¿Tienen valor probatorio las copias simples o fotocopias?

Publicado originalmente en la revista «Actualidad Civil», número 72, junio 2020, pp. 15-35.

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Sumario: 1. Introducción.— 2. Etimología.— 3. Definición.— 4. Clasificación.— 5. Naturaleza jurídica. — 6. Elementos.— 7. Características.— 8. Sobre la copia del documento.— 9. Legislación.— 10. Reglas o estándares de valoración de la copia.— 11. Criterios jurisprudenciales encontrados sobre la eficacia probatoria de las copias.— 12. Conclusiones.— 13. Referencias bibliográficas.


RESUMEN: El autor desarrolla la naturaleza jurídica del documento a la luz del marco normativo comparado y nacional, para luego, expre­sar que nuestra Corte Suprema viene emi­tiendo fallos contradictorios en torno a la eficacia probatoria de los medios de prueba documentales en reproducción fotostática, concluyendo que es cuestionable, por care­cer de base legal, que un reciente pronun­ciamiento casatorio considere sin eficacia probatoria tales documentos.

Palabras clave: Copias simples, copias certificadas, documento, unificación de la jurisprudencia

ABSTRACT: The author develops the legal nature of the document in light of the comparative and national regulatory framework, and then expresses that our Supreme Court has been issuing contradictory rulings regarding the evidentiary efficacy of documentary evidence in photostatic reproduction, concluding that it is questionable, for lack of legal basis, that a recent cassatory pronouncement considers such documents to be ineffective.

Keywords: Plain copies, certified copies, document, unification of jurisprudence

Title: Do simple copies or photocopies have probative value?

1. Introducción

Instituto Pacífico me solicita co­mentar una interesante sentencia casatoria (Cas. N.° 24625-2017), en la que se concluye que los documentos ofrecidos en copia carecen de eficacia probatoria, no obstante que un fallo anterior afirma­ba lo contrario (Cas. N.° 3261-2015).

Como podrán apreciar, analizar ambos criterios jurisprudenciales sobre la procedencia y utilidad probatoria de tal instrumento es de suma importancia, no solo por su expansivo uso procesal, sino también por las nuevas formas de copias que trae la modernidad.

En efecto, el avance tecnológico agregó, a la transcripción manuscrita de la antigüedad, la copia calcografiada, mimeografiada o reproducida en serigrafía e imprenta, la fotografía, “fax”, fotocopia y el “escaneado”, nombres que adoptó según la máquina, técnica o instrumento que sirvió para reproducir el documento original. A los cuales había que agregar la copia de planos, pinturas, la filmación en video y grabación de audio, que transcu­rrió del acetato, el celuloide, la película, cinta magnetofónica, transparencias, el casete, disquete, CD, DVD, USB, disco duro (RAM, ROM), memoria externa, diapositivas, microfilm, hasta la copia en soporte electrónico e impresora 3D.

A tal propósito, presentaremos aportes conceptuales doctrinarios, nues­tra propuesta taxonómica, la naturaleza jurídica, elementos y características del documento, su marco normativo comparado, para luego analizar ambas posiciones jurisdiccionales de la Cor­te Suprema, y, finalmente, decantar nuestra opinión respecto a la postura que consideramos mejor interpreta la regla procesal y optimiza el principio del debido proceso en su expresión del derecho a probar mediante la fotocopia.

2. Etimología

La palabra “documento”, según la Real Academia Española, proviene del latín documentum, que deriva de la pa­labra docere (‘enseñar’, ‘hacer conocer’)[1]. Atendiendo a que la firma del autor del instrumento cumple una función jurídica relevante, es que también aprovechamos para informar acerca de su etimología; veamos, entonces, que la palabra firma proviene del latín firmare, que significa ‘afirmar’, ‘dar fuerza’[2], esto es, la identidad del autor otorga firmeza a su declaración.

3. Definición

Con la brevedad propia de manjar de jueces, Francesco Carnelutti lo define como “la representación de un hecho, siendo esta la nota esencial del concepto de documento”[3]. Hernando Devis Echandía, por su parte, en sen­tido estricto, nos dice que documento es “toda cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la vista y el tacto, que sirve de prueba histórica indirecta y representativa de un hecho cualquiera” .

En cambio, Juan Montero Aroca le agrega el acto jurídico, a saber, “el soporte del documento representa un hecho o acto jurídico, no pudiendo confundirse entre un(o) y otro […]; un contrato no es el papel en el que se plasma, sino el acto de declaración de voluntades que lo constituye” .

Sin embargo, Carlos Carbone subsume hecho y acto en el vocablo dato, “documento como una cosa corporal, simple o compuesta, idónea para recibir, conservar, transmitir la representación descriptiva, emblemática o fonética de un dato jurídicamente relevante”.

En cuanto, al Diccionario del español jurídico, de las acepciones que nos presenta sobre el término documento, destacamos las siguientes:

1. Gral. Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

2. Adm. Escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase de información que puede ser tratada en un sistema de información como una unidad diferenciada.

3. Pen. Soporte material de cualquier clase que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

• CP, art. 26

6. Adm. Expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra ex-presión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos […].

Por último, Guillermo Cabanellas nos ilustra sobre el concepto de documento de la siguiente manera:

Escrito, escritura, instrumento con que se prueba, confirma, demuestra o justifica una cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito. En la aceptación más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente; así lo es tanto un testamento, un contrato firmado, un libro o una carta, como una fotografía o un plano; y sea cualquiera la materia sobre la cual se extiende o figure, aunque indudablemente predomine el papel sobre todas las demás. || Cualquier comprobante o cosa que sirve para ilustrar. || Diploma, inscripción, relato que atestigua sobre un hecho histórico.

Amplitud. Los documentos típicos son los escritos; pero se propugna con afán, contra el silencio de los viejos códigos, para darles cabida en esa denominación de documentos —análoga entonces a toda constancia de un hecho o dicho del pasado, en especial las piedras y en ellas, según la biblia, se asentó el decálogo (v.)—, a los registros fonográficos o cintas magnéticas que podrían denominarse documentos ora­les o auditivos; y a los visuales, entendiendo por ello los estáticos de las fotografías y los dinámicos, si se proyectan, de las películas o filmes.[4]

En sede nacional, contamos con el concepto que nos brinda Marianella Ledesma Narváez:

Documento es un objeto material origi­nado por un acto humano, susceptible de representar por sí mismo y para el futuro, un hecho o una serie de hechos percibidos en el momento para su elaboración, con prescindencia de la forma en que esa re­presentación se exterioriza.[5]

Finalmente, Pedro Sagástegui Urteaga lo define así:

[E]l instrumento u objeto normalmente escrito, cuyo texto consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos jurídi­cos. Es objeto porque es algo material y de naturaleza real, en el que consta una declaración de pensamiento, conocimiento o experiencia.[6]

En conclusión, en sentido amplio, documento es un objeto (opus) en de­terminado soporte (de papel, electrónico o en cualquier otro material), que es susceptible de contener la información y representación de un hecho o una acti­vidad humana o su resultado, posible de exteriorizar su contenido, decodificarse y reproducirse en el futuro.

4. Clasificación

A continuación, presentamos, sin pretensión de exhaustividad, la clasifi¬cación siguiente:

1. Por su autoría:

a) Documentado por la propia persona o personas que lo generaron.

b) Documentado por un tercero.

c) Documentado por la naturaleza. Ej. fósil perennizado en soporte pétreo.

d) Documentado por la artificialeza. Ej. por Inteligencia Artificial (IA).

2. Por su cinética:

a) Documento que representa un hecho estático.

b) Documento que representa un hecho en movimiento.

3. Por su finalidad legal:

a) Documento declarativo: Ej. Declaración jurada.

b) Documento dispositivo: Ej. Declaración de voluntad traslativa de derechos.

c) Documento constitutivo: Ej. Escritura de Constitución Social.

d) Documento testimonial o informativo (historiográfico).

4. Por su soporte:

a) Documento en papel.

b) Documento en plástico. Ej. Tarjetas de crédito o débito.

c) Documento en transparencia. Ej. Placas de radio o tomográficas y por resonancia.

d) Documento magnetofónico. Se utilizan imanes para su reproducción sonora.

e) Documento en película. Ej. Rollos fotográficos o cinematográficos.

f) Documento electrónico. Ej. Programa informático (software).

g) Documento óptico. La información se graba en un disco mediante láser.

h) Documento en cualquier otro material.

5. Por la cantidad de la información:

a) Documento simple: Ej. Una carilla de datos.

b) Documento complejo: Ej. Planillas electrónicas o libros contables.

6. Por la condición jurídica de la persona que lo expide.

a) Documento público.

b) Documento privado.

7. Por la matriz:

a) Documento original.

b) Documento en copia.

8. Por la forma:

a) Documento en la forma prescrita por la ley (ad solemnitatem).

b) Documento con libertad de forma.

9. Por el medio empleado:

a) Documento a manuscrito (autógrafo).

b) Documento transcrito por medios mecánicos.

c) Documento transcrito por medios electrónicos o telemáticos.

10. Por su función:

a) Documento informativo.

b) Documento certificativo.

c) Documento de cambio.

d) Documento acreditativo (ad probationem).

11. Por su percepción:

a) Documento audible.

b) Documento visual.

c) Documento táctil: Ej. La escritura braille.

d) Documento mixto.

12. Por su certificación:

a) Documento en copia certificada por notario o juez de paz

b) Documento en copia certificada por funcionario judicial

c) Documento en copia autenticada por Fedatario o Abogado

13. Por la data (clave al aplicar la regla “Prior in tempore,potior in iure”):

a) Documento con data del lugar de otorgamiento

b) Documento con data del tiempo de elaboración, emisión y subscripción

c) Documento con data del autor

d) Documento con data mixta.

14. Por su grado de valor probatorio:

a) Documento en escritura pública.

b) Documento en escritura pública imperfecta.

c) Documento de fecha cierta.

d) Documento reconocido judicial-mente.

e) Documento privado.

15. Por su ubicación y temporalidad:

a) Documento que está en poder de las partes (presentación en la pos-tulación).

b) Documento que está en poder de terceros (exhibición).

c) Documentos posteriores (prueba extemporánea o sobreviniente).

d) Documentos incorporados de oficio (fuente de prueba expuesta por las partes).

16. Por el tipo de firma.

a) Documento con firma en tinta líquida o seca.

b) Documento con firma digital. Ej. R. A. N.° 486-2019-CE-PJ.

c) Documento con firma electrónica. Ley N.° 27269.

d) Documento con firma escaneada. Ej. R. A. N.° 146-2020-CE-PJ, Reglamento.

e) Documento con firma a ruego y huella digital (no sabe o no puede firmar).

5. Naturaleza jurídica

En principio, el documento es un medio que contiene información de un evento pretérito ocurrido en la realidad, elaborado por obra humana o por otra causa; ello supone que la fuente de prueba se ubica en el pasado, cuyo registro de representación en tal instrumento
permitirá que en el futuro las personas puedan reproducir, informarse o tomar conocimiento de lo antes sucedido, por el tiempo que dure el soporte.

Entonces, la naturaleza jurídica sustantiva de este artefacto será real como un bien mueble, y en el proceso su naturaleza adjetiva será la de un medio de prueba que permite acreditar su fuente, lo que no obsta en reconocer que también en el mundo físico puedan producirse medios de representación sin efecto jurídico, como aquella carta que atesoramos porque nos recuerda a la persona amada; empero, si dicha misiva sirve para acreditar la unión de hecho o la paternidad del fruto de ese amor, entonces surte efectos jurídicos y adquiere la naturaleza de medio de prueba, a fin de satisfacer bienes jurídicos como la seguridad en los negocios, la eficacia y tutela de los derechos, por mencionar algunos.

El documento es una prueba típica según el artículo 192, inciso 3, del Código Procesal Civil, y su finalidad en el proceso judicial es la de acreditar la información fáctica que proponen las partes y sustentar el derecho que alegan, con el objeto de demostrar y causar convicción al juzgador que el hecho o dato indiciario de la historia del caso expuesto en la demanda o contestación alcanza el umbral de certeza probable; y también le permite al juez fijar los hechos probados a fin de subsumirlos en el supuesto fáctico de la norma legal aplicable al caso, resolviendo el conflicto intersubjetivo o la incertidumbre jurídica.

Así pues, el documento justifica su naturaleza jurídica desde que se inventó la escritura alfanumérica, ya que gracias a los signos y códigos lingüísticos es posible perennizar a través de los tiempos la información contenida en su soporte, máxime si fue esculpida en piedra, lo que nos trae al recuerdo la monumental obra del Código de Hammurabi (2250 a. de C.), que, al decir de Giovanni Pavoni, dicho ordenamiento jurídico del imperio babilónico exigía “el documento (entonces en forma de tablas de madera) para algunos actos, y le reconocía valor como prueba judicial”.

Fíjense, desde la antigüedad nos vienen las categorías documentales ad probationem y ad solemnitatem, las cuales fueron consolidándose a través de las culturas egipcia, griega, romana y durante la Edad Media; por ejemplo, en las Leyes de las Siete Partidas (año 1260) se “contempla la función notarial y la prueba por documentos para (ciertas) convenciones y testamentos”15, lo que llegó al Perú a partir de la Colonia y perdura hasta la actualidad.

6. Elementos

El documento tiene por elementos constitutivos los siguientes:

• Continente: Esto es, el soporte material o el artefacto como cosa mueble que servirá de vehículo de la información que se le impregne, acuñe o imprima.

• Contenido: O la representación en el presente y futuro de un hecho, pensamiento o acto humano. Por ello, el objeto de la prueba no es el continente sino su contenido.

• Forma de la representación: Puede ser escritural, táctil, sonora y visual.

• Autenticidad en su contenido y firma: Sobre esto último, es “la correspondencia entre el autor aparente y el autor real”16, o la persona que genera el documento y que se identifica con su nombre, documento de identidad, firma, firma a ruego, huella digital, sello, código, contraseña, firma digital o electrónica, o cualquier otra clave que permita su fehaciente identificación, y elimine cualquier riesgo de suplantación o falsificación.

• Data: Todo documento nace en el mundo, en las dimensiones tiempo
y espacio, y para efectos jurídicos son trascendentes los tiempos de elaboración y modificación del documento (los textos en Word permiten tal registro), lugar, fecha y autor.

• Durabilidad: Este elemento es crucial, pues de qué vale un documento si se borra con el tiempo. Por ello, todo soporte documental debe asegurar su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad; en caso contrario, el medio de prueba que ha perdido tales características, perderá eficacia probatoria.

7. Características

El documento como medio probatorio en sede judicial es:

• Indirecto: Ya que el juez conoce el hecho o el acto que se quiere probar, no directamente como puede suceder mediante una inspección judicial, sino por intermedio de un instrumento que reproduce cierto evento pretérito.

• Preconstituido: Pues, generalmente, este medio de prueba se produce antes de interponer la demanda, excepcionalmente, puede generarse con posterioridad, en cuyo caso se actúa como prueba extemporánea o sobreviniente.

• Autónomo: No en el sentido que no participa de la valoración (holística) en su conjunto del material probatorio, sino que su autonomía y eficacia radica en que este medio probatorio, por sí mismo, acredita un hecho o acto ocurrido en la realidad pretérita (valoración atomista o analítica), y no depende de otra condición para que produzca efecto probatorio. Por supuesto que el documento tendrá un mayor grado de fiabilidad y cualidad fehaciente cuando está escriturado o adquiere fecha cierta, es reconocido por su autor o supera el examen de autenticidad mediante el cotejo y la pericia; pero no depende de estos actos de corroboración, necesariamente, para que surta eficacia probatoria, siempre que sea verdadero.

• Gradual: En razón a que el documento original es primario, y la copia es secundaria. Ciertamente, aquel tendrá mayor fuerza probatoria que esta.

• Comunicativo: Como en la relación de comunicación, el documento tiene un autor (emisor), un destinatario (receptor), un vehículo y un canal que traslada la información de la fuente de prueba al proceso judicial, para conocimiento de la parte contraria y para su valoración por el juez al momento de fijar los hechos probados.

• Copiable: Pues ahora con los avances tecnológicos es difícil imaginar un documento que no sea posible obtener copias de él.

CONTINÚA…


[1] Devis Echandía, Hernando, Teoría general de la prueba judicial, t. ii, 5.a ed., Bogotá: Themis, 2002, p. 473.

[2] Herrmann, Jorge Theodoro, “El documento electrónico”. en Midón, Marcelo Sebastián (dir./coord.), Tratado de la Prueba, Chaco: Librería de la Paz, 2007, p. 465.

[3] Carnelutti, Francesco, La prueba civil, trad. por Niceto Alcalá-Zamora y Castillo, 2°, Buenos Aires: Depalma, 1982, p. 161. Recuperado de <https://bit.ly/2Us9J5e>. [El resaltado es nuestro].

[4] Cabanellas, Guillermo, Diccionario enciclo­pédico de derecho usual, t. iii, 27.a ed., Buenos Aires: Heliasta, 2006, p. 304.

[5] Ledesma Narváez, Marianella, Comentarios al Código Procesal Civil, t. i, Lima: Gaceta Jurídica, 2008, p. 841.

Continúa…

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