De conformidad con el numeral 2 del artículo 134 del Código Procesal Penal, el legislador delegó la tarea al Ministerio Público de reglamentar el manejo de la carpeta fiscal, es decir, lo concerniente a las carpeta principal u original, auxiliar, cuadernos y todas aquellas actuaciones que se realicen sobre él.
Así pues, la fiscalía aprobó el reglamento a través de la Resolución 748-2006-MP-FN. Se trata de una herramienta de apoyo para la función que ejerce todo representante del Ministerio Público.
Artículo 134.- Contenido del Expediente Fiscal
[…]
2. El Fiscal de la Nación reglamentará todo lo relacionado con la formación, custodia, conservación, traslado, recomposición y archivo de las actuaciones del Ministerio Público en su función de investigación del delito. Podrá disponer la utilización de los sistemas tecnológicos que se consideren necesarios para el registro, archivo, copia, transcripción y seguridad del expediente.
REGLAMENTO DE LA CARPETA FISCAL
RESOLUCIÓN 748-2006-MP-FN
CAPÍTULO I. NORMAS GENERALES
Artículo 1. Objeto
El presente Reglamento tiene por objeto normar la formación de la carpeta fiscal, denominada «expediente fiscal» en el Código Procesal Penal, para la custodia, conservación, traslado, recomposición y archivo de las actuaciones del Ministerio Público en la investigación del delito.
Artículo 2. Finalidad
Establecer y unificar procedimientos básicos y responsabilidades en la formación y manejo de la carpeta, acordes con las garantías del debido proceso.
Artículo 3. Ámbito de aplicación
Las normas contenidas en el presente reglamento son de aplicación progresiva en los Distritos Judiciales conforme a la implementación del Código Procesal Penal.
Artículo 4. Carpeta fiscal
La carpeta fiscal es el instrumento técnico de trabajo que se abre para la documentación de las actuaciones de la investigación y contiene lo siguiente:
1. La denuncia
2. El Informe Policial de ser el caso
3. Las diligencias de investigación que se hubieran realizado o dispuesto
ejecutar
4. Los documentos obtenidos
5. Los dictámenes periciales realizados
6. Las actas levantadas
7. Las disposiciones emitidas
8. Las providencias dictadas
9. Los requerimientos formulados
10. Las resoluciones emitidas por el Juez de la Investigación Preparatoria, y,
11. Toda documentación útil a los fines de la investigación.
Esta constituye la carpeta original, y será la que se remita al Juez con los requerimientos de acusación, sobreseimiento y otras actuaciones que así lo exijan y en la forma prevista en el Código Procesal Penal.
Los demás documentos e instrumentos de trabajo, como formatos, resúmenes, notificaciones, oficios, cargos, copias, hipótesis y estrategias de trabajo relacionadas con la investigación y con el proceso, entre otros, conforman la carpeta auxiliar, que se conserva en la Fiscalía para fines del trabajo fiscal y verificación de los actos procesales realizados.
Artículo 5 Normalización de documentos
Las actuaciones se registrarán en los formatos aprobados mediante Directiva de la Fiscalía de la Nación.
CAPÍTULO II. DE LA CARPETA FÍSCAL FÍSICA
Artículo 6. Registro y apertura
Al ingresar la denuncia a la Mesa de Partes de la Fiscalía, el Asistente Administrativo ingresará los datos en el sistema informático de apoyo al trabajo fiscal (SIATF). Luego, imprimirá una hoja que servirá de carátula, la que contendrá un código único de la carpeta fiscal y los demás datos que permitirán la identificación del mismo.
Registrada la denuncia, será derivada al Fiscal Coordinador, para la designación del Fiscal, Fiscal Adjunto y Asistente Administrativo o Asistente de Función Fiscal o quien haga las veces de Secretario Fiscal, lo que será registrado en el sistema.
Artículo 7 Responsable de la custodia
El Asistente Administrativo, Asistente de Función Fiscal o quien haga las veces de Secretario Fiscal, es el responsable del manejo, custodia, registro y archivo de la Carpeta Fiscal.
Artículo 8 Requerimientos al Juez
Cuando fuere necesario efectuar un requerimiento al Juez de la Investigación Preparatoria, se acompañaran las copias certificadas correspondientes de la Carpeta Fiscal.
Al formalizarse la acusación u otro requerimiento que ponga fin al proceso, se remitirá la carpeta original, dejándose copia certificada.
Artículo 9. El cargo de recepción
Los escritos u otros documentos relacionados con el caso se recibirán bajo cargo. El cargo es una constancia manual o mecánica que se coloca en el documento al momento de su presentación, con la precisión de la fecha y hora, dependencia fiscal, número de folios, si se acompaña algún objeto, entre otros datos que se estimen de importancia. Es suscrito por el Asistente Administrativo o por quien haga sus veces.
Artículo 10. Orden, utilidad y funcionalidad
La carpeta fiscal se organizará siguiendo criterios de orden, utilidad y funcionalidad.
Por orden, se entiende que las piezas de la carpeta se deben agregar sucesivamente siguiendo la disposición que el Fiscal estime más funcional, lo que incluye la posibilidad de organizarlo en varios cuadernos, los cuales deberán ser foliados correlativamente. Las actuaciones, diligencias u otras que estime el fiscal que deben quedar bajo secreto serán llevadas en cuaderno especial. Las disposiciones, requerimientos y providencias tendrán una numeración correlativa.
Por funcionalidad, se entiende la organización de las piezas procesales por asunto, tipo de actuación o contenidos que faciliten el manejo de la carpeta.
Por utilidad, se entiende que sólo deben agregarse las piezas que sean apropiadas a los fines de la investigación, considerando la oralidad del proceso.
Los demás documentos no útiles para dicho fin permanecen en la carpeta auxiliar.
Artículo 11. Custodia temporal de documentos
El Fiscal podrá disponer la remisión temporal de los documentos voluminosos de la carpeta, al archivo de la Fiscalía Corporativa, con las indicaciones que fueran necesarias para su conservación y custodia.
Artículo 12. Foliación, cuadernos e incidentes
La carpeta fiscal no excederá de doscientos folios por cada cuaderno. Los incidentes que requieran tramitación aparte ante el Juez, constarán en el cuaderno respectivo.
Artículo 13. Responsabilidad de la custodia
El funcionario responsable de la custodia de las carpetas, deberá mantenerlas inventariadas y bajo las medidas de seguridad necesarias. Cualquier traslado interno de la carpeta deberá disponerlo el Fiscal y ejecutarse por parte de dicho funcionario, quien deberá registrar el mandato, el tiempo de devolución, la custodia y su ubicación o uso.
Cuando la carpeta sea proporcionada para su lectura a los sujetos procesales se consignará dicha información en el sistema, precisando el nombre del Fiscal o -Asistente de Función Fiscal, Asistente Administrativo o quien haga las veces de Secretario- responsable de la autorización, el día, la hora y el tiempo por el cual se le concede.
Artículo 14. Conservación
Las carpetas serán guardadas en archivadores, anaqueles, estantes u otros muebles que reúnan las condiciones necesarias para su debido resguardo y conservación. El ambiente deberá ser adecuado y evitará excesos de humedad, luz, calor, y proximidad a artefactos que puedan causarles daño. Asimismo, la carpeta fiscal será remitida al Archivo Central cuando se haya dispuesto su archivo definitivo.
Artículo 15. Unidad de la carpeta
La carpeta fiscal deberá permanecer completa y sin mutilaciones guardando el principio de unidad. Ninguna actuación procesal podrá retirarse sin que previamente lo disponga el Fiscal.
Artículo 16. Traslado
Los traslados de la carpeta fiscal fuera del lugar de funcionamiento de la Fiscalía deberán ser autorizados por el Fiscal y supervisados por el Secretario o quien haga sus veces, y debe quedar constancia de dicha autorización en el sistema informático.
Artículo 17. Remisión de la carpeta
En los casos de remisión de la carpeta al Juez, ya sea definitiva o temporalmente, el funcionario encargado de la custodia de la misma deberá obtener las constancias de entrega respectivas.
En el supuesto de que la remisión sea definitiva, se deberá generar una copia de su contenido, que se guardará en la carpeta auxiliar.
Artículo 18. Obtención de copias
Los sujetos procesales podrán solicitar copias simples o certificadas de las actuaciones insertas en la carpeta original mediante solicitud dirigida al fiscal acreditando el pago de la tasa correspondiente fijada en el TUPA y serán otorgadas por el Asistente de Función Fiscal, asistente administrativo o quien haga las veces de Secretario.
Artículo 19. Copias de seguridad
Durante la investigación, el Fiscal, de considerarlo necesario, podrá disponer que se guarde en un archivo especial copia certificada de las actuaciones objetivas e irreproducibles.
Artículo 20. Carpetas con disposición de archivo
Las carpetas sobre las que haya recaído disposición de archivo serán remitidas al archivo correspondiente para su custodia y conservación.
Artículo 21. Recomposición
En caso de destrucción, pérdida o sustracción de la carpeta fiscal o de alguna actuación que contenga un acto procesal necesario, disposición o requerimiento, el fiscal dispondrá la recomposición del mismo con la impresión de las piezas correspondientes de la carpeta electrónica; en su defecto, ello se hará con las copias certificadas que se hubieren expedido, para lo cual el fiscal requerirá que quien tenga la copia la entregue al funcionario a cargo de la custodia de la carpeta, sin perjuicio del derecho de dicha persona de obtener gratuitamente otra copia certificada.
La copia certificada tendrá el valor del original y será agregada en el lugar en que debería encontrarse el original.
De no existir copia certificada de los documentos, el Fiscal, luego de constatar el contenido del documento faltante, dispondrá la recomposición con las pruebas que evidencien su preexistencia y contenido.
Cuando sea imposible obtener copia de una actuación procesal, se dispondrá la renovación del acto, señalando el modo de realizarlo. Si aparece el expediente será agregado al rehecho.
Todos estos casos serán puestos en conocimiento del órgano disciplinario.
CAPITULO III. DE LA CARPETA FISCAL ELECTRÓNICA
Artículo 22. Carpeta electrónica
Debe contener las mismas actuaciones y documentos, en el mismo orden que tiene la carpeta física.
Para efecto del registro electrónico se adoptarán los sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad, conforme a los procedimientos establecidos en el Decreto Legislativo 681, modificado por Ley 26612, y las Directivas de la Fiscalía de la Nación emitidas al respecto. Cuando los documentos sean incorporados digitalmente al medio electrónico y resulten necesarios para su presentación al Juzgado, se transferirán los registros que correspondan al medio físico apropiado
Artículo 23. Funcionalidad
a) Organización de la carpeta electrónica
Para una mejor funcionalidad de la carpeta electrónica, ésta deberá ser ingresada a una aplicación que permita una adecuada administración del contenido. Dicho contenido podrá ser organizado metodológicamente de acuerdo con el criterio del Fiscal y guardado en los cuadernos que se disponga. Las actuaciones y documentos de la carpeta deberán ser organizadas sistemáticamente.
Para facilitar el uso de la carpeta electrónica, las piezas de la misma, que se ingresan mediante providencias, también deberán ser consignadas permitiendo vincularlas a los temas relacionados para que se pueda conocer las características de la carpeta según se vaya incrementando. La organización de la carpeta deberá verse reflejada en un índice temático y otro analítico, que señale la carpeta, el cuaderno y el folio respectivo, en
el que se pueda acceder a la información de interés.
b) Confidencialidad del contenido
La carpeta electrónica debe garantizar la confidencialidad del contenido que el Fiscal disponga. Para tal fin el Fiscal deberá señalar el folio o cuaderno que será mantenido en secreto por el tiempo que estime necesario de acuerdo a ley; en cuyo lapso no podrán ser visualizados. Cuando se trate de fragmentos el Fiscal cuenta con las opciones de
marcado en blanco y negro.
c) Dicha carpeta deberá contar con las medidas de restricción de las funciones de copiado.
Artículo 24. Constancias de entrega en casos de remisiones de la carpeta
física
Cuando la carpeta física sea remitida al Juez, definitiva o temporalmente, se deberán ingresar a la aplicación de administración de contenido de la carpeta electrónica las constancias de entrega respectivas.
Artículo 25. Impresión
Cuando se requiera la impresión de la carpeta, o algunas actuaciones o documentos de ella, se incluirán los índices señalados, así como la foliación correlativa del contenido, respetando la estructura y el secreto dispuestos por el fiscal.
El sistema consignará el operador que realiza la impresión y la orden dada por el fiscal en tal sentido.
CAPITULO IV. DEL MONITOREO DE LA CARPETA FISCAL
Artículo 26. Monitoreo y evaluación de la carpeta electrónica
El registro electrónico de la carpeta fiscal deberá permitir, entre otras posibilidades:
1. Conocer el estado, ubicación y plazos de la investigación, proceso y juicio.
2. Verificar el resultado final de la investigación preliminar (archivo,
derivación, formalización, etc.
3. Tener un registro electrónico que permita conocer cuántos casos fueron
admitidos por el Juez.
4. Verificar el resultado final de la investigación preparatoria (acusación,
sobreseimiento, terminación anticipada, principio de oportunidad, etc.)
5. Tener un registro electrónico que permita conocer cuántos casos fueron
admitidos a juicio oral.
6. Determinar el sentido de la sentencia (u otra resolución equivalente que
ponga fin al proceso).
7. Registrar los recursos de impugnación interpuestos y su resultado.
Al respecto se seguirá la estructura de los formatos correspondientes.
Estos criterios aportarán a la optimización de los indicadores de eficacia y
eficiencia para la adecuada gestión del Despacho fiscal.
Artículo 27. Monitoreo y evaluación de la carpeta física
La carpeta física se monitorea a través del formato resumen y otros registros pertinentes.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA
En los lugares con infraestructura apropiada, se implementará la carpeta electrónica junto con la física. En los demás lugares la carpeta será sólo física.
SEGUNDA
El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del 1° de Julio del año en curso y de manera progresiva en los Distritos Judiciales determinados en el Calendario Oficial aprobado por Decreto Supremo N 007-2006-JUS, su fecha 04 de Marzo del 2006.
