Sumario: 1. ¿Qué es la delegación de firma? – 2. Competencia y formalidad – 2.1. Delegante y delegado – 2.2. Comunicación escrita – 2.3. Modelos de comunicación de la delegación de firma – 2.4. Excepciones a la delegación de la firma – 2.5. Temporalidad – 3. ¿Quién es responsable? – 4. Expresión gráfica de la delegación de firma
El artículo 83 del TUO de la Ley 27444 – Decreto Supremo 004-2019-JUS – indica
“83.1 Los titulares de los órganos administrativos pueden delegar mediante comunicación escrita la firma de actos y decisiones de su competencia en sus inmediatos subalternos, o a los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan, salvo en caso de resoluciones de procedimientos sancionadores, o aquellas que agoten la vía administrativa.
83.2 En caso de delegación de firma, el delegante es el único responsable y el delegado se limita a firmar lo resuelto por aquél.
83.3 El delegado suscribe los actos con la anotación “por”, seguido del nombre y cargo del delegante”.
Ab initio, la competencia administrativa es un requisito de validez de los actos administrativos, su defecto u omisión acarrea la nulidad del acto administrativo, por cuanto se entiende que el ejercicio de la competencia administrativa es una obligación directa del órgano administrativo que la tenga atribuida como propia, conforme se verifica de lo previsto en el artículo 76, numeral 76.1, del TUO de la Ley 27444 que indica
“El ejercicio de la competencia es una obligación directa del órgano administrativo que la tenga atribuida como propia, salvo el cambio de competencia por motivos de delegación o evocación, según lo previsto en esta Ley”.
Si bien el ejercicio de la competencia administrativa es una obligación directa del órgano administrativo, es posible la delegación de firma que no supone la alteración de la titularidad de la competencia administrativa, conforme se indica en el artículo 76, numeral 76.2, del TUO de la Ley 27444 que indica
“El encargo de gestión, la delegación de firma y la suplencia no suponen alteración de la titularidad de la competencia” (el resaltado es nuestro).
1. ¿QUÉ ES LA DELEGACIÓN DE FIRMA?
Conforme al Diccionario panhispánico del español jurídico, se entiende por firma
“Nombre y apellidos de una persona o conjunto de rasgos o datos que la identifican a efectos de aprobar o dar autenticidad a un documento”.
La firma como conjunto de rasgos que identifican a una persona para dar autenticidad a un documento, es considerada, entre otros aspectos, como parte de la forma de los actos administrativos, tal y como se indica en el artículo 4, numeral 4.2, del TUO de la Ley 27444 que indica
“El acto escrito indica la fecha y lugar en que es emitido, denominación del órgano del cual emana, nombre y firma de la autoridad interviniente” (el resaltado es nuestro).
Por su parte, el Diccionario panhispánico del español jurídico define la delegación como
“Cesión puntual de una competencia o facultad, encomendando su ejercicio por el competente a otro órgano o entidad con arreglo a determinadas condiciones, incluida el control del delegante”.
2. COMPETENCIA Y FORMALIDAD
El artículo 83, numeral 83.1, del TUO de la Ley 27444 – Decreto Supremo 004-2019-JUS – indica
“83.1 Los titulares de los órganos administrativos pueden delegar mediante comunicación escrita la firma de actos y decisiones de su competencia en sus inmediatos subalternos, o a los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan, salvo en caso de resoluciones de procedimientos sancionadores, o aquellas que agoten la vía administrativa”.
2.1. DELEGANTE Y DELEGADO
La delegación de firma es realizada por los titulares de los órganos administrativos, verbi gratia, director ejecutivo, jefe de la unidad orgánica, jefe de la unidad territorial; ergo, la delegación de firma no puede ser realizada por agentes administrativos que no sean titulares de órganos administrativos, verbi gratia, el abogado I de la Oficina de Asesoría Jurídica no puede delegar su firma, sin embargo, sí lo podrá realizar el Gerente de la Oficina de Asesoría Jurídica por ser el titular de este órgano administrativo.
De la lectura de este artículo, podemos establecer las siguientes relaciones jurídicas de delegación de firma
Conforme a este cuadro, podemos establecer las siguientes relaciones de delegación de firma:
a. Delegación de firma del titular de órgano administrativo a sus inmediatos subalternos, entendiendo por subalterno, al inferior o al que está debajo del titular del órgano administrativo, verbi gratia, el Gobernador Regional delega su firma a su inmediato subalterno que es el Director Sistema Administrativo II, debiendo tenerse en cuenta que este subalterno no es titular de un órgano o unidad administrativa.
b. Delegación de firma del titular del órgano administrativo al titular de un órgano administrativo dependiente, verbi gratia, la delegación de la firma de un órgano de alta dirección a los órganos de línea, como sería el caso de la delegación de firma del Gerente General Regional (órgano de alta dirección) al Gerente Regional de Infraestructura (órgano de línea).
c. Delegación de firma del titular del órgano administrativo al titular de una unidad administrativa dependiente, verbi gratia, la delegación de firma de un órgano de línea a las unidades orgánicas, como sería el caso de la delegación de firma del Gerente Regional de Infraestructura (órgano de línea) al Sub Gerente de Formulación de Proyectos de Inversión (unidad orgánica).
Por otro lado, se indica que la delegación es para la firma de actos y decisiones de su competencia, lo que implicará firmar actos administrativos, verbi gratia, resoluciones; o actos de administración, verbi gratia, memorandos, además, también podrá firmar cartas, oficios, circulares, instrucciones, entre otras decisiones.
2.2. COMUNICACIÓN ESCRITA
Ahora bien, la delegación de firma se hace mediante comunicación escrita, la cual puede estar contenida en un acto de administración como es el memorando o en un acto administrativo como es la resolución administrativa, la delegación de firma verbal es posible, sin embargo, esto constituiría un vicio no trascendente que generaría la conservación del acto, siempre y cuando el delegado consigne “por” o “x” antes de firmar por delegación de firma del titular del órgano administrativo.
Por otro lado, también sería posible regularizar una delegación de firma verbal por una delegación de firma escrita, emitiendo un acto de administración o acto administrativo con eficacia anticipada al momento en que se dispuso la delegación de firma verbal para regularizar la delegación realizada.
Asimismo, no solo se estará a la comunicación escrita al delegado, sino a los demás órganos con interés en la delegación, de tal manera, que podemos encontrar las siguientes etapas:
a. Comunicación al servidor de la delegación de firma a través de un memorando o resolución.
b. Comunicación de la delegación de firma a los demás titulares de los órganos administrativos, verbi gratia, jefes de las unidades orgánicas; asimismo, se deberá de poner en conocimiento de la delegación de firma al titular del órgano de recursos humanos.
2.3. MODELOS DE COMUNICACIÓN DE LA DELEGACIÓN DE FIRMA
Con relación a la comunicación escrita, esta podría estar contenida en un memorando como el siguiente:
MODELO DE MEMORANDO DE DELEGACIÓN DE FIRMA (1)
MEMORANDO Nro. […]-2023 – […siglas…]
A : […indicar el servidor al que se delega la firma…]
DE : […titular del órgano administrativo delegante…]
ASUNTO : Delegación de firma
REFERENCIA : […indicar el documento por medio del cual se sustenta el motivo por el cual se realizará la delegación de firma…]
LUGAR Y FECHA: Lima, 03 de diciembre de 2023
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Me dirijo a usted, en virtud al documento de la referencia, a través del cual […indicar el sustento por el cual se delega la firma…], por lo que estaré ausente los días […indicar los días que se delega la firma…], por motivos de […comisión de servicios u otro motivo que no suspenda la relación laboral del titular delegante con la entidad…].
De esta manera, conforme a lo dispuesto en el artículo 83 del TUO de la Ley 27444 – Decreto Supremo 004-2019-JUS-, cumplo con delegarle mi firma, con la finalidad de suscribir documentos para su trámite y/o derivación de expedientes relacionados con acciones administrativas propias de la función del cargo, a excepción de resoluciones de procedimientos sancionadores o aquellas que agoten la vía administrativa.
Por otro lado, deberá tomar en cuenta que la suscripción de los actos y decisiones de mi competencia deberán contar con la anotación “por” seguido de mis nombres y apellidos y cargo.
Por último, deberá informar sobre las acciones ejecutadas durante el período que dure la delegación de firma.
Atentamente,
[firma y post firma del titular del órgano administrativo delegante…]
C.C. Unidad de Recursos Humanos
También podría utilizarse el siguiente formato de memorando
MODELO DE MEMORANDO DE COMUNICACIÓN DE DELEGACIÓN DE FIRMA (2)
Ayacucho, 04 de diciembre de 2023
MEMORANDO Nro. […] – 2023 – […]
Lima, 07 de diciembre de 2023
A : […servidor al que se delega la firma…]
DE : […titular del órgano administrativo que delega la firma…]
ASUNTO : Delegación de firma
REFERENCIA : […indicar el documento por medio del cual se sustenta el motivo por el cual se realizará la delegación de firma…]
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Me dirijo a usted, en virtud al documento de la referencia, a través del cual […indicar el sustento por el cual se delega la firma…], por lo que estaré ausente los días […indicar los días que se delega la firma…].
De esta manera, conforme al artículo 83 del TUO de la Ley 27444, cumplo con delegarle mi firma para los siguientes documentos:
a) […]
b) […]
c) […de no indicarse la relación de documentos que se autorizan firmar, se entenderá que la delegación comprende a todos los actos y decisiones de la competencia del órgano o unidad orgánica, salvo las excepciones previstas en la ley…].
Se precisa que no podrá suscribirse las resoluciones de procedimientos sancionadores o aquellas que agoten la vía administrativa.
Por último, deberá tomar en cuenta que la suscripción de los actos y decisiones de mi competencia deberán contar con la anotación “por” seguido de mi nombre y cargo.
Sin otro particular, quedo de usted.
Atentamente,
[…firma y post firma del titular del órgano administrativo delegante…]
Asimismo, como se indicó, la delegación de firma también puede estar contenida en una resolución administrativa como la siguiente:
MODELO DE RESOLUCIÓN DE DELEGACIÓN DE FIRMA
RESOLUCIÓN […emitida por la autoridad delegante…]
VISTOS:
El Informe Nro. […]de la Oficina de Recursos Humanos y el Informe Nro. […]de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,
CONSIDERANDO:
Que, mediante […indicar norma de creación…] se crea el […], con el objeto de […]
Que, el artículo 83 del Texto Único Ordenado de la Ley Nro. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nro. 004-2019-JUS, señala que los titulares de los órganos administrativos pueden delegar mediante comunicación escrita la firma de actos y decisiones de su competencia en sus inmediatos subalternos, o a los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan, salvo en caso de resoluciones de procedimientos sancionadores, o aquellas que agoten la vía administrativa.
Que, mediante informe de vistos, la Oficina de Recursos Humanos señala que, en atención a lo dispuesto en el artículo 83 del Texto Único Ordenado de la Ley Nro. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y estando a lo solicitado mediante Memorándum Nro. […], resulta viable la formalización de la delegación de firma de la Dirección Ejecutiva al Director de la Dirección de Proyectos e Infraestructura Definitiva, por el periodo comprendido del […]
De conformidad con lo establecido en el artículo 83 del Texto Único Ordenado de la Ley Nro. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nro. 004‐2019‐JUS […indicar las demás normas pertinentes conforme a la entidad…].
SE RESUELVE:
Artículo 1. Delegar la firma del Director Ejecutivo del Proyecto Especial, al Sr. […], Director de la Dirección de Proyectos e Infraestructura Definitiva del Proyecto Especial Legado Juegos Panamericanos y Parapanamericanos, por el periodo del […] al […].
Artículo 2. Encargar a la Oficina de Recursos Humanos que realice las acciones necesarias para la implementación de lo dispuesto en la presente resolución, entre estas, la notificación a los interesados y su publicación en el portal institucional de la entidad
Regístrese y comuníquese.
[…firma y post firma del Director Ejecutivo del Proyecto Especial…]
2.4. EXCEPCIONES A LA DELEGACIÓN DE LA FIRMA
No será procedente la delegación de la firma en el caso de resoluciones de procedimientos sancionadores y resoluciones que agotan la vía administrativa.
a. No se puede delegar la firma en las resoluciones de procedimientos sancionadores, en atención a la estabilidad de la competencia para la potestad sancionadora prevista en el artículo 249 del TUO de la Ley 27444 que indica
“El ejercicio de la potestad sancionadora corresponde a las autoridades administrativas a quienes le hayan sido expresamente atribuidas por disposición legal o reglamentaria, sin que pueda asumirla o delegarse en órgano distinto”.
b. No se puede delegar la firma en las resoluciones que agotan la vía administrativa, estas resoluciones serán los actos administrativos que al agotar la vía administrativa pueden ser impugnadas ante el Poder Judicial mediante el proceso contencioso administrativo, conforme se indica en el artículo 228, numeral 228.1, del TUO de la Ley 27444 que indica
“Los actos administrativos que agotan la vía administrativa podrán ser impugnados ante el Poder Judicial mediante el proceso contencioso-administrativo a que se refiere el artículo 148 de la Constitución Política del Estado”.
En el caso que se delegue la firma respecto de estos actos administrativos, estos estarán afectos de nulidad por defecto en el requisito de validez de competencia, acarreando responsabilidad para los agentes públicos intervinientes.
2.5. TEMPORALIDAD
La delegación de la firma es temporal, no es permanente, estará limitada por un periodo de tiempo. La delegación de firma es por ausencia física del titular, esta delegación debe hacerse por periodos cortos, que no demanden la encargatura del puesto .
La delegación de firma se efectúa por la ausencia física del titular del órgano administrativo, por lo que se realizará por periodos cortos que no demanden la suplencia en el cargo, siendo que la ausencia temporal a la que se hace referencia podrá ser por comisión de servicios u otro motivo que no suspenda la relación laboral del titular delegante con la entidad , verbi gratia, cuando el Director Ejecutivo del Programa Subsectorial de Irrigaciones delegará su firma porque manifiesta que, en el marco de las medidas de emergencia dictadas por el gobierno, para atender e intervenir ante las ocurrencias de lluvias y peligros asociados durante el año 2023, requiere trasladarse a los lugares afectados para conocer la situación y tomar decisiones oportunas para minimizar o contrarrestar los riesgos.
3. ¿QUIÉN ES RESPONSABLE?
El artículo 83, numeral 83.2, del TUO de la Ley 27444 – Decreto Supremo 004-2019-JUS – indica
“83.2 En caso de delegación de firma, el delegante es el único responsable y el delegado se limita a firmar lo resuelto por aquél”.
El delegante es el único responsable, el delegado se limita a firmar lo resuelto por aquél. La delegación de firma no implica la alteración de la competencia original, ergo, el delegante sigue siendo el exclusivo responsable de la decisión y de la competencia, y el delegado se limita a firmar lo resuelto por el delegante .
En la delegación de firma, el servidor habilitado para firmar no puede tomar una determinación propia y decisiva sobre asunto alguno, sino instrumentalizar lo decidido por el delegante, como es la suscripción de documentos para su trámite y/o derivación de expedientes relacionados con acciones administrativas propias de la función del cargo del delegante, salvo excepciones establecidas por ley; en caso de proceder en contrario, lo resuelto estaría viciado de nulidad por incompetencia manifiesta, lo que conllevaría, que el delegado pueda incurrir en responsabilidad administrativa, civil o penal, de ser el caso , verbi gratia, el delegado no podría disponer la modificación del objeto (parte resolutiva) de una resolución administrativa, en cuyo caso, el delegado será responsable, más no será responsable el delegante.
4. EXPRESIÓN GRÁFICA DE LA DELEGACIÓN DE FIRMA
El artículo 83, numeral 83.3, del TUO de la Ley 27444 – Decreto Supremo 004-2019-JUS – indica
“83.3 El delegado suscribe los actos con la anotación “por”, seguido del nombre y cargo del delegante”.
La expresión gráfica de la delegación de firma, es la suscripción por el delegado, con la anotación de una equis (x) o el signo “por” antepuesto a su firma, y debajo de ello el nombre y cargo de la autoridad a la cual se representa . Lo indicado lo podemos graficar de la siguiente forma:
En el caso de documentos electrónicos, se subsumirá en la parte final de cada documento emitido, el número del memorando que sustenta la delegación de firma[1].
Por otro lado, como se verifica de los gráficos, se coloca la firma del delegado, sobre el nombre y cargo del delegante, situación que podría confundirse con el delito de usurpación de funciones previsto en el artículo 361, primer párrafo, del Código Penal que indica:
“El que, sin título o nombramiento, usurpa una función pública, o la facultad de dar órdenes militares o policiales, o el que hallándose destituido, cesado, suspendido o subrogado de su cargo continúa ejerciéndolo, o el que ejerce funciones correspondientes a cargo diferente del que tiene, será reprimido con pena privativa de libertad no menor de cuatro ni mayor de siete años, e inhabilitación de uno a dos años conforme al artículo 36, incisos 1 y 2”.
Para evitar esta confusión es importante que el delegado coloque la anotación “x” o la palabra “por” antes de firmar actos o decisiones del delegante, además, de la existencia de la comunicación escrita de delegación al delegado.
CONCLUSIÓN
La delegación de firma es la comunicación escrita (memorando o resolución) realizada por el titular de un órgano administrativo a sus inmediatos subalternos o los titulares de órganos o unidades administrativas para firmar sus actos o decisiones temporalmente sin alterar su competencia administrativa, siendo este titular responsable único de los actos firmados por delegación, salvo que el delegado exceda esta atribución.
REFERENCIA
- Decreto Supremo 004-2019-JUS (25 de enero de 2019). Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Perú.
- Decreto Supremo 054-2018-PCM (18 de mayo de 2018). Lineamientos de Organización del Estado. Perú.
- Directiva 005-2018-SG/MC (24 de setiembre de 2018). Directiva que establece el procedimiento para la delegación de firma y las acciones administrativas de encargo y designación temporal en el Ministerio de Cultura. Perú: Ministerio de Cultura.
- Informe Legal Nro. 430-2017-MINAGRI-SG/OGAJ (28 de abril de 2017). Absuelve consulta sobre delegación de firma. Perú: Director General de la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Agricultura y Riego.
- Procedimiento Delegación de firmas y acciones administrativas de suplencia en el cargo y designación temporal en el Programa Nacional “Plataformas de Acción para la Inclusión Social” – PAIS (25 de setiembre de 2019). Perú: Unidad de Recursos Humanos del Programa Nacional “Plataformas de Acción para la Inclusión Social” – PAIS.
[1] Cfr. Directiva 005-2018-SG/MC, Perú
