Sumario: 1. Introducción, 2. ¿Qué tan obligatorio es usar la casilla electrónica?, 3. El consentimiento expreso del administrado para ser notificado a través de la casilla electrónica, 4. La validez de la notificación en casilla electrónica y su presupuesto legal, 5. ¿Qué pasa con las alertas por correo electrónico o mensajes de texto?, y 6. Bonus Track.
1. Introducción
Desde el año pasado Sunafil viene ejecutando una campaña exuberante de notificaciones a través de la casilla electrónica, esto conforme al cronograma de implementación a nivel nacional del Sistema Informático de Notificación Electrónica de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral – Sunafil, aprobado mediante la Resolución de Superintendencia 058-2020-SUNAFIL, modificada por la Resolución de Superintendencia 114-2020-SUNAFIL y conforme a lo establecido en el Decreto Supremo 003-2020-TR que aprueba el uso obligatorio de la casilla electrónica para efectos de notificación de los procedimientos administrativos y actuaciones de la Sunafil.
Así pues, el uso de la casilla electrónica forma parte del tan urgente proceso de modernización de la gestión del Estado peruano en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos; con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano, a lo cual la Autoridad Inspectiva de Trabajo no puede ser ajena, sobre todo en medio de una coyuntura que aceleró el uso de los medios digitales para garantizar la continuidad de los servicios prestados por el Estado y dinamizar la economía en su conjunto.
A continuación, analizaremos el uso obligatorio de la casilla electrónica y la necesidad del consentimiento expreso de los administrados.
2. ¿Qué tan obligatorio es usar la casilla electrónica?
Conforme lo establece el Decreto Supremo 003-2020-TR, la casilla electrónica constituye un domicilio digital obligatorio, cuyo propósito es el trámite seguro y confiable de las notificaciones en el marco de los procedimientos administrativos y actuaciones de la Sunafil.
Recordemos que todo acto emitido por la administración solo será eficaz a partir de su notificación, la misma que debe realizarse con estricta observancia a la ley. La notificación no solo dota de eficacia a los actos administrativos sino también es una obligación de la entidad que los emitió.
Por lo tanto, el uso de la casilla electrónica es una modalidad de notificación y no cabe duda de que su uso es obligatorio, siendo responsabilidad y obligación del administrado, en este caso del empleador, revisar periódicamente la casilla electrónica asignada a efectos de tomar conocimiento de los documentos y/o actos administrativos que se le notifiquen.
3. El consentimiento expreso del administrado para ser notificado a través de la casilla electrónica
A la fecha no es una novedad que muchos empleadores hayan recibido en su casilla electrónica diversos documentos, como cartas, requerimientos, medidas inspectivas, imputaciones de cargos, informes finales, resoluciones, entre otros, sin que hayan tomado conocimiento de su contenido de forma oportuna. Pero también es común denominador que la Autoridad Inspectiva de Trabajo no haya cumplido con solicitar el consentimiento expreso del administrado para notificar válidamente dichos documentos a través de la casilla electrónica.
Si bien los empleadores (y también la administración pública) estaban instruyéndose en implementar notificaciones vía electrónica (como el correo), ahora la casilla electrónica ha sido una modalidad, por cierto, más segura y necesaria, pero más nueva aun en los procedimientos de inspección laboral con la cual muchos empleadores no estaban familiarizados.
Al respecto, el quinto párrafo del numeral 20.4 del TUO de la Ley 27444, aprobado por el Decreto Supremo 004-2019-JUS, establece que “(…) [l]a entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado.” (resaltado agregado) Cabe agregar que mediante el Decreto Legislativo 1497, publicado durante el impacto económico generado por la propagación del covid19, se dispuso que dicho consentimiento expreso también puede ser otorgado vía electrónica, por ejemplo, a través de un correo electrónico u otros mecanismos de mensajería instantánea.
No obstante, Sunafil no ha compartido esta disposición, a pesar de lo establecido claramente en el Decreto Supremo 004-2019-JUS, respecto al consentimiento expreso que debe efectuar el administrado -lo cual, como vimos, sigue siendo necesario, incluso en una coyuntura de distanciamiento social donde el uso de medios electrónicos en la fiscalización laboral han adquirido mayor relevancia-, alegando aisladamente en sus diferentes instancias que la notificación se entiende válidamente efectuada con el solo depósito del documento en la casilla electrónica asignada al usuario, sin que previamente se haya verificado el consentimiento expreso del administrado.
Tal es el caso del análisis que hace la Primera Sala del Tribunal de Fiscalización Laboral, recaída en la Resolución 129-2021-SUNAFIL/TFL, de fecha 22 de julio del 2021, manifestando que: “6.11 Por otro lado, el numeral 20.4 del artículo 20 del T.U.O. de la Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante, el TUO de la LPAG), no determina de ninguna manera que se requiera de un consentimiento expreso del administrado.” (resaltado agregado) Nótese que, en este apartado, el Colegiado no hace referencia alguna a la validez de la notificación, sino que soslaya rotundamente la necesidad de requerir un consentimiento expreso por parte del administrado, haciendo que esta posición atente contra el principio de legalidad y acarree la nulidad del acto administrativo.
4. La validez de la notificación en casilla electrónica y su presupuesto legal
Al respecto, es importante diferenciar entre la validez de la notificación electrónica y los presupuestos que deben cumplirse para realizar notificaciones electrónicas. En ese sentido, si bien es indiscutible que la notificación sea válida con el depósito del documento en la casilla electrónica asignada al usuario, también es legalmente indiscutible que constituye un presupuesto para su uso el consentimiento expreso del administrado. Esto implica claramente que, una vez expresado el consentimiento del administrado, incluso de forma virtual, todas las notificaciones efectuadas a través de la casilla electrónica son válidas, contrario sensu, las notificaciones realizadas sin consentimiento expreso del administrado no pueden ser legítimas adoleciendo de un defecto en su tramitación, trámite previo que debió realizar y garantizar el inspector de trabajo a cargo del caso.
En efecto, lo que disertamos en el presente opúsculo no cuestiona la validez per se de las notificaciones realizadas a través de la casilla electrónica, sino la omisión de trámites que debieron realizarse antes de proceder con notificar a través de dicha casilla electrónica, tal como lo es la obtención del consentimiento expreso del administrado. Este es el presupuesto legal que debe cumplir toda notificación por casilla electrónica.
5. ¿Qué pasa con las alertas por correo electrónico o mensajes de texto?
Si revisamos el artículo 6 del Decreto Supremo 003-2020-TR, se establece no solo la asignación de una casilla electrónica, sino también que “La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) comunica al usuario cada vez que se le notifique un documento a la casilla electrónica a través de las alertas del Sistema Informático de Notificación Electrónica, en su correo electrónico y/o mediante el servicio de mensajería.” (resaltado agregado) Sobre el particular, como bien lo ha señalado el Tribunal de Fiscalización Laboral, queda claro que no es un requisito de validez de la notificación en casilla electrónica la emisión de alertas, sin embargo, Sunafil no puede negar que la misma ley que establece el uso obligatorio de la casilla electrónica dispone la comunicación de alertas cada vez que se le notifique un documento al administrado.
Estas comunicaciones o alertas no solo son una disposición legal sino también van muy acorde con el proceso de modernización de la gestión del Estado y la obtención de mayores niveles de eficiencia, en el sentido que las notificaciones no atendidas involuntariamente por muchos empleadores terminan limitando el efectivo cumplimiento de la función de inspección y la labor de los inspectores de trabajo.
6. Bonus Track
Queda claro que es derecho de todo administrado conocer oportunamente el contenido de los documentos que le sean notificados, que se respete la legalidad y goce del derecho a un debido procedimiento. En efecto, todas las diligencias exigidas por ley que debe desplegar la Autoridad Inspectiva de Trabajo deben estar orientadas a la eficiencia y eficacia de los servicios que brinda.
Así, en términos generales, si un civil puede hacer todo lo que la ley no le prohíbe la administración pública solo puede hacer lo que la ley le permite en forma expresa.
