En los últimos años, se ha podido verificar que en los procedimientos de fiscalización tributaria, los mayores reparos a las empresas están dirigidos al cuestionamiento de la fehaciencia de las operaciones, por un lado, al no contar con la documentación mínima probatoria que respalde las adquisiciones que incidieron en los gastos deducibles en la determinación del Impuesto a la Renta Anual, y de otro lado, por no observar las formalidades requeridas para la deducción de los gastos.
Sobre el particular, si bien en muchos casos las empresas se han confiado en la documentación contable para sustentar la deducción de sus gastos en un determinado ejercicio, y han reiterado en las respuestas a los diversos requerimientos notificados por la Administración Tributaria que los gastos cumplen con el principio de causalidad, es necesario que identifiquen cual es la documentación que permita sustentar debidamente sus adquisiciones, su vinculación con la generación o el mantenimiento de la fuente productora, la deducción del gasto en el periodo en el cual se ha devengado y el cumplimiento de las formalidades previstas para cada tipo de gasto, de acuerdo a lo señalado en la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento.
Por ello, a continuación compartimos los cuatro (4) aspectos o requisitos que las empresas deben observar para una correcta deducción de sus gastos y evitar contingencias tributarias en un eventual procedimiento de fiscalización tributaria:
1.- Fehaciencia del gasto
Los contribuyentes deben considerar que el primer aspecto a priorizar incluso antes que la causalidad, está referido al sustento de las operaciones con documentación contable, legal, interna y complementaria que permita demostrar en un eventual procedimiento de fiscalización tributaria que el gasto obedece a una operación fehaciente y que en caso la Administración Tributaria, tuviera duda de la misma, puede realizar un cruce de información o toma de manifestación con proveedores o terceros, si pretende reparar la operación por falta de fehaciencia; sin embargo, si el contribuyente cuenta con toda la documentación que sustente el origen y destino de las adquisiciones, ya pasó el primer filtro cual es el adecuado sustento del gasto.
En relación a este aspecto, debemos indicar que si bien en la Ley del Impuesto a la Renta no se hace referencia a la fehaciencia como un elemento a considerar para la deducción de los gastos, ni constituye un principio adicional a la causalidad o al devengado, de conformidad con el numeral 7 del artículo 87° de la Ley del Impuesto a la Renta, los contribuyentes se encuentran obligados a conservar toda la documentación que respalde sus operaciones durante el lapso de cinco (5) años o durante el plazo de prescripción, el que resulte mayor, por ello se le atribuye al contribuyente la carga de la prueba para sustentar la realidad de sus operaciones en un efectuar procedimiento de fiscalización tributaria.
2.- Causalidad del gasto
Los contribuyentes deben observar que las adquisiciones realizadas en un determinado periodo fiscal, se encuentren destinadas a mantener la fuente productora (capital y/o trabajo), y de otro lado, que busquen generar potencial ingresos o ganancias de capital que incidan en el normal desenvolvimiento de la empresa frente a terceros, esto es, el gasto debe resultar necesario, normal, razonable, y en el caso de los gastos en favor del personal, deben cumplir con el principio de generalidad, aunque pueden acreditar criterios que rompan la generalidad, como es el rango, jerarquía, ubicación geográfica, edad, y rendimiento de un trabajador o grupo de trabajadores en relación al resto.
Este requisito lo encontramos expresamente previsto en el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta, el cual contiene una lista enunciativa de gastos que las empresas pueden deducir, y en el artículo 44° de la aludida Ley del Impuesto a la Renta encontramos los gastos prohibidos.
3.- Devengo del gasto
Con la modificación realizada al artículo 57° de la Ley del Impuesto a la Renta por el Decreto Legislativo N° 1425, se incluyó en la Ley, el tratamiento del principio del devengado en el reconocimiento de los ingresos y los gastos, siendo que de acuerdo a lo dispuesto en el aludido artículo 57°, se desprende que los gastos deberán reconocerse cuando se haya producido el hecho económico de su reconocimiento, haya nacido la obligación para efectuar el pago de los mismos, aun cuando no se haya materializado el pago efectivo de la adquisición, y que el reconocimiento del gasto no esté sujeto a condición suspensiva o a un hecho o evento futuro.
Cabe recordar que el devengo del gasto no está condicionado al registro del comprobante de pago en el ejercicio fiscal en el cual se produjo el devengo ni a la emisión oportuna del comprobante de pago, toda vez que dichas formalidades no condicionan el devengo del gasto el cual responde a un principio de imputación del gasto a un determinado ejercicio fiscal.
4.- Formalidad del gasto
Cabe recordar que cada gasto detallado en el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta se encuentra condicionado al cumplimiento de una formalidad, esto es, a un requisito que de no observarse impedirá que la empresa pueda deducir el gasto en la determinación de la renta neta de tercera categoría, ello, independientemente a que la sustancia sea más importante que la forma, para efectos tributarios dada la cantidad de requisitos para la deducción de los créditos tributarios puede afirmarse que incluso la forma termina siendo más importante que la sustancia.
Sobre este punto, podemos poner como ejemplo: la depreciación tributaria, cuya deducción está condicionada a la contabilización de la misma en los libros o registros contables; las mermas sobre existencias, cuya formalidad consiste en sustentar la pérdida cuantitativa con un informe de un profesional independiente, competente y colegiado; la pérdida extraordinaria de bienes por delitos ocasionados por dependientes o terceros ajenos a la empresa cuya formalidad consiste en contar con la sentencia judicial en la cual se acredite el hecho delictuoso o el Dictamen Fiscal que disponga el archivamiento provisional por no haberse identificado a los sujetos que cometieron el hecho delictivo; entre otros gastos sujetos al cumplimiento de requisitos específicos.
En consecuencia, es necesario que las empresas procuren cumplir con los cuatro (4) aspectos en referencia para evitar contingencias tributarias en un eventual procedimiento de fiscalización tributaria, fehaciencia, causalidad, devengo y formalidad a cumplir para cada tipo de gasto, implica que las empresas prioricen contar con toda la documentación sustentatoria posible la cual permita identificar el origen, el destino, la oportunidad y la formalidad requerida en las adquisiciones que sustenten la deducción del gasto en la determinación del Impuesto a la Renta de Tercera Categoría.
