Conclusiones: 3.1 Si bien la STPAD tiene facultad para solicitar información a los servidores de la entidad en el marco de las investigaciones que tiene a su cargo, debe recordarse que dicha prerrogativa -al igual que cualquier otra- debe ejercerse en armonía con el respeto a los derechos constitucionales inherentes al servidor.
3.2 El Tribunal Constitucional ha precisado que el correo electrónico institucional se encuentra dentro de la esfera de protección del derecho al secreto y la inviolabilidad de las comunicaciones, por consiguiente, el acceso a la información contenida en el mismo solo puede ser autorizada por el propio servidor civil usuario de la cuenta de correo, o por la autoridad jurisdiccional competente en el marco de una investigación judicial.
Autoridad Nacional del Servicio Civil
Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
Informe Técnico 001575-2021-Servir-GPGSC
Lima, 12 de agosto de 2021.
Para: ADA YESENIA PACA PALAO
Gerenta de Políticas de Gestión del Servicio Civil
De: MARÍA EUGENIA DEL CARMEN CERNA GARCÍA DE ORSOS
Ejecutiva de Soporte y Orientación Legal
Asunto: Sobre el acceso a los correos institucionales en el marco de un procedimiento administrativo disciplinario.
Referencia: Oficio N° 03-2021-VIVIENDA-SENCICO-ST.
I. Objeto de la consulta
Mediante el documento de la referencia el Secretario Técnico de Procedimientos Administrativos Disciplinarios del Servicio Nacional de Capacitación para la Construcción – SENCICO, consulta lo siguiente:
– ¿Puede la Secretaría Técnica de los Procedimientos Administrativos Disciplinarios, en atención a la función establecida en numeral 8.2 de la versión actualizada de la Directiva No 02-2015- SERVIR/GPGSC «Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador de la Ley N° 30057 – Ley del Servicio Civil», solicitar el acceso a correos electrónicos institucionales de servidores o ex servidores, a efectos de corroborar información relevante y necesaria, durante la etapa de precalificación de un expediente iniciado por una denuncia y/o reporte de hechos?
II. Análisis
Competencias de SERVIR
2.1 La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR es un organismo rector que define, implementa y supervisa las políticas de personal de todo el Estado. No puede entenderse que como parte de sus competencias se encuentra el constituirse en una instancia administrativa o consultiva previa a la adopción de decisiones individuales que adopte cada entidad.
2.2 Debe precisarse que las consultas que absuelve SERVIR son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa aplicable al Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos. Por lo tanto, las conclusiones del presente informe no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.
2.3 Considerando lo señalado hasta este punto resulta evidente que no corresponde a SERVIR -a través de una opinión técnica- emitir pronunciamiento sobre alguna situación concreta. Por ello el presente informe examina las nociones generales a considerar sobre las materias de la presente consulta.
Sobre los correos electrónicos institucionales y su relación con el derecho al secreto y la inviolabilidad de las comunicaciones
2.4 Sobre el particular, en principio, debemos precisar que con la expresión “correo electrónico institucional” nos referimos a aquellas cuentas de correo electrónico otorgadas por las entidades públicas a sus funcionarios y servidores exclusivamente para el desarrollo las comunicaciones internas o externas (con otras entidades públicas) a que hubiera lugar en el ejercicio de sus funciones.
2.5 Bajo ese marco, y con respecto a la consulta formulada, es oportuno remitirnos a lo señalado por el Tribunal Constitucional en la sentencia recaída en el Expediente N° 05532-2014-PA/TC, en la cual se precisó expresamente lo siguiente:
“(…)
5. Asimismo, este Tribunal ha precisado que el derecho al secreto y a la inviolabilidad de las comunicaciones también protege el correo electrónico proporcionado por el empleador a sus trabajadores. En efecto, en la sentencia emitida en el Expediente 03599-2010-PA/TC ha sostenido:
5. […] En buena cuenta, el inciso 10) del artículo 2° de la Constitución protege el secreto y la inviolabilidad de la comunicación en todas sus formas o medios, como son el telefónico, el telegráfico o el informático, es decir, aquella comunicación que se mantiene a través de un determinado medio o soporte técnico.
6. En atención a lo expuesto, debe concluirse que el empleador se encuentra prohibido de conocer el contenido de los mensajes del correo electrónico o de las conversaciones del comando o programa de mensajería instantánea que haya proporcionado al trabajador, así como de interceptarlos, intervenirlos o registrarlos, pues ello vulnera el derecho al secreto y a la inviolabilidad de las comunicaciones […].
7. Por dicha razón, considero que el mensaje del correo electrónico o la conversación del comando o programa de mensajería instantánea obtenida con violación del derecho al secreto y a la inviolabilidad de las comunicaciones, por imperio del inciso 10) del artículo 2° de la Constitución es una prueba prohibida que no puede ser utilizada para iniciar un procedimiento disciplinario de despido, ni puede tener el valor de una prueba de cargo válida para sancionar a un trabajador.
8. En buena cuenta, el poder fiscalizador o disciplinario no faculta al empleador acceder o interceptar el contenido de los mensajes del correo electrónico o de las conversaciones del comando o programa de mensajería instantánea que brinda a sus trabajadores, pues como se precisó en la STC 01058-2004-AA/TC, la única forma de acreditar que el trabajador utiliza su correo electrónico para fines opuestos a los impuestos por sus obligaciones laborales, es iniciar una investigación de tipo judicial, habida cuenta de que tal configuración procedimental la impone, para estos casos, la propia Constitución.”
(Negrita y subrayado es nuestro)
2.6 De la sentencia antes citada se puede advertir con claridad que el máximo intérprete constitucional ha extendido el alcance de la protección del secreto e inviolabilidad de las comunicaciones también a los correos electrónicos institucionales brindados por las entidades públicas a sus servidores y funcionarios, precisando expresamente que cualquier información obtenida a través de la interceptación o intervención de dichas cuentas de correo constituye prueba prohibida.
Aunado a lo anterior, precisa que una afectación de dicha naturaleza solo podría ser admisible en el marco de una investigación en sede judicial y con la debida autorización de la autoridad jurisdiccional competente.
2.7 Ahora bien, de acuerdo al literal e) del numeral 8.2 de la Directiva N° 02-2015 SERVIR/GPGSC
“Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil” (en adelante, la Directiva) la Secretaría Técnica de Procedimientos Administrativos Disciplinarios (en adelante, STPAD) tiene como función: “Suscribir los requerimientos de información y/o documentación a las entidades, servidores y ex servidores civiles de la entidad o de otras entidades. Es obligación de todos estos remitir la información solicitada en el plazo requerido, bajo responsabilidad.”
2.8 De lo anterior, se puede advertir que la STPAD tiene facultad para solicitar información a los servidores de la entidad en el marco de las investigaciones que tiene a cargo, encontrándose estos obligados a proporcionarla. Sin embargo, debe recordarse que dicha prerrogativa -al igual que cualquier otra- debe ejercerse en armonía con el respeto a los derechos constitucionales inherentes al servidor.
2.9 Consecuentemente, la obligatoriedad de remitir la información requerida por la Secretaria Técnica no aplica cuando esta se encuentra dentro de la esfera de protección de un derecho constitucional (por ejemplo, secreto bancario, secreto de las comunicaciones, entre otros), contexto en el cual el servidor no se encuentra obligado a revelar información por resultar de carácter sensible.
2.10 En esa línea, es de reiterar que el Tribunal Constitucional ha precisado que el correo electrónico institucional se encuentra dentro de la esfera de protección del derecho al secreto y la inviolabilidad de las comunicaciones, por consiguiente, el acceso a la información contenida en el mismo solo puede ser autorizada por el propio servidor civil usuario de la cuenta de correo, o por la autoridad jurisdiccional competente en el marco de una investigación judicial.
III. Conclusiones:
3.1 Si bien la STPAD tiene facultad para solicitar información a los servidores de la entidad en el marco de las investigaciones que tiene a su cargo, debe recordarse que dicha prerrogativa -al igual que cualquier otra- debe ejercerse en armonía con el respeto a los derechos constitucionales inherentes al servidor.
3.2 El Tribunal Constitucional ha precisado que el correo electrónico institucional se encuentra dentro de la esfera de protección del derecho al secreto y la inviolabilidad de las comunicaciones, por consiguiente, el acceso a la información contenida en el mismo solo puede ser autorizada por el propio servidor civil usuario de la cuenta de correo, o por la autoridad jurisdiccional competente en el marco de una investigación judicial.
Atentamente,
DOCUMENTO FIRMADO DIGITALMENTE
MARÍA EUGENIA DEL CARMEN CERNA GARCÍA DE ORSOS
Ejecutiva de Soporte y Orientación Legal
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
