Aprueban la Directiva N° 020-2020-CE-PJ, denominada “Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial”
CONSEJO EJECUTIVO
RESOLUCION ADMINISTRATIVA 000373-2020-CE-PJ
Lima, 19 de diciembre del 2020
VISTO:
El Oficio N° 000168-2020-MECV-CE-PJ cursado por el señor Manuel Castillo Venegas, Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.
CONSIDERANDO:
Primero. Que, mediante Resolución Administrativa N° 478-2019-CE-PJ, se aprobó la Directiva N° 010-2019-CE-PJ, “Disposiciones para el desarrollo de documentos normativos en el Poder Judicial”, normativa que dispone en el numeral 6.4, que el “Informe de sustentación para la presentación del proyecto normativo Constituye el documento que expresa las motivaciones de la propuesta normativa, describiendo: a. La situación problemática actual que se pretende resolver; b. La existencia de vacío en la normatividad vigente o la necesidad de regular una norma general para fines operativos; c. El sustento normativo, precisando de ser el caso, el documento normativo que se modificaría o derogaría; d. Los beneficios que generaría la implementación del documento normativo; y e. Los costos que demandaría su implementación, de ser el caso. Su formulación estará a cargo de la dependencia que presente el proyecto normativo, para lo cual contará con el apoyo técnico de la Subgerencia de Racionalización, o de la Unidad de Planeamiento y Desarrollo, en el caso de las Cortes Superiores de Justicia, que operen como Unidades Ejecutoras. Debe presentarse de manera conjunta con el proyecto de documento normativo, para el adecuado análisis del mismo”.
Segundo. Que, mediante Informe N° 29-2020-CONAPJ-ST, elaborado por la Secretaría Técnica de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial”, se sustenta el proyecto de Directiva denominada “Organización de los Archivos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial”, el cual indica que el citado proyecto “…permitirá organizar todos los expedientes jurisdiccionales y documentos administrativos generados en el Poder Judicial en la custodia y eliminación del acervo documentario en el Archivo Central o Archivo Central de cada Corte, garantizando su integridad, conservación y su acceso al servicio archivístico, a fin de cumplir con el servicio oportuno”. En esa medida, sostiene dicho informe, “…que la organización de la documentación está basada en procesos técnico archivísticos, con personal asignado y atendiendo con limitada capacidad los distintos pedidos de información y documentación solicitada.”, afirma que producto de dicha problemática, han podido identificar una serie de documentos utilizados en los diferentes órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas, dichos documentos “…comparten casi en su totalidad las mismas actividades, diferenciándose en algunas particularidades, por lo que se consideró necesaria su integración en un documento normativo único…”.
Tercero. Que, en ese sentido, el citado informe concluye que “…se ha visto conveniente contar con una Directiva Matriz sobre la organización de expedientes jurisdiccionales y documentos administrativos a nivel nacional…”; asimismo, que “…la Comisión Nacional de Archivo deberá de implementar y ejecutar las actividades propias de la norma de creación y las actividades que se están estableciendo en la Directiva…[proyecto]…para ello es necesario contar con personal capacitado que permita realizar labores de supervisión, monitoreo, asistencia y capacitación a los órganos que componen el sistema de archivo…”, por lo que requiere de la contratación de personal en el marco de lo dispuesto en la Resolución Administrativa N° 219-2017-CE-PJ, sustentando así la propuesta normativa.
Cuarto. Que, la Subgerencia de Racionalización, unidad orgánica de la Gerencia de Planificación, mediante Informe N° 120-2020-SR-GP-GG-PJ, ampliado y subsanado con Informe N° 150-2020-SR-GP-GG-PJ, concluye que el citado proyecto “…cumple con las disposiciones contenidas en la Resolución Administrativa N° 478-2019-CE-PJ, que aprueba la Directiva N° 010-2019-CE-PJ, denominada “Disposiciones para el Desarrollo de Documentos Normativos del Poder Judicial”; otorgando su opinión técnica favorable al igual que la Gerencia de Planificación a través del Memorando N° 743-2020-GP-GG-PJ, ratificado mediante Memorando N° 716-2020-GP-GG-PJ.
Quinto. Que, el numeral 6.5 de la Directiva N° 010-2019-CE-PJ, aprobada por Resolución Administrativa N° 478-2019-CE-PJ: “Los proyectos de documentos normativos y sus informes de sustentación, deben ser presentados a la Subgerencia de Racionalización de la Gerencia de Planificación, quien debe analizar y evaluar su contenido. Asimismo, debe revisar que el tipo de documento empleado corresponda con el propósito de su creación pudiendo efectuar los ajustes necesarios para su adecuación en coordinación con el área formuladora. Emitida la opinión favorable del órgano de Racionalización, se debe recibir la opinión de la Oficina de Asesoría Legal que corresponda, según el ámbito de aplicación del documento normativo, en relación a la consistencia de la base legal y contenido del proyecto, salvaguardando que se cumpla con la normatividad vigente e inherente a sus procesos.”
Sexto. Que, en ese sentido, la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial, mediante Informe N° 000868-2020-OAL-GG-PJ, considera que el proyecto de Directiva denominada “Organización de los Archivos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial”, tiene como objeto establecer los lineamientos de la custodia a seguir para la generación, organización, descripción, conservación, custodia, servicio archivístico y eliminación del acervo documentario (jurisdiccional y administrativo) en el Archivo Central, provenientes de la Corte Suprema de Justicia de la República y de las Cortes Superiores de Justicia; así como del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, dependencias administrativas de la Gerencia General y Oficinas Administrativas de las Cortes Superiores de Justicia, por lo que se pretende uniformizar bajo una sola norma la organización de expedientes jurisdiccionales y documentos administrativos a nivel nacional, dejando sin efecto los diversos lineamientos emitidos en las distintas Cortes Superiores de Justicia, lo cual resulta idóneo para las labores y funciones propias de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, considerando que para la implementación del proyecto propuesto se debe tener presente lo dispuesto en el artículo 7° de la Resolución Administrativa N° 219-2017-CE-PJ, del 13 de julio de 2017. En ese sentido, el citado informe legal concluye que se cumple con la estructura prevista para este tipo de documentos conforme al “Anexos 01: Formato de Directiva” establecido para este tipo de proyectos, conforme lo indica la Directiva N° 010-2019-CE-PJ, aprobada por Resolución Administrativa N° 478-2019-CE-PJ. Asimismo, los conceptos contenidos en su estructura interna se encuentran desarrollados en forma clara, y tienen un impacto administrativo favorable en la administración en términos de eficiencia y eficacia sobre el procedimiento que regula, por lo que otorga su opinión técnica favorable para la prosecución del trámite.
Sétimo. Que, en ese contexto, el señor Consejero Responsable de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, mediante Oficio N° 000168-2020-MECV-CE-PJ, eleva a este Órgano de Gobierno el proyecto de Directiva denominada “Organización de los Archivos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial”, el cual cuenta con los vistos la Gerencia de Planificación, Subgerencia de Racionalización y la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial.
Octavo. Que, asimismo, teniendo en consideración la propuesta presentada, es pertinente que la Gerencia de Informática de la Gerencia General del Poder Judicial informe sobre el estado actual de conservación, seguridad y ubicación de los expedientes judiciales electrónicos. De otro lado, la Oficina Nacional de Justicia de Paz y Justicia Indígena deberá desarrollar documentos de gestión, para la conservación de los documentos generados por los Juzgados de Paz.
Noveno. Que, el artículo 82°, inciso 26), del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial determina como función y atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial la adopción de acuerdos y demás medidas necesarias, para que las dependencias de este Poder del Estado funcionen con celeridad y eficiencia. Por lo que siendo así, y teniendo en cuenta el propósito de brindar un mejor servicio a la ciudadanía, deviene en pertinente la aprobación de la propuesta presentada.
Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo N° 1502-2020 de la septuagésima tercera sesión del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de fecha 9 de diciembre de 2020, realizada en forma virtual con la participación de los señores Lecaros Cornejo, Arévalo Vela, Lama More, Álvarez Trujillo, Pareja Centeno y Castillo Venegas; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82° del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar la Directiva N° 020-2020-CE-PJ, denominada “Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial”; que en anexo forma parte integrante de la presente decisión.
Artículo Segundo.- Disponer que la Gerencia de Informática de la Gerencia General del Poder Judicial informe sobre el estado actual de conservación, seguridad y ubicación de los expedientes judiciales electrónicos.
Artículo Tercero.- Disponer que la Oficina Nacional de Justicia de Paz y Justicia Indígena desarrolle documentos de gestión, para la conservación de los documentos generados por los Juzgados de Paz.
Artículo Cuarto.- Disponer que la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial presente propuesta, respecto al uso que se debería dar a la papelería desechada por las diversas dependencias jurisdiccionales y administrativas de la Institución.
Artículo Quinto.- Publicar la presente resolución y el documento aprobado, en el Portal Institucional del Poder Judicial para su difusión y cumplimiento.
Artículo Sexto.- Transcribir la presente resolución a la Oficina de Control de la Magistratura, Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial, Oficina Nacional de Justicia de Paz y Justicia Indígena, Cortes Superiores de Justicia del país; y, a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.
Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.
JOSÉ LUIS LECAROS CORNEJO
Presidente
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