Sumario: 1. Introducción, 2. La minuta de constitución, ¿Qué es la minuta de constitución?, 2.1. ¿Cuáles son los requisitos?, A. Reserva del nombre ante registros públicos, B. Presentación de documentos personales, C. Descripción de la actividad económica, D. Capital de la empresa, E. Estatuto, 2.2. ¿Ante quien se presenta?, A. Ante el notario, B. Ante el Centro de Desarrollo Empresarial (CDE), C. Ante un Centro de Mejor Atención al Ciudadano (MAC), 3. Elaboración de la escritura pública, 3.1. ¿Cuáles son los requisitos?, 4. Conclusión, 5. Bibliografía, 6. Anexos.
1. Introducción
Al momento de constituir una determinada sociedad, es imprescindible elaborar la minuta de constitución —también llamada acto constitutivo— y, posteriormente, elevarla a escritura pública para su inscripción ante registros públicos.
En tal sentido, a fin de brindar herramientas didácticas y practicas para quienes pretendan realizar la constitución de una empresa, a través del presente, se exponen los aspectos mas resaltantes de estos instrumentos documentales.
2. La minuta de constitución
2.1. ¿Qué es la minuta de constitución?
Es un documento en el cual los miembros de una sociedad manifiestan su voluntad de constituir una empresa y en donde señalan todos los acuerdos respectivos. Consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a este.
2.2. ¿Cuáles son los requisitos?
A. Reserva del nombre ante Registros Públicos
Además de adoptar el tipo societario acorde a las necesidades de la sociedad, es imprescindible realizar la reserva del nombre ante Registros Públicos. Aunque no es un requisito obligatorio, esta acción permite comprobar que no existen otras empresas con un nombre similar inscritas, asimismo, impide la inscripción de cualquier otra empresa con un nombre similar en registros públicos.
B. Presentación de documentos personales
Una vez completado el requisito anterior, es indispensable acopiar lo siguiente:
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- Dos (02) copias del Documento Nacional de Identidad de cada uno de los socios y cónyuges.
- Original y 2 copias de búsqueda y reserva del nombre.
- Archivo (PDF, Word, Excel) en un USB con el giro del negocio y la lista de bienes para el capital.
- Formato de declaración jurada y fecha de solicitud de constitución de empresas.
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C. Descripción de la actividad económica
La descripción de la actividad que se pretende desarrollar debe ser presentada en una hoja suelta, debe encontrarse firmada por los interesados. Si es una empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL) lleva solamente la firma del aspirante a titular.
D. Capital de la empresa
A fin de constituir la sociedad, cada socio debe incluir sus aportes, los cuales pueden ser bienes dinerarios y no dinerarios.
E. Estatuto
En este documento se incluyen, mas no se limitan, al régimen del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derechos de los socios o accionistas, entre otros. Claramente, dependerá del tipo societario, por ejemplo, en el caso de las Sociedades Anónimas, según prescribe el artículo 55 de la Ley 26887, Ley General de Sociedades, el estatuto debe contener obligatoriamente:
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- La denominación de la sociedad.
- La descripción del objeto social.
- El domicilio de la sociedad.
- El plazo de duración de la sociedad, con indicación de la fecha de inicio de sus actividades.
- El monto del capital.
- Cuando corresponda, las clases de acciones en que está dividido el capital.
- El régimen de los órganos de la sociedad.
- Los requisitos para acordar el aumento o disminución del capital.
- La forma y oportunidad en que debe someterse a la aprobación de los accionistas la gestión social y el resultado de cada ejercicio.
- Las normas para la distribución de las utilidades.
- El régimen para la disolución y liquidación de la sociedad.
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2.2. ¿Ante quien se presenta?
A. Ante el notario
Se solicita el servicio de elaboración de acta constitutiva. El costo dependerá de la notaría que se elija.
B. Ante el Centro de Desarrollo Empresarial (CDE)
Al igual que en el caso anterior, solicita el servicio de elaboración de acta constitutiva. El tiempo aproximado es de 2 días hábiles.
C. Ante un Centro de Mejor Atención al Ciudadano (MAC)
Al igual que en el caso anterior, solicita el servicio de elaboración de acta constitutiva. El tiempo aproximado dependerá de cada Centro de Mejor Atención al Ciudadano.
3. Elaboración de la escritura pública
Una vez que se tenga la minuta de constitución legalizada, debe ser elevada a escritura pública ante un notario. Al respecto, se puede conceptuar a la escritura pública como aquel documento que da fe de que la minuta de constitución es legal y/o que cumple todos los parámetros legales.
De conformidad con lo señalado en el artículo 5 de la Ley 26887, Ley General de Sociedades, a través de la escritura pública se nombra a los primeros administradores, de acuerdo con las características de cada forma societaria.
Además, la sociedad se constituye por escritura pública, la cual contiene el pacto social y el estatuto.
Un aspecto esencial que se debe considerar es que la entrega de bienes inmuebles aportados a la sociedad se reputa efectuada al otorgarse la escritura pública en la que conste el aporte, conforme señala el artículo 24 de la Ley 26887, Ley General de Sociedades. Por otro lado, la entrega de bienes muebles aportados a la sociedad debe quedar completada a más tardar al otorgarse la escritura pública de constitución o de aumento de capital, según sea el caso.
3.1. ¿Cuáles son los requisitos?
- Minuta de constitución de la empresa/acto constitutivo (incluyendo una copia simple).
- Pago de los derechos notariales, dependiendo de la tarifa establecida por el notario.
Una vez que se hayan realizado la elevación a escritura pública, el notario o el titular de la empresa debe realizar la inscripción ante registros públicos.
4. Conclusión
Tal como se pudo advertir, la actual normativa empresarial establece una serie de disposiciones en torno a la elaboración del acto constitución o también llamada la minuta de constitución de una sociedad, así como la elaboración de la escritura pública. A través del presente, se ha pretendido esbozar los aspectos mas esenciales de cada instrumento documental, brindando herramientas didácticas a fin de que puedan coadyuvar a quienes deseen constituir y formalizar una sociedad ante registros públicos.
5. Modelos
[3] Formato de minuta de constitución de una Sociedad Anónima con aporte de bienes
[4] Formato de minuta de constitución de una Sociedad Anónima con aporte dinerario
6. Bibliografía
Ley 26887, Ley General de Sociedades.
