Sumario.- 1. El distrito notarial, 1.1. Definición, 1.2. Número de distritos notariales, 1.3. Ámbito territorial de la función notarial, 2. Los colegios de notarios, 2.1. Definición, 2.2. Atribuciones y obligaciones, 2.3. Asamblea general, 2.4. La junta directiva y el tribunal de honor, 2.5. Elección de la junta directiva y tribunal de honor, 2.6. Ingresos de los colegios de notarios, 3. La junta de decanos de los colegios de notarios del Perú, 3.1. Definición, 3.2. Integrantes de la junta de decanos, 3.3. El consejo directivo, 3.4. Fines de la junta de decanos, 3.5. Ingreso de la junta de decanos, 4. El consejo del notariado, 4.1. Definición, 5. Conclusiones y recomendaciones, 6. Bibliografía.
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La organización del notariado en el Perú constituye un pilar esencial dentro del balotario para el acceso a la función notarial, para garantizar la seguridad jurídica y la fe pública en los actos y contratos celebrados ante notario. Este sistema se estructura a través de una división territorial en distritos notariales y se articula institucionalmente mediante los colegios de notarios, la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú y el Consejo del Notariado.
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1. El distrito notarial
1.1. Definición
Se considera distrito notarial a la demarcación territorial de la República en la que ejerce competencia un colegio de notarios (art. 127 Decreto legislativo del notariado – DLN).
Cabe resaltar que solo en un distrito, y no en otro lugar, es dónde un notario podrá tener su oficina empero su función notarial es mayor pues se extiende a toda una provincia.
1.2. Número de distritos notariales
Los distritos notariales de la república son veintidós con la demarcación territorial establecida (art. 128 DLN).
1.3. Ámbito territorial de la función notarial
Si bien el notario ejerce su función estrictamente en el ámbito geográfico de la provincia a la que está adscrito (art. 7 Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado – RDLN), el oficio (u oficina) notarial de cada notario sólo podrá localizarse en el distrito señalado en su título. Para cambiar la localización distrital de su oficio notarial a distrito distinto al de su título, el notario requiere obtener la plaza en un concurso público (art. 7 RDLN).
En otras palabras, el ámbito territorial del ejercicio de la función notarial es provincial no obstante la localización distrital (de su oficina) que la ley notarial determina (art. 4 RDLN).
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2. Los colegios de notarios
2.1. Definición
Los colegios de notarios son personas jurídicas de derecho público, cuyo funcionamiento se rige por Estatuto, que deberá ceñirse a la presente Ley y su Reglamento (art. 129 DLN)
2.2. Atribuciones y obligaciones
Corresponde a los colegios de notarios (art. 130 DLN):
a) Vigilar directamente el cumplimiento de las leyes y reglamentos que regulen la función notarial.
b) Velar por el decoro profesional y el cumplimiento de la presente Ley, las normas reglamentarias y conexas, el Código de Ética del Notariado y el Estatuto del Colegio.
c) Ejercer la representación gremial de la orden.
d) Promover la eficacia de los servicios notariales y la mejora del nivel profesional de sus miembros.
e) Llevar un registro actualizado de sus miembros que incluya la información prevista en el artículo 14; los principales datos del notario, de su oficio notarial y de las licencias concedidas, así como cualquier otra información que disponga el Consejo del Notariado. Los datos contenidos en este registro pueden ser total o parcialmente publicados por medios telemáticos, a efectos de brindar información a la ciudadanía. La información actualizada a la que se refiere el presente artículo, debe ser remitida al Consejo del Notariado para su incorporación al Registro Nacional de Notarios, bajo responsabilidad de los miembros de la Junta Directiva del Colegio de Notarios.
f) Convocar a concurso público para la provisión de vacantes en el ámbito de su demarcación territorial y cuando así lo determine el Consejo del Notariado, conforme a lo previsto en la presente ley.
g) Emitir los lineamientos y establecer los estándares mínimos para la infraestructura física y tecnológica de los oficios notariales.
h) Verificar el cumplimiento de los lineamientos y estándares mínimos previstos para la infraestructura física y tecnológica de los oficios notariales.
i) Generar una interconexión telemática que permita crear una red notarial a nivel nacional y faculte la interconexión entre notarios, entre estos y sus colegios notariales, así como entre dichos colegios y la Junta de Decanos de los Colegio de Notarios del Perú.
j) Absolver las consultas y emitir informes que le sean solicitados por los poderes públicos, así como absolver las consultas que le sean formuladas por sus miembros.
k) Establecer el régimen de visitas de inspección ordinarias anuales y extraordinarias respecto de los oficios notariales de su demarcación territorial.
l) Autorizar las vacaciones y licencias de sus miembros.
m) Autorizar el traslado de un notario a una provincia del mismo distrito notarial con el objeto de autorizar instrumentos, en los casos de vacancia o ausencia de notario. Si dicho traslado no se autoriza dentro del plazo de 15 días contados a partir de producida la vacancia o ausencia, el Consejo del Notariado lo dispone con conocimiento del colegio de notarios correspondiente.
n) Supervisar que sus miembros mantengan los requisitos señalados en el artículo 10 de la presente ley.
o) Aplicar las sanciones previstas en la ley.
p) Velar por la integridad de los archivos notariales conservados por los notarios en ejercicio, disponiendo su digitalización y conversión a microformas digitales de conformidad con la ley de la materia, así como disponer la administración de los archivos del notario cesado, encargándose del oficio y cierre de sus registros.
q) Autorizar, regular, supervisar y registrar la expedición del diploma de idoneidad a que se refiere el literal b) del artículo 4 del Decreto Legislativo Nº 681.
r) Cerrar los registros del notario sancionado con suspensión y designar al notario que se encargue del oficio en tanto dure dicha sanción.
s) Ejercer las demás atribuciones que le señale la presente ley, el Estatuto del Colegio y las demás normas complementarias.
t) Remitir al Consejo del Notariado, en la periodicidad y la forma que disponga la Presidencia de dicho Consejo, la información referida a las denuncias y procedimientos disciplinarios iniciados contra los miembros de su orden, en el ejercicio de la función notarial.
u) Cumplir y hacer cumplir de las disposiciones del Consejo del Notariado, bajo responsabilidad de los miembros de la Junta Directiva.
2.3. Asamblea general
La asamblea general, conformada por los miembros del colegio, es el órgano supremo del Colegio y sus atribuciones se establecen en el estatuto (art. 131 DLN).
Como todo órgano, la asamblea general, tiene por función expresar la voluntad de su integrantes, es decir de los miembros del colegio (art. 131 DLN).
2.4. La junta directiva y el tribunal de honor
El colegio de notarios será dirigido y administrado por una junta directiva, compuesta por un decano, un fiscal, un secretario y un tesorero. Podrá establecerse los cargos de vicedecano y vocales (art. 132 DLN).
Asimismo, el colegio de notarios tendrá un Tribunal de Honor compuesto de tres miembros que deben ser notarios que no integren simultáneamente la junta directiva, pudiendo convocar notarios de otros distritos en tanto sean elegidos por la asamblea general. El Tribunal de Honor se encargará de conocer y resolver las denuncias y procedimientos disciplinarios en primera instancia (art. 132 DLN).
2.5. Elección de la junta directiva y tribunal de honor
Los miembros de la junta directiva son elegidos en asamblea general, mediante votación secreta, por mayoría de votos y mandato de dos años. En la misma forma y oportunidad, se elegirá a los tres miembros titulares del Tribunal de Honor, así como a los tres miembros suplentes que sólo actuarán en caso de abstención y/o impedimento de los titulares (art. 133 DLN).
2.6. Ingresos de los colegios de notarios
Constituyen ingresos de los colegios (art. 134 DLN):
a) Las cuotas y otras contribuciones que se establezcan conforme a su Estatuto.
b) Las donaciones, legados, tributos y subvenciones que se efectúen o constituyan a su favor; y,
c) Los provenientes de la autorización y certificación de documentos, en ejercicio de las funciones establecidas según los artículos 61, 62 y 89 de la presente ley.
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3. La junta de decanos de los colegios de notarios en Perú
3.1. Definición
Los colegios de notarios forman un organismo denominado Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú, que coordina su acción en el orden interno y ejerce la representación del notariado en el ámbito internacional (art. 135 DLN).
3.2. Integrantes de la junta de decanos
La Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú se integra por todos los decanos de los colegios de notarios de la República, tiene su sede en Lima, y la estructura y atribuciones que su estatuto aprobado en asamblea, determinen (art. 136 DLN).
3.3. El consejo directivo
El Consejo Directivo estará compuesto por un presidente, tres vicepresidentes, elegidos entre los decanos del Norte, Centro y Sur de la república, un secretario y un tesorero. La presidencia del Consejo Directivo recae en el Decano del Colegio de Notarios con mayor número de agremiados (art. 137 DLN).
3.4. Fines de la junta de decanos
La Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú, orientará su acción al cumplimiento de los fines institucionales, promoverá la realización de certámenes nacionales e internacionales para el estudio de disciplinas jurídicas vinculadas al notariado, a la difusión de los principios fundamentales del sistema de notariado latino, pudiendo editar publicaciones orientadas a sus fines, además de cumplir las funciones que la ley, reglamentos y su estatuto le asigne (art. 138 DLN).
3.5. Ingreso de la junta de decanos
Constituyen ingresos de la Junta (art. 139 DLN):
a) Las cuotas y otras contribuciones que establezcan sus órganos, conforme a su estatuto.
b) Las donaciones, legados, tributos y subvenciones que se efectúen o constituyan a su favor.
c) Los ingresos por certificación de firma de notarios y otros servicios que preste de acuerdo a sus atribuciones.
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4. El consejo del notariado
4.1. Definición
El Consejo del Notariado es el órgano del Ministerio de Justicia que ejerce la supervisión del notariado (art. 140 DLN).
El notariado de la República se integra por los notarios con las funciones, atribuciones y obligaciones que el DLN y su reglamento señalan (art. 1 DLN). Las autoridades deberán prestar las facilidades y garantías para el cumplimiento de la función notarial (art. 1 DLN).
4.2. Conformación del consejo del notariado
El Consejo del Notariado se integra por los siguientes miembros (art. 141 DLN):
a) El Ministro de Justicia o su representante, quien lo presidirá. En caso de nombrar a su representante, éste ejercerá el cargo a tiempo completo.
b) El Fiscal de la Nación o el Fiscal Supremo o Superior, a quien delegue.
c) El Decano del Colegio de Abogados de Lima o un miembro de la junta directiva a quien delegue.
d) El Presidente de la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú o un miembro del consejo directivo a quien delegue; y,
e) El Decano del Colegio de Notarios de Lima o un miembro de la junta directiva a quien delegue.
El Consejo contará con el apoyo y asesoramiento de un Secretario Técnico, así como el apoyo administrativo que el Ministerio de Justicia le brinde (art. 141 DLN).
4.3. Atribuciones del consejo del notariado
Son atribuciones del Consejo del Notariado (art. 142 DLN):
a) Ejercer la vigilancia de los colegios de notarios respecto al cumplimiento de sus obligaciones.
b) Ejercer la vigilancia de la función notarial, con arreglo a esta ley y normas reglamentarias o conexas.
c) Proponer los reglamentos y normas para el mejor desenvolvimiento de la función notarial.
d) Aprobar directivas de cumplimiento obligatorio para el mejor desempeño de la función notarial y para el cumplimiento de las obligaciones de los colegios de notarios, en el ejercicio de la función notarial.
e) Vigilar el cumplimiento del reglamento de visitas de inspección a los oficios notariales por los colegios de notarios.
f) Establecer la política de inspecciones opinadas e inopinadas a los oficios notariales y colegios de notarios.
g) Resolver en última instancia, como tribunal de apelación, sobre las decisiones de la junta directiva de los colegios de notarios relativas a la supervisión de la función notarial.
h) Resolver en última instancia como tribunal de apelación, sobre las decisiones del Tribunal de Honor de los colegios de notarios relativos a asuntos disciplinarios.
i) Designar al presidente del jurado de los concursos públicos de méritos para el ingreso a la función notarial conforme al artículo 11 de la presente ley.
j) Decidir la provisión de plazas notariales a que se refiere el artículo 5 de la presente ley.
k) Solicitar al colegio de notarios la convocatoria a concursos públicos de méritos o convocarlos, conforme a lo previsto en la presente ley.
l) Recibir quejas o denuncias sobre irregularidades en el ejercicio de la función notarial y darles el trámite que corresponda.
m) Recibir las quejas o denuncias sobre el incumplimiento de las obligaciones por parte de los integrantes de la junta directiva y del Tribunal de Honor de los colegios de notarios, y darles el trámite correspondiente a una denuncia por incumplimiento de la función notarial.
n) Llevar un registro actualizado de las juntas directivas de los colegios de notarios y el registro nacional de notarios.
o) Absolver las consultas que formulen los poderes públicos, así como las juntas directivas de los colegios de notarios, relacionadas con la función notarial.
p) Supervisar la utilización del papel seriado y del papel notarial que administran los colegios de notarios.
q) Ejercer las demás atribuciones que señale la ley y normas reglamentarias o conexas.
4.4. Atribuciones del presidente del consejo del notariado
Son atribuciones del Presidente del Consejo del Notariado (art. 142-A DLN):
a) Dirigir el equipo técnico y administrativo en las funciones y atribuciones asignadas al Consejo del Notariado.
b) Representar al Consejo del Notariado ante los órganos competentes y en los actos públicos correspondientes.
c) Proponer al Consejo del Notariado un plan de trabajo anual respecto a la vigilancia de la función notarial, con arreglo a esta ley y normas reglamentarias o conexas.
d) Convocar al Consejo para llevar a cabo las sesiones de trabajo según corresponda.
e) Proponer ante el Consejo del Notariado los temas de agenda para las sesiones de trabajo y las mejoras institucionales para el cumplimiento de sus atribuciones.
f) Planificar, dirigir y disponer la realización de supervisiones a nivel nacional a los colegios de notarios y a los oficios notariales.
g) Planificar, dirigir y disponer la realización de inspecciones opinadas e inopinadas a los oficios notariales y a los colegios de notarios, pudiendo designar a las personas o instituciones para tal efecto.
h )Proponer normas y directivas para el mejor desarrollo de las funciones y atribuciones de la función notarial y del Consejo del Notariado.
4.5. Ingresos del consejo del notariado
Constituyen ingresos del Consejo del Notariado (art. 143 DLN):
a) Los que generen.
b)El 25 % del precio de venta de papel seriado que expendan los colegios de notarios.
c) El 30 % de lo recaudado por los Colegios de Notarios de la República, por concepto de derechos que abonen los postulantes en los concursos públicos de méritos de ingreso a la función notarial.
d) Las donaciones, legados y subvenciones que se efectúen o constituyan a su favor; y,
e) Los recursos que el Estado le asigne.
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4.6. Del presidente del consejo del notariado
El Consejo del Notariado tiene como Presidente al Ministro de Justicia o su representante, quien asume las funciones siguientes (art. 56 DLN):
-
- Representar al Consejo.
- Presentar los lineamientos generales de política establecidos por el Consejo.
- Dirigir, controlar y evaluar los programas que se formulen para ser ejecutados por el Consejo, en concordancia con la política sectorial.
- Coordinar acciones con los colegios de notarios, con instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales o en ejecución de convenios de colaboración.
- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones que adopte el Consejo.
- Emitir resoluciones sobre asuntos de su competencia dando cuenta al Consejo.
- Convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias.
- Presidir las sesiones del Consejo, pudiendo delegar esta función en la persona que designe.
- Emitir voto dirimente en caso de empate.
- Realizar visitas de inspección opinada e inopinada a los colegios de notarios y oficios notariales, dando cuenta al Consejo en la siguiente sesión.
- Para efectos de lo establecido en el inciso j) del artículo 21 de la Ley, el Presidente excepcionalmente y por razones debidamente justificadas podrá efectuar la notificación de requerimiento con cargo a dar cuenta al Consejo.
- Constituir comisiones y/o grupos de trabajo para el mejor logro de los fines del Consejo.
- Las demás que le corresponda de acuerdo a Ley.
4.7. De los miembros del consejo del notariado
Los Miembros del Consejo del Notariado tienen las funciones siguientes (art. 57 DLN):
-
- Velar por el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones que adopta el Consejo.
- Cumplir las comisiones, encargos y funciones que les asigne el Consejo.
- Proponer al Secretario Técnico asuntos para su inclusión en la agenda de las sesiones.
- Asistir con derecho a voz y voto a las sesiones del Consejo.
- Suscribir las actas, resoluciones y acuerdos del Consejo; y,
- Las demás que le asignen las leyes, el presente Reglamento y el Presidente del Consejo.
En caso el Ministro de Justicia haya designado a un representante y éste se encuentre impedido o se abstenga de intervenir en determinada causa, podrá nombrar a otro representante únicamente para la vista de dicha causa (art. 57 DLN).
Los Miembros del Consejo del Notariado a que se refieren los incisos b) al e) del artículo 141 del Decreto Legislativo, nombrarán un miembro titular y a un miembro suplente que, sólo actuará en caso de ausencia, abstención o impedimento del titular (art. 57 DLN).
4.8. De las funciones del secretario técnico del consejo del notariado
El Secretario Técnico del Consejo del Notariado tiene las funciones siguientes (art. 58 DLN):
-
- Cumplir las acciones que el Consejo determine y las que expresamente disponga su Presidencia.
- Organizar, llevar y controlar el Registro de las Juntas Directivas de los Colegios de Notarios.
- Organizar, llevar, mantener actualizado y controlar el Registro Nacional de Notarios, con precisión de las localizaciones distritales y los datos exigidos por su Reglamento.
- Realizar estudios e investigaciones señalados por el Consejo.
- Recibir, clasificar, registrar, archivar y custodiar la documentación del Consejo.
- Proponer, organizar y ejecutar programas o eventos académicos referidos a la función notarial.
- Proyectar, numerar, transcribir y notificar las resoluciones del Consejo y de la Presidencia, coordinando su publicación.
- Realizar y coordinar los actos administrativos y otros que requiera el Consejo, así como las comisiones o grupos de trabajo que se conformen.
- Preparar la agenda de cada sesión del Consejo.
- Citar a las sesiones por encargo de la Presidencia.
- Llevar y custodiar el Libro de Actas, levantando un acta en cada sesión para su aprobación en la sesión siguiente.
- Supervisar el cumplimiento de los ingresos del Consejo del Notariado según lo establece el artículo 143 del Decreto Legislativo; informando permanentemente a la Presidencia.
- Firmar las actas de la sesiones, y
- Las demás que el Consejo y el Presidente del Consejo le encarguen.
4.9. De las sesiones del consejo del notariado
El Consejo del Notariado se reúne en sesión ordinaria dos veces al mes, y extraordinariamente cuando sea citado por su Presidente, o a solicitud de la mayoría de sus miembros (art. 59 DLN).
La convocatoria a las sesiones la hará el Secretario Técnico, por encargo del Presidente, con una anticipación no menor de setenta y dos (72) horas para las ordinarias y veinticuatro (24) horas para las extraordinarias. Dicha convocatoria expresará el día, lugar y hora de la sesión y será acompañada de la respectiva agenda, así como de los documentos que fueran del caso, a fin de que los miembros de Consejo tomen conocimiento de los temas a tratarse (art. 59 DLN).
La asistencia a las sesiones del Consejo tiene carácter obligatorio. La inasistencia injustificada a tres sesiones consecutivas o seis (6) en un período de doce meses, por parte de cualquiera de sus miembros, dará lugar a poner este hecho en conocimiento de la Institución a la que representa, a fin que designe a un nuevo representante (art. 59 DLN).
El quórum para la realización de las sesiones será la mayoría simple de sus miembros. Las sesiones se realizarán de la manera siguiente: a) El Presidente del Consejo declarará abierta la sesión; b) El Secretario Técnico dará lectura al acta de la sesión anterior y solicitará su aprobación, la cual será firmada por el Presidente y los miembros del Consejo; c) Despacho; d) Informes; e) Pedidos; f) Orden del día (art. 59 DLN).
Las sesiones constarán en actas, que serán asentados en un libro o en hojas sueltas certificadas en las que se dejará constancia de la deliberación, acuerdos y resoluciones del Consejo. La Secretaría Técnica hará llegar a los miembros, el proyecto de acta con la debida anticipación para las observaciones a que hubiere lugar. El acta será aprobada en la sesión siguiente, siendo suscrita por el Presidente, los Miembros asistentes y el Secretario Técnico (art. 59 DLN).
Los acuerdos del Consejo se aprobarán por mayoría simple de votos nominales de los asistentes. En caso de empate el Presidente ejercerá voto dirimente. Los votos discordantes quedarán registrados en el acta respectiva sustentándose por escrito (art. 59 DLN).
4.10. El consejo del notariado como tribunal de apelación
El Consejo del Notariado, como Tribunal de Apelación, resuelve en última instancia, sobre las decisiones de la Junta Directiva de los colegios de notarios relativas a la supervisión de la función notarial, así como sobre las decisiones del Tribunal de Honor de los colegios de notarios relativos a asuntos disciplinarios. También se pronuncia sobre el recurso de queja por denegatoria del recurso de apelación (art. 60 DLN).
En los asuntos disciplinarios el trámite se sujetara a lo previsto en el artículo 73 del presente Reglamento. En los demás casos el Presidente señalará fecha para la vista de la causa pudiendo las partes informar oralmente si lo solicitan (art. 60 DLN).
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5. Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
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La organización del notariado en el Perú responde a una estructura jerarquizada y descentralizada, diseñada para garantizar el correcto ejercicio de la función notarial y su supervisión a nivel nacional.
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El distrito notarial constituye la base territorial de esta organización, delimitando la competencia y ubicación física de los oficios notariales, sin que ello limite la extensión provincial del ejercicio de la función notarial.
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Los colegios de notarios actúan como entes corporativos de derecho público, encargados de la vigilancia ética, técnica y administrativa del ejercicio notarial, además de representar gremialmente a sus miembros y asegurar la calidad del servicio prestado a la ciudadanía.
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La Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú cumple una función coordinadora y representativa, tanto en el plano nacional como internacional, consolidando la unidad institucional del notariado y promoviendo su perfeccionamiento mediante la investigación, capacitación y difusión de los principios del notariado latino.
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El Consejo del Notariado, como órgano del Ministerio de Justicia, ejerce la supervisión estatal sobre la función notarial y los colegios de notarios, actuando también como tribunal de apelación en materia disciplinaria y administrativa, garantizando la legalidad, transparencia y uniformidad del sistema.
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En conjunto, estos órganos reflejan un modelo de autonomía funcional con control estatal, donde el notariado se concibe no solo como un servicio profesional, sino como una función pública delegada que contribuye a la seguridad jurídica, la paz social y la confianza ciudadana en los actos jurídicos.
Recomendaciones
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Fortalecer la coordinación institucional entre el Consejo del Notariado, la Junta de Decanos y los colegios de notarios, a fin de unificar criterios de supervisión, ética y capacitación profesional.
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Modernizar la infraestructura tecnológica de los oficios notariales y de los colegios, consolidando la red notarial interconectada prevista por la ley, lo que facilitará la digitalización, trazabilidad y transparencia en los servicios notariales.
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Promover la formación continua de los notarios en materia jurídica, tecnológica y de gestión documental, garantizando un servicio eficiente, confiable y adaptado a las exigencias del entorno digital.
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Impulsar la cultura de ética y responsabilidad pública dentro del notariado, reforzando el rol del Tribunal de Honor y de los mecanismos disciplinarios, como pilares de la credibilidad institucional.
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Revisar y actualizar periódicamente la normativa que regula la organización y supervisión del notariado, para adecuarla a las nuevas realidades sociales, tecnológicas y de acceso a la justicia.
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Aumentar la transparencia y participación ciudadana en los procesos de supervisión y concursos públicos de acceso a la función notarial, fortaleciendo la meritocracia y la confianza pública.
-
Fomentar la cooperación internacional notarial, mediante la participación activa en organismos del notariado latino y en programas de intercambio, para incorporar buenas prácticas comparadas y fortalecer la posición institucional del notariado peruano en el ámbito global.
6. Bibliografía
Decreto Legislativo del Notariado (DLN).
Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado.
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