Sumario.- 1. La minuta (DLN art. 58), 1.1. Concepto, 1.2. Función, 1.3. Cuerpo, 1.4. Casos de inexigibilidad, 1.5. Minutario, 2. La escritura pública (DLN art. 51), 2.1. Definición, 3. Registro de escrituras públicas (DLN art. 50), 4. Partes de la escritura pública (DLN art. 52), 4.1. La Introducción (DLN arts. 53-54), 4.1.1. Presupuestos antes de la introducción, 4.1.2. Contenido de la introducción, 4.1.3. Identificación del otorgante e intervención de testigos (DLN arts. 55-56), 4.2. El cuerpo de la escritura: contenido y anexos (DLN art. 57), 4.3. La conclusión de la escritura pública: contenido y efectos (DLN art. 59), 5. Protocolización (DLN arts. 64-66), 5.1. Concepto, 5.2. Contenido del acta de protocolización, 5.3. Adjuntos a la protocolización, 6. Instrumento público posterior al cese del notario (DLN arts. 61-63), 6.1. Autorización de instrumento público posterior al cese, 6.2. Designación de notario que autorizará instrumento público posterior al cese, 6.3. Transferencia de los archivos, 7. Protocolización (o resumen de etapas notariales) e instrumentos públicos posteriores al cese del notario, 8. Conclusiones y recomendaciones, 9. Bibliografía.
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Dentro del balotario para el acceso a la función notarial, el estudio de la minuta, la escritura pública y la protocolización es esencial, pues constituyen las etapas fundamentales de la formalización de actos jurídicos ante notario. En este artículo desarrollamos, entre otros, la estructura tripartita de la escritura pública (introducción, cuerpo y conclusión), los casos de inexigibilidad de minuta.
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1. La minuta (art. 58 DLN)
1.1. Concepto
La minuta constituye el documento preliminar mediante el cual se formaliza la voluntad de las partes respecto de un acto o contrato determinado, sirviendo como base para la posterior elaboración de la escritura pública. Su existencia permite constatar las intenciones de los otorgantes y facilita la redacción del documento notarial definitivo.
1.2. Función
La función de la minuta es doble: por un lado, garantizar que los actos jurídicos estén correctamente plasmados antes de convertirse en escritura pública; y, por otro, servir como instrumento de control y verificación de la legalidad y coherencia de los actos otorgados ante notario. Asimismo, la minuta constituye un registro interno que protege tanto a los otorgantes como al notario frente a futuras reclamaciones.
1.3. Cuerpo (art. 57 DLN)
El cuerpo de la escritura contendrá (art. 57 DLN):
a) La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado, la que se insertará literalmente.
b) Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción.
c) Los documentos que los otorgantes soliciten su inserción.
d) Los documentos que por disposición legal sean exigibles.
e) Otros documentos que el notario considere convenientes.
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1.4. Casos de inexigibilidad (art. 58 DLN)
No será exigible la minuta en los actos siguientes (art. 58 DLN):
a) Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia del poder.
b) Renuncia de nacionalidad.
c) Nombramiento de tutor y curador en los casos que puede hacerse por escritura pública.
d) Reconocimiento de hijos.
e) Autorización para el matrimonio de menores de edad otorgada por quienes ejercen la patria potestad.
f) Aceptación expresa o renuncia de herencia.
g) Declaración jurada de bienes y rentas.
h) Donación de órganos y tejidos.
i) Constitución de micro y pequeñas empresas.
j) Hipoteca unilateral; y,
k) Arrendamiento de inmuebles sujetos a la Ley que regula el procedimiento especial de desalojo con intervención notarial.
l) Otros que la ley señale.
1.5. Minutario (art. 60 DLN)
En las minutas se anotará la foja del registro y la fecha en que se extendió el instrumento. Se formará un tomo de minutas cuando su cantidad lo requiera, ordenándolas según el número que les corresponda. Los tomos se numerarán correlativamente (art. 60 DLN).
2. La Escritura Pública (DLN Art. 51 y balotario)
2.1. Definición
Escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos (art. 51 DLN).
3. Registro de Escrituras Públicas (DLN Art. 50)
3.1. Alcance y finalidad
En el registro de escrituras públicas se extenderán las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determina (art. 50 DLN)
4. Partes de la Escritura Pública (DLN Art. 52)
La redacción de la escritura pública comprende tres partes (art. 52 DLN):
a) Introducción.
b) Cuerpo; y,
c) Conclusión.
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4.1. La Introducción (DLN Arts. 53-54)
4.1.1. Presupuestos antes de la introducción
Antes de la introducción de la escritura pública, el notario podrá indicar el nombre de los otorgantes y la naturaleza del acto jurídico (art. 53 DLN).
4.1.2. Contenido de la Introducción
La introducción expresará (art. 54 DLN):
a) Lugar y fecha de extensión del instrumento.
b) Nombre del notario.
c) Nombre, nacionalidad, estado civil, domicilio y profesión u ocupación de los otorgantes; seguida de la indicación que proceden por su propio derecho.
d) El documento nacional de identidad – DNI, los documentos de identidad o de viaje determinados para la identificación de extranjeros en el territorio nacional conforme a la normatividad sobre la materia, y la verificación de la respectiva categoría y calidad migratorias vigentes que lo autorice a contratar.
e) La circunstancia de intervenir en el instrumento una persona en representación de otra, con indicación del documento que lo autoriza; así como, los datos de identificación del beneficiario final, conforme a la legislación de la materia.
f) La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno de los otorgantes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento.
g) La indicación de intervenir de una persona, llevada por el otorgante, en el caso de que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sin perjuicio de que imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de parentesco que señala esta Ley para el caso de intervención de testigos.
h) La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los otorgantes.
i) La indicación de intervenir de apoyos, a las personas que sean apoyos no les alcanza el impedimento de parentesco que señala esta Ley para el caso de intervención de testigos
j) La indicación de los ajustes razonables y salvaguardias requeridas por una persona con discapacidad.
k) La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella.
El notario dará fe de conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado, conforme a lo siguiente (art. 55 DLN):
a) Cuando en el distrito donde se ubica el oficio notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares, a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC.
b) Cuando no se pueda dar cumplimiento a lo señalado en el literal a) del presente artículo respecto a la comparación biométrica de las huellas dactilares por causa no imputable al notario, éste exigirá el documento nacional de identidad y la consulta en línea para la verificación de las imágenes y datos del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC con la colaboración del Colegio de Notarios respectivo, si fuera necesaria. El notario podrá recurrir adicionalmente a otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.
c) Tratándose de extranjeros residentes o no en el país, el notario exigirá el documento oficial de identidad, y además, accederá a la información de la base de datos del registro de carnés de extranjería, pasaportes y control migratorio de ingreso de extranjeros; en tanto sea implementado por la Superintendencia Nacional de Migraciones, conforme a la décima disposición complementaria, transitoria y final de la presente ley. Asimismo, de juzgarlo conveniente podrá requerir otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.
d) Excepcionalmente y por razón justificada, el notario podrá dar fe de conocimiento o de identidad sin necesidad de seguir los procedimientos señalados en los literales a) y b) del presente artículo. En este caso, el notario incurre en las responsabilidades de ley cuando exista suplantación de la identidad.
El notario que cumpliendo los procedimientos establecidos en los literales a), b) y c) del presente artículo diere fe de identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error por la actuación maliciosa de los mismos o de otras personas, no incurre en responsabilidad, sin perjuicio de que se declare judicialmente la nulidad del instrumento.
En el instrumento público protocolar suscrito por el otorgante y/o interviniente, el notario deberá dejar expresa constancia de las verificaciones a las que se refiere el presente artículo o la justificación de no haber seguido el procedimiento.
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4.1.3. Identificación del otorgante e intervención de testigos (DLN arts. 55-56)
El notario dará fe de conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado, conforme a lo siguiente (art. 55 DLN):
a) Cuando en el distrito donde se ubica el oficio notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares, a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC.
b) Cuando no se pueda dar cumplimiento a lo señalado en el literal a) del presente artículo respecto a la comparación biométrica de las huellas dactilares por causa no imputable al notario, éste exigirá el documento nacional de identidad y la consulta en línea para la verificación de las imágenes y datos del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC con la colaboración del Colegio de Notarios respectivo, si fuera necesaria. El notario podrá recurrir adicionalmente a otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.
c) Tratándose de extranjeros residentes o no en el país, el notario exigirá el documento oficial de identidad, y además, accederá a la información de la base de datos del registro de carnés de extranjería, pasaportes y control migratorio de ingreso de extranjeros; en tanto sea implementado por la Superintendencia Nacional de Migraciones, conforme a la décima disposición complementaria, transitoria y final de la presente ley. Asimismo, de juzgarlo conveniente podrá requerir otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.
d) Excepcionalmente y por razón justificada, el notario podrá dar fe de conocimiento o de identidad sin necesidad de seguir los procedimientos señalados en los literales a) y b) del presente artículo. En este caso, el notario incurre en las responsabilidades de ley cuando exista suplantación de la identidad.
El notario que cumpliendo los procedimientos establecidos en los literales a), b) y c) del presente artículo diere fe de identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error por la actuación maliciosa de los mismos o de otras personas, no incurre en responsabilidad, sin perjuicio de que se declare judicialmente la nulidad del instrumento.
En el instrumento público protocolar suscrito por el otorgante y/o interviniente, el notario deberá dejar expresa constancia de las verificaciones a las que se refiere el presente artículo o la justificación de no haber seguido el procedimiento.
Para intervenir como testigo se requiere tener la capacidad de ejercicio de sus derechos civiles y no estar incurso en los siguientes impedimentos (art. 56 DLN):
a) [Derogado]
b) Ser analfabeto.
c) Ser cónyuge, ascendiente, descendiente o hermano del compareciente.
d) Ser cónyuge o pariente del notario dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; y,
e) Los que a juicio del notario no se identifiquen plenamente.
f) Ser dependiente del Notariado.
Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiera considerado.
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4.2. El Cuerpo de la Escritura: contenido y anexos (DLN art. 57)
El cuerpo de la escritura contendrá (art. 57 DLN):
a) La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado, la que se insertará literalmente.
b) Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción.
c) Los documentos que los otorgantes soliciten su inserción.
d) Los documentos que por disposición legal sean exigibles.
e) Otros documentos que el notario considere convenientes.
4.3. La Conclusión de la Escritura Pública: contenido y efectos (DLN art. 59)
La conclusión de la escritura expresará (art. 59 DLN):
a) La fe de haberse leído el instrumento, por el notario o los otorgantes, a su elección.
b) La ratificación, modificación o indicaciones que los otorgantes hicieren, las que también serán leídas.
c) La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico.
d) La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidos a actos de disposición u otorgamiento de facultades.
e) La transcripción de cualquier documento o declaración que sea necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura.
f) La intervención de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales.
g) Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los otorgantes no hayan advertido.
h) La corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes adviertan en el instrumento.
i) La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde concluye el instrumento; y,
j) La impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno de los otorgantes así como cuando concluye el proceso de firmas del instrumento.
k) La constancia de haber efectuado las mínimas acciones de control y debida diligencia en materia de prevención del lavado de activos, especialmente vinculado a la minería ilegal u otras formas de crimen organizado, respecto a todas las partes intervinientes en la transacción, específicamente con relación al origen de los fondos, bienes u otros activos involucrados en dicha transacción, así como con los medios de pago utilizados.
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5. Protocolización (DLN Arts. 64-66)
5.1. Concepto
Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen (art. 64 DLN).
5.2. Contenido del acta de protocolización
El acta de protocolización contendrá (art. 65 DLN):
a) Lugar, fecha y nombre del notario.
b) Materia del documento.
c) Los nombres de los intervinientes.
d) El número de fojas de que conste.
e) Nombre del juez que ordena la protocolización y del secretario cursor y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización.
f) Tratándose de la protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la comparecencia del árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral para su identificación.
5.3. Adjuntos a la protocolización
El notario agregará los documentos materia de la protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización (art. 65 DLN). Los documentos protocolizados no podrán separarse del registro de escrituras públicas por ningún motivo (art. 66 DLN).
6. Instrumento público posterior al cese del notario (DLN Arts. 61-63)
6.1. Autorización de instrumento público posterior al cese
Si el notario ha cesado en el cargo sin haber autorizado una escritura pública o acta notarial protocolar, cuando aquella se encuentre suscrita por todos los intervinientes, puede cualquier interesado pedir por escrito al colegio de notarios encargado del archivo, que designe a un notario, para que autorice el instrumento público, con indicación de la fecha en que se verifica este acto y citando previamente a las partes (art 61 DLN).
6.2. Designación de Notario que Autorizará Instrumento Público Posterior al Cese.
En el caso de que el notario ha cesado en el cargo y la escritura o acta notarial protocolar no haya sido suscrita por ninguno o alguno de los otorgantes, podrán éstos hacerlo solicitándolo por escrito al colegio de notarios encargado del archivo, para que designe un notario, quien dará fe de este hecho y autorizará la escritura con indicación de la fecha en que se verifica este acto (art. 62 DLN).
6.3. Transferencia de los Archivos
Transcurridos dos (2) años de ocurrido el cese del notario, los archivos notariales serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos departamentales, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley 19414 y el artículo 9 de su Reglamento (art. 63 DLN).
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7. Protocolización (o resumen de etapas notariales) e instrumentos públicos posteriores al cese del notario
| Etapa Notarial | Función / Concepto | Contenido / Aspectos Clave | Normativa |
|---|
| Minuta | Documento preliminar que plasma la voluntad de los otorgantes antes de la escritura pública. | Declaración de voluntad, documentos solicitados por otorgantes, documentos exigibles por ley, otros considerados convenientes por el notario. | DLN Arts. 58-60 |
| Escritura Pública | Formaliza los actos jurídicos ante notario, otorgando autenticidad, fecha cierta y fuerza probatoria. | Introducción (identificación de otorgantes, fecha, lugar, testigos), Cuerpo (actos, documentos y anexos), Conclusión (lectura, ratificación, firma, control de diligencia). | DLN Arts. 51-59 |
| Registro de Escrituras Públicas | Garantiza la publicidad y trazabilidad de los actos notariales. | Registro de escrituras, protocolizaciones y actas determinadas por ley. | DLN Art. 50 |
| Protocolización | Incorporación de documentos al registro de escrituras públicas por orden legal, judicial o administrativa. | Acta de protocolización: lugar, fecha, notario, materia, intervinientes, número de fojas, resolución judicial/administrativa, anexos. | DLN Arts. 64-66 |
| Instrumentos Públicos Posteriores al Cese del Notario | Garantiza la validez de actos pendientes tras el cese del notario original. | Autorización de instrumento público (si ya está suscrito), Designación de notario (si no está suscrito), Transferencia de archivos tras 2 años. | DLN Arts. 61-63 |
8. Conclusiones y recomendaciones
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La minuta constituye la base preliminar que asegura que la voluntad de los otorgantes se plasme correctamente antes de la escritura pública.
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La escritura pública refleja formalmente los actos jurídicos, otorgando autenticidad, fecha cierta y fuerza probatoria.
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El registro de escrituras públicas y la protocolización garantizan la publicidad y seguridad jurídica de los actos notariales.
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La autorización de instrumentos públicos posteriores al cese del notario asegura la continuidad legal de los actos, evitando vacíos jurídicos.
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La estructura ordenada de los actos notariales (minuta, escritura, protocolización y autorización posterior) es clave para garantizar la legalidad y seguridad jurídica de los documentos.
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Mantener el orden legal y cronológico de los documentos notariales, respetando la jerarquía: minuta → escritura pública → protocolización → instrumentos posteriores al cese del notario.
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Garantizar la identificación adecuada de los otorgantes y la intervención de testigos según los procedimientos legales vigentes.
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Conservar minutas y documentos anexos de manera completa y organizada, facilitando su consulta y verificación.
-
Prever y aplicar los mecanismos de autorización de instrumentos posteriores al cese del notario como medida excepcional de salvaguarda de derechos.
-
Implementar controles adicionales en materia de prevención del lavado de activos y cumplimiento de la normativa vigente sobre transacciones y representación.
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9. Bibliografía
Decreto Legislativo del Notariado (DLN).
Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado.
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