Conclusiones 3.1 En el marco del otorgamiento del beneficio de defensa y asesoría legal, la Oficina de Administración o la que haga sus veces tiene la responsabilidad de realizar los requerimientos de contratación que tuvieren lugar, lo que implica la elaboración de los términos de referencia, para efectos de lo cual podrá coordinar con otras áreas de la entidad para que le presten apoyo o asesoría respecto del desarrollo de los procesos judiciales o procedimientos administrativos que motivaron el otorgamiento del mencionado beneficio.
3.2 La actuación de la Oficina de Recursos Humanos se limita a recibir la solicitud de acceso al beneficio de defensa y asesoría, y remitirla en el plazo de un (1) día a la Oficina de Asesoría Jurídica para que esta, en aplicación del numeral 6.4.2 de la Directiva, emita opinión sobre el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y procedencia.
3.3 Conforme a lo indicado expresamente por el numeral 6.6 de la Directiva, corresponde a la entidad supervisar a través de sus órganos competentes (los mismos que deberán ser identificados por la propia entidad) el cumplimiento estricto del contrato u orden de servicio según corresponda, pudiendo solicitar informes sobre la estrategia especializada, avances del caso, diligencias, entre otros. Asimismo, corresponde a la Oficina General de Administración o quien haga sus veces, evaluar anualmente el servicio contratado en los casos en que este supere un ejercicio presupuestal.
Autoridad Nacional del Servicio Civil
Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil
Informe Técnico 002126-2021-Servir-GPGSC
Para: BRATZO BENJAMÍN BARTRA IBAZETA
Gerente de Políticas de Gestión del Servicio Civil
De: MARÍA EUGENIA DEL CARMEN CERNA GARCÍA DE ORSOS
Ejecutiva de Soporte y Orientación Legal
Asunto: Sobre la participación de la Oficina de Recursos Humanos y la Oficina General de Administración en el trámite de la solicitud de defensa y asesoría legal.
Referencia: Oficio N° 429-2021-JUS/OGRRHH.
I. Objeto de la consulta
Mediante el documento de la referencia la Jefa de la Oficina General de Recursos Humanos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos consulta lo siguiente:
a) ¿Cuáles son las competencias de la Oficina de Recursos Humanos dentro de los alcances de Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC, «Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles» y sus modificatorias?
b) ¿Corresponde a la Oficina de Recursos Humanos elaborar y firmar los términos de referencia para la contratación del servicio de defensa y asesoría, una vez aprobada la solicitud para acceder a dicho beneficio, así como evaluar el servicio contratado según lo detallado en el subnumeral 6.4.4 del numeral 6.4; y el numeral 6.6 de la mencionada Directiva, y sus modificatorias?
II. Análisis
Competencias de SERVIR
2.1 La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR es un organismo rector que define, implementa y supervisa las políticas de personal de todo el Estado. No puede entenderse que como parte de sus competencias se encuentra el constituirse en una instancia administrativa o consultiva previa a la adopción de decisiones individuales que adopte cada entidad.
2.2 Debe precisarse que las consultas que absuelve SERVIR son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa aplicable al Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos. Por lo tanto, las conclusiones del presente informe no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.
2.3 Considerando lo señalado hasta este punto resulta evidente que no corresponde a SERVIR -a través de una opinión técnica- emitir pronunciamiento sobre alguna situación concreta. Por ello el presente informe examina las nociones generales a considerar sobre las materias de la presente consulta. Del otorgamiento del beneficio de defensa y asesoría legal en el marco de lo dispuesto por la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC
2.4 Previamente, nos remitiremos al Informe Técnico N° 266-2017-SERVIR/GPGSC (disponible www.servir.gob.pe) el cual concluyó lo siguiente:
3.1. El ejercicio del derecho a defensa y asesoría legal, contable, económica o afín, se otorga cuando el servidor o ex servidor ha sido citado o emplazado formalmente en calidad de denunciado, investigado, procesado, imputado, demandado, testigo, tercero civilmente responsable o para la actuación de alguna prueba dentro de alguno de los procesos, investigaciones o procedimientos señalados en el numeral 5.2 del artículo 5° de la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC «Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles» (arbitrales, judiciales, administrativos, constitucionales, arbitrales, investigaciones congresales y policiales, etapa de investigación preliminar o investigación preparatoria ante el Ministerio Público)
3.2. El beneficio de defensa y asesoría de la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC «Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles» se otorga también para la defensa en los procedimientos administrativos que se instauren en ejercicio de la potestad disciplinaria de la entidad, como empleador.
2.5 De esta manera, para que los servidores o exservidores civiles puedan solicitar y acceder al beneficio de la defensa y asesoría legal, con cargo a los recursos de la entidad, deberán encontrarse inmersos en procesos que se inicien por omisiones, actos o decisiones adoptadas o ejecutadas en el ejercicio regular de sus funciones o actividades o bajo criterios de gestión en su oportunidad , inclusive, como consecuencia de encargos, aun cuando al momento de iniciarse el proceso hubiese concluido su vinculación con la entidad; y estrictamente relacionadas con el ejercicio de la función pública.
2.6 Ahora bien, es de señalar que a través de informes técnicos previos, esta Gerencia ha emitido opinión técnica con respecto a los requisitos para el acceso al beneficio de defensa y asesoría por parte de los servidores y exservidores civiles; sin embargo, es necesario precisar que mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 103-2017-SERVIR-PE4 se modificó la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC «Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles» (en adelante, la Directiva), habiéndose variado las disposiciones referidas a la procedencia e improcedencia del beneficio, así como los requisitos de admisibilidad de la solicitud.
2.7 En ese contexto, con respecto a la procedencia del derecho a la defensa y asesoría, el texto modificado del numeral 6.1 del artículo 6º de la Directiva ha establecido lo siguiente:
a) Se requiere de una solicitud expresa conteniendo los requisitos establecidos en el numeral 6.3 del artículo 6º de la Directiva.
b) Haber sido citado o emplazado formalmente en calidad de denunciado, investigado, procesado, imputado, demandado, testigo, tercero civilmente responsable o para la actuación de alguna prueba, dentro de alguno de los procesos, investigaciones o procedimientos previos mencionados en el numeral 5.2 del artículo 5º de la Directiva.
c) Excepcionalmente, cuando el servidor o exservidor acredite de manera indubitable que existen fundados elementos que permitan inferir el inminente inicio de un proceso5 o procedimiento en su contra. En dicho supuesto, la eficacia del beneficio se encuentra condicionada a la presentación -al Titular de la entidad- de la notificación de la citación o emplazamiento en el cual se verifique que se encuentre en alguna de las situaciones procesales descritas en el párrafo anterior.
d) Los hechos vinculados al servidor o exservidor civil en el proceso o investigación deben estar relacionados a una omisión, acción o decisión realizada en el ejercicio regular de sus funciones o actividades o bajo criterios de gestión en su oportunidad, derivadas del ejercicio de la función pública, de acuerdo a los numerales 5.1.1 y 5.1.2 de la Directiva.
2.8 En ese sentido, cuando los servidores públicos cumplan con los requisitos establecidos en la Directiva N° 004-2015-SERVIR/GPGSC (en sus numerales 6.1, 6.2 y 6.3) acceden al beneficio de defensa y asesoría, no pudiendo la entidad negar o rechazar su ejecución. Sobre la participación de la Oficina de Recursos Humanos y la Oficina General de Administración en el trámite de la solicitud de defensa y asesoría legal 2.9 El numeral 6.4.4 del artículo 6° de la Directiva, modificado mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 103-2017-SERVIR-PE, establece que:
Aprobada la solicitud, la Oficina de Administración o la que haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución que aprueba el otorgamiento del beneficio, realiza el requerimiento respectivo para la contratación del servicio correspondiente, en coordinación con las áreas competentes de la entidad sobre la materia que genera la solicitud, sujetándose a los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones del Estado, sus normas complementarias, reglamentarias y/o sustitutorias.
En el supuesto que el beneficio se haya otorgado conforme al supuesto previsto en el segundo párrafo del numeral 6.1., el contrato del servicio de defensa y/o asesoría surtirá efectos única y exclusivamente cuando el beneficiario haya presentado la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento a la entidad que contrata.
Es responsabilidad de la Oficina de Administración o la que haga sus veces, se consigne expresamente la condición descrita en el párrafo anterior en los términos de referencia y en las órdenes de servicio o contrato.
Una vez presentada la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento, la Oficina de Administración o la que haga sus veces comunica formalmente al contratista que puede dar inicio al servicio contratado.
2.10 De la citada disposición, podemos colegir que actualmente la Oficina de Administración o la que haga sus veces tiene la responsabilidad de realizar los requerimientos de contratación que tuvieren lugar, por lo que deberán prever la ejecución de dichas actividades, y en tal sentido, asumir los gastos que pudieran generarse por las referidas actividades.
2.11 Para tal efecto, la Oficina de Administración o la que haga sus veces podrá coordinar con otras áreas de la entidad para que le presten apoyo o asesoría respecto del desarrollo de los procesos judiciales o procedimientos administrativos que motivaron el otorgamiento del mencionado beneficio para efectos de la elaboración de los términos de referencia.
Así por ejemplo, en el caso de que el beneficio de defensa y/o asesoría legal haya sido otorgado a un servidor civil que tiene la condición de denunciado en un proceso penal, la Oficina de Administración podrá coordinar con las Oficinas de Asesoría Jurídica o Procuraduría de la entidad, para que estas le presten apoyo para la elaboración de los términos de referencia necesarios para el requerimiento de contratación.
De igual manera, cuando el otorgamiento de dicho beneficio se encuentre relacionado con la contratación de asesoría contable, económica u otra afín, podrá recurrirse a las áreas competentes de la entidad para que le presten apoyo para la elaboración de los términos de referencia necesarios para la contratación.
2.12 Bajo el marco normativo, en relación con las consultas a) y b) formulada, es de precisar que de acuerdo al último párrafo del numeral 6.4.1 de la Directiva, una vez que la Oficina de Recursos Humanos recibe la solicitud de acceder al beneficio de defensa y asesoría, debe remitirla en el plazo de un (1) día, a la Oficina de Asesoría Jurídica para que esta, en aplicación del numeral 6.4.2 de la Directiva, emita opinión sobre el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y procedencia; sin embargo, conforme al numeral 6.4.4 de la Directiva, si la solicitud es procedente, corresponde a la Oficina de Administración la realización del requerimiento para la contratación del servicio, lo que implica precisamente la elaboración de los términos de referencia.
2.13 Asimismo, debe precisarse que conforme a lo indicado expresamente por el numeral 6.6 de la Directiva, corresponde a la entidad supervisar a través de sus órganos competentes (los mismos que deberán ser identificados por la propia entidad) el cumplimiento estricto del contrato u orden de servicio según corresponda, pudiendo solicitar informes sobre la estrategia especializada, avances del caso, diligencias, entre otros.
Finalmente, el mismo numeral precisa que corresponde a la Oficina General de Administración o quien haga sus veces, evaluar anualmente el servicio contratado en los casos en que este supere un ejercicio presupuestal.
III. Conclusiones
3.1 En el marco del otorgamiento del beneficio de defensa y asesoría legal, la Oficina de Administración o la que haga sus veces tiene la responsabilidad de realizar los requerimientos de contratación que tuvieren lugar, lo que implica la elaboración de los términos de referencia, para efectos de lo cual podrá coordinar con otras áreas de la entidad para que le presten apoyo o asesoría respecto del desarrollo de los procesos judiciales o procedimientos administrativos que motivaron el otorgamiento del mencionado beneficio.
3.2 La actuación de la Oficina de Recursos Humanos se limita a recibir la solicitud de acceso al beneficio de defensa y asesoría, y remitirla en el plazo de un (1) día a la Oficina de Asesoría Jurídica para que esta, en aplicación del numeral 6.4.2 de la Directiva, emita opinión sobre el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y procedencia.
3.3 Conforme a lo indicado expresamente por el numeral 6.6 de la Directiva, corresponde a la entidad supervisar a través de sus órganos competentes (los mismos que deberán ser identificados por la propia entidad) el cumplimiento estricto del contrato u orden de servicio según corresponda, pudiendo solicitar informes sobre la estrategia especializada, avances del caso, diligencias, entre otros. Asimismo, corresponde a la Oficina General de Administración o quien haga sus veces, evaluar anualmente el servicio contratado en los casos en que este supere un ejercicio presupuestal.
Atentamente,
DOCUMENTO FIRMADO DIGITALMENTE
MARÍA EUGENIA DEL CARMEN CERNA GARCÍA DE ORSOS
Ejecutiva de Soporte y Orientación Legal
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL.
