Sumario: 1. Introducción. 2. Origen histórico y sustento normativo. 3. La función del archivero en la gestión documental. 4. La Asociación Peruana de Archiveros y el desarrollo gremial. 5. El patrimonio documental como bien jurídico protegido. 6. El reto de la digitalización en la archivística contemporánea. 7. Conclusión.
1. Introducción
Cada 10 de mayo se celebra en el Perú el Día del Archivero Peruano, fecha vinculada a distintos acontecimientos relacionados con el desarrollo de la archivística en el país. Entre ellos se encuentran la creación del Archivo Nacional en 1861, la fundación de la Asociación Peruana de Archiveros en 1961 y el reconocimiento oficial de esta conmemoración en 1986. La labor del archivero cumple una función importante dentro de las instituciones públicas y privadas, debido a que permite organizar, conservar y facilitar el acceso a la documentación. Esto tiene relación con la transparencia administrativa, la conservación del patrimonio documental y el acceso a la información pública, considerando que una adecuada gestión documental favorece el control institucional y reduce riesgos asociados con la pérdida o alteración de la información (Casadesús & Cerrillo, 2018)[1].
En ese contexto, el presente artículo aborda el reconocimiento normativo del archivero peruano y la importancia de su trabajo dentro del sistema archivístico nacional. Asimismo, se analiza cómo la gestión documental contribuye al funcionamiento de las entidades del Estado y a la preservación de la memoria institucional. La archivística también mantiene relación con la protección del patrimonio histórico y con el acceso ciudadano a documentos que respaldan procedimientos administrativos, legales e históricos dentro de las instituciones públicas y privadas.
Además, la gestión documental ha adquirido mayor relevancia en los últimos años debido al incremento de información producida por las instituciones y al avance de los procesos de digitalización. Esto ha generado nuevas responsabilidades para los profesionales archivísticos, quienes deben adaptarse a mecanismos modernos de conservación, clasificación y organización documental. En relación con ello, Duranti (2001) señala que el desarrollo tecnológico ha transformado los procesos archivísticos tradicionales, obligando a replantear las estrategias de preservación y acceso a los documentos en entornos digitales. Por ello, el estudio de la archivística no solo posee importancia administrativa, sino también jurídica, histórica y social dentro del funcionamiento del Estado[2].
2. Origen histórico y sustento normativo
El origen del Día del Archivero Peruano se encuentra relacionado con distintos acontecimientos que marcaron el desarrollo de la archivística en el Perú. Uno de los más importantes ocurrió el 10 de mayo de 1861, cuando el Congreso de la República aprobó la ley de creación del Archivo Nacional. Este hecho representó uno de los primeros antecedentes normativos vinculados a la organización y conservación documental en el país[3]. Años después, mediante el Decreto Ley 19268, emitido en 1972, la institución pasó a denominarse Archivo General de la Nación (AGN). Desde entonces, dicha entidad asumió funciones vinculadas a la conducción del Sistema Nacional de Archivos y a la supervisión de la gestión documental en las instituciones públicas.[4] En relación con ello, Cruz (2011) sostiene que los archivos constituyen instrumentos fundamentales para garantizar la conservación de la memoria institucional, el acceso a la información y la continuidad administrativa del Estado[5].
Posteriormente, en 1961, se creó la Asociación Peruana de Archiveros (APA), organización que reunió a profesionales y especialistas del área archivística con la finalidad de promover el desarrollo técnico y profesional de esta disciplina. Su aparición también permitió fortalecer la representación gremial de los archiveros dentro del ámbito nacional. Más adelante, el 9 de mayo de 1986, mediante la Resolución Suprema N.° 116-86-JUS, se oficializó la celebración del Día del Archivero Peruano[6]. Esta disposición reconoció la importancia de las actividades desarrolladas por los profesionales encargados de la organización, conservación y administración de los documentos públicos, considerando además su relación con el acceso a la información y la preservación documental del Estado[7].
3. La función del archivero en la gestión documental
El archivero es el profesional encargado de organizar, conservar y administrar documentos dentro de instituciones públicas y privadas. Su trabajo permite mantener ordenada la información documental y facilitar su consulta cuando sea requerida por los usuarios o por las propias entidades. En las instituciones públicas, la labor archivística tiene relación con el acceso a la información y con el adecuado manejo de los documentos generados por el Estado. Esto resulta importante porque gran parte de las actividades administrativas y legales dependen de registros documentales correctamente conservados.
La Constitución Política del Perú, en el artículo 2, inciso 5, reconoce el derecho de toda persona a solicitar información a las entidades públicas[8]. Para que ese derecho pueda cumplirse de manera adecuada, es necesario que exista una correcta gestión documental y mecanismos de conservación de archivos. En ese marco, el trabajo del archivero contribuye al cumplimiento de lo establecido en la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La clasificación, organización y conservación de documentos facilita tanto el acceso ciudadano a la información como el uso de antecedentes documentales dentro de las instituciones del Estado[9].
4. La Asociación Peruana de Archiveros y el desarrollo gremial
La Asociación Peruana de Archiveros (APA) fue creada en 1961 con el propósito de reunir a los profesionales vinculados al trabajo archivístico en el país. Entre sus principales actividades se encontraban la promoción de la capacitación, el intercambio de conocimientos y el fortalecimiento de la archivística dentro de las instituciones públicas. La creación de esta asociación también permitió dar mayor visibilidad a la labor de los archiveros y a la necesidad de mejorar la organización documental en distintas entidades del Estado. Con el paso de los años, la APA participó en diversas iniciativas relacionadas con el reconocimiento de la actividad archivística y el desarrollo de normas vinculadas a este campo.
Asimismo, las asociaciones profesionales cumplen una función importante porque representan los intereses de sus integrantes y promueven mejoras en el ejercicio de la profesión. En el caso de la archivística, estas organizaciones contribuyeron a impulsar el reconocimiento institucional de la labor archivística en el Perú. En relación con ello, Heredia (2007) sostiene que la archivística no se limita únicamente al tratamiento técnico de los documentos, sino que también involucra el fortalecimiento institucional y profesional de quienes desarrollan esta actividad dentro de las organizaciones públicas y privadas[10].
5. El patrimonio documental como bien jurídico protegido
El Decreto Ley 19414 señala que los documentos producidos por las entidades públicas forman parte del patrimonio documental de la Nación[11]. Asimismo, la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, incluye los archivos y documentos dentro de los bienes que deben ser protegidos y conservados por el Estado[12]. En ese contexto, la labor archivística tiene importancia para la conservación de documentos históricos, administrativos y legales que forman parte de la memoria institucional del país. Muchos de estos registros contienen información relacionada con procesos judiciales, documentos de propiedad, partidas civiles y actuaciones realizadas por las entidades públicas a lo largo del tiempo.
Por ello, el trabajo de organización, clasificación y conservación documental permite mantener disponibles fuentes de información necesarias tanto para la administración pública como para los ciudadanos. La preservación de estos documentos también contribuye al resguardo de antecedentes históricos y administrativos de las instituciones del Estado.
6. El reto de la digitalización en la archivística contemporánea
Actualmente, la archivística enfrenta cambios relacionados con el uso de tecnologías digitales en la gestión documental. Mientras que anteriormente la mayor parte de los documentos se conservaba en formato físico, hoy muchas instituciones producen y almacenan información en medios electrónicos. Esta situación ha generado nuevas necesidades técnicas y administrativas dentro de los archivos públicos. Por esa razón, los profesionales del área deben adaptarse al manejo de documentos digitales, sistemas informáticos y mecanismos de conservación electrónica, manteniendo al mismo tiempo criterios de organización y acceso a la información. En relación con ello, Salvatore (2023) señala que los procesos de digitalización y el uso de tecnologías basadas en inteligencia artificial están transformando la gestión archivística y facilitando nuevas formas de preservación y acceso a la documentación histórica y administrativa[13].
El Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, aprobado mediante Decreto Supremo 005-2018-MC, incorpora funciones relacionadas con la gestión de documentos electrónicos[14]. Sin embargo, en varias entidades públicas todavía existen limitaciones vinculadas a infraestructura, presupuesto y capacitación especializada para implementar adecuadamente estos procesos. De igual manera, la Ley 25323 establece que el Archivo General de la Nación ejerce funciones de dirección dentro del Sistema Nacional de Archivos. Esto incluye acciones relacionadas con la modernización y organización de la documentación en formato digital dentro de las instituciones públicas.
7. Conclusión
El Día del Archivero Peruano permite reconocer la importancia del trabajo archivístico dentro de las instituciones públicas y privadas. La organización y conservación de documentos facilita el acceso a la información y contribuye al desarrollo de diversas actividades administrativas y legales. Del mismo modo, los archivos conservan documentación de valor histórico que forma parte de la memoria institucional del país. Las normas revisadas muestran que el Estado peruano ha incorporado disposiciones orientadas a la protección del patrimonio documental y al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos. En este proceso, el Archivo General de la Nación y las instituciones vinculadas al ámbito archivístico cumplen funciones relacionadas con la conservación, administración y control documental.
La actividad archivística también tiene relación con el funcionamiento de las entidades públicas, ya que muchos procedimientos administrativos requieren documentos organizados y disponibles para su consulta. Esto permite acceder a antecedentes documentales y mantener un mejor control de la información generada por las instituciones. Actualmente, el aumento de documentos digitales ha generado nuevas necesidades dentro de los archivos públicos. Por esa razón, los profesionales del área deben adaptarse al uso de herramientas tecnológicas y a nuevas formas de administración documental. Frente a ello, resulta importante fortalecer la capacitación especializada y continuar mejorando los procesos de gestión documental en las entidades públicas.
Bibliografía
[1] Casadesús, A. y Cerrillo, A. (2018). “Improving records management to promote transparency and prevent corruption”. International Journal of Information Management, 38(1), 256-261.
[2] Duranti, L. (2001). “The impact of digital technology on archival science”. Archival Science, 1, 39-55.
[3] Ley del 15 de mayo de 1861, Ley de Creación del Archivo Nacional.
[4] Decreto Ley 19268, Decreto que modifica la denominación de Archivo Nacional por Archivo General de la Nación, publicado el 11 de enero de 1972.
[5] Cruz, J. R. (2011). Administración de documentos y archivos: textos fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos.
[6] Resolución Suprema 116-86-JUS, publicada el 9 de mayo de 1986.
[7] Resolución Suprema 116-86-JUS.
[8] Constitución Política del Perú de 1993, artículo 2, inciso 5.
[9] Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo 072-2003-PCM.
[10] Heredia, A. (2007). ¿Qué es un archivo? Ediciones Trea.
[11] Decreto Ley 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, publicada el 16 de mayo de 1972.
[12] Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
[13] Spina, S. (2023). “Artificial Intelligence in archival and historical scholarship workflow: HTS and ChatGPT”. arXiv.
[14] Decreto Supremo 005-2018-MC, Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, publicado el 7 de marzo de 2018.
