[Balotario notarial] La representación, el poder, los poderes notariales y los poderes otorgados en el extranjero

Sumario.- 1. La representación, 1.1. Concepto, 1.2. Clases de la representación: legal y voluntaria, 1.3. Formalidades, 1.4. Carácter personal de la representación, representación directa e ineficacia del acto jurídico por exceso de facultades y ratificación del acto jurídico del acto jurídico por el representado, 1.5. Comunicación (obligatoria) de la calidad de representante, 2. El poder, 2.1. Concepto, 2.2. Clases de poderes: poder general y poder especial, 2.3. Revocación del poder y pluralidad de representados, 2.4. Designación de nuevo representante, 2.5. Comunicación de la revocación, 2.6. Aceptación y renuncia del representante, 3. Los poderes notariales, 3.1. Clases de poderes notariales, 3.1.1. Poder por escritura pública, 3.1.2. Poder fuera de registro, 3.1.3. Poder por carta con firma legalizada, 4. Los poderes otorgados en el extranjero, 4.1. Intervención consular, 5. Conclusiones y recomendaciones, 6. Bibliografía.

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La función notarial combina la técnica jurídica con la fe pública, asegurando que los actos y contratos celebrados ante notario gocen de plena validez y autenticidad.
En este post —correspondiente a los ítems 3, 5, 6 y 9 del derecho notarial delbalotario para el acceso a la función notarial— se explica de forma clara la naturaleza administrativa de la función notarial, sus caracteres y limitaciones, y la formación de los instrumentos públicos protocolares y extraprotocolares.

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1. La representación

1.1. Concepto

Se dice que la relación jurídica representativa es el vínculo existente en las situaciones de representante y representado, de la cual se derivan una serie de derechos, deberes y cargas (Espinoza, 2010, p. 134).

Para una doctrina nacional, las partes o sujetos que intervienen en un acto representativo son tres: el representado, el representante y el tercero (Moreyra, 2005, p. 175).

En suma, la representación es aquella relación jurídica que vincula a dos sujetos, representante y al representado, y de la que surgen derechos y obligaciones para ambos.

1.2. Clases de representación: legal y voluntaria

El acto jurídico puede ser realizado mediante representante, salvo disposición contraria de la ley (art. 145 Código Civil – CC). La facultad de representación la otorga el interesado o la confiere la ley (art. 145 CC)

Ejm: Se permite la representación entre cónyuges (art. 146 CC).

1.3. Formalidades

El acto representativo, como manifestación de voluntad con efectos jurídicos en cabeza de otro, puede sujetarse a diversas formalidades según su contenido y finalidad.
Si el acto para el cual se otorga el poder requiere escritura pública (como la compraventa o hipoteca), el poder deberá otorgarse también por escritura pública (art. 156 CC).
Por tanto:

• Para actos de administración, bastará el documento privado o incluso la manifestación verbal (según cuantía y naturaleza).

• Para actos de disposición, será indispensable la escritura pública notarial.

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1.4. Carácter personal de la representación, representación directa e ineficacia del acto jurídico por exceso de facultades y ratificación del acto jurídico del acto jurídico por el representado

El representante debe desempeñar personalmente el encargo, a no ser que se le haya facultado expresamente la sustitución (art. 157 CC).

El acto jurídico celebrado por el representante, dentro de los límites de las facultades que se le haya conferido, produce efecto directamente respecto del representado (art. 160 CC). En cambio, el acto jurídico celebrado por el representante excediendo los límites de las facultades que se le hubiere conferido, o violándolas, es ineficaz con relación al representado, sin perjuicio de las responsabilidades que resulten frente a éste y a terceros (art. 161 CC).

También es ineficaz ante el supuesto representado el acto jurídico celebrado por persona que no tiene la representación que se atribuye (art. 161 CC). En estos casos, el acto jurídico puede ser ratificado por el representado observando la forma prescrita para su celebración (art. 162 CC). Cabe resaltar que la ratificación tiene efecto retroactivo, pero queda a salvo el derecho de tercero (art. 162 CC) El tercero y el que hubiese celebrado el acto jurídico como representante podrán resolver el acto jurídico antes de la ratificación, sin perjuicio de la indemnización que corresponda. La facultad de ratificar se trasmite a los herederos (art. 162 CC).

1.5. Comunicación (obligatoria) de la calidad de representante

El representante está obligado a expresar en todos los actos que celebre que procede a nombre de su representado y, si fuere requerido, a acreditar sus facultades (art. 164 CC).

2. El poder

2.1. Concepto

El poder es aquel acto jurídico unilateral recepticio a través del cual una persona denominada poderdante (o representado) faculta a otra denominada apoderado (o representante) la celebración de actos jurídicos en su nombre, ya sea porque no puede o porque no desea realizarlos directamente. Asimismo, la trascendencia o magnitud del encargo dependerá del tipo de poder conferido.

2.2. Clases de poderes: poder general y poder especial

El poder general sólo comprende los actos de administración. El poder especial comprende los actos para los cuales ha sido conferido (art. 155 CC). Típico ejemplo son los gastos de conservación del bien como el mantenimiento de una casa o departamento o las mejoras útiles y necesarias de los derechos reales. El poder especial comprende los actos para los cuales ha sido conferido (art. 155 CC). Entre ellos tenemos los poderes para arrendar, donar, vender, celebrar transacciones, por citar.

Para disponer de la propiedad del representado o gravar sus bienes, se requiere que el encargo conste en forma indubitable y por escritura pública, bajo sanción de nulidad (art. 156 CC)

2.3. Revocación del poder y pluralidad de representados

La revocación es aquel acto por el cual una persona deja sin efecto un acto jurídico unilateral en el que intervino. Ejemplos los tenemos en el testamento (testador) y en el poder (poderdante o representado).

El poder puede ser revocado en cualquier momento (art. 149 CC). La revocación del poder otorgado por varios representados para un objeto de interés común, produce efecto sólo si es realizada por todos (art. 150 CC).

2.4. Designación de nuevo representante

La designación de nuevo representante para el mismo acto o la ejecución de este por parte del representado, importa la revocación del poder anterior. Esta produce efecto desde que se le comunica al primer representante (art. 151 CC)

2.5. Comunicación de la revocación a los intervinientes en la representación 

La revocación debe comunicarse también a cuantos intervengan o sean interesados en el acto jurídico (art. 152 CC). La revocación comunicada sólo al representante no puede ser opuesta a terceros que han contratado ignorando esa revocación, a menos que ésta haya sido inscrita. Quedan a salvo los derechos del representado contra el representante (art. 152 CC).

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2.6. Aceptación y renuncia del representante

La persona que ofrece otorgar un poder general o especial a otro para que actúe en su nombre se denominada poderdante o representado, mientras que la persona que acepta dicho poder se denomina apoderado o representante. Si bien por regla no existe formalidad en la aceptación del poder general que comprende actos de administración si lo existe en el caso del poder especial ya que comprende actos de disposición de bienes.

El representante puede renunciar a la representación comunicándolo al representado. El representante está obligado a continuar con la representación hasta su reemplazo, salvo impedimento grave o justa causa (art. 154 CC). Asimismo, el representante puede apartarse de la representación si notificado el representado de su renuncia, transcurre el plazo de treinta días más el término de la distancia, sin haber sido reemplazado (art. 154 CC)

3. Los poderes notariales

3.1. Clases de Poderes

Los poderes ante notario podrán revestir las siguientes modalidades:

a) Poder en escritura pública.

b) Poder fuera de registro; y,

c) Poder por carta con firma legalizada.

El notario llevará un índice cronológico que incluya todos los poderes otorgados fuera de registro.

3.1.1. Poder por escritura pública

El poder por escritura pública se rige por las disposiciones establecidas en la Sección Primera del Título II de la presente ley (art. 118 DLN).

El poder por escritura pública es, por regla general, un poder especial que comprende actos de disposición. Para su constitución, requiere obligatoriamente la formalidad de una escritura pública (instrumento público notarial), quedando archivado de manera permanente en el protocolo y, posteriormente, inscrito en los registros públicos, generando publicidad erga omnes y seguridad jurídica para las partes involucradas.

Por excepción, un poder general que abarque actos de administración extraordinarios de alta cuantía (que excedan las tres (3) UIT) también requiere escritura pública, archivamiento en protocolo e inscripción registral, cumpliendo las mismas condiciones de publicidad y seguridad jurídica.

Cuando en los poderes en escritura pública se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribirá literalmente las mismas (art. 121 DLN).

La modificatoria o revocatoria de poder otorgado ante otro notario deberá ser informada por el notario que extienda la escritura pública al notario donde se extendió la escritura de poder (art. 121 DLN).

3.1.2. Poder fuera de registro

El poder fuera de registro se rige por las disposiciones a que se refiere el artículo 118 DLN sin requerir para su validez su incorporación al protocolo notarial (art. 119 DLN).

Este poder general abarca actos de administración ordinarios de cuantía media. El notario da fe de la identidad de los otorgantes y del contenido del poder, y archiva un testimonio como referencia para su constitución; sin embargo, este poder no se inscribe posteriormente en los registros públicos. Cuando el acto tenga un valor mayor a media UIT y hasta tres (3) UIT, corresponde utilizar un poder fuera de registro.

Ejemplos: manejo de una cuenta bancaria hasta límite de 3 UIT, contratos de arrendamiento simples, gestiones judiciales o administrativas, trámites aduaneros, entre otros.

Cuando en los poderes fuera de registro se citen normas legales sin indicar su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribirá literalmente las mismas (art. 121 DLN).

La modificatoria o revocatoria de un poder otorgado ante otro notario deberá ser informada por el notario que extienda el poder al notario donde se otorgó originalmente (art. 121 DLN).

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3.1.3. Poder por carta con firma legalizada

El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado, conforme las disposiciones sobre la materia (art. 120 DLN). El poder por carta con firma legalizada es un poder general que comprende actos de administración simples y de mínima cuantía. Para su constitución, requiere la legalización de la firma, pero no se inscribe en registros públicos.

Cuando el acto no supere media (½) UIT, deberá otorgarse mediante este tipo de poder. Respecto a asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores a media Unidad Impositiva Tributaria (art. 120 DLN). Ejemplos: Autorizar el recojo de un documento, cobrar un cheque de bajo monto, representar en una gestión administrativa básica, realizar gestiones administrativas muy puntuales, etc.

3.2. Cuantía para clases de poderes notariales

Para las clases de poderes notariales previstos en el artículo 117 del Decreto Legislativo, se establecen las siguientes cuantías (art. 54 Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado – RDLN):

1. Cuando el acto no supere media (½) UIT, se otorgará mediante poder por carta con firma legalizada.

2. Cuando el acto tenga un valor mayor a media UIT y hasta tres (3) UIT, se utilizará poder fuera de registro.

3. Cuando el acto exceda las tres (3) UIT, será necesario otorgar poder por escritura pública.

En caso de que no sean susceptibles de valuación, regirán las normas sobre el derecho común (art. 122 DLN).

Esta valorización no deja de tener problemas de orden práctico que no se han resuelto. Por ejemplo, el cobro de pensiones se cuantifica por el monto cobrado mes a mes, o por la suma de los devengados de un año, o por más tiempo, además, la pertinencia o no de la carta-poder o del poder fuera de registro para litigios judiciales y cobro de consignaciones para los procesos de alimentos o de pago de arriendos. (Gonzáles, 2022, p. 1062)

4. Los poderes otorgados en el extranjero

4.1. Intervención consular

Los poderes otorgados en el extranjero pueden formalizarse ante notario extranjero o funcionario consular peruano, conforme a los tratados internacionales y al Decreto Legislativo del Notariado.

Para surtir efectos en el Perú, deben:

• Estar legalizados o apostillados (según el Convenio de La Haya).

• Ser traducidos oficialmente si están en idioma distinto al castellano.

• Cumplir las formalidades exigidas por el derecho peruano.

El funcionario consular actúa como notario peruano en el extranjero, pudiendo autorizar poderes generales, especiales o por carta, según el caso. Una vez en territorio nacional, el documento debe inscribirse en el registro correspondiente.

5. Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

1. La representación constituye una institución jurídica esencial que permite la actuación de una persona en nombre de otra, generando efectos directos sobre el representado dentro de los límites de las facultades conferidas.

2. El poder, como manifestación de la representación voluntaria, es un acto jurídico unilateral y recepticio que habilita a una persona (apoderado) a realizar actos jurídicos en nombre del poderdante. Su validez y eficacia dependen del respeto a las formalidades y límites establecidos por el Código Civil y la normativa notarial.

3. La distinción entre poder general y poder especial radica en el alcance de las facultades otorgadas: el primero se limita a actos de administración, mientras que el segundo comprende actos determinados, usualmente de disposición o mayor trascendencia económica.

4. En el ámbito notarial, las clases de poderes (por escritura pública, fuera de registro y por carta con firma legalizada) responden a criterios de cuantía, formalidad y efectos registrales, de manera que se asegure la proporcionalidad entre la importancia del acto y el nivel de control y fe pública aplicable.

5. El principio de publicidad y seguridad jurídica se garantiza a través del archivo, inscripción o registro correspondiente, siendo mayor en el poder por escritura pública y menor en el poder por carta con firma legalizada.

6. La revocación, sustitución y renuncia son mecanismos que preservan la libertad y confianza en la relación representativa, permitiendo ajustar o extinguir los efectos del poder conforme a la voluntad del poderdante o a las circunstancias del caso.

7. En los poderes otorgados en el extranjero, la intervención consular asegura la equivalencia formal y la autenticidad del instrumento, permitiendo su reconocimiento y eficacia en el territorio nacional conforme a las normas del Derecho Internacional Privado y la legislación notarial peruana.

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Recomendaciones

1. Uniformizar criterios de cuantía aplicables a las clases de poderes notariales, a fin de evitar interpretaciones divergentes en sede notarial y judicial, especialmente en actos de difícil valoración económica.

2. Reforzar la difusión de la función notarial preventiva, para que los usuarios comprendan las diferencias entre las modalidades de poder y elijan adecuadamente el instrumento según la naturaleza y trascendencia del acto a celebrar.

3. Implementar un registro electrónico internotarial que facilite la comunicación inmediata de las revocaciones o sustituciones de poderes entre notarios, reduciendo riesgos de fraude o uso indebido.

4. Promover la capacitación continua de los notarios en materia de representación, poderes y cuantía, dada su relevancia en la función de dar fe pública y garantizar la validez de los actos jurídicos.

5. Impulsar la interoperabilidad con consulados y registros públicos extranjeros, permitiendo la verificación digital de poderes otorgados fuera del país, con miras a fortalecer la seguridad jurídica y la confianza en el tráfico internacional.

6. Bibliografía

Decreto Legislativo del Notariado.

Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado.

Espinoza, J. (2010). Acto Jurídico Negocial. Análisis doctrinario, legislativo y jurisprudencial. Lima: Gaceta Jurídica.

Gonzáles, G. (2022). Tratado de derecho registral y notarial. Tomo 2. Lima: Jurista Editores.

Moreyra, F. (2005). El acto jurídico según el Código Civil peruano. Curso Histórico, Teórico y Comparativo. Lima: PUCP.

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