Cinco (5) reparos frecuentes de la Sunat en la deducción de los gastos empresariales

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En los recientes procedimientos de fiscalización tributaria efectuados por la Administración Tributaria por concepto de Impuesto a la Renta de Tercera Categoría, se ha podido advertir el cuestionamiento a la deducción de los gastos empresariales, en específico respecto del sustento de la fehaciencia y casualidad de los gastos.

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Al respecto, si bien los reparos o acotaciones efectuados por la Administración Tributaria se han sustentado en la falta de documentación mínima probatoria para acreditar la deducción del gasto, se ha puesto en evidencia que las empresas no están presentando toda la documentación que permita sustentar la efectiva prestación de un servicio, o la vinculación del gasto con el proceso productivo de la empresa o cómo ha incidido en la generación de los ingresos, aspecto que resulta necesario para demostrar que el gasto resulta causal.

Asimismo, la Administración Tributaria ha venido utilizando recientes criterios jurisprudenciales emitidos por el Tribunal Fiscal en los cuales en el caso concreto se validó el reparo al gasto por falta de acreditación o porque no se sustentó la causalidad del gasto, tales como los criterios emitidos por la deducción del pago de regalía por la cesión de uso de una marca, la acreditación del vínculo laboral o la ausencia de documentación de fecha cierta que permita demostrar que la compraventa del bien adquirido o la prestación efectiva del servicio responde a una operación fehaciente.

Atendiendo a ello, a continuación, compartimos una lista de cinco (5) reparos frecuentes que la Administración Tributaria viene efectuando a la deducción de los gastos empresariales.

Cinco (5) reparos frecuentes efectuados por SUNAT a la deducción de los gastos empresariales:

1. Reparo por falta de documentación probatoria que sustente los servicios adquiridos por la empresa

En este reparo la Administración Tributaria cuestiona que la empresa adquirente no ha presentado y/o exhibido durante el procedimiento de fiscalización informes, análisis, reportes, control de ingreso y salida del personal de la empresa proveedora del servicio que acredite la prestación efectiva del servicio, esto es, que la empresa únicamente se ha limitado a exihibir el comprobante de pago, el registro contable o el medio de pago que a criterio de la empresa sustenta el gasto.

Al respecto, en relación a este punto se sugiere que las empresas, además de la documentación contable, acrediten la prestación de servicios con contratos, informes, análisis de operaciones, reportes, correos electrónicos, registro de ingreso y salida del personal de la empresa proveedora de servicios que acudió a la empresa adquirente para prestar el servicio, historiales de conversaciones en aplicativos digitales o virtuales, audios, videos o cualquier documento interno, que permite sustentar la fehaciencia del servicio. Mientras más documentación se pueda presentar, mejor.

2. Reparo por falta de fecha cierta de los contratos y/o adendas que respaldan la presentación de servicios o adquisición de bienes

En este reparo el cuestionamiento de SUNAT se sustenta en que si el documento, contrato o adenda presentado por la empresa para acreditar la prestación de servicios o adquisición de bienes, no se encuentra debidamente legalizado, no cuenta con fecha cierta y en consecuencia no puede acreditar fehacientemente la prestación del servicio.

Sobre el particular, debemos mencionar que no hay norma tributaria o civil que obligue que los contratos, adendas o documentos sustentatorios de operaciones se deban encontrar legalizados para sustentar la adquisición de bienes y/o servicios, es decir, dicha formalidad no se encuentra ni en la Ley ni en el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta para que proceda la deducción de los gastos empresariales, convirtiéndose la exigencia de la legalización en un criterio subjetivo que SUNAT viene utilizando SUNAT para desconocer la deducción de los gastos.

Si bien, se recomienda que, atendiendo al criterio utilizado por SUNAT las empresas procuren que los contratos, adendas, informes o documentos, cuenten con fecha cierta, esto es, traten de tenerlos legalizados, debemos mencionar que si el contrato escrito no se encuentra legalizado, o incluso si estamos ante contratos que se han celebrado verbalmente, ello, no debe generar el desconocimiento del gasto, si éste se sustenta con otra documentación complementaria que permita acreditar que el gasto se produjo, entre otros: guías de remisión, notas débito y de crédito, medios de pago, correos electrónicos, proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, u otro documento que resulta aplicable atendiendo al proceso productivo de la empresa, que en su conjunto permitan respaldar la acreditación de las adquisiciones realizadas.

3. Reparo por falta de identificación del personal encargado de la recepción de los bienes adquiridos y el cargo que tienen dentro de la empresa

En ese reparo efectuado a la deducción de adquisiciones de bienes, la Administración Tributaria cuestiona el hecho que la empresa en el procedimiento de fiscalización tributaria no ha podido identificar al trabajador y/o personal encargado de la recepción de los bienes que la empresa adquirió, y tampoco se ha podido acreditar el área en la cual dicho personal brinda sus servicios para la empresa.

Cabe mencionar que, si bien las empresas pueden sustentar la adquisición de los bienes con el comprobante de pago respectivo, contratos, registros contables, correos electrónicos u otra documentación probatorio, deben recordar que en la fiscalización tributaria SUNAT va a requerir toda aquellas documentación que respalde el ingresos de los bienes de la empresa, su utilización e incidencia en el proceso productivo, esto es, todos los elementos que demuestren la adquisición de los bienes y su incidencia en la generación o mantenimiento de la fuente productora de renta, esto es, la fehaciencia y causalidad del gasto, por ello, si recomienda que las empresas identifiquen al personal encargado de la recepción de los bienes adquiridos, su cargo o función dentro de la empresa, reportes de ingreso y salida de bienes, los cuales se van a complementar con la exhibición de las guías de remisión que sustentan el traslado de los bienes, pudiendo conservarse videos que demuestren que los bienes ingresaron a la empresa o cualquier otra documentación probatoria que permita sustentar ello ante una eventual fiscalización.

4. Reparo por no identificar el volumen de ingresos que generó el pago de regalía por uso o cesión de marcas

En este reparo la Administración Tributaria cuestiona que la empresa no ha podido identificar en qué medida el pago de regalía por cesión de una marca le reportó mayores ingresos o mejoró su posición en el mercado, reparo que sustenta en el criterio emitido por el Tribunal Fiscal en la Resolución N° 05946-1-2019, en el cual se confirmó la resolución emitida por SUNAT por reparo a la deducción del pago de regalía en tanto la empresa acotada no acreditó la causalidad del gasto.

En relación con la deducción de los gastos por pago de regalía por cesión de uso de marca, debemos advertir que SUNAT en el procedimiento de fiscalización tributaria viene requiriendo a las empresas documentación que permita demostrar el valor comercial de la marca, el valor del logo que representa a la empresa cedente de la marca, así como los documentos sustentatorios que acrediten la incidencia en los ingresos generados en la empresa como consecuencia de la adquisición de la licencia de uso de la marca.

Cabe mencionar que, si bien podría resultar evidente que la adquisición de una licencia de marca bien posicionada en el mercado cumple con el principio de causalidad del gasto, en tanto si la marca está asociada al rubro del negocio del adquirente generará mayores ingresos en la empresa, como consecuencia del logo de la marca consignado en el establecimiento comercial, es importante que las empresas procuren identificar la incidencia que ha tenido la marca en las ventas o ingresos generados a partir de la cesión, así como un informe emitido por el proveedor de la licencia de marca que permita identificar cómo la marca se encuentra posicionada en el marca y a cuánto asciende su valor comercial, siendo que en caso el proveedor no emita dicha información, puede la empresa adquirente contratar a un tercero conocedor del rubro de servicios que ofrece la marca, para que elabore un informe del valor que tiene la marca en el mercado, así como las referencias al logo de la marca y cómo incidiría en las ventas que realice la empresa adquirente de la misma, esto es, toda la documentación que acredite el valor de la marca adquirida, sus característica y su vinculación con el proceso productivo, a partir de lo cual será viable acreditar el cumplimiento del principio de causalidad en la deducción del gasto.

5. Reparo por no presentar documentación sustentatoria adicional al PLAME, boletas de pago y medios de pago que acredite el vínculo laboral de los trabajadores con la empresa

En cuanto al reparo en referencia, en los procedimientos de fiscalización tributaria, la Administración Tributaria viene requiriendo a las empresas que acrediten el vínculo laboral de sus trabajadores, procediendo a desconocer la deducción del gasto por no acreditación del vínculo laboral cuando la empresa ha presentado únicamente el PLAME, las boletas de pago o los vouchers o constancia de depósito del pago a los trabajadores.

Al respecto, debemos mencionar que, el elemento característico de una relación laboral es la subordinación, la cual se puede acreditar con los correos electrónicos que la empresa envía a sus trabajadores, memorándums, cartas dirigidas al trabajador, informes emitidos por el trabajador a la empresa que evidencien el servicio prestado, registro de ingreso y salida de los trabajadores, amonestaciones escritas, convenios colectivos, convenios, individuales, conversaciones en aplicativos digitales o virtuales, entre otros.

En ese sentido, se recomienda a las empresas conservar documentación sustentatoria adicional al PLAME, contratos de trabajo, boletas de pago, depósitos de pago al personal tales como memorandos, control de ingreso y salida de los trabajadores, correos electrónicos, directivas, informes emitidos por los trabajadores, y cualquier otro documento que permite acreditar el elemento de la subordinación de los trabajadores con la empresa, elemento esencial para sustentar el vínculo laboral de los trabajadores con la empresa.

En conclusión,  la Administración Tributaria continúa utilizando como sustento para reparar la deducción de los gastos empresariales, la falta de fehaciencia en la adquisición de bienes y servicios por la poca documentación probatoria que las empresas vienen exhibiendo y/o presentando dentro del procedimiento de fiscalización por Impuesto a la Renta, siendo que, si bien en algunos casos puede evidenciar un criterio subjetivo por parte de SUNAT, obliga a que las empresas aporten la mayor documentación probatoria que respalde la deducción de sus gastos, adicional a la documentación interna, justificar su deducción con todo aquel elemento probatorio que atendiendo al proceso productivo sea necesario conservar y acreditar; asimismo, en lo referido a la causalidad, demostrar la vinculación del gasto con el proceso productivo y/o la generación de ingresos reales o potenciales, necesidad del gasto que deberá acompañarse con los documentos que identifiquen el origen de las adquisiciones y el destino de las mismas.

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