¿Podemos estar ante la presencia de nuevos secretarios notariales? Una mirada hacia un nuevo sistema de diligenciamiento

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Sumario: 1. Introducción, 2. Conceptualizando a los llamados instrumentos públicos extraprotocolares, 3. Actas y certificaciones, ¿en qué se diferencian de acuerdo al marco normativo?, 4. ¿Es realmente una certificación lo que se realiza en las cartas notariales?, 5. Hacia una necesaria modificación normativa, 6. Conclusiones, 7. Bibliografía.


1. Introducción

La notaría se ha vuelto un aliado incondicional en la vida de las personas, al punto que se puede afirmar, con total certeza, que la labor que desempeña un notario público es de vital importancia en nuestra sociedad, pues si se ejerce de manera eficiente puede evitar grandes conflictos jurídicos.

La legislación notarial encuentra sus bases en el Decreto Legislativo 1049. En esa normativa se define al notario como aquel profesional del derecho que cuenta con la autorización de otorgar fe a los actos y contratos que ante él se realizan, formalizando la voluntad de los otorgantes, redactando instrumentos a los que confiere autenticidad, así como actuando para comprobar ciertos hechos y participando además en la tramitación de asuntos no contenciosos.

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Es realmente un aplicador del Derecho en todas sus ramas y, en ese sentido, desempeña una función social, pues se le considera el protagonista para otorgar seguridad y certeza a los actos jurídicos más importantes que celebramos en nuestro entorno social.

2. Conceptualizando a los llamados instrumentos públicos extraprotocolares

Nuestro sistema notarial tiene la obligación de llevar un registro ordenado cronológicamente de los instrumentos públicos protocolares: escrituras y actas. A este registro se le conoce como protocolo notarial. Sin embargo, también puede extender instrumentos públicos fuera del protocolo. Estos son llamados instrumentos públicos extraprotocolares.

Los instrumentos públicos extraprotocolares se refieren a todos aquellos actos, hechos o circunstancias que presencie el notario por razón de su función.

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En ese sentido, lo esencial será la constancia que realiza el notario respecto a hechos que ha podido comprobar personalmente o certificando la correspondencia fiel entre la reproducción o renovación de un acto documentario y su original. De acuerdo a la normativa, tenemos a las actas y demás certificaciones notariales.

3. Actas y certificaciones, ¿en qué se diferencian de acuerdo al marco normativo?

Las actas son instrumentos redactados por el notario en las que da fe de la realización de un hecho y, excepcionalmente, de una declaración de voluntad. En este contexto, el notario percibe y capta a través de sus sentidos un hecho, narrándolo sin ninguna alteración.

Al tenor del art. 98 del Decreto Legislativo 1049, se extenderán actas en las que se consignarán aquellos actos, hechos o circunstancias que pueda presenciar el notario y que no sean competencia de otra función. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y obligatoriamente por quien formule observación. Ejemplo de ellas son las conocidas actas de autorización para viajes de menores o las actas de actuaciones corporativas.

Por otro lado, la certificación notarial es la manifestación o expresión de fe de un suceso acontecido y suscrito en forma personal por el notario, con el propósito que el instrumento tenga todos los caracteres que atribuye la fe pública.

Además, las certificaciones sólo contienen declaraciones del notario, en tanto que en las escrituras y en las actas hay además declaraciones de los sujetos instrumentales.

Son consideradas certificaciones la entrega de cartas notariales, la expedición de copias certificadas, la certificación de firmas en documentos privados, entre otras.

La certificación se diferencia del acta, en su formalidad de facción y en el objeto de la misma, ya que mientras las primeras son requeridas para acreditar hechos o expresiones de terceras personas captadas por el notario, y suscritos por éste y los intervinientes; en la certificación, el notario es el protagonista que brinda constancia de un hecho realizado y suscrito por él mismo.

En efecto, las actas son extendidas para dejar constancia de un hecho percibido, en cambio, las certificaciones dan fe que son reproducciones fieles de su original, exceptuando la certificación de carta notarial.

4. ¿Es realmente una certificación lo que se realiza en las cartas notariales?

La carta notarial es el documento privado mediante el cual se transmite una comunicación o manifestación de parte dirigida hacia una persona o institución, lo primordial de este documento radica en la utilidad principal que presenta al fijar fecha cierta para su entrega, de modo tal que el destinatario de la misma no puede desconocer luego su recepción, ni alegar ignorancia.

Lo trascendental en la entrega es que el notario deja constancia de las circunstancias del diligenciamiento, igualmente en las actas notariales se exige una intervención directa y activa del notario, en razón de que no se extienden en base a documentación previa, sino en razón de su percepción inmediata.

Es por esta razón que la entrega de cartas notariales no debería ser tratada como una certificación, sino como un acta, ya que cumple dicha función al ser requerida para acreditar hechos o expresiones de terceras personas.

5. Una necesaria modificación normativa

Si bien el notario cumple una función intuitu personae; no obstante, existen circunstancias en que la ley lo faculta de valerse de auxiliares para cumplir a cabalidad sus ocupaciones.

Como ya ha sido mencionado en algunos párrafos precedentes, una de las funciones que cumple el notario es la de certificar la entrega de cartas notariales, en la práctica ésta se realiza a través de empleados de la oficina o a través de una empresa de mensajería.

Importante mencionar que, en nuestra legislación, el notario puede apoyarse en terceras personas para cumplir de manera eficiente con sus funciones. Un ejemplo de ello se encuentra en la Ley 27287, Ley de Títulos Valores y en la Ley 26662, Ley de Competencia Notarial en Asuntos Contenciosos, en los cuales se permite la actuación de secretarios notariales, quienes actúan bajo la vigilancia estricta del notario, siendo plenamente identificados ante el Colegio de Notarios correspondiente.

Entonces, cabe realizarse la siguiente pregunta, ¿por qué no asemejar este escenario al actual sistema de diligenciamiento? Si el notario no es quien realiza esta función no hay motivo para que la norma no se modifique y se adecue a la realidad.

De esta forma, a través de un secretario notarial se cumple con una correcta labor de entrega siendo el personal de la propia notaría quienes desempeñarían la función de una manera responsable y segura.

Asimismo, éstos serían plenamente identificables ante el Colegio de Notarios, por medio de un registro y así se garantizaría una debida entrega de los documentos que muchas veces no llegan a su destino por ser objeto de un envío defectuoso e irresponsable.

Otro aspecto a mencionar es el incremento en el costo del servicio, indudablemente en el caso de aquellas notarías en las cuales se opta por contratar los servicios de una empresa de mensajería. El precio ocasionado por este sistema de diligenciamiento con secretarios notariales va a ser mucho mayor, ya que el costo que genera la entrega de las cartas a las empresas de mensajería es notablemente menor al costo de contratar varios secretarios que cumplan con esta función.

Por ende, repercutirá en el precio que asumirá el usuario que contrate este servicio notarial, pero definitivamente estará compensado si garantiza una mayor seguridad jurídica, eficiencia y responsabilidad en dicho procedimiento.

6. Conclusiones

Finalmente, lo que se pretende con esta nueva forma de diligenciamiento es establecer un patrón, uniformizando el sistema, que generará un orden para esta tarea notarial, plasmando en la norma lo que se ha vuelto una costumbre en la práctica.

El secretario notarial no es una figura nueva, por ello resultaría sencillo adaptarlo a este escenario.

Al considerar oportuno que la entrega sea a través de secretarios notariales, el medio para hacerlo posible es vía una modificación normativa. Por ello, creo fundamental que se considere esta alternativa y que el marco normativo se ajuste a la realidad para poder tener una legislación concordante con las transformaciones que surgen en el día a día dentro de la función notarial.

7. Bibliografía

  • Decreto Legislativo 1049, Decreto Legislativo del Notariado
  • Decreto Supremo 015-1985-JUS, Código de Ética del Notariado Peruano
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