdicción. Comprende el ámbito territorial sobre el que ejerce sus competencias. Se presume, salvo disposición en contrario, que la jurisdicción que ejerce la entidad corresponde al nivel de gobierno al que pertenece.
- Funciones generales de la entidad.
- Base Legal. Listado de normas sustantivas sobre las cuales se sustentan sus competencias y las funciones generales de la entidad.
También debe desarrollar el primer y segundo nivel organizacional, señalando las funciones específicas asignadas a cada órgano de dicho nivel organizacional.
Regula el tercer nivel organizacional en adelante, señalando las funciones específicas asignadas a sus unidades de organización de cada nivel organizacional, debiendo hacer referencia a la unidad de organización de la cual depende.
Contiene como anexos la estructura orgánica y el organigrama de la entidad.
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2.2 ¿Quiénes deben contar con el ROF?
De acuerdo con el artículo 44 del Decreto Supremo 054-2018-PCM, deben contar con este documento:
a. El Poder Judicial, organismos constitucionalmente autónomos y universidades públicas, por Resolución del Titular.
b. Los gobiernos regionales y sus organismos públicos regionales, por ordenanza regional.
c. Las municipalidades y sus organismos públicos locales, por ordenanza municipal.
3. Cuadro para asignación de personal provisional (CAP)
Es un documento de gestión institucional de carácter temporal que contiene los cargos definidos y aprobados por la entidad, sobre la base de su estructura orgánica dictada por el ROF o según su manual de operaciones.
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Tiene por finalidad que las entidades públicas gestionen eficaz y eficientemente sus recursos humanos, planificando y administrando ordenadamente sus puestos y posiciones.
3.1. ¿Cuáles son los criterios para elaborar el CAP?
Los principales documentos a considerar en la elaboración del proyecto del CAP – Provisional son:
- El Reglamento de Organización y Funciona (ROF) o, de ser el caso, el Manual de Operaciones de la entidad, vigente a la fecha de elaboración del proyecto de CAP Provisional.
- El clasificador de cargos de la entidad, de no contar con uno propio, deberá utilizar el clasificador de cargos del sector al que pertenece.
