Todo procedimiento de conciliación extrajudicial concluye formalmente con un acta de conciliación, que es el documento que expresa la manifestación de voluntad de las partes en la conciliación. Para su validez el acta debe contener los requisitos señalados en el artículo 16 de la Ley de Conciliación (en adelante LC).
Una de las funciones específicas del conciliador es redactar el acta de conciliación, cuidando que el acuerdo conciliatorio conste en forma clara y precisa, conforme al artículo 43, numeral 4, literal g) del Reglamento de la Ley de Conciliación (en adelante, RLC). Asimismo, es obligación del conciliador al redactar las Actas, que éstas contengan las formalidades establecidas en el artículo 16 de la Ley de Conciliación (art. 44, numeral 2 del RLC).
El artículo 16 de la LC establece dos supuestos específicos frente a las omisiones de los requisitos formales que debe contener un acta de conciliación:
1. Algunas omisiones no enervan la validez del acta, es decir, aunque el conciliador no haya consignado el requisito formal el acta tiene plena validez.
2. Otras omisiones generan la nulidad documental del acta, es decir, el acta no podrá ser considerada como título de ejecución, ni posibilitará la interposición de la demanda.
Sin embargo, también existe un tercer supuesto a tener en cuenta en la elaboración y redacción del acta de conciliación: por ningún motivo el acta podrá contener enmendaduras, borrones, raspaduras, ni superposiciones entre líneas, bajo sanción de nulidad.
De otro lado, el artículo 16-A de la LC, establece una solución legal cuando se ha omitido los requisitos del acta de conciliación que se sanciona con nulidad documental.[1] En estos casos, el Centro de Conciliación, de oficio o pedido de parte, deberá convocar a una nueva audiencia de conciliación para sustituir el acta defectuosa por una nueva que cumpla con las formalidades de Ley.
Sin embargo, consideramos que esta solución no es eficaz y es una mera salida formal, que no busca cautelar sobre todo el acuerdo total o parcial al cual han arribado las partes.
Primero, el artículo en comentario no debería estar sumillado como rectificación del acta, porque en realidad el objetivo no es rectificar el acta, sino sustituir un acta defectuosa por otra nueva que cumpla con las formalidades omitidas.
Segundo, este artículo no resuelve el problema que existe en la redacción de las actas que tienen errores materiales, numéricos, ortográficos o tipográficos, sino que hace referencia a las omisiones de requisitos, pero no a los errores de redacción, que constituyen un problema vigente sin una verdadera solución.
Por ello, creemos que la salida legal que da la norma analizada no resuelve el real problema, porque la emisión de la nueva acta que sustituye a otra defectuosa –con acuerdos totales o parciales– está sujeta a la asistencia de las partes a la audiencia extraordinaria, y existe la probabilidad que una parte no asista o asistiendo ya no desee el acuerdo. En consecuencia, la otra parte se verá perjudicada al perder el acta el mérito de título ejecutivo.
Por eso consideramos que dicho artículo debe ser modificado y permitir que el conciliador, de oficio o a pedido de cualquiera de las partes, pueda rectificar los errores materiales, numéricos, ortográficos o tipográficos de las actas de conciliación, con excepción de las relacionadas con las obligaciones o derechos consignados en los acuerdos conciliatorios (numeral h) e i) art. 16 LC), que requerían en dicho supuesto una audiencia extraordinaria con la asistencia de las partes para la sustitución del acta defectuosa por una nueva. En este supuesto, es necesaria y pertinente la asistencia de las partes pues los acuerdos obedecen única y exclusivamente a la voluntad de las partes y se debe cautelar su voluntad (art. 3 LC). Sin embargo, cuando existan errores materiales en la redacción de los nombres o datos de las partes o la fecha del acta, el conciliador como responsable legal de la redacción del acta podrá efectuar la rectificación o aclaración sin la asistencia de las partes, más aún en los casos que las actas a rectificar no contengan acuerdos. De esta manera evitaríamos mayores perjuicios a los conciliantes. Esperamos que esta propuesta sea tenida en cuenta en una reforma de la LC.
[1] (…)
- Lugar y fecha en la que se suscribe.
- Nombres, número del documento oficial de identidad y domicilio de las partes o de sus representantes y, de ser el caso del testigo a ruego.
- Nombre, número del documento oficial de identidad del conciliador.
- Los hechos expuestos en la solicitud de conciliación y, en su caso, los hechos expuestos por el invitado como sustento de su probable reconvención, así como la descripción de la o las controversias correspondientes en ambos casos. Para estos efectos, se podrá adjuntar la solicitud de conciliación, la que formará parte integrante del Acta, en el modo que establezca el Reglamento.
- El Acuerdo Conciliatorio, sea total o parcial, consignándose de manera clara y precisa los derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles acordadas por las partes; o, en su caso, la falta de acuerdo, la inasistencia de una o ambas partes a la Audiencia o la decisión debidamente motivada de la conclusión del procedimiento por parte del conciliador.
- Firma del conciliador, de las partes intervinientes o de sus representantes legales, de ser el caso. (…)
