Sumario: 1. Introducción, 2. ¿Qué hacer para contratar a tiempo determinado?, 3. Conocer a la empresa, 4. Identificar la necesidad de contratación de personal, 5. Coordinación entre área usuaria y el área de contratación de personal, 6. Determinación y redacción de la causa objetiva de contratación, 7. Recomendaciones finales en cuanto a los contratos sujetos a modalidad.
1. Introducción
La modalidad más utilizada y apreciada por las empresas al momento de contratar personal es la contratación sujeta a modalidad. Recordemos que mensualmente se vencen (o renuevan) entre cien mil a ciento cuarenta mil contratos de trabajo, y esta modalidad es mayor en número frente a la contratación a tiempo indeterminado.
Es importante advertir que la contratación sujeta a modalidad (también llamada a plazo fijo o a tiempo determinado) es una de las modalidades de contratación laboral que más contingencias han generado a las empresas, y lo sigue haciendo, debido a la inadecuada aplicación de los diversos tipos de contratos, según la causa objetiva que los sustente.
Sin embargo, estas contingencias no son generadas por defectos de las normas, o por ser imposible su correcta aplicación, sino, por los diversos inconvenientes que afrontan las empresas en sus sistemas de contratación de personal, que van desde un desconocimiento de los tipos de contratos, su confusión al momento de definir cuál de ellos utilizar, hasta la falta de coordinación que existe entre las unidades usuarias (los clientes internos), el área de relaciones laborales, recursos humanos o quien haga sus veces.
En efecto, ante situaciones que impactan en la necesidad de contratar personal, sean estos factores internos o externos en la empresa; nuestra legislación nos permite celebrar contratos a tiempo determinado, siempre que exista una causa objetiva para la contratación. Al respecto, es necesario recordar que la contratación sujeta a modalidad es una forma excepcional para contratar personal, que se sustenta en el principio de causalidad, prevaleciendo legalmente sobre ella la contratación a tiempo indeterminado.
A continuación, veremos algunos consejos prácticos que nos ayudarán a identificar y plasmar adecuadamente las causas objetivas de contratación, las mismas que serán determinantes para evitar la desnaturalización y posteriores contingencias ante SUNAFIL o la obtención de resultados desfavorables ante el Poder Judicial derivados de las demandas de reposición por desnaturalización de contratos.
2. ¿Qué hacer para contratar a tiempo determinado?
Como lo hemos advertido en los párrafos precedentes, contratar a tiempo determinado es una práctica completamente legal, pero es necesario saber identificar las causas objetivas de contratación y conocer el camino para su correcta implementación. A continuación, recomendamos seguir cuatro pasos muy sencillos que desarrollaremos en las líneas siguientes:
3. Conocer a la empresa
El punto de partida y lo más importante para determinar las causas objetivas de contratación es conocer a la empresa, sin esto la contratación a tiempo determinado no tendría el debido sustento.
Al respecto, el conocimiento de la empresa involucra diversas áreas de especialización técnica y profesional, pero para una adecuada aplicación de los contratos a tiempo determinado, los aspectos más importantes que debemos conocer son tres:
4. Conocer el core business de la organización
¿A qué se dedica? ¿Cuál es el giro principal del negocio? ¿Cuál es la actividad principal que la diferencia de las demás? ¿La propuesta de valor? Son unas de las preguntas que debe absolver el área de gestión del talento humano antes de proceder con la contratación a tiempo determinado.
Los contratos sujetos a modalidad pueden ser de diversas clases, pero deberá utilizarse la modalidad adecuada según la causa que los motive. Esto empieza conociendo a la organización. Por ejemplo, si la empresa (o más específico, los departamentos involucrados en la contratación de personal) desconocen sus metas, proyecciones u objetivos, muy difícilmente podrán contratar (y justificar) un contrato a tiempo determinado. Esto implica conocer cuál es el giro principal del negocio y cómo atenderá satisfactoriamente las necesidades de sus clientes o usuarios.
Identificar el core business nos permite saber qué actividades son indelegables, por ejemplo, aquellas que constituyen el know-how de la organización o llevan consigo la propuesta de valor, y cuáles son aquellas actividades que pueden ser ejecutadas por terceros, por ejemplo, esto nos permite identificar qué actividades podrán ser delegadas a las empresas prestadoras de servicios complementarios, especiales, temporales o a través del outsourcing.
En un plano práctico, si se desconocen los factores internos que motivan la contratación del personal, difícilmente podrán sustentarse contratos por inicio o incremento de actividad; de la misma manera, si se desconoce o no pueden reconocer las causas externas que inciden en la producción de la empresa difícilmente podrán contratar bajo la modalidad de necesidades del mercado.
5. Conocer el número de trabajadores fijos en la empresa
Este dato es de suma importancia toda vez que nos permite conocer el número del personal mínimo para producir lo que producimos normalmente. Sin este valioso dato, por ejemplo, no podríamos contratar adecuadamente personal por incremento de actividades, necesidades de mercado, para obra o servicio específico.
Para poder llegar a este dato debe considerarse el puesto que desempeñan los trabajadores, la naturaleza de sus funciones y, en algunos casos más técnicos, el punto de equilibrio de la empresa. Así, cada área de la empresa puede sincerar sus procesos y carga laboral, informando cuál es el número de personas mínimas que necesita para optimizar la producción o gestión de la organización, esto es, en todas las áreas de la empresa. Por ejemplo, la Gerencia Comercial deberá informar con cuánto personal puede cubrir su necesidad operativa y hacer efectiva su labor, y así cada área de la empresa.
Nótese que conocer este dato haya su sustento en la naturaleza de los contratos sujetos a modalidad, los mismos que según la ley siempre están referidos a mayores necesidades (internas/externas) o a la mayor producción que no podría ser atendida por personal permanente. Siempre se sustentan en incrementos temporales o accidentales, salvo algunas excepciones como los contratos de trabajo intermitentes o de temporada que por su naturaleza pueden ser discontinuos pero permanentes.
6. Conocer los factores externos que inciden en la producción de la empresa
Hasta ahora hemos visto factores que debemos reconocer al interno de la empresa y que inciden en la contratación del personal, no obstante, como toda organización, las empresas se ven afectadas por factores de carácter externo que también pueden impactar en la contratación de su personal; por ejemplo, el mercado, que como bien es sabido se rige por las leyes de la oferta y la demanda, la fluctuación del dólar, las tasas de interés, el precio de los commodities, el clima, mayor demanda, las restricciones del Gobierno, pandemias como la que estamos superando, y cualquier otra circunstancia de carácter externo que impactará en la administración del capital humano.
Así, por ejemplo, hallan eco los contratos temporales por necesidades del mercado, contratos por emergencia, por reconversión empresarial, o los contratos para obra determinada o servicio específico.
7. Identificar la necesidad de contratación de personal
El segundo paso es identificar la necesidad de contratar personal, por citar algunos ejemplos, ya sea porque se inicia un nuevo negocio, se incrementan las actividades o por circunstancias externas e imprevisibles que inciden en la actividad empresarial y requieren de nuevo personal para afrontarlo con éxito.
Como se puede apreciar, si contamos con el conocimiento de la empresa será más fácil identificar y saber con cuánto talento humano debemos asumir los retos de la organización.
La identificación de la necesidad de contratar personal debe ser tanto a nivel horizontal como a nivel vertical en la organización. Por un lado, a nivel horizontal implica reconocer la necesidad de contratación dentro de una misma área o equipo de trabajo. Por ejemplo, evaluar si necesitamos contar con nuevo personal para el área de ventas, el área de marketing, producción o recursos humanos. Por otro lado, el nivel vertical implica identificar la necesidad de contratar personal a nivel directivo, entre ellos las gerencias, jefaturas y mandos medios dentro de la organización.
La tarea de identificar la necesidad de contratar personal implica que todos los funcionarios con cargos directivos y mandos medios (personal de dirección y de confianza) identifiquen adecuadamente las necesidades de capital humano, acorde a los objetivos de la organización y conforme a la naturaleza de sus funciones. Es en este momento que se da inicio al paso que exponemos a continuación.
8. Coordinación entre área usuaria y el área de contratación de personal
Muchas veces la información (o las causas objetivas de contratación) se quedan en las áreas usuarias o en el departamento del olvido, y no es transmitida oportunamente o nunca al área de recursos humanos o a la que haga sus veces, y hacer un contrato de trabajo se convierte en una labor mecanizada como si se tratara de rellenar un formato con datos de identificación del nuevo trabajador.
Una vez alguien dijo que un contrato de trabajo debe ser como un sastre: esto es, a la medida de cada trabajador o grupo de trabajadores según su talla.
Por estos motivos, una vez conocida la necesidad de contratar personal debe propiciarse la coordinación entre las áreas usuarias y el área de recursos humanos, sobre todo para procesar la información y validar la necesidad del nuevo capital humano.
Entre los aspectos que deben validar juntamente con el área de recursos humanos tenemos: la definición de la estructura salarial, el sistema de compensaciones, la organización de las funciones, la necesidad de contratar o dejar de renovar los contratos.
Solo la comunicación y la coordinación previa nos permitirá determinar las causas objetivas de contratación. Muchas veces sucede que las empresas sí cuentan con motivos suficientes para contratar a tiempo determinado o a plazo fijo, sin embargo, no han logrado plasmar esos motivos en sus contratos de trabajo trayendo contingencias gravosas para el empleador.
Por citar un ejemplo, tenemos el caso de una entidad del sistema financiero que, a pesar de contar con motivos concretos para contratar a tiempo determinado, su error fue no haberlo plasmado de manera correcta en los contratos de trabajo, recién lo hizo en la contestación de la demanda (Expediente 1998-2014-AA/TC).
9. Determinación y redacción de la causa objetiva de contratación
Sobre este punto hay abundantes casos en los que el Poder Judicial y el Tribunal Constitucional han reconocido la desnaturalización de los contratos de trabajo por el solo hecho de no detallar adecuadamente la causa objetiva de contratación o por contratar personal en forma temporal para realizar actividades de carácter permanente, esto además de las causas de desnaturalización de los contratos enumerada en el artículo 77 del TUO del Decreto Legislativo 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, Decreto Supremo 003-97-TR.
Para facilitar el proceso de redacción de las causas objetivas de contratación, primero veamos algunos casos recurrentes sobre lo que no es o no hace a un contrato de trabajo a tiempo determinado:
- El solo hecho de consignar en el contrato un epígrafe con el nombre de alguno de los tipos de contrato sujetos a modalidad y una cláusula que indica un plazo determinado de contratación (Expediente 7467-2006-PA/TC).
- Consignar una cláusula poco clara e imprecisa que no plasme en el papel de forma objetiva la causa de contratación a tiempo determinado. Por ejemplo, en el caso de contratos por incremento de actividad no indicar qué actividad o actividades se han incrementado y en qué número (Expediente 926-2014-PA/TC).
- Renovar los contratos a tiempo determinado (contratación en cadena) sin que exista una causa objetiva de contratación que lo justifique, incluso aunque exista solución de continuidad o la suma de los periodos renovados no sobrepase el plazo máximo legal permitido para la contratación sujeta a modalidad (Casación 16716-2016 Lima Este).
- Celebrar o “seguir renovando” contratos a tiempo determinado después del plazo máximo legal permitido (Casación 1237-2001-Piura/Casación 1809-2004-Lima).
- Imaginar que los contratos sujetos a modalidad son un “mecanismo de protección” para el empleador que le permite desvincular “fácilmente” a un trabajador al vencimiento de su contrato (Expediente 1397-2001-AA/TC).
Finalmente, el siguiente paso es procesar adecuadamente la información con la que contamos, de tal forma que nos permita plasmar claramente “en el papel” nuestra causa objetiva. Con esto estamos cumpliendo con uno de los requisitos esenciales de los contratos sujetos a modalidad, contemplado en el artículo 72 del TUO del Decreto Legislativo 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, Decreto Supremo 003-97-TR.
En este extremo es recomendable cuantificar datos, que permitan ser demostrables o medibles (datos con sustento fáctico) y soporten cualquier fiscalización o cuestionamiento ya sea ante la Autoridad Inspectiva de Trabajo o el Poder Judicial.
10. Recomendaciones finales en cuanto a los contratos sujetos a modalidad
- Si bien la contratación a tiempo determinado es una opción legal, debe tenerse en cuenta que no puede aplicarse a todos los trabajadores de la empresa (salvo excepciones como el inicio de actividades) por cuanto es excepcional y se sustenta en el principio de causalidad.
- En muchos casos, es necesario que el empleador evalúe qué trabajadores deban formar parte de su personal a tiempo indeterminado, ya sea por haber superado el tiempo máximo legal permitido, por haber haberse extinguido la causa objetiva de su contratación o por tratarse de labores de naturaleza permanente.
- Las empresas deben implementar un sistema de contratación que les permita identificar sus causas objetivas, plasmarlas por escrito adecuadamente y así evitar la desnaturalización de sus contratos a tiempo determinado.
- Las renovaciones de los contratos sujetos a modalidad también deben contener la causa objetiva de contratación que los sustenta, y no solo limitarse a ampliar el plazo de vigencia de la relación laboral. Esto también ha sido recogido en la Resolución de Superintendencia 71-2016-SUNAFIL.
- Finalmente, ante una fiscalización, los empleadores deben contar con información o documentos que sustenten las causas objetivas que han plasmado en sus contratos. Entre ellos, según el tipo de contrato sujeto a modalidad, tenemos: informes técnicos de las áreas usuarias, comprobantes de pago, contratos con terceros, documentos de constitución societaria, constancia de inscripción en el RUC, licencia de funcionamiento, libros contables, organigramas, sistemas, métodos y procedimientos productivos, dispensas legales, acuerdos de gerencia o directorio, entre otros según cada caso en particular.
